Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU,

Transkript

1 Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og, Tilstede: Viseadm. og fagdirektør Jan Eirik Thoresen (leder) Seniorrådgiver Einar Vandvik Forskningssjef St. Olavs Hospital Geir Jacobsen (for kst. adm. direktør St. Olavs Hospital, Gunnar Bovim) Leder Regionalt forskningsutvalg, Torstein Hole Prorektor for forskning og nyskapning, Astrid Lægreid Dekanus ved Det medisinske fakultet, Stig A. Slørdahl Prodekanus forskning ved Det medisinske fakultet, Olav Haraldseth Prodekanus medisinstudiet ved Det medisinske fakultet, Are Holen Seniorrådgiver Berit Nygaard for avdelingsdirektør Divisjon for vitenskap, Mari Nes (observatør) Fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord, DMF (vara ) Påtroppende koordinator for Samarbeidsorganet, Seniorkonsulent May Britt Kjelsaas NFR Referent: Arild Skaug Hansen Møtetid: 1. juni, kl Møtested: Laboratoriesenteret, 4 etg., Seminarrom LS41 Dato: Signatur : ash Arkiv: 06/ 756 Sak nr Sakstittel Sak Godkjenning av innkalling og referat fra møte Innkalling og referat fra møte 3. april 06 godkjennes Sak Regnskap 2005 og budsjett for 2006 Olav Haraldseth presenterte regnskap og budsjett. Regnskap 2005 godkjennes. Samarbeidsorganet ser etter en gjennomgang av budsjettsituasjonen for 2006 at det er nødvendig med økonomiske innstramminger. og gis derfor i oppgave å gjennomgå sine budsjettposter for å identifisere reelt forbruk og potensielle kutt. Institusjonene melder tilbake til sekretariatet innen 25. juni konkrete forslag til budsjettkutt. Revidert budsjett for 2006, samt oversikt over framskriving av budsjettmessige forpliktelser for 2007 og 2008 legges fram av sekretariatet i neste møte. Side 1 av 5

2 Sak Økonomiforvaltning i Samarbeidsorganet Einar Vandvik og Anne Katarina Cartfjord presenterte forslag til prinsipper for framtidig økonomiforvaltning. Samarbeidsorganet vedtar prinsipper for økonomiforvaltning i henhold til framlagt notat, med unntak av avsnittet angående "Tildeling til kontaktutvalget" på siste side. Dette punktet avventes til Kontaktutvalget har lagt fram forslag til prinsipper for økonomiforvaltning i neste møte (jfr. Sak 21-06). Detaljerte rutiner for Samarbeidsorganets økonomiforvaltning utarbeides av sekretariatet i henhold til notatet og legges fram til orientering så snart det er klart. Sak Økonomirapport fra Kontaktutvalget mellom St. Olavs Hospital og DMF, Olav Haraldseth og Geir Jacobsen presenterte økonomirapport og budsjettforslag for Kontaktutvalget. a) Samarbeidsorganet tar økonomirapporten fra Kontaktutvalget til orientering, og ber om at det i lys av Samarbeidsorganets stramme budsjettsituasjon gjøres en gjennomgang av Kontaktutvalgets budsjettposter for å bidra til innsparinger inneværende år. Konkrete forslag til budsjettkutt meldes til sekretariatet innen 25. juni. b) Samarbeidsorganet ber om at det til neste møte Kontaktutvalget legge fram forslag til prinsipper for framtidig økonomiforvaltning i relasjon til Sak Side 2 av 5

3 Sak Sluttføringsstipend 2006 fra Samarbeidsorganet økonomisk ramme og fordeling Det ble diskutert om Samarbeidsorganets økonomiske situasjon tilsier at det ikke bør tildeles sluttføringsstipend. Det ble anført at sluttføringsstipend er et viktig virkemiddel for å få ferdigstilt forskningsarbeid og kompetanseoppbygging og at det derfor på tross av den økonomiske situasjonen bør innvilges et mindre antall stipend. Dette skjerper kravet til og om å tilstrebe innsparinger på andre budsjettposter for å bringe budsjettet i balanse inneværende år. Olav Haraldseth og Torstein Hole la fram innstilling i møtet. På bakgrunn av denne ble det vedtatt å innvilge sluttføringsstipend til 5 av de 19 søkerne. Samarbeidsorganet vedtar tildeling av sluttføringsstipend til følgende søkere: Erik Solligård, ISB, DMF, : 3 mnd. fra Jacob Christian Hølen, IKM, DMF, : 3 mnd. fra Britt Dybdahl Brandstad, IKM, DMF, : 3 mnd. fra Vidar Beisvåg, ISB, DMF, : 3 mnd. fra Lars Fosse, INM, DMF, : 3 mnd. fra DMF, er ansvarlig for iverksetting eller videreføring av tilsettingsforhold for stipendiatene. I tildelingsbrev skal det gå fram at sluttføringsstipend er tildelt under de forutsetninger som er gitt i utlysningen: - sluttføringsstipend må være avsluttet og avhandling innlevert til bedømming innen kandidater som innehar ordinær stipendiatstilling forlenges på samme betingelser - kandidater som ikke innehar stipendiatstilling tilsettes som PhD-stipendiat på vanlige betingelser - avsluttes doktorgradsarbeidet før eller i løpet av sluttføringsperioden, avsluttes også sluttføringsstipendet. Sak Samlokalisering av helse IT miljøet i Trondheim - Status Oppfølging fra møte 3. april, Sak Anne Katarina Cartfjord orienterte; saken er lagt fram for ledermøtet ved DMF som støttet en samlokalisering av helse IT-miljøet, primært i Fischebygget på Øya. Ledelsen ved St. Olavs Hospital og ledelsen ved er også orientert om saken. Samarbeidsorganet tar orienteringen om status for samlokalisering av helse IT miljøet i Trondheim til orientering. En formell anmodning om at det igangsettes en snarlig mulighetsvurdering av samlokalisering i Fischebygget oversendes til Felles Utviklingsenhets Styre. Side 3 av 5

4 Sak Høyspesialiserte tjenester, landsfunksjoner og nasjonale kompetansesentra Olav Haraldseth orienterte om arbeidet med nasjonal "Plan for framtidig organisering av høyspesialiserte tjenester". Framtidig rolle for landsfunksjoner og nasjonale medisinske kompetansesentra ble diskutert, med fokus på definisjonen av nasjonale kompetansesentra inn under høyspesialiserte tjenester. Samarbeidsorganet tar orienteringen om arbeidet med framtidig organisering av høyspesialiserte tjenester til orientering. Samarbeidsorganet påpeker at nasjonale medisinske kompetansesentra bør være en del av en nasjonal plan for høyspesialiserte tjenester. Sak Regionalt pilotprosjekt for spesialistutdanning av leger Oppfølging fra møte 3. april, Sak Torstein Vik orienterte om regnskap, status og framdrift for pilotprosjektet. Fordypningsoppgavens plass i pilotprosjektet ble diskutert, og likeledes finansiering av denne. a) Samarbeidsorganet tar orienteringen om pilotprosjektet til etterretning, og ser fram til avslutning av prosjektet og påfølgende evaluering høsten b) Samarbeidsorganet mener fordypningsoppgaven ikke er en naturlig del av pilotprosjektet slik dette er definert, og finner det derfor ikke naturlig å støtte dette arbeidet økonomisk på nåværende tidspunkt. Samarbeidsorganet oppfordrer til at spørsmålet om et eget delprosjekt på fordypningsoppgaven fremmes for Nasjonalt Råd, slik at Rådet kan ta stilling til om dette skal prioriteres. c) Samarbeidsorganet vil avvente evaluering av pilotprosjektet høsten 2006, før det tas stilling til eventuell støtte til videreføring av teoriundervisningen og de spesialistkurs som er planlagt for 2007 og videre ut over prosjektperioden. O-Saker Orienteringssaker O-Sak 1: Utlysning av rekrutteringsstillinger/-stipend for 2007 fra Samarbeidsorganet O-Sak 2: Tilsetting av koordinator (seniorkonsulent) for Samarbeidsorganet og Kontaktutvalget: May Britt Kjelsaas O-Sak 3: Aktuelle saker fra, og NFR Side 4 av 5

5 Sak Eventuelt: Rutiner for behandling og vurdering av søknader til rekrutteringsstillinger for 2007 Olav Haraldseth tok opp rutiner for vurdering av søknader til utlysningen av rekrutteringsstillinger for Med utgangspunkt i vurderingsrutinene fra forrige utlysning kom Samarbeidsorganet fram til reviderte rutiner for vurdering av søknader til rekrutteringsstillinger for a) Det oppnevnes én vurderingsgruppe for hvert av de tre tematiske områdene i utlysningen. Gruppene skal vurdere faglig kvalitet og relevans og angi karakter for kvalitet på prosjekt, kandidat og fagmiljø, samt en samlet hovedkarakter. I tillegg pålegges gruppene å gi en kort begrunnende kommentar til hver søknad. Gruppene settes sammen av en ekstern representant som leder gruppens arbeid og oppnevnes av Samarbeidsorganet, en regional representant oppnevnt av Regionalt forskningsutvalg, og en -representant oppnevnt av DMF. I den grad det er praktisk og tidsmessig mulig vil det bli arrangert et felles avsluttende møte for karaktersetting for de tre gruppene, for å kalibrere søknadsnivået mellom gruppene. Søknadens vertinstitusjon får oversendt relevante søknader for strategisk vurdering parallelt med kvalitetsvurderingen. Vertsinstitusjonen forutsettes å rangere søknadene etter strategisk verdi. Følgende institusjonsnivå involveres: DMF: Instituttledelse St. Olavs Hospital: Klinikkledelse Lokale foretak: Foretaksledelse for øvrig: Fakultetsledelse På bakgrunn av kvalitetsvurdering og vertsinstitusjonenes strategisk rangering vil en komité oppnevnt blant Samarbeidsorganets medlemmer, utarbeide forslag til innstilling som behandles i Samarbeidsorganets møte 28. september. Endelig innstilling vil i tillegg ta hensyn til Samarbeidsorganets egen strategi. b) Samarbeidsorganet ønsker å etterstrebe en åpen og tillitsvekkende vurderingsprosess. Derfor er det viktig med offentliggjøring og innsyn i de deler av prosessen der dette er forsvarlig. Vurderingskriterier, vurderingsgruppenes sammensetning, samt oversikt over hvilke prosjekter som blir innvilget offentliggjøres derfor på Samarbeidsorganets nettsider. I tillegg vil den enkelte søker på forespørsel få innsikt i karaktersetting, begrunnende kommentar og strategisk rangering for sin egen søknad. c) Samarbeidsorganet setter av midler til honorar for eksterne medlemmer av vurderingsgruppene i årets budsjett. Sekretariatet beregner omfang med utgangspunkt i et honorar på kr. 250,- per søknad, som er på samme nivå som ved forrige utlysning. Neste møte: torsdag 28. september kl i Trondheim Side 5 av 5