Tilstandsanalyse for kommunens bygningsmasse.

Transkript

1 Tilstandsanalyse for kommunens bygningsmasse. Innhold 1. Innledning Bakgrunn for arbeidet Forventninger og målsetting for arbeidet Metode Tidligere gjennomførte registreringer Oppsummering av funn Vegen videre

2 1. Innledning I Gausdal, som i svært mange andre kommuner, er budsjett for FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) vært holdt på et minimum, og godt under anbefalt nivå. Både forvaltnings- og driftskostnadene, som f.eks. kommunale avgifter, energi og brøyting, er i liten grad styrbare, og nedtak må tas på andre områder. Lave budsjetter vil dermed ramme variable kostnader, slik som vedlikehold uforholdsmessig hardt. Tilstanden på den kommunale bygningsmassen i Gausdal er likevel bedre enn de trange budsjettrammene skulle tilsi. Dette kan forklares med den relativt høye investeringstakten som kommunen har hatt i de senere år. Vi har rene nybygg og ombygginger som f.eks. Follebu skole, Gausdal arena, legesenteret og nå Fjerdum skole og barnehage. I tillegg er det gjort et stort bygningsmessig løft gjennom EPC-prosjektet (EPC = Energy Performance Contracting). 2. Bakgrunn for arbeidet Gausdal kommune eier og forvalter om lag m² bygningsmasse inkludert boliger. Å sikre riktig vedlikehold av alle kommunale bygg og boliger er en stor og viktig oppgave for kommunen. I NOU2004:22 skriver «Eikelandutvalget» følgende om planmessig vedlikehold: «planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Utsettelse av vedlikeholdet for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. «Eikelandutvalget registrerte også at «Et alternativ som ser ut til å være relativt utbredt, er å la en bygning forfalle gradvis og deretter foreta en større opprustning, gjerne i forbindelse med ombygging for tilpasning til endret bruk.» Behovet for tilstandsanalyser og planmessig vedlikehold underbygges også av SINTEFF, som skriver at hensikten med tilstandsanalysene er å korrigere vedlikeholdsplanen og tidlig fange opp skader som må utbedres. Denne typen vedlikeholdsplanlegging bidrar til å opprettholde bygningens tekniske standard og å redusere vedlikeholdskostnadene sett over bygningens brukstid, jfr. Byggforskserien: Tilstandsanalyse som grunnlag for vedlikeholdsplan. I 2013, gjennomførte Multiconsult en beregning av dette etterslepet i mange norske kommuner. Gausdal deltok i dette prosjektet, som er nærmere beskrevet i pkt. 5. 2

3 Kommunens ledelse har etterspurt en samlet oversikt over etterslep i bygningsmessig vedlikehold. 3. Forventninger og målsetting for arbeidet Det er ikke vedtatt noen konkret målsetting for eiendomsforvaltningen i Gausdal. Ett av hovedmålene for forvaltning av den kommunale bygningsmassen kan være å gjennomføre godt verdibevarende vedlikehold. Detter er illustrert som optimalt arbeidsområde i fig 1. Større andel av forebyggende periodisk vedlikehold vil redusere andelen av løpende vedlikehold. Total vedlikeholdskostnad blir lavest ved en fornuftig kombinasjon av løpende og periodisk vedlikehold. Eikelandutvalget skriver bla.a. følgende om nivået på vedlikeholdskostnadene: «Dersom vedlikeholdsinnsatsen øker vesentlig over et som er kostnadsmessig optimalt, vil altså de totale årskostnadene øke, selv om redusert skaderisiko gjør at den totale økningen i årskostnader blir noe mindre enn økningen i vedlikeholdsinnsats. Det kan likevel være god økonomi å legge seg på et bedre vedlikeholdsnivå dersom dette gir høyere leieinntekter og/eller mer stabile leieforhold som følge av at brukerne er mer tilfredse. Dersom det ikke betales husleie, kan en vedlikeholdsinnsats ut over det nivået som er kostnadsmessig optimalt, begrunnes i den økte verdien bygningen får for brukerne, eieren eller samfunnet for øvrig. Siden de totale vedlikeholdskostnadene utgjør bare rundt én prosent av bruttobudsjettet for brukervirksomheten, skal det svært lite til av positive virkninger for brukerne før det er lønnsomt å øke vedlikeholdet ut over det som er optimalt for eiendommens årskostnader.» Det kan altså være gode grunner til å legge seg på et vedlikeholdsnivå som ligger noe over det som på sikt gir laveste årskostnader. Dette kan være slike forhold som fornøyde brukere, høyere verdi på bygningsmassen, estetikk mm. 3

4 Fig 1 Økonomisk betraktning om fordelingen av forebyggende periodisk vedlikehold og løpende vedlikehold. (Sinteff kunnnskapssystemer, Byggforskserien: Tilstandsanalyse som grunnlag for vedlikeholdsplan) 4. Metode Fra tilstandsanalyse til vedlikeholdsplan. En tilstandsanalyse er et viktig verktøy for å få en oversikt over det faktiske vedlikeholdsbehovet for den enkelte bygning, og for den samlede bygningsmassen. Tilstandsanalysen og de årlige budsjetter skal i sin tur danne grunnlag for detaljerte vedlikeholdsplaner for den enkelte bygning i et flerårig perspektiv. Det er Teknisk enhet v/eiendomsforvaltningen som utformer og gjennomfører både tilstandsanalyse og vedlikeholdsplaner Tilstandsanalysen skal gi oversikt over tilstand og behov for tiltak på både kort og lang sikt. Dette vil i sin tur gjøre det enklere å utarbeide realistiske budsjetter og avsette midler for fremtidige behov. Det vil også være enklere å følge opp de tiltakene som er nødvendig å utføre. Tilstandsgrader Ved kartlegging av teknisk tilstand, er NS 3424 benyttet. Standarden har følgende alternative definisjoner på de ulike tilstandsgrader (TG): TG 0 Ingen avvik - Tilstanden tilsvarer valgt referansenivå eller bedre. Ingen symptomer på avvik. TG 1 Mindre eller moderate avvik - Byggverket eller delen har normal slitasje og er vedlikeholdt; eller - Avvik eller mangel på dokumentasjon er ikke vesentlig i forhold til referansenivået. TG 2 Vesentlige avvik - Byggverket eller delen er sterkt nedslitt eller har en vesentlig redusert funksjon i forhold til referansenivået. Punktvis sterk slitasje og behov for lokale tiltak; eller - Mangel på vesentlig dokumentasjon - Det er kort gjenværende brukstid 4

5 - Det er mangelfullt eller feil utført - Det er mangelfullt eller feil vedlikeholdt - TG 3 Stort eller alvorlig avvik - Byggverket eller delen har totalt eller nært forestående funksjonssvikt; eller - Behov for strakstiltak. Fare for liv og helse TGIU Ikke undersøkt - Delen er ikke tilgjengelig for inspeksjon, og det mangler dokumentasjon for riktig utførelse samtidig som mulig avvik kan innebære vesentlige konsekvenser og risiko. Det er behov for mer omfattende undersøkelser for å avdekke eventuelle avvik Registreringer Arbeidet med tilstandsanalysen er utført på nivå 1, dvs. i hovedsak visuell kontroll, tegninger og annen lett tilgjengelig dokumentasjon er lagt til grunn. Funn er i stor grad dokumentert med bilder. På grunnlag av innhentet og bearbeidet informasjon om byggene er det estimert et samlet teknisk oppgraderingsbehov for eiendomsmassen til kommunen. Tilstanden på bygningsmassen er i stadig endring, og en tilstandsanalyse som her er gjennomført, blir å betrakte som et «øyeblikksbilde». Dette illustreres godt i fig. 2, hvor vi ser at periodisk vedlikehold samt stadige utskiftinger motvirker endringer i bygningens standard og funksjonalitet. Videre ser vi at det over tid ikke vil være nok å opprettholde bygget på «nybyggstandard», da standarder og krav endres. I tillegg til dette kommer utvikling av bygningsmassen, dvs. ønsket om at bygningsmassen skal være best mulig tilpasset den drifte som foregår der. Utviklingsaspektet er IKKE medtatt i foreliggende tilstandsanalyse for Gausdal. 5

6 Figur 2. Figuren illustrerer utviklingen av et byggs standard og funksjonalitet over tid og hvordan vedlikehold og utvikling bidrar til et bærekraftig bygg (Kilde: Bjørberg 2008). I arbeidet med denne tilstandsanalysen, er det registrert bygningsdeler på TG 2 og TG3, (vesentlige og store/alvorlige avvik). For en del registreringer på TG 2, er restlevetiden vurdert å være mer enn 4 år. I disse tilfellene har vi lagt inn registreringene, men tiltakene er ikke kostnadsberegnet. Alle registreringer er lagt inn i kommunens eksisterende FDV-program Plania, hvor dataene kan bearbeides videre, mot f.eks konkrete vedlikeholdsplaner og gjennomføring /oppfølging av tiltakene. Det påpekes at kostnadsestimatene inneholder usikkerheter, og at usikkerheten er størst for bygningstyper der arealunderlaget er minst (beregningene er skjematiske og basert på skjønn og at evt. avvik minimeres/utlignes ved «store talls lov»). Tilstandsanalysen omfatter i prinsippet hele kommunens bygningsmasse, men det er likevel gjort noen unntak. Bygninger som er vedtatt solgt eller nedlagt er ikke medtatt, slik som f. eks Engjom skole, Myra barnehage, GAVO m.fl. Bygninger hvor det pågår eller planlegges vesentlige ombygginger er ikke medtatt. Dette gjelder Fjerdum skole og barnehage, Flatland øvre og nedre og Flatavegen bofellesskap (framtidig bruk ikke avklart). 6

7 5. Tidligere gjennomførte registreringer I 2013 utarbeidet kommunen, i samarbeid med Multiconsult; et «tilstandsbarometer» for å få oversikt over tilstanden i bygningsmassen. I arbeidet med tilstandsbarometeret søkte man å finne et uttrykk for den samlede tilstanden i et bygg eller bygningsdel, Multiconsult kjørte deretter denne tilstandsgraden inn i sine beregningsprogrammer, og man kom ut med et estimert etterslep på kort og lang sikt. Innfallsvinkelen er dermed noe forskjellig fra den tilstandsanalysen som nå er gjennomført, og resultatene kan heller ikke sammenlignes helt direkte. I resultatene fra tilstandsbarometeret (2013) er det oppgraderingsbehovet på kort sikt som er mest sammenlignbar med våre resultater. Selv om man tar hensyn til ulike betraktningsmåter mm., er det liten tvil om at Multiconsult sine resultater ligger vesentlig over det behovet som nå er registrert. Det er også av interesse at Multiconsult gjennomførte tilsvarende undersøkelse i 2008, uten at Gausdal deltok direkte her. Resultatene fra 2008 viser et beregnet etterslep som var høyere enn i Oppsummering av funn. Den tilstandsanalysen som er gjennomført i 2016, har gitt en god oversikt over det samlede vedlikeholdsbehovet. Sammen med de budsjetter som vedtas, danner denne tilstandsanalysen grunnlag for innbyrdes prioritering av de ulike tiltakene, og utarbeidelse av vedlikeholdsplan. Som nevnt innledningsvis er hovedinntrykket at bygningsmassen i Gausdal er i relativt god stand. Dette antas å ha sammenheng med et forholdvis høyt investeringsnivå de senere år. Det er imidlertid grunn til å stille spørsmål ved om dette på lang sikt er den økonomisk mest fordelaktige måten å vedlikeholde bygningsmassen på, jfr. pkt. 2 om «Eikelandsutvalgets» registreringer. I tabellen nedenfor har vi oppsummert de konkrete funnene i tilstandsanalysen. Registrert etterslep er beregnet til om lag 28 millioner. Dette er et beløp som er markant lavere enn Multiconsult sine beregninger fra Det kan være flere årsaker til denne forskjellen, jfr. pkt. 5 og 7, men det er 7

8 likevel en tydelig utvikling i de tre registreringene (2008, 2013 og 2016) at etterslepet minker! Resultatene av analysen kan i korte trekk oppsummeres slik: Generelt inntrykk er at byggene er i relativt god stand. Positiv utvikling de senere år den bygningsmessige tilstanden forbedres. Registrert bygningsmessig utfordring i størrelsesorden 28 mill. kr i TG 2 og TG 3 slik det framgår av tabellen nedenfor. Om lag 40 % av registreringene (11,8mill kr) er TG3, hvor det er økt sannsynlighet for hurtig akselererende skadeomfang/utbedringsbehov, dersom skaden ikke utbedres. Tilstanden i bygningsmassen endres fortløpende, og stadig nye mangler i forhold til myndighetskrav og tilstand vil dukke opp. Byggtype TG 2 (mill. kr) TG 3 (mill. kr) SUM (mill. kr) Administrasjonslokaler 0,6 3,3 3,9 Barnehagelokaler 0,3 0,1 0,4 Skolelokaler 2,4 1,8 4,2 Sykehjem 3,0 3,5 6,5 Omsorgsboliger 4.8 0,9 5,7 Utleieboliger 3,3 2,0 5,3 Utleielokaler næring 1,8 0,1 1,9 Idrettsanlegg 0 0,1 0,1 Dikterportalen SUM Tabell 1, Oppsummering av funn. 16,2 11,8 28,0 7. Vegen videre Det er en kjent sak at manglende vedlikehold over tid, vil gi dårligere bygg, og på sikt følgeskader. Et typisk eksempel kan være taklekkasje som etter en stund gir skader i form av fukt, råte og evt. soppdannelse i underliggende konstruksjoner. Figur 3 illustrerer dette forholdet, og gir også en indikasjon om at vedlikeholdsbehovet øker voldsomt etter en viss tid med manglende eller redusert vedlikehold. 8

9 Figur 3. Sammenhengen mellom behovet for vedlikehold i en bygning eller bygningskomponent uttrykt ved bygningens eller komponentens tilstandsgrad og hvordan den utvikler seg over tid.(kilde: Bjørberg 2008) For å ha kontroll på denne utviklingen, ha oversikt over bygningsmessesig etterslep, og sikre at vedlikeholdet skjer ut i fra faglige prioriteringer, er det viktig at tilstandsanalyser gjennomføres systematisk over tid. Planen er å ha en årlig gjennomgang på en del av bygningsmassen, slik at man i løpet av en periode (4 5 år) har en gjennomgang av hele bygningsmassen med tekniske installasjoner. Den gjennomførte analysen er som nevnt gjennomført i egenregi, og driftspersonell er involvert. Det er likevel et mål og et ønske at både brukere og øvrig driftspersonell involveres ytterligere i framtidige registreringer. Dette vil høyst sannsynlig medføre at registreringene blir mere nøyaktige, og registrert etterslep vil dermed kunne øke tilsvarende, jfr. pkt. 5 9