Referat fra møte i Felles forskningsutvalg 19. juni 2014.

Transkript

1 Felles forskningsutvalg St. Olavs Hospital og DMF/NTNU Referat fra møte i Felles forskningsutvalg 19. juni Tilstede: Forskningsdirektør Petter Aadahl Forskningssjef Siv Mørkved Klinikksjef Rune Wiseth Prodekan Björn Gustafsson (leder) Instituttleder Magne Børset Instituttleder Lars Jacob Stovner Seksjonssjef Rannveig Tellemand Storeng Brukerrepresentant Dag Sjong Forfall: Rådgiver Øyvind Hope Forsker Olav Linaker Stipendiat Fredrik Ildstad HMN RHF Saksnummer 9-14 Vedtakssak Sakstittel Godkjenning av innkalling og referat fra møte i FFU 26. mars 2014 Vedtak: Innkalling og referat godkjennes. EU-støtte ved det integrerte universitetssykehus I forbindelse med videreutvikling av det integrerte universitetssykehus og økende krav om forskningsprosjekter finansiert av EU, skal det legges til rette for økt samarbeid om EU-støtte. Saken ble drøftet i forrige møte. Björn Gustafsson informerte om prosessen. Jfr. vedtak i Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU i februar 2014, er det satt av 2 mill til EUinsentiver for Rutinen vedtas på møtet i SO 20.juni Midler til frikjøp er spesielt viktig for klinikere som har behov for noen måneder fri under arbeid med store søknader Videre stiller DMF sitt støtteapparat for EU-søknader til disposisjon også for søkere uten tilknytning til DMF. Dette vil styrke muligheten for deltakelse i EU-prosjekter for andre deler av regionen som ikke besitter det samme apparatet for EU-støtte.

2 Det var enighet om at det er en viktig oppgave for FFU å følge med på aktiviteten og eventuelle behov for utvidelse av støtteapparatet, for å sikre at alle miljøer får nødvendig støtte. På sikt anbefales det tettere kontakt mellom personer i regionen med erfaring fra administrasjon av EU-prosjekter for å dra nytte av hverandres kompetanse. Videre er det et ønske fra St. Olavs Hospital å få signaler i god tid på forventede prosjekter som vil kreve lokaler og ressurser på sykehuset, slik at man kan planlegge gjennomføringen av prosjekter på en god måte. Sekretariatet sender oversikt over prosjekter som har gått videre i søknadsprosessen. Det har oppstått en del utfordringer i forhold til EU-prosjekter som er tildelt NTNU, men foregår ved St. Olavs Hospital. Det er usikkert om avtalene som foreligger mellom partene er juridisk bindende og tilfredsstiller EUs krav i forbindelse med såkalte Joint Research Units. EU-rådgiver Boukje Ehlen ved DMF og seniorrådgiver Morten Øien v/rektors stab vil bli bedt om å orientere om dette i neste møte. Felles forskningsutvalg tar orienteringen til etterretning. Sekretariatet sender oversikt over prosjekter som har gått videre i søknadsprosessen. EU-rådgiver ved DMF bes om å redegjøre for juridiske sider ved joint research units i neste møte i FFU Diskusjons-/ vedtakssak Evaluering av Felles forskningsutvalg Jfr. mandatet til Felles forskningsutvalg skal ordningen evalueres etter to år. I forkant av møtet var det sendt ut forslag til evaluering. Endringer i evalueringen: HODs føringer for forskningsmidler bør komme tydeligere frem. Det skal også tilføyes at utvalget vil jobbe for breddeforskning i tillegg til å løfte gode forskergrupper til å bli enda bedre. Det bør nevnes at brukerne har bidratt aktivt i utvalget, til utbytte for alle parter. Andre innspill: - «Oppsummering av aktiviteter» er en bedre betegnelse, all den tid dette ikke er en ekstern evaluering. Men i henhold til mandat skal utvalget evalueres etter to år, og det blir derfor stående slik. - På sikt ble utvalget enig om å innhente ekstern evaluering. Dette bør skje når integrasjonsprosessen er kommet lenger, men før ordninger er blitt så etablerte at de ikke er reversible. - Felles Utdanningsutvalg (FUU) har nylig justert mandat og sammensetning. Arbeidsutvalget lager forslag til nytt mandat for FFU til Felles ledermøte for

3 vurdering. Medlemmene ytret videre ønske om å få klargjort utvalgets plassering på organisasjonskartet. - FFU må gjøres mer kjent i miljøene, også som et forum der konkrete vanskelige saker kan diskuteres. Mulig tiltak er mer aktiv markedsføring på nett og informasjonsdager, for eksempel om EU-forskning. Vedtak: Evalueringen godkjennes med de kommentarer som kom fram i møtet. Arbeidsutvalget utarbeider forslag til nytt mandat og legger frem for Felles ledermøte for vurdering Styrking av Enhet for anvendt klinisk forskning (AKF) I henhold til styrevedtak for det integrerte universitetssykehus fra mai 2013 er styrking av Enhet for anvendt klinisk forskning og dens regionale funksjon av høy prioritet. FFU har tidligere fått i oppdrag å utarbeide tiltak i forbindelse med dette. Forskningsdirektøren og prodekan forskning sitter i styringsgruppen til AKF, og FFU kan arbeide med videre utvikling av enheten gjennom styringsgruppa. Referat fra styringsgruppens siste møte sendes ut til FFUs medlemmer når det foreligger, slik at FFU er orientert om hva støtten innebærer og konkret hva pengene skal brukes til. Under diskusjonen kom det frem at sett utenfra er forskningsadministrasjonen på Øya ganske fragmentert, og det oppleves som at det er for lite ressurser. Samarbeidsorganet har vedtatt en styrking av AKF gjennom økte budsjetter, fra 5 til 8 mill. Målet er at AKF skal være tilgjengelig for både St. Olavs, NTNU og de mindre HF-ene i regionen slik at man unngår å bygge opp forskningsinfrastruktur med samme funksjon. Forskningsstøtte-funksjoner som tilbys via St Olav og DMF skal være komplementære og ikke konkurrerende. Videre ble det understreket at Enhet for anvendt klinisk forskning må fungere godt også for mindre miljøer i regionen som ikke besitter lignende kompetanse. FFU tar orienteringen til etterretning. Referat fra siste møte i styringsgruppen sendes ut når det foreligger Diskusjonssak Permisjon ved EU-søknader og andre store søknader Styret ved det integrerte universitetssykehus har vedtatt at permisjon til klinikere ved St. Olavs ved store forskningssøknader skal være et prioritert tiltak. Forventet effekt er opparbeidelse av ekspertise på området, samt økt samarbeid om forskning, noe som igjen vil føre til bedre søknader. Noen innspill fra FFU som kom frem under diskusjonen:

4 Det kan oppfattes som enkelte klinikker ikke klarer å oppfylle sitt forskningsansvar, hovedsakelig pga hardt press på produksjon i klinikken, men ved noen klinikker manglende prioritering av forskning. Ved flere tilfeller har det vært problemer med å få forskere frikjøpt fra klinisk stilling pga manglende tilgang på gode fagfolk som kan erstatte forskere i permisjon. FFU har her en viktig oppgave, ved å støtte opp på de klinikkene der det ikke fungerer. Hva er problemet og hva kan gjøres? Jfr sak 10-14: Strategisk planlegging bør optimaliseres. De klinikkene der dette fungerer kjennetegnes av langsiktig planlegging, slik at man er forberedt når prosjekter startes opp. Et viktig tiltak er god kommunikasjon mellom instituttene, ledelsen og klinikken. Dersom klinikksjefen for eksempel ser at et prosjekt ikke er gjennomførbart på grunn av personalsituasjonen, bør det stoppes på et tidlig stadium. Det ble av brukerrepresentanten understreket at forskningen ikke må gå på bekostning av god pasientbehandling. Til syvende og sist er det klinikksjefene som må avgjøre ressurssituasjonen i avdelingene. Det er derfor ikke hensiktsmessig å be HR-avdelingen ved St. Olavs om å implementere permisjonsordningen som en absolutt rettighet for den ansatte, mulighet for permisjon må vurderes i hvert enkelt tilfelle utfra ressurssituasjonen. FFU ber forskningsdirektøren bringe saken videre til Felles ledermøte. Videre oppfordres klinikkene til langsiktig planlegging og avsetning av nødvendige ressurser for å kunne bedrive høykvalitativ forskning i det integrerte universitetssykehusets uten at det går på bekostning av klinisk arbeid Felles rutiner for rapportering på forskning og utdanning Forskningsutvalget har fått oppdrag om å utvikle felles rutiner for rapportering på forskning og utdanning for å styrke det integrerte universitetssykehus. Forventningen er at man ved felles rutiner kan få økt samarbeid om forskning og raskere overføring av resultater til utdanning og klinikker. Petter Aadahl orienterte om prosessen rundt felles rapportering i Cristin og utfordringer i forbindelse med dette: Arbeidet med Cristin på nasjonalt nivå er ikke sluttført. For tiden testes rapporter fra Cristin kvartalsvis ved St.Olav, slik at styret får ferskere tall (tidligere kun en gang i året). Forhåpentligvis vil dette stimulere til økt produksjon. Det jobbes med å koble Cristin opp mot REK og HRCS (Health Research Classification System) for å unngå manuell registrering. Når dette er på plass er det ikke noe i veien for at også NTNU kan benytte seg av det.

5 Innspill fra FFU: - Brukerrepresentant Dag Sjong etterlyste mer rapportering om både forskning og utdanning til styret ved St.Olav. Det rapporteres til mange ulike instanser, men det mangler en samlet oversikt. - Det ble stilt spørsmål om direktøren har instrumenter for å fange opp problemer i systemet sitt relatert til utdanningsbiten. FUU ønsker felles rapportering fra klinikksjef og instituttleder som sendes FUU og Felles ledermøte. Både kvalitet og kvantitet vektlegges. Lignende rapportering for FFU er en mulighet. Utvalget avventer arbeid med felles rapportering i Cristin på nasjonalt nivå Diskusjons-/ vedtakssak Forslag til utlysninger av stillinger Kort gjennomgang av forslag til utlysning av forskerstillinger som var sendt ut i forkant av møtet. Det kom innspill om at koblingen mellom klinikk og instituttleder må synliggjøres enda bedre. Prosjektbeskrivelsen bør være maks fem sider. Det ble ikke tid til grundig gjennomgang. Det vil derfor sendes ut en oppdatert versjon med referatet, der medlemmene bes å komme med innspill. Revidert utlysning sendes ut sammen med referatet. Forskningsutvalget bes om tilbakemelding til sekretariatet på e-post Eventuelt - Det kom inn 52 søknader til FFU i årets søknadsrunde. Oversikt over fordeling av søknader på klinikker og institutter sendes ut med referatet. - Arbeidsutvalget foreslår sammensetning av vitenskapelig komite.