Eierrollen - fundamentet for god eiendomsforvaltning En utfordring for forvalterne Per T. Eikeland Prosjektleder for, Statens bygningstekniske etat www.be.no side 1 side 2 Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning - Prioritert målgruppe: Eierne - kommunenes politiske og administrative ledelse Kommunens politiske og administrative ledelse må som et minimum ivareta eierskapet på et overordnet, strategisk nivå. Det betyr å vedta mål og rammer, organisering og ressurstilgang for eiendomsforvaltningen og følge opp virksomheten og resultatene. Hvis ikke eieren har et bevisst forhold til hvorfor kommunen i det hele tatt skal eie bygninger, kan stille relevante krav og har tilstrekkelig forståelse for hva dette innebærer, vil det ikke være store muligheter for at forvaltningsfunksjonen skal kunne bli ivaretatt tilfredsstillende, uansett organisering og kompetanse hos forvalteren. Eksisterende kompetansetilbud til denne målgruppen er ikke dekkende for behovet. Kommunale politikere og administrasjonssjefer er derfor en prioritert målgruppe for. Eiernes kompetansebehov omfatter å kunne stille relevante krav og fatte overordnete beslutninger i forhold til samtlige kriterier for god eiendomsforvaltning.
Kriterier for god eiendomsforvaltning ifølge NOU 2004:22 side 3 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Generelle delkriterier: 3.1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 3.2. Effektiv arealutnyttelse 3.3 Godt, verdibevarende vedlikehold 3.4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 3.5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 3.6. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen 3.7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. side 4 Hvorfor skal kommunen eie bygninger? dekke egne arealbehov - kommunen trenger lokaler til sine virksomheter, som skoler, barnehager, helse- og omsorgstjenester, kommunal forvaltning andre politisk prioriterte formål - tilrettelegge for kirke, idrett og kultur, næringsformål - boliger til omsorgstrengende og vanskeligstilte forvalte historisk interessante bygninger billigere å eie enn å leie
Kommunalt areal pr. innbygger i Bærum 8 7 6 5 4 3 2 1 0 65 70 75 80 85 90 95 0 5 side 5 Noen tallstørrelser - anslag for hele landet Norge befolkning 4,5 mill innbyggere Eid areal, kommuner og fylker 35 mill m2 brutto Anskaffelseskostnad 1 000 000 mill. kr (2007- kroner) Tilsvarer 220 000 kr og 8 m2 pr innbygger ÅRSKOSTNADSTALL TOTALT PR M2 ANDEL Kapitalkostnader 49 000 mill. kr 1 400kr 70 % Forvaltningskostnader 3 200 mill. kr 90kr 5 % Driftskostnader 14 000 mill. kr 400kr 20 % Vedlikehold 4 200 mill. kr 120kr 6 % SUM, ÅRSKOSTNADER 70 400 mill. kr 2 010kr 100 % side 6 Disse tallene finnes ikke i noen offentlig statistikk. Hvorfor ikke? -Eiendomsforvaltningen er ingen økonomisk enhet for kommune-norge
Årskostnader som funksjon av planmessig vedlikehold bidrag til brukernes verdiskaping årskostnader reparasjonskostnad skader årskostnad forebyggende vedlikehold kostnadsmessig optimalt vedlikehold andre årskostnader side 7 forebyggende vedlikehold 80 kr/m2 120 kr/m2 Planmessig, forebyggende vedlikehold vil redusere risikoen for uforutsette skader. Når det planmessige vedlikehold blir forsømt, øker skadeomfanget. Dermed øker kostnadsbehovet til reparasjonsarbeider (uforutsett vedlikehold), etterhvert mer enn det som er spart ved å redusere det planmessige vedlikeholdet. Dersom også reparasjonsarbeidene forsømmes, øker skadeomfanget, og eiendommen får et aksellererende forfall. side 8 Hvordan står det til? mange kommuner vet lite om hva de eier - hvilke bygninger eies, hvor store de er, hvordan de brukes, hva koster de, hvordan er tilstanden mange kommuner vet lite om hvordan eiendommene forvaltes - hvordan er ansvarsforholdene, hvor effektivt arbeides det, hvordan er det med kompetansen osv tilstanden er sterkt varierende - 1/3 er bra, 1/3 delvis bra og 1/3 dårlig store realverdier forvitrer gjennom dårlig vedlikehold, følgeskadene er oftest svært kostbare å utbedre, brukerne lider...
Parken ungdomsskole side 9 Fra Ofoten tidende, 7. mai 2007 Det var 18. april at fuktproblemene til slutt ble så store at hele andre etasje i skolen måtte stenges, og undervisningen flyttes over til midlertidige og trange løsninger i andre deler av skolen. Det etter at det i flere år har vært dårlig inneklima med konsekvens av sykdom både blant lærere og elever. Rektor Geir Gundersen hevder at 40 år med vedlikehold lik null, er årsak til problemene. Vedlikehold eller forvitring av verdier? Per T. Eikeland side 10 Hva koster minst: - forebyggende vedlikehold, - eller utsettelser av vedlikeholdet år for år?
Konsekvensene av forsømmelser er betydelige Dårlig vedlikehold og andre forsømmelser kan medføre store følgekostnader fører til at fellesformuen forvitrer går ut over brukerne, f.eks. i form av dårlig inneklima og tilgjengelighet side 11 Dårlig inneklima - en trussel mot helse, trivsel og produktivitet astma, allergi, slapphet, hodepine mm økt sykefravær, svekket arbeidsinnsats og konsentrasjonsevne Dårlig tilgjengelighet - nok en trussel mot helse, likeverd og produktivitet side 12
Offentlige bygninger er også fortellinger Hva er det som kommuniseres her om samfunnets verdier og holdninger til disse skolenes lærere og elever? Hva lærer vi elevene om seg selv og om verdien av å ta vare på sine omgivelser? side 13 Hvorfor blir kostnadsbesparende vedlikehold nedprioritert? for lite penger - dyrt å være fattig mangelfull kunnskap mangelfull informasjon primærfunksjoner (skole, barnehage, helsetjenester) fortrenger støttefunksjoner her og nå blir viktigere enn langsiktige konsekvenser myndighetskrav (gamle og nye) må prioriteriteres side 14 uklare ansvarsforhold slapphet og likegladhet samspillet eier-forvalter fungerer ikke Per T. Eikeland
Penger er ikke nok, selv om nok penger utvilsomt hjelper Eiendomsforvaltningen må utvikles slik at vi - bruker pengene på riktig måte og - ikke opparbeider et nytt vedlikeholdsetterslep Til dette trengs det kompetente, krevende og aktive eiere side 15 Rollene i eiendomsforvaltningen EIER rammebetingelser eierskap mål, plan, budsjett tilstand beslutninger strategi rapportering forslag tillatelse til bruk / leieavtale FORVALTER fdv bruk renhold forvaltning av bruks-/ leieavtale driftstjenester BRUKER side 16
Eierrollen ivareta eierskapet og egne formål med å eie fastlegge overordnete mål, strategi og rammebetingelser treffe overordnete (strategiske) beslutninger om eiendomsforvaltningen treffe alle beslutninger som ikke er delegert til forvaltningen stille relevante krav til forvaltningen og følge opp, bestillerkompetanse ivareta faglige/ aministrative/ forretningsmessige relasjoner til forvaltningen, bruker, naboer, myndigheter osv ivareta eiendomsretten og eieransvaret side 17 - ivareta endomsretten og eieransvaret eiendomsretten - disposisjonsrett med mange begrensninger, særlig PBL lovpålagt eieransvar, sikkerhet mot sammenbrudd, el- og brannsikkerhet, HMS, forurensninger, kulturminner økonomiske rettigheter og ansvar overfor bruker, offentlige myndigheter, naboer og publikum side 18
Interesser knyttet til eierrollen side 19 fornøyde brukere (tilfredsstille brukernes krav, ønsker og behov) godt omdømme i samfunnet godt omdømme markedet ivareta eieransvaret ryddig forretningsdrift god løpende avkastning god utvikling av eiendommens verdi andre interesser knyttet til eiers formål med å eie side 20 Hvem ivaretar eierrollen i kommunen? er politikerne våre tillitsvalgte som ivaretar eierskapet på vegne av innbyggerne? eierrettighet og -ansvar stanser i kommunestyret, med ordføreren som rettslig representant kommunestyret kan vedta å organisere enkelte av eierrollens ulike funksjoner på annen måte, f.eks. til et utvalg, et eiendomsstyre, eller et KF-styre rådmannen har et eget ansvar etter kommuneloven for å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser
En strategisk plan for eiendomsmassen kan f.eks. omfatte følgende: politiske formål, mål og krav som skal legges til grunn prognoser for ulike typer arealbehov - analyse av forhold som påvirker behovet, befolkningsutvikling, organisering av tjenesteytingen, ev. geografisk inndeling oversikt over egne bygninger, tilstand, kapasitet og potensiale alternative konsepter og løsninger (eie eller leie, ombygging eller avhending og nybygg, sambruksmuligheter, deling osv) tiltak for lokalforsyning og utvikling av eiendomsmassen, avhending eller utleie til andre side 21 Strategi for eiendomsforvaltningen bør omfatte politiske mål som kan konkretiseres i realistiske krav og rammer for eiendomsforvaltningen en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter et rasjonelt system for planlegging og styring fra eier til forvalter side 22
Bedre kommuneøkonomi både gjennom bruk og eierskap side 23 Brukerens avkastning på sine lokalkostnader - betydning for virksomhetens verdiskaping, særlig som praktisk produksjonsmiddel - betydning for ansattes trivsel, helse og sikkerhet, sykefravær og produktivitet - betydning for brukervirksomhetens "kunder" (elever, pasienter osv) Huseiers avkastning på kapitalen - årlige driftsresultater (forutsetter en inntektsstrøm) - evt. verdistigning som gir salgsgevinst Kommunestyret er både brukeren og huseier - hvordan ta ut gevinsten ved å eie? Økonomisk avkastning på kommunens eierskap? Private tjener penger på utleie til kommunene Hvis kommunene skal tjene penger på sine bygninger, må pengene komme fra samme kilde: fra brukerne av lokalene Hvis leieprisen settes lik markedsprisen, fordeles gevinsten ved å eie: - brukernes gevinst vil være bedre lokaler - huseiers gevinst vil være god avkastning på kapitalen side 24
Godt eierskap - en utfordring for forvalterne? side 25 Politikere og rådmenn har sjelden bakgrunn for å ivareta eierrollen - kompetanseheving er viktig Forvalterne kan bidra til kompetansehevingen - gjennom foredrag, dags- eller halvdagsseminar - lære eierne å stille relevante krav - legge frem målrelaterte planer og konsekvensanalyser - gi mål- og planrelatert resultatrapportering - ved å avtale et årshjul for planlegging, budsjettering og rapportering, tilpasset kommunens arbeid med økonomiplan og årsbudsjett På tide å stille krav til eiendomsforvaltningen om at eiendomsformuen ikke skal forvitre om å ivareta miljøhensyn og energibruk for å begrense kostnadene og gi grunnlag for god kommuneøkonomi for å ivareta kvaliteten av kommunale tjenester og de ansattes arbeidsmiljø fordi dette kanskje er det viktigste av alle forsømte områder i lokalpolitikken side 26