Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse: 05.09.2016 2016/4366 Deres dato: Deres referanse: Rombak Privatskole forening ved styrets leder Fagerjordveien 194 8517 NARVIK TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Rombak Privatskole forening Org.nr. 993 924 962 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar
Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Kort om Rombak Privatskole forening... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Rombak Privatskole forening... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 5 2.1 Rettslige krav... 5 2.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 6 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 7 3.1 Rettslige krav... 7 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 7 4 Daglig leder... 8 4.1 Rettslige krav... 8 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 8 5 Tilstandsrapport... 8 5.1 Rettslige krav... 8 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 6 Inntak... 9 6.1 Rettslige krav... 9 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...11 7 Våre reaksjoner...13 7.1 Pålegg om retting...13 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene...14 8 Dere har rett til å klage...15
Side 3 av 16 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Rombak Privatskole forening Rombak Privatskole forening (Rombak Montessoriskole), ligger i Narvik kommune i Nordland fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b, på grunnlaget "anerkjend pedagogisk retning". Skolen er godkjent for inntil 40 elever på 1. til 7. trinn og startet opp høsten 2013. Det var 27 elever ved skolen ved elevtellingen høsten 2015, og elevene var fordelt på alle sju trinnene. Våren 2016 mottok skolen drøye 1,5 millioner kroner i statstilskudd (elevtilskudd). Vi gjennomfører tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon hvert år. I 2014 ble det i tillegg ført tilsyn med skolens gjennomføring av den obligatoriske Elevundersøkelsen. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Rombak Privatskole forening Vi åpnet tilsyn med Rombak Privatskole forening i brev av 2. juni 2016. Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1
Side 4 av 16 Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket. Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 17. august 2016. I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret har gitt tilbakemelding om at de ikke hadde noen bemerkninger til den foreløpige rapporten. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.
Side 5 av 16 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.
Side 6 av 16 2.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn kopi av e-poster med innkallinger til tre styremøter. Styremøtene har vært avholdt henholdsvis 10. mars, 12. april og 8. juni. Vi har også fått referatene fra disse møtene, samt referat fra årsmøtet 2. mars 2016. Styrets sammensetning I vedtektene for Rombak Privatskole Forening heter det at årsmøtet i foreningen skal velge et styre bestående av leder, tre styremedlemmer samt to varamedlemmer. Det heter at et fjerde styreverv er reservert for en ansatt ved skolen. I referatet fra årsmøtet den 2. mars fremkommer det at det ble valgt styreleder, fem styremedlemmer, inkludert representant for lærerne, og ett varamedlem. Det heter i referatet at styret konstituerer seg selv med tanke på nestleder og hvem av styremedlemmene som skal være vara. Vi har mottatt referat fra styremøtet den 10. mars der styret ble konstituert, og ett av de fem medlemmene ble valgt til varamedlem. Etter dette møtet består styret av leder, fire medlemmer og to varamedlemmer. Vi har sjekket registreringen i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. I nøkkelopplysningene er følgende personer registrert som skolens styre: M. Bolle, L. M. Trondsen, L. B. M. Björkman, B.-I. Bolle og V. K. Paulsen. Dette stemmer overens med listen over styrets medlemmer som dere har sendt inn, referat fra årsmøtet og referat fra styremøtet der styret ble konstituert. Styret er oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen drives etter. Møte- og uttalerett Dere har sendt inn en liste over representanter med møte-, uttale- og stemmerett i styret. Alle de fem styremedlemmene har både møte-, uttale- og stemmerett i styremøtene, og en av de valgte medlemmene er, som nevnt ovenfor, en av lærerne ved skolen. I tillegg er rektor, elevrådsrepresentant og en kommunal representant nevnt som personer som har møte- og uttalerett. Dere skriver at elevrådsrepresentanten blir innkalt ved aktuelle saker på sakslisten, og at dere ikke har fått noen tilbakemelding fra kommunen på hvilken representant de har utnevnt. Dere har valgt å reservere en av plassene i styret til en av de ansatte, noe dere har anledning til. Det skal likevel gis møte- og uttalerett til en representant for undervisningspersonalet ved skolen, i tillegg til den som er valgt som styremedlem. Likedan skal det gis møte- og uttalerett til en representant for de andre ansatte ved skolen, en representant fra foreldrerådet, en representant fra elevrådet og en representant fra kommunen. Alle representantene skal få innkallinger og sakspapirer til, og referater fra, møtene. Det er ikke tilstrekkelig at elevrådsrepresentanten kalles inn ved aktuelle saker. Elevrådsrepresentanten skal ha mulighet til å delta på alle møtene, men må eventuelt forlate møtet dersom styret skal behandle taushetsbelagt informasjon. Når det gjelder kommunen skal innkalling og referat sendes til kommunens postmottak, dersom kommunen ikke har oppnevnt en representant til skolestyret. De tre innkallingene vi har fått kopi av har gått til styrets medlemmer, samt til rektor ved skolen. Ingen av representantene med møte- og uttalerett til styremøtene har fått innkalling til møtene. Representantene har heller ikke mottatt referater fra styremøtene, slik de har krav på. Dette er ikke i tråd med regelverket. Vi viser til det rettslige grunnlaget som omtaler viktigheten av at alle representantene får innkalling, referat og sakspapirer i god nok tid til å kunne forberede seg. Én uke anses
Side 7 av 16 som rimelig tid. Innkallingene er blitt sendt ut til styrets medlemmer og rektor henholdsvis 4, 2 og 6 dager før møtene. Dere skriver at dere har en frist på å sende innkalling og papirer en uke før møtet, men at dere noen ganger har vært for sent ute. I og med at innkallingene i to av tre tilfeller er blitt sendt ut med fire dager eller kortere frist, og representantene med møte- og uttalerett ikke har fått innkalling i det hele tatt, vurderer vi at dette ikke er i samsvar med regelverket. 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 3.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn referat fra årsmøtet den 2. mars hvor revidert regnskap for 2015 og budsjett for 2016 ble gjennomgått. Tilstede på årsmøtet var 3 personer fra styret, 9 foreldre/foresatte og én annen person. Etter friskoleloven er styret skolens øverste organ. Det er styret som skal vedta budsjett og regnskap for skolen. Hos dere har regnskap og budsjett blitt behandlet i årsmøtet. Slik det fremstår av dokumentasjonen vi har mottatt, virker det ikke som at styret har et bevisst forhold til at det er deres ansvar som styre å vedta både regnskapet og budsjettet. I forbindelse med tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon har vi mottatt revidert årsregnskap for 2015 som er signert av styret. Vi legger derfor til grunn at styret, til tross for å ikke ha behandlet årsregnskapet i et møte for styret, har vedtatt regnskapet. Derimot har vi ingen annen dokumentasjon når det gjelder behandling og vedtak av budsjettet, utover referatet fra årsmøtet. På årsmøtet var flertallet av deltakerne foreldre ved skolen. Vi vurderer derfor at årsmøtet i denne sammenheng ikke kan kvalifisere som et styremøte, og at styret dermed ikke har oppfylt kravet om å vedta budsjettet, slik friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c krever. Når det gjelder informasjon til revisor har dere redegjort for at det er daglig leder som i hovedsak har kontakten med regnskapsfører og revisor. Dere skriver at revisor har vært den samme siden skolens oppstart, og at revisor er blitt gjort kjent med friskoleloven og tilhørende forskrifter. Vi legger til grunn at informasjon til revisor også inkluderer tilskuddsbrevet skolen får hvert år. Dette er i tråd med regelverket.
Side 8 av 16 4 Daglig leder 4.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Av nøkkelopplysningene i Enhetsregisteret fremgår det at skolen har en daglig leder. Dette er i samsvar med regelverket. I en redegjørelse skriver dere at daglig leder ble ansatt da skolen var midt i prosessen med å søke om godkjenning til å drive friskole. Det ble gjort ansettelse og skrevet kontrakt med daglig leder før skolen ble godkjent etter friskoleloven. Vi vurderer at dette er i samsvar med regelverket. 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i
Side 9 av 16 styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn skolens årsmeldinger for årene 2015 og 2016. Årsmeldingene virker å være laget etter en standardmal, og når det gjelder innholdet skiller ikke de to meldingene seg nevneverdig fra hverandre. Meldingene sier noe om antall elever ved skolen, SFO, skolemiljø, fadderordning, foreldrenes rolle ved skolen, hvem som sitter i skolestyret og FAU, gir en oversikt over personalet og omtaler kurs og utdanning. Årsmeldingene dekker ikke de temaene som en tilstandsrapport skal inneholde. Årsmeldingene omtaler skolemiljø gjennom at skolen har fokus på det sosiale miljøet, at skolen følger et program som heter "det er mitt valg" og at skolen har en handlingsplan mot mobbing. Det vises ikke til noen resultater som omhandler skolemiljøet, for eksempel Elevundersøkelsen, eller noen vurdering av hvordan skolemiljøet er. De to andre temaene som en tilstandsrapport skal inneholde, læringsresultater og frafall, er ikke omtalt, verken med resultater eller vurderinger. Vi vurderer at dere ikke utarbeider en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til temaene læringsresultat, læringsmiljø og frafall. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Som følge av dette, har heller ikke styret oppfylt kravet om å drøfte tilstandsrapporten. Dere har sendt inn referater fra årsmøtene hvor årsmeldingene er blitt behandlet. Det er styret, som skolens øverste organ, som skal drøfte tilstandsrapporten. Styret må derfor sørge for at alle styremedlemmene, inkludert representantene med møte- og uttalerett, er innkalt til møtet hvor dette foregår. 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere
Side 10 av 16 som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker.
Side 11 av 16 Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Inntaksreglement I redegjørelse til oss skriver dere at skolens inntaksreglement ble vedtatt i 2009, men at det ikke har lyktes det nåværende styret å oppspore referat fra styremøtet hvor reglementet ble vedtatt. Vi har funnet skolens søknad om godkjenning fra 2009, der inntaksreglementet var et av vedleggene. Dagens inntaksreglement er det samme som det som forelå i 2009. Vi legger til grunn at det var det daværende styret, som ble oppnevnt i forbindelse med at foreningen ble stiftet, som vedtok inntaksreglementet. Inntaksreglementet er dermed fastsatt av styret, noe som er i samsvar med regelverket. Inntaksreglementet er tilgjengelig for potensielle søkere på skolens nettsider. Inntaksvilkår I inntaksreglementet heter det at opptak av elever til Rombak Montessoriskole skal være i samsvar med privatskoleloven (loven endret navn til friskoleloven 1. august 2015), forvaltningsloven og de reglene for opptak som styret har vedtatt. Videre heter det at skolen skal være åpen for alle elever, jf. friskoleloven 3-1. Dere er ikke satt noen egne krav eller vilkår for å kunne søke om inntak. Dette er i samsvar med regelverket. Under 3 "Kunngjøringer" i reglementet, heter det at innen 1. mars hvert år skal informasjon om inntak for kommende skoleår offentliggjøres i pressen. Kunngjøringen skal gi nødvendige opplysninger om søknadsfristen og hvilke klassetrinn det kan søkes for. Det heter også at styret og daglig leder skal avgjøre hvor mange elever som kan tas inn for skoleåret ut fra kapasiteten ved skolen. Dette er i samsvar med regelverket. Søknadsfrist Det heter i reglementet at søknadsfristen er 1. april. Søknadsfristen er lik for alle. Når skolen har en søknadsfrist skal søkere gjøres oppmerksom på hva som skjer om de søker etter fristen. Det fremkommer av søknadsskjemaet at det vil være løpende opptak så lenge det er ledig kapasitet. For å oppfylle kravet i regelverket må denne informasjonen også fremgå av inntaksreglementet, der søknadsfristen og inntaksprosessen forøvrig er omtalt.
Side 12 av 16 Søknadsskjema Søknadsskjemaet etterspør mer informasjon enn dere trenger for å vurdere om søker oppfyller vilkårene for inntak eller prioriteringskriteriene. Kjønn, fullt personnummer, nasjonalitet og språk på eleven, samt nasjonalitet på foreldrene, er ikke relevante opplysninger i forbindelse med inntak. Slike opplysninger kan derimot være egnet til å sile søkere på grunnlag som ikke er saklige. Det er heller ikke relevant å vite hvilken skole eller barnehage søkeren går i på søknadstidspunktet, eller antall søsken og når disse er født. De prioriteringskriteriene dere har, foruten søkers bosted, handler om søkeren har søsken ved skolen eller om søkeren er barn av ansatte. I søknadsskjemaet har dere anledning til å spørre om dette gjennom et ja/nei-spørsmål, eller ved at søker krysser av for at den oppfyller ett eller flere av kriteriene. Navn på søsken er ikke relevant på søknadstidspunktet. Først når søker eventuelt har fått inntak på grunnlag av et prioriteringskriterium, kan dere etterspørre dokumentasjon som bekrefter dette. Søknadsskjemaet er ikke i tråd med regelverket. Prioriteringskriterier I reglementet heter det at dersom det er flere søkere enn plasser skal inntaket følges etter denne prioritering: 1. Barn som bor på Straumsnes og omegn. 2. Barn som har søsken ved Montessoriskolen. 3. Barn av ansatte. 4. Dersom barn stiller likt på punktene over skal det avgjøres med loddtrekning. Rekkefølgen mellom reglene er klart angitt og det er tydelig at reglene kun gjelder ved oversøking. Reglementet viser også hvordan det skal prioriteres dersom det er flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. Dette er i samsvar med regelverket. Det er ikke definert hva som menes med "omegn" i "Straumsnes og omegn". Dette kan gjøre det vanskelig for søkere å vite om de bor innenfor det geografiske området som dere ønsker å prioritere elever fra. Kriterium nummer 1 er dermed ikke tilstrekkelig klart, objektivt og etterprøvbart. Dette er ikke i tråd med regelverket. I 6 i inntaksreglementet omtaler dere prioritert venteliste. Dersom dere har flere søkere enn plasser skal dere sette opp en prioritert venteliste for dem som ikke får plass. Listen skal benyttes dersom en eller flere elever ikke benytter plassen sin eller det blir ledige plasser i løpet av året, men i spesielle tilfeller kan ventelisten fravikes etter vurdering av styret og daglig leder. Ved oversøking må skolen forholde seg til de prioriteringsreglene som fremkommer av inntaksreglementet. At det kan gjøres særskilte vurderinger i spesielle tilfeller og at prioriteringen dermed ikke skal gjelde, vil ikke være i tråd med regelverket. En slik avgjørelse vil være skjønnsmessig og kan være basert på hensyn som ikke er saklige. Avgjørelsen blir dermed ikke forutsigbar eller etterprøvbar for søkerne. Beslutninger om inntak I redegjørelsen til oss skriver dere at alle elever som har søkt er blitt tatt inn frem til nå, da dere ikke har fylt opp alle plassene ved skolen. Dere har derfor ikke fattet noe vedtak om avslag. Dere har sendt inn en kopi av en innvilgelse av inntak. Denne innvilgelsen er skriftlig.
Side 13 av 16 Vedtaket om inntak inneholder ikke informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåten ved klage eller informasjon om retten til å se sakens dokumenter, slik forvaltningsloven krever. I og med at dere ikke har fattet noe vedtak om avslag på søknad om inntak, kan vi ikke vurdere om avslagsvedtaket oppfyller kravene i loven. Vi viser til omtale av begrunnelse i det rettslige grunnlaget ovenfor. 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret ved skolen skal sørge for at representanter for undervisningspersonalet, andre ansatte, foreldrerådet, elevrådet og kommunen blir innkalt til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. c. Representantene opplistet i 5-1 andre ledd skal få referat fra styremøtene. Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 2. Styret skal informere revisor og vedta budsjett og regnskap for skolen, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav c og økonomiforskriften 18. Pålegget innebærer følgende: Styret skal vedta skolens budsjett. Tilstandsrapport 3. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 4. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den.
Side 14 av 16 Inntak 5. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal opplyse søkerne om virkningene av for sent innkomne søknader. 6. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke skjønnsmessige). 7. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 8. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, inneholder klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage. b. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Rombak Privatskole forening erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Frist for innsending er 31. oktober 2016. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner.
Side 15 av 16 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Rannveig Dahlen Wesnes rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.
Side 16 av 16 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkallinger til og referater fra styremøter Referat fra årsmøter i 2015 og 2016 Oversikt over representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Redegjørelse for informasjon til revisor Redegjørelse for ansettelse av daglig leder Årsmeldinger for 2015 og 2016 Redegjørelse for behandling av årsmeldinger Inntaksreglement Søknadsskjema Redegjørelse for avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Kopi av svar på søknad om skoleplass Redegjørelse for vedtak av skolens inntaksreglement Redegjørelse for bekjentgjøring av inntaksreglement