INNKJØPSFORUM. Greitt å beregne terskelverdier, men ikke alltid.. Nyhetsbrev nr april 2016

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "INNKJØPSFORUM. Greitt å beregne terskelverdier, men ikke alltid.. Nyhetsbrev nr april 2016"

Bodil Knudsen
8 år siden
Visninger:

1 INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr april 2016 Det faglige hjørnet Greitt å beregne terskelverdier, men ikke alltid.. Å beregne terskelverdien i vanlige anskaf felser byr sjelden på de altfor store ut fordringer, men: I noen tilfeller er det f.eks. spørsmål om terskelverdi ved løpende kontrakter, i andre kontrakter som inngås regelmessig osv. Om disse og liknende finner du kunnskap nedenfor. (forts. side 2) Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt Oslo Tlf.: Fax:

2 I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). Vi tar denne gangen for oss beregning av terskelverdien i ulike typer anskaffelser. Veiledningen kan studeres/lastes ned her. Hvordan avgjøre om det dreier seg om én anskaffelse? Ulike momenter spiller inn i vurderingen av om det dreier seg om én anskaffelse, for eksempel, hvorvidt ytelsene dekker det samme eller tilsvarende behov, om ytelsene normalt leveres fra en leverandør, om ytelsene er «ensartede» og om anskaffelsene utgjør et samlet prosjekt. Andre momenter kan også tas inn i vurderingen. Ikke alle de nevnte momentene må være oppfylt for at man skal kunne konkludere med at det foreligger én anskaffelse i regelverkets forstand. anslag over anskaffelsens samlede verdi. Hensynet til omgåelse av reglene gir også sterke føringer for hva som skal tas med ved beregningen av anskaffelsens verdi. Nedenfor er det gitt en rekke eksempler på hva som må tas med ved beregningen av anskaffelsens verdi: Forprosjekt og hovedprosjekt En problemstilling som kan være aktuell ved bygge- og anleggskontrakter, hvor man først har et forprosjekt, er om man alltid må ta hensyn til muligheten for et etterfølgende byggeprosjekt ved beregning av anskaffelsens verdi. I mange tilfeller vil det være uklart om man får bevilgninger til byggeprosjektet før forprosjektet er gjennomført. Resultatene man kommer frem til i forprosjektet, vil kunne påvirke om hovedprosjektet blir gjennomført og kostnadsrammene for Hvorvidt ytelser dekker det samme behov eller hvorvidt de er ensartede beror på en konkret vurdering. «Ensartet ytelser» betyr ikke at ytelsene nødvendigvis må være identiske. Selv om det er nyanser i spesifikasjonene når det gjelder kvalitet og dimensjoner, kan man allikevel stå ovenfor «ensartede varer». Levering av forskjellige kontormøbler vil, for eksempel, regnes som én anskaffelse også i det tilfellet dette leveres fra forskjellige leverandører. Og selv om varene ikke dekker det samme behov kan det allikevel være tale om én anskaffelse dersom det er tale om varer som har samme levetid og som anskaffes fra det samme leverandørmarkedet. Hva som skal inkluderes ved beregningen av terskelverdien eksempler Utgangspunktet for beregning av terskelverdien er oppdragsgiverens

3 hovedprosjektet. I slike tilfeller vil oppdragsgiveren måtte foreta en forsvarlig vurdering av hvor sannsynlig det er at hovedpro sjektet blir gjennomført. Vurde ringen må ikke bære preg av at oppdragsgiveren ønsker å dele opp anskaffelsen for å komme under terskelverdiene. Tjeneste og bygge- og anleggs kontrakter Forskriften stiller krav om at når en tjeneste eller et bygge- og anleggsarbeid er delt inn i flere delarbeider som det skal inngås særskilte kontrakter for samtidig, skal den anslåtte verdi for hver enkel kontrakt tas med i beregningen. Et bygge- og anleggsarbeid er i forskriften definert som et sett av bygge- og anleggsaktiviteter som «i sin helhet er tilstrekkelig til å oppfylle en økonomisk og teknisk funksjon». Igjen blir det avgjørende spørsmål hva som er å regne som én anskaffelse (én tjeneste/ ett arbeid). Hva er én anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp? I enkelte innkjøpsvirksomheter kan det være flere desentraliserte enheter innenfor samme juridiske enhet som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i staten, eller i en stor kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. I en slik sammenheng må det vurderes hva som utgjør anskaffelsen. Kommisjonen har oppstilt en rekke kriterier, som vil være veiledende ved vurderingen av om oppdragsgivers ulike avdelinger skal betraktes som innkjøpsuavhengige enheter i henhold til anskaffelsesdirektivet: om enheten har et selvstendig budsjett; om enheten selv står for finansieringen av kontrakten; om enheten forestår anskaffelsen og er ansvarlig for anskaffelsens forløp; om enheten kan bestemme hvem det skal inngås kontrakt med; om anskaffelsen er beregnet på enhetens eget virke, på flere enheter eller på den overordnede oppdragsgiver; om overordnet oppdragsgiver forsøker å utnytte sin posisjon for å oppnå stordriftsfordeler til tross for at innkjøpskompetansen er delegert til underordnede enheter. Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskel verdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Hen synet til å hindre om gåelse av regelverket må også tas i betrakt ning i vurderingen av hva som er én anskaffelse.

4 Løpende kontrakter tjenestekontrakter For løpende tjenestekontrakter uten fastsatt samlet pris er det i forskriften fastsatt noen regler for hvordan terskelverdiene skal beregnes. Er det fastsatt en samlet pris, legges denne til grunn ved beregningen. Dette kan for eksempel være tilfelle ved løpende advokatbistand, men hvor oppdragsgiver har satt en øvre økonomisk ramme for bistanden. For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal beregningsgrunnlaget ta utgangs punkt i det anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Om avtalen inneholder en tidsbegren sning beror på en tolkning av den konkrete kontrakten. Eksempel: En kommune inngår en vedlikeholds avtale om kopimaskiner for 3 år. Prisen er fast satt til en fast sum per gang det er behov for vedlikehold. Oppdragsgiveren må da på forsvar lig grunnlag, og ut fra hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold, anslå et samlet beløp for hele 3 års-perioden. Hvis avtalen ikke er begrenset i tid eller avtalen gjelder for mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, er det i forskriften fast satt at man skal beregne terskelverdiene ut fra en månedlig rate multiplisert med 48. Dette kan for eksempel være tilfelle hvor avtalen i utgangs punktet har en varighet på 2 år, men det fremgår at avtalen kan «forlenges etter nærmere avtale mellom partene, uten at det er satt noen total ramme for avtalelengden. I dette tilfelle vil oppdragsgiveren måtte ta utgangspunkt i en månedlig rate og multiplisere dette med 48.Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse. Vare og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiveren gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskel verdiene beregnes. I motsatt tilfelle ville oppdragsgiveren kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regel messig vil være driftsrelaterte anskaf felser, for eksempel av rekvisita. Terskelverdien kan i disse tilfellene beregnes på to måter: enten på grunnlag av den samlede faktiske verdien av påfølgende kontrak ter av samme type tildelt i løpet av de siste 12 måneder, eventuelt siste regn skapsår, om mulig justert for endringer som kan forekomme i fremtidige leveranser eller den samlede anslåtte verdi av de påfølgende kontrakter som tildeles i

5 løpet av 12 måneder fra den første leveransen. Forskjellen på disse to metodene er at første alternativ legger historiske opplysninger til grunn, mens andre alternativ baseres på et anslag av forventet kontraktsverdi. Oppdragsgiveren må vurdere hvilke av disse metodene som passer best ut fra de faktiske forhold ved anskaffelsen, så lenge dette ikke gjøres for å omgå regelverket.hvis det skal inngås en rammeavtale for disse anskaffelsene, er det fastsatt egne bestemmelser om beregning av terskelverdiene for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger. Forutsetning for at kontraktene skal anses for én anskaffelse er at de er av «samme type». I utrykket «kontrakter av samme type» ligger, etter Groesmeyer/Steinickes oppfatning, både at kontraktsgjenstandene helt eller delvis skal ligne på hverandre, slik at de tar sikte på å oppfylle de samme behov, og at kontraktenes grunnkarakteristika og vilkår ikke må avvike så mye fra hverandre at de ikke kan anses som lignende kontrakter. Dessuten mener forfatterne det kan argumenteres for at det etter denne bestemmelsen kreves en noe tettere sammenheng mellom kontraktene enn det som ligger i bestemmelsen i direktivet om «ensartede varer».

Like dokumenter

INNKJØPSFORUM. Nyhetsbrev nr. 8. 23. februar 2015

INNKJØPSFORUM. Nyhetsbrev nr. 8. 23. februar 2015 INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr. 8 23. februar 2015 hetsbrev nr. 3 Det faglige hjørnet: Når verdien av en anskaffelse beregnes, skal det gjøres forsvarlig. Det er en plikt oppdragsgiverne i det offentlige