«Den ideelle anbudsprosessen HF» Inspirasjon fra LFH til NNI og Sykehuspartner

«HF» Inspirasjon fra LFH til NNI og Sykehuspartner

anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Oppfølgingsfasen Leverandør Pasienten i fokus Kunde Referansegruppe Gjennomføringsfasen

Overordnede mål Etablere anskaffelsesstrategier som ivaretar helseregionens fremtidige behov for varer og tjenester Pasienten/brukeren i fokus Samspill klinikere/referansepersoner, innkjøpere og leverandører Ivareta sunn konkurranse Habilitet Objektivitet Likebehandling

anskaffelsesprosessen ikke alltid en selvfølgelighet Utfordringer vedr. anskaffelser av medisinsktekniske produkter: Flere overprøvinger Økonomisk press Økt arbeidsbelastning Mer kompleks anskaffelsesprosess Dette stiller større krav til kundesiden Skal utvikling og forandring skje må prosessen forankres i alle ledd Hele ledelsen Fra innkjøpsdirektør til innkjøpssjef til innkjøpere IT- og støttefunksjoner Med bakgrunn i dette så ønsker LFH å etablere en overgripende guide for hele anskaffelsesprosessen, til inspirasjon for kommende gode anskaffelser.

anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Oppfølgingsfasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Kvalifisering & anbudsgivning Kommunikasjon om avtalen Markedsanalyse Høring Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud

Forberedelsesfasen Hvilke behov har organisasjonen? Behovsanalyse Hvem/hvilke har behov for det som skal anskaffes? Finnes det ulike behov innenfor samme anskaffelsesområde? En universitetsklinikk kan for eksempel ha helt andre behov enn et lokalsykehus Resultatet av intern og ekstern kartlegging, samt bedømming av anskaffelsens kompleksitet kan lede til ny strategi og endret retning Evaluering av nåværende avtale = konklusjon fra Oppfølgingsfasen. Skjer også gjennom bruk av egen statistikk og/eller innsamling av fra leverandører

Forberedelsesfasen Hvordan ser din egen organisasjon ut? Intern ressursanalyse Behovsanalyse Ulike anskaffelser krever ulik støtte fra ulike funksjoner innenfor organisasjonen. Hvilke ressursområder bør være representert i den aktuelle anskaffelsen? Definere hvilke personer som er best egnet med tanke på anskaffelsesområdet, og gi de mandat til å delta i arbeidet Når anbudskomite/referansegruppe er identifisert, er det viktig å tydeliggjøre alles ansvarsområder Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og ansvarsfordeling

Forberedelsesfasen Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Høring Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område for å få frem et forespørselsunderlag som gir forutsetning for en god anskaffelse Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet

Forberedelsesfasen Markedsanalyse - Leverandørdialog Markedsanalyse Leverandørdialog Leverandørkonferanse - Allmenn informasjon om anskaffelsesobjektet, for eksempel struktur, evaluering, test, tidsplanlegging generell informasjonsinnhenting for potensielle anbudsgivere 1-til-1 møte Potensielle anbudsgivere viser og presenterer produkter, tjenester og teknologi for anbudskomite/referansegruppen. Dialog, spørsmål, svar, avklaringer Utstilling Potensielle anbudsgivere presenterer sitt sortiment for referansegruppen/ekspertgruppen

Forberedelsesfasen Markedsanalyse Høring Markedsanalyse Kravspesifikasjon på høring Utlyser har mulighet til å publisere et foreløpig spesifikasjonsgrunnlag eller deler av det, og dermed gi mulighet for potensielle anbudsgivere til å komme med synspunkter. Disse synspunktene overveies av utlyser i samråd med referansegruppen Formålet med høringen er å få innspill til produktoppsett, kriterier for valg og vekting av disse, og luke ut eventuelle spørsmål og feiltolkninger, før spesifikasjonsgrunnlaget utlyses. Dette fordi at det i henhold til Lov om offentlige anskaffelser ikke er mulig å gjøre betydelige endringer etter en utlysning

Forberedelsesfasen Konklusjon Resultatet av forberedelsesarbeidet utformer strategien, samt at det påvirker valg av avtaletid Et godt utført forberedelsesarbeid resulterer i at gjennomføringsfasen blir mindre ressurskrevende Forberedelsesfasen er avgjørende for et godt anskaffelsesresultatet Oppstart 1 år før utlysning

Gjennomføringsfasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgiving Oppdragsgiver bør vurdere tidspunktet for utlysning en. Utlysningen bør ikke sendes ut, eller ha svarfrist, i løpet av ferietid. Hvis så skjer bør tiden utvides og gi potensielle budgivere rimelig tid til å jobbe med anbudet Etter utlysningen må ansvarlige personer hos oppdragsgiver være tilgjengelig for leverandørene, slik at spørsmål kan besvarers raskt Tidsfrister må gjensidig respekteres

Gjennomføringsfasen Kvalifisering og anbudsinnsendelse Hvis utlyser er usikker på informasjonen i en anbudsbesvarelse, så bør anbudsgiver bes om forklaring. Utlyser bør også be om komplettering av besvarelsen hvis det er nødvendig Ved opplagte feil i besvarelsen så bør utlyser tillate anbudsgiver å korrigere dette Det er viktig at anbudsgiver oppdaterer kontaktopplysninger ved behov, slik at informasjon sendes til rette vedkommende

Gjennomføringsfasen Avslutning Anskaffelsen - Tildeling I anskaffelsesbeslutningen, inkludert eventuelle vedlegg, skal resultatet av utlysningen fremgå tydelig, sammen med begrunnelsen for tildelingen. Poengscore for de ulike kriterier bør fremgå Det er viktig at anbudsutlyser er tilgjengelig for spørsmål om tildelingsbeslutningen. Kommunikasjon skal først og fremst skje skriftlig

Oppfølgingsfasen Innledes når anskaffelsen er avsluttet og avtalen er tegnet Målene som settes i forberedelsesfasen skal avspeiles i anskaffelseskravene og følges opp. Anskaffelsens verdi og måloppfyllelse sikres gjennom aktiv dialog Når avtalen er undertegnet starter et internt administrativt arbeid hos både leverandør og hos anskaffende myndighet. Da varekataloger skal oppdateres må det settes av tid fra kontraktsignering til kontrakts start

Oppfølgingsfasen Oppstartsmøte Avtalt møte mellom utlyser, leverandør, brukere/kunder (ved behov). Første møte bør skje før avtalestart. Møtet kan om ønsket foregå fysisk, eller over telefon. Anskaffelsens kompleksitet styrer behovet Tolkning av avtale for konsensus. Eventuell volumfordeling, rangordning, samt tidsplan for øvrige aktiviteter avklares Felles kommunikasjonsplan for implementeringen av avtalen - Hva er utlyser ansvarlig for? - Hva er leverandøren ansvarlig for?

Oppfølgingsfasen Kommunikasjon om avtalen Baserer seg på en gjensidig kommunikasjonsplan, som kan inneholde: - Produktvisninger, utstillinger etc. - Brosjyrer, skriftlig informasjonsmateriell, interaktiv opplæring etc. - E-katalog, prislister, bestillingssystem etc. For effektiv kommunikasjon overfor brukere/kunder, er det viktig at personer som var med i anbudskomite/referansegruppe også er delaktige og har ansvar og mandat, også i implementering og avtalesikringen Hovedansvaret for kommunikasjon til brukere/kunder ligger hos utlyser, med støtte fra leverandørene angående produktinformasjon og bestillingsrutiner etc.

Oppfølgingsfasen Dialogmøter i avtaleperioden Statistikk; Endelig avtale og overenskommelse på avtalemøtet Forandring av produktet Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår, og god planlegging er viktig. Ved leveranseproblemer kreves kommunikasjon så fort som mulig Nytt produkt Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår i dialog mellom leverandør og kunde Test av produkt skal ha et tydelig mål, ikke sette eksisterende avtaler ut av spill, være begrenset i omfatning og skje i konsensus mellom kunde og berørte leverandører

Oppfølgingsfasen Dialogmøter i avtaleperioden forts. Forandringer under avtaleperioden, som prisjustering, eierforhold, kontaktpersoner etc. Diskusjoner om verdiøkende handlinger For eksempel logistikk, prosessforbedring, sortimentoptimalisering

Oppfølgingsfasen Dialogmøte forberedelse Nytt anbud Oppsummering og evaluering av avtalen skjer kontinuerlig under hele avtaleperioden. Disse møtene kan for eksempel inneholde følgende: Hvordan ser avtalen ut? - Volum - Kostnader - Varestrøm - Logistikk - Følges avtalevilkårene? Hva i prosessen kan forbedres til neste anskaffelse? - Tidsperspektiv - Referanse-/ekspertgruppens - Evaluering sammensetning - Leverandørdialog Oppfølgingsfasen ferdigstilles og går over i ny forberedelsesfase, og informasjonsutbyttet mellom partene kommer til å ligge til grunn for ny anskaffelse

Oppfølgingsfasen Forberedelsesfasen Leverandør Pasienten i fokus Kunde Referansegruppe Gjennomføringsfasen