Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Effektive leveranser til Oslo kommune Hvordan kan Oslo kommune bruke anskaffelser strategisk for å oppnå kutt i utslipp av klimagasser og å legge til rette for innovativ miljøteknologi? V/Juridisk rådgiver Anne Cathrine Jacobsen i Utviklingsog kompetanseetaten, Avdeling for konserninnkjøp
Tema Kort om Oslo kommunes anskaffelser og organisering «Effektive leveranser reduserte klimagassutslipp bedre miljø» prosjekt gjennomført av Utviklings- og kompetanseetaten Juridisk handlingsrom Samlast Kontraktsforhold og rutiner Myndighetsforhold
Mål i Oslo kommune Fremtidens byer ny klimapolitikk for Oslo kommune Målet er å halvere Oslos utslipp av klimagasser innen 2030 Viktig å bruke kommunens anskaffelser strategisk for å oppnå målene om kutt i utslipp av klimagasser og å legge til rette for innovativ miljøteknologi Prosjekt «Effektive leveranser reduserte klimagassutslipp bedre miljø»
Konsernovergripende anskaffelsesstrategi 2013-2016 Delmål 6: Oslo kommune skal gjennomføre anskaffelser med vekt på samfunnsansvar Skal være en krevende og konstruktiv innkjøper, som skal gå foran med et godt eksempel og bruke sin betydelige markedsmakt til å påvirke næringslivet til å velge løsninger med vekt på samfunnsansvar. Skal redusere miljøbelastningen som følge av anskaffelsesaktiviteten ved å stille relevante miljøkrav til leverandører og leveranser i anskaffelser der dette er mulig.
Anskaffelser i Oslo kommune Volum på anskaffelser ca 17 milliarder kroner per år Gjennomfører årlig 550 konkurranser over 500 Ansvaret for anskaffelser er i hovedsak delegert til virksomhetene Stor variasjon i antall kunngjorte konkurranser Ca 1500 mottakssteder i kommunen 5
«Effektive leveranser reduserte klimagassutslipp bedre miljø» Prosjektet skal vurdere hvordan miljøbelastning, og da særlig CO 2 -utslippene, kan reduseres ved transport av varer til Oslo kommune Hvilke krav kan stilles til leverandørenes kjøretøy? Vurdering av effekt ved innføring av kontraktskrav som for eksempel krav til ECO-driving, bestillingsrutiner, kostnadsprofiler i kommunens rammeavtaler Evt. samlast-løsning for bestemte varegrupper
Bakgrunn for prosjektet Transnova har på oppdrag for Oslo kommune ved Bymiljøetaten, NHO Logistikk og Transport, Tollpost Globe AS og Veøy AS gjennomført prosjektet «Hele lasten halve utslippet» Prosjektet fant at det er mulig å levere varer til Oslo kommune med inntil 38 % mindre transportarbeid og med en tilsvarende reduksjon av miljøutslippene ved etablering av kollektiv godstransport (etablering av en eller flere HUB-er). Behov for utredninger knyttet til anskaffelser
Juridiske forhold Utgangspunkt: Oppdragsgiver bestemmer selv hva som skal anskaffes og hvilke krav til ytelse som skal stilles Vurdering av hvor stor adgang det er til å stille miljøkrav til kjøretøy som benyttes til varetransport til kommunens mottakssteder Avgrensning mot hvilke miljøkrav som eventuelt ville kunne stilles ved anskaffelse av kjøretøy eller kjøp av transporttjeneste Gjelder varekontrakter klassifiseringsspørsmål
Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 6 «Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen» Innebærer at oppdragsgiver skal vurdere relevante krav til ytelse, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Bør regel! Vurdere opp mot formålsbestemmelsen i LOA 1 om det er rimelig å ta slike miljøhensyn vurdert opp mot hensynet til økt verdiskapning og effektivitet
Generelle rammer for miljøhensyn i offentlige anskaffelser Grunnleggende krav til alle anskaffelser, jf. LOA 5 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-1 Prinsippene danner utgangspunkt for hvordan oppdragsgiver kan stille miljøkrav i den enkelte anskaffelse Likebehandling og ikke-diskriminering Proporsjonalitet Konkurranse (god forretningsskikk, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet)
Hvordan stille krav Kvalifikasjonskrav: Krav til leverandørens egnethet Krav til ytelse: Egenskaper ved det som anskaffes Tildelingskriterier: Vurdere tilbudets «godhet» Kontraktskrav Krav som gjelder i hele kontraktens løpetid
Krav til ytelse FOA 8-3 og 17-3 Behovsspesifikasjon eller funksjonskrav for å fastslå hva som skal anskaffes De tekniske spesifikasjonene skal gi leverandørene like muligheter til å delta i konkurransen, og må ikke medføre hindringer for konkurranse Miljøkravene må være tilstrekkelige presise til at det er mulig for tilbyderne å fastslå kontraktens gjenstand Mulig for oppdragsgiver å evaluere tilbud og tildele kontrakt Miljømerker e.l. spesifikasjoner kan benyttes dersom disse er egnet til å definere egenskapene til det som anskaffes
«Kontraktens gjenstand» Må være en del av «kontraktens gjenstand» Kravene må være relevante for anskaffelsen, må være saklige og mulige å kontrollere Er transport av varer til kommunens virksomheter en del av kontraktens gjenstand? Varekontrakter Tjenesteelementer
Praksis fra EU-domstolen: Wienstrom C-448/01 Concordia C-513/99 Max Havelaar C-368/10
Vurdering «Rene» vareanskaffelser: Mindre handlingsrom Ved kjøp av tilleggstjenester Mer handlingsrom? Konkret vurdering Hensynet til miljøet for kommunens borgere Kontraktskrav Myndighetskrav Nye anskaffelsesdirektiver
Samlast Samordning av transport og distribusjon Samlastsentral for enkelte eller alle varegrupper? Hvor stor vil miljøeffekten bli? Konsulentbistand fra TØI Anslag av total kjørebelastning ved transport til kommunens virksomheter Klimaberegninger Gjennomfører registreringer av varemottak mv. hos tre av kommunens etater (ett mottakssted) Konklusjon avhenger av dette arbeidet
Samlast forts. Mulighet for å stille relevante miljøkrav til kjøretøyene Kontroll over kjøreruter Konkurranseforhold Utjevning av konkurranseforhold? Logistikk- og transportløsninger er viktige konkurranseelementer Mertransport for enkelte leverandører Transport til andre mottakere innenfor Oslo sine grenser Ekstra transportledd for enkelte leverandører Risikospørsmål
Markedsundersøkelser Gjennomført undersøkelser av store vareleverandører til Oslo kommune Ulik organisering av logistikk, mange benytter transportører Funn: Kommunens kontraktskrav knyttet til krav til leveringstid har stor betydning Bestillingsrutiner så som størrelse på bestillinger og samordning av disse påvirker også transportmønsteret Antatt behov for påfyllingslagre ved sjeldne bestillinger Oslo kommune bestiller mange «skreddersydde» løsninger. Dette påvirker muligheter for samlast.
Erfaringer fra Nacka kommune i Sverige Samlastløsning de siste tre årene for kontorrekvisita Alle bestillinger via et elektronisk innkjøpssystem Samordning av alle bestillinger 1 varelevering pr uke til hver virksomhet Virksomhetene betaler pr kolli Kommunen kjøper varer fritt levert frem til logistikksenteret
Råd fra Nacka Behov for grundig forarbeide Logistikksystem/e-handelssystem Referansegrupper Lederforankring Grundig og detaljert kartlegging av kjøpemønster Hvilke varegrupper passer? Frekvente produkter (eks. kontorrekvisita)
Trondheim kommune Arbeid med å få på plass en samlastløsning over lengre tid Innført endrede bestillingsrutiner Gjennomført konkurranse for anskaffelse av drift til samlastsentral i 2011 Høye priser Risiko knyttet til etablering av ny havn i Trondheim Ny konkurranse i 2013?
Kartlegging av nåsituasjonen i Oslo kommune Spørreundersøkelse blant bestillere i Oslo kommune Mottakere av spørreundersøkelsen ble basert på oversikter over bestillere av varegrupper som forbruksvarer (kontorrekvisita, renholdsmidler, formingsmateriell og matvarer) Opplysninger om organisering av bestillingsfunksjon Bruk av kommunens felles rammeavtaler Hvordan bestillinger ble foretatt Levering av varer
Alternativer Prosent Verdi 1 Helt greit for oss 46,4 % 109 2 Da hadde vi gått tom for viktige varer 6,4 % 15 3 Hadde vært akseptabelt, men gjort 25,5 % 60 bestillerjobben vanskeligere 4 Ikke fungert 14,0 % 33 5 Annet 7,7 % 18 Total 235
Alternativer Prosent Verdi 1 Helt greit for oss 22,1 % 52 2 Da hadde vi gått tom for viktige varer 15,7 % 37 3 Hadde vært akseptabelt, men gjort 18,7 % 44 bestillerjobben vanskeligere 4 Ikke fungert 35,7 % 84 5 Annet 7,7 % 18 Total 235
Alternativer Prosent Verdi 1 Ja 43,8 % 103 2 Nei 33,2 % 78-1 Vet ikke 23,0 % 54 Total 235
Som regel kun en eller et begrenset antall personer som foretar bestillinger Stor andel bestillinger foretas pr telefon De fleste respondentene oppga at virksomheten ikke fikk mange leveranser pr uke, men kunne ikke tallfeste antall Ville færre leveringsdager fungert? Produktgruppe Lagerkapasitet Lederfokus
Oppsummering kartlegging Undersøkelsen tyder på at våre respondenter er relativt positive til et mer «styrt» bestillingsregime Dette avhenger av at forholdene blir lagt til rette Samlevering av flere varegrupper oppgis å ville forenkle varemottak og redusere antall leveringer
Forutsetninger for samlast Elektronisk bestillingssystem for alle virksomheter i kommunen Forutsetter rammeavtaler Desentraliserte innkjøp Varegrupper med behov for tilleggstjenester Monteringstjenester Service «skreddersydde» løsninger vs. hyllevare Bestillingsrutiner Faste leveringsdager Frister for bestilling
Forutsetninger forts. Lagringsmuligheter hos virksomhetene Standardiserte varegrupper Samarbeid med andre store aktører? Foreløpig: Venter på TØI sine beregninger Forutsetninger mangler Organisering av innkjøpsvirksomheten i kommunen
Kontraktsforhold og rutiner Kostnadsprofiler i kommunens avtaler Bør det alltid være fri levering eller bør for eksempel bestillinger ut over et visst antall koste virksomhetene særskilt? Flere samkjøpsavtaler? Bestillingsrutiner
Andre forhold Myndighetskrav Lovgivning Forskrifter Opplyse leverandørmarkedet om myndighetsforhold/reguleringer forhold i kommunens kontrakter Kostnadselement Krav koster, er vi villige til å betale prisen?
Takk for oppmerksomheten! Anne Cathrine Jacobsen annecathrine.jacobsen@uke.oslo.kommune.no