INNKJØPSFORUM. Nyhetsbrev nr april 2015

Transkript

1 INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr april 2015 hetsbrev nr. 3 Det faglige hjørnet: Det er ikke noe krav å utforme en individuell begrunnelse til hver leverandør. Det er nok å sende ut en likelydende begrunnelse til de berørte leverandørene. Helsedirektoratet planlegger anskaffelse av en landsomfattende rammeavtale. Den skal være til hjelp for kommuner som nå må legge om fra analoge til digitale trygghetsalarmer. Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt Oslo Tlf.: Fax:

2 Forbereder nasjonal rammeavtale for overgang til digitale trygghetsalarmer Foto: Statsbygg/ Thomas Bjørnflaten Kommunene må planlegge og gjennomføre omlegging fra analoge til digitale trygg hetsalarmer innen få år. For å gjøre overgangen enklere Montasje: Statens vegvesen for kommunene planlegger Helsedirektoratet anskaffelse av en nasjonal rammeavtale. Den skal gjelde fra 2016 og ut 2018 eller til nasjonal infrastruktur for velferdstek nologi er etablert. Kommunene står fritt il å benytte avtalen, men de som ikke selv har en slik avtale på plass, anbefales å gjøre avrop på den nasjonale avtalen. Tegning: Cowi Arkitekter Helsedirektoratet har et overordnet ansvar for standardiseringsarbeid på velferdsteknologiområdet. Utarbeidelsen av tekniske krav til mottak av signaler fra velferdsteknologi er en sentral del av standardiseringsarbeidet. Målet er at de tekniske kravene blir ferdig konkretisert sommeren Kommunene er tidligere blitt anbefalt å starte arbeidet med å skifte ut trygghetsalarmer og gå fra en analog til digital kommunikasjonsplattform. For å gjøre overgangen fra analoge til digitale trygghetsalarmer Foto: Marit Grøttheim enklere for kommunene planlegger Helsedirektoratet anskaffelse av en nasjonal rammeavtale som vil gjelde fra 2016 og ut 2018, eller til nasjonal infrastruktur for velferdsteknologi er etablert. Avtalen vil bare gjelde mottak av digitale trygghetsalarmer. Kommunene og rammeavtalen Kommunene står fritt til å benytte den kommende rammeavtalen, skriver KS på sine nettsider. Kommuner som ikke har på plass avtaler for digitalt alarmmottak for trygghetsalarmer, anbefales å bruke den kommende avtalen istedenfor å kjøpe noe selv før nasjonale infrastruktur er på plass. Nærmere informasjon om når en slik avtale vil være på plass og hvordan den enkelte kommune skal kunne avrope på avtalen, legges bl.a. ut på nettsidene til KS. Dette skjer når en detaljert plan for anskaffelsesprosessen foreligger. Anbefalinger fra Helsedirektoratet Rapporten «Helsedirektoratets anbefalinger på det velferdsteknologiske området» kom sist høst. Her får kommunene råd. Direktoratet anbefaler at kommunene forbereder og gjennomfører et skifte til digitale trygghetsalarmer i god tid innen det analoge telefoninettet fases ut. Anbefalingen er å planlegge for et skifte innen utgangen av Konsentrer ressurser først på overgangen fra analog til digital kommunikasjonsplattform med anbudsprosess for utskifting av alle analoge trygghetsalarmer, skriver direktoratet i rapporten og anbefaler: Orienter dere i det velferdsteknologiske markedet og få et overblikk over alle løsninger som tilbys. Snakk med mange ulike leverandører! Vurder å bruke innovative anskaffelser når kommunen skal anskaffe velferdsteknologiske løsninger. Start planleggingen av ny løsning for mottak av signaler fra trygghetsalarmer og andre velferdsteknologiske løsninger. Det må etableres en full digital mottaksfunksjon som tilfredsstiller kravene til mottak og avsendelse av ulike typer signaler. Helsedirektoratet vil gi nærmere anbefalinger om dette medio Nasjonal Foto: Håvard Jørstad/Posten Norge AS referansearkitektur planlegges å være på plass senest i Foto: Statens vegvesen

3 Det faglige hjørnet Ikke krav om individuell begrunnelse til hver leverandør Oppdragsgiverne er ikke forpliktet til å redegjøre for hvordan det vinnende tilbudet er vurdert i forhold til hvert enkelt av de øvrige tilbudene. Det er ikke noe krav om å gi en individuell begrunnelse til hver enkelt leverandør. Det er nok å sende ut en likelydende begrunnelse til de berørte leverandørene. Hensynet til leverandørutvikling ivaretas ikke nødvendigvis best gjennom begrunnelsen for valg av leverandør. Dette hensynet skal ikke styre kravet til omfang av og innhold i begrunnelsen. I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). En stor del av oppdateringen består i at det er innarbeidet ny praksis for EU-domstolen og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Vi tar denne gangen for oss kravene til begrunnelse for oppdragsgivers ulike beslutninger. Veiledningen kan studeres/lastes ned her. En oppdragsgiver er i flere tilfeller forpliktet til å gi leverandørene en begrunnelse for sine beslutninger. Til grunn for begrunnelsesplikten ligger det generelle anskaffelsesrettslige prinsippet om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Gjennomsiktige anskaffelsesprosesser skal skape tillit hos leverandører og allmennheten for øvrig om at anskaffelsene går riktig for seg. Mer konkret skal begrunnelsen også danne grunnlaget for leverandørens vurdering av hvorvidt han skal påklage avgjørelsen eller ikke. Det er derfor viktig at begrunnelsen er av en slik karakter både i omfang og innhold at den setter leverandøren i stand til å vurdere dette. Foto: Man Diesel & Turbo Foto: Statens vegvesen Begrunnelse for tildelingsbeslutningen Meddelelsen om tildelingsbeslutningen skal inneholde en begrunnelse for oppdragsgiverens valg med hensyn til tildeling av kontrakt eller rammeavtale. Begrunnelsen skal sette leverandørene i stand til, på et objektivt grunnlag, å vurdere om den konkrete anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, og følgelig om det er grunnlag for å klage eller eventuelt begjære midlertidig forføyning. I begrunnelsen skal oppdragsgiveren opplyse navnet på den leverandøren som har fått tildelt kontrakten eller rammeavtalen, samt redegjøre for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. At de relative fordelene ved det valgte tilbudet skal omtales, betyr konkret at de egenskapene, i henhold til tildelingskriteriene, som gjorde at det vinnende tilbud samlet sett kom best ut, skal beskrives. Oppdragsgiveren må da gi en kortfattet beskrivelse av hvordan tilbudet ble evaluert under hvert enkelte tildelingskriterium. Særlig når oppdragsgiver velger å tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og dette ikke har laveste pris, må Foto/ Hardangerbroen: Statens vegvesen Illustrasjonsfoto

4 begrunnelsen synliggjøre hvilke fordeler (egenskaper) det valgte tilbudet har som mer enn oppveier den høyere pris. Tilsvarende gjelder dette for de deler hvor det vinnende tilbudet ikke oppnår den høyeste vurdering blant tilbudene. I en konkurranse med tildelingskriteriet «det økonomisk mest fordelaktige tilbud» vil det aldri være tilstrekkelig å vise til at den vinnende leverandørens tilbud etter en samlet vurdering er best i forhold til de fastsatte kriterier. Det vil heller ikke være tilstrekkelig å vise til at tilbudet best oppfylte et bestemt kriterium (bortsett fra pris); det må også kort angis hva som skilte tilbudet fra de øvrige tilbudene. Vedlegge vektingsmatrise/modell? En del oppdragsgivere følger i dag en praksis med å vedlegge en vektingsmatrise/modell for vurdering av tilbudene, som gir oversikt over hvilke poeng de enkelte tilbudene har oppnådd. Det vil ikke være tilstrekkelig bare å legge ved en slik matrise/modell. Der slik bakgrunnsmateriale blir laget, vil det fortsatt kunne være nyttig informasjon, da det forklarer de relative forskjellene mellom tilbudene. Men det vil ikke nødvendigvis forklare hvilke egenskaper det vinnende tilbudet har som har ført til den konkrete poenggivingen. En slik forklaring må da fremgå av begrunnelsen. Det kan ikke kreves at oppdrags giveren i detalj skal redegjøre for sin fremgangsmåte ved vurde ringen av tilbudene, eller for hvordan det vinnende tilbudet i detalj er vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Formålet med begrunnelsen er nettopp å sette forbigåtte leverandører i stand til å vurdere om pro sessen har gått riktig for seg. Det er ikke meningen at disse leverandørene skal settes i stand til å foreta en fullstendig overprøving av den vurderingen som er foretatt av oppdragsgiveren. Oppdragsgiverne er heller ikke forpliktet til å redegjøre for hvordan det vinnende tilbudet er vurdert i forhold til hvert enkelt av de øvrige tilbudene. Det er altså ikke noe krav til oppdragsgiveren om å gi en individuell begrunnelse til hver enkelt leverandør. Det er med andre ord tilstrekkelig å sende ut en likelydende begrunnelse til de berørte leverandørene. Leverandørutvikling Begrunnelsen kan naturligvis bidra til at leverandørene forbedrer seg, slik at de for fremtiden gir tilbud som passer bedre til oppdragsgivers behov. Men hensynet til leverandørutvikling ivaretas ikke nødvendigvis best gjennom begrunnelsen for valg av leverandør, og dette hensynet skal ikke styre kravet til omfang av og innhold i begrunnelsen. Når først en leverandør har fått tilstrekkelig med opplysninger til å vurdere om oppdragsgivers valg er i samsvar med regelverket, vil begrunnelsesplikten være oppfylt. Dette gjelder også selv om den enkelte leverandøren kunne ha ønsket seg flere opplysninger.

5 Det er uheldig om anskaffelsesprosesser forsinkes ved at oppdragsgivere først må gi leverandørene en tilbakemelding om hva de må gjøre bedre neste gang, før kontrakt kan inngås. En slik tilbakemelding har i utgangspunktet ingenting å gjøre med den pågående anskaffelsen. Uansett er det selvfølgelig ingenting til hinder for at leverandørene oppfordrer oppdragsgiveren til å gi en mer utdypende eller individuell begrunnelse, og oppdragsgiver kan alltid velge å gi en slik nærmere begrunnelse på eget initiativ. Dette kan bidra til større for ståelse for oppdragsgiverens valg. Leverandørene har imidlertid ikke et rettskrav på dette. Det kan også legges til rette for leverandørutvikling uav hengig av begrunnelsesplikten. Oppdragsgivere kan for eksem pel gi mer utdypende informa sjon med henblikk på leverandør utvikling i form av oppfølgings møter etter at kontrakt er inngått, løpende i kontraktsperioden eller forut for arbeid med nytt kon kurransegrunnlag. Begrunnelse når en leverandør blir avvist Når oppdragsgiveren må avvise leverandører på grunn av forhold ved leverandøren, eller når det er satt en grense for antall deltagere i konkurransen, skal avvisningsbeslutningen begrunnes i en egen meddelelse til den aktuelle leverandøren. Ett formål med en slik begrunnelse er å gi leverandøren mulighet til å vurdere om beslutningen skal påklages, og dersom den må omgjøres, ta nødvendige skritt for fortsatt å kunne delta i konkurransen. Begrunnelsen skal derfor gis så snart som mulig etter at beslutningen er tatt. Oppdragsgiveren bør som hovedregel sende begrunnelsen samme dag som beslutningen er fattet, og ved gjennomføring av begrenset anbudskonkurranse senest når konkurransegrunnlaget sendes ut til de leverandørene som får delta i konkurransen. Begrunnelsen er også viktig for å gi leverandøren mulighet til å forbedre seg og dermed redusere muligheten for å bli avvist i fremtiden. Begrunnelsen må relatere seg til de aktuelle forhold som har innvirket på avvisningen. Siden ordlyden i bestemmelsen sier at det skal gis en kort be grunnelse, må det være til strekkelig å vise til avvisnings grunnen og hjemmelen for avvisningen, samt hvilke faktiske forhold ved leveran døren som begrunner avvis ningen eller begrunnelsen for utvelgelsen av hvilke leverandører som får delta videre i konkurransen. Begrunnelsen må være forankret i anskaffelsesreglene og de regler som er satt for konkurransen. Der oppdragsgiver fastsetter en frist for å begjære midlertidig forføyning mot avvisningsbeslutningen, skal meddelelsen om avvisningen inneholde opplysninger om dette, blant annet den nøyaktige fristen som gjelder. Begrunnelse når et tilbud blir avvist Oppdragsgiveren skal gi en kort begrunnelse når et tilbud blir avvist. Poenget med plikten til å begrunne beslutninger om å avvise tilbud, er å gi

6 den aktuelle leverandøren mulighet til å ta stilling til om tilbudet er avvist på riktig grunnlag, og om det er grunnlag for å ta skritt for å få beslutningen omgjort eller anskaffelsesprosedyren stanset. Innholdet må derfor, selv om bestemmelsen angir at begrunnelsen skal være kort, som et minimum inneholde opplysninger om avvisningsgrunnen og hvilke faktiske forhold ved tilbudet, formelt eller kvalitativt, som påberopes. Begrunnelsen må forankres i anskaffelsesregelverket og i de regler som gjelder for konkurransen, og vise til hvilke sider ved tilbudet som begrunner avvisningen. Begrunnelse når konkurransen avlyses I de tilfeller hvor oppdragsgiveren beslutter at konkurransen skal avbrytes eller avsluttes uten at det vil bli inngått kontrakt, skal denne beslutningen meddeles samtidig til alle leverandørene som har deltatt i konkurransen enten ved å levere tilbud eller ved å be om å bli kvalifisert. Det samme gjelder der oppdragsgiveren beslutter at det ikke skal etableres en dyna misk innkjøpsordning som kunngjort. Begrunnelsen skal meddeles snarest mulig etter at beslutningen er tatt, og det er videre et krav om at begrunnelsen skal ha et like lydende innhold til alle leverandørene. I begrunnelsen skal oppdragsgiveren angi hvilke forhold som gjør at han har besluttet å ikke gjennomføre anskaffelsen eller opprette den dynamiske innkjøpsordningen, og gi leverandørene mulighet til å etterprøve de faktiske omstendigheter som påberopes og om dette er å anse som saklig grunn.