MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 30. november 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:38 Møteleder: Rune Engehult referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Sakliste Sak 115/12: Referatsaker...3 Sak 116/12: Handlingsplan 2013...3 Sak 117/12: Møteplan 2013...4 Sak 118/12: Innkjøp av kvalitetssystem i Kongsbergregionen - orientering...5 Sak 119/12: Videre utredning IKT-driftssamarbeid orientering og drøfting...5 Sak 120/12: WebEx status og videre oppfølging...6 Sak 121/12: Medvirkning mv...7 Sak 122/12: Forstudie «Attraktivitet»...7 Sak 123/12: Forprosjekt «Læringsløp i kommunene»...8 Sak 124/12: Eventuelt...8 Felles bord!...10 Mulig flere saker Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen til sak 116/12 2. Vedl 2 Møteplan 2013 Kongsbergregionen til sak 117/12 3. Vedl 3 Henvendelse fra Fagforbundet til kommunene til sak 121/12 4. Vedl 4 Prosjektbeskrivelse «Attraktivitet» til sak 122/12 - ettersendt 5. Vedl 5 Prosjektspesifikasjon Læringsløp i kommunene til sak 123/12 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Hans Henrik Thune / Rollag Astrid Sommerstad / Kongsberg Frank Pedersen / Nore og Uvdal Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under sak 119, 120 og 124/12 Halvor Rostad / Kongsbergregionen under sak 119/12 Petter Hoen / Kongsbergregionen under sak 118/12 2
Sak 115/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 28.09.12 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 28.09.12 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 115/12: Referatsaken tas til orientering Sak 116/12: Handlingsplan 2013 Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen (Vedlegg 1) Sekretariatets budsjettinnspill 2013 Rådmannsutvalget 28.09.12 sak 100/12 Rådmannsutvalget 28.09.12 sak 101/12 Opplysninger i saken/vurderinger: Saken var presentert til behandling i rådmannsutvalget den 28.09.12 sak 100/12. Rådmannsutvalget ba om å få saken opp til ny behandling som det med dette legges til rette for. Sekretariatet har hatt et ønske om å videreutvikle/forbedre handlingsplanens form og innhold. Dette har vært gjenstand for drøftinger internt, i rådmannsutvalget og med rådmannsutvalgets leder. I fortsettelsen ønsker sekretariatet å presentere en handlingsplan som i bedre grad presenteres i en ny struktur der hhv mål, arbeidsform/virkemidler og tiltak kan tydeliggjøres. Og at handlingsdelen i større grad er tiltak/prosjekt i sekretariatets regi med direkte tilknytning til budsjett. Og der beskrivelse av mål og arbeidsformer/virkemidler blir en mer tekstlig del av fremstillingen. Dernest ønsker sekretariatet å endre prosess internt fram mot handlingsplanen legges fram. Sekretariatet vil i samarbeid med administrativ ledelse arbeide med dette i 2013 med mål om slik forbedrede prosesser og beskrivelser gjort gjeldende fom 2014. Handlingsplanen som nå legges fram for 2013 blir i stor grad etter den mal som man har prøvd ut i 2011 og 2012. Det er forsøkt gjort tilpasninger i fht de innspill som rådmannsutvalget ga i første gangs behandling av saken. Planen må ses i sammenheng med øvrige styringsdokumenter og strategiplaner. Handlingsplanen vil ikke kunne bli uttømmende for den regionale virksomhet. Det vil alltid være oppmerksomhets- og påvirkningsområder som regionen må håndtere. Eksempel på slike saker er feks: Norsk Jernbanesenter, Luftambulanse, Exploria, KKE, Datalagringsprosjekt mm der man kan anta at også i 2013 vil være oppgaver for de regionale organ og regionens sekretariat å håndtere. 3
Handlingsplanen benyttes som en oversikt over aktuelle innsatsområder og tiltak i 2013 og definerer retning og oppgaver for de regionale organ og sekretariatets arbeid. Handlingsplanen vil legges til grunn for de rapporter sekretariatet fremmer, dvs halvårsrapport og årsrapport. Handlingsplanen referer til det budsjettinnspill rådmennene i tråd med forutsetningene ble forelagt i september og som ble behandlet i møte 28.09.12 sak 101/12 Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen vedtas Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 116/12 innstilling til regionråd: Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen vedtas Sak 117/12: Møteplan 2013 Utkast til møteplan 2013 Kongsbergregionen (Vedlegg 2) Utkast til møteplan 2013 fremmes til behandling i de regionale organ. I den grad det har vært mulig har sekretariatet søkt følge tidligere praksis. Og sett på aktuelle andre møtekalendere i den grad de på nåværende tidspunkt er tilgjengelige. I forhold til dette siste er det mulige kollisjoner. Eksempelvis mellom hovedutvalg for regionalutvikling i Buskerud fylkeskommune, styremøte i Osloregionen og mulig flere. Sekretariatet ber de regionale organ gå gjennom forslag til møteplan og vurdere disse forhold og evt fremme forslag til endringer. Møteplanen inneholder forslag til møtedatoer for rådmannsutvalg, regionråd og representantskap. Det vil i tillegg til dette være aktuelt å sette valgkomite i 2013 men sekretariatet foreslår at disse møtene fastsettes senere. Sekretariatet ber de regionale organ vurdere særlig de møter/seminar som er planlagt i møteplanen i juli og august. Bakgrunnen for dette er at dette tema tidligere har vært oppe i de regionale organ og der det har vært tatt til orde for en evaluering av om disse skal videreføres og evt i hvilken form. Møteplan for Kongsbergregionen 2013 vedtas Saken ble drøftet. Herunder også spørsmål knyttet til jazz og blues samlingene 4
Det ble fremmet følgende forslag: Representantskapet bør inn i møteplanens tabell Rådmannsutvalgets første møte i januar 2013 og 2014 utgår Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 117/12 innstilling til regionråd: Møteplan 2013 Kongsbergregionen vedtas (med de foreslåtte endringene) Sak 118/12: Innkjøp av kvalitetssystem i Kongsbergregionen - orientering Tidligere behandlingen Tidligere utdelte tilbud Sak 108/12 den 26.10.12 Regional koordinator har fulgt opp saken slik forutsatt i rådmannsutvalgets behandling den 26.10.12. På bakgrunn av nevnte sak og pga av status pt ønsker sekretariatet å dels gi tilbakemelding på gjennomført prosess/valg av leverandør. Dernest orientere om status pt og videre framdrift Regional innkjøpskoordinator deltar i møtet under behandling av saken Saken ble drøftet. Regional koordinator og innkjøpskoordinator orienterte. Kvalitetslosen er valgt som system/leverandør. Prosjektet iverksettes snarlig Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 118/12: Sak 119/12: Videre utredning IKT-driftssamarbeid orientering og drøfting Tidligere behandlinger Saksbehandler Halvor Rostad Prosjektgruppa for utredning av videre IKT driftssamarbeid er nå i sluttfasen av sitt arbeid og er i ferd med å utvikle prosjektrapporten. Fristen for rapportering er i dialog mellom PL og PA utvidet til 15.12 for å få rom for et ekstra prosjektgruppemøte. Dette antas ikke å ha noen konsekvenser for videre oppfølging av saken. 5
Flere av temaene som er besluttet utredet, inneholder problemstillinger som helt eller delvis ligger utenfor prosjektgruppas kompetanse. Her har det vært nødvendig å samspille med SuksIT og under samlingen vedr. styring og ledelse 24. oktober 2012 deltok det som kjent to representanter fra Rådmannsutvalget. Det har også vært aktuelt å trekke i fagkompetanse på juridisk side. I prosjektets sluttfase har det også kommet opp problemstillinger av en slik karakter at det anses som hensiktsmessig å henvende seg til Rådmannsutvalget for en uformell drøfting. Samtidig kan anledningen benyttes til å orientere kort om status for prosessen. Følgende temaer er vurdert som aktuelle: - Kort status for prosessen - Vurdering av aktuelle modeller - Styring og ledelse - Økonomi og budsjettspørsmål Koordinator SuksIT og prosjektleder deltar i møtet Rådmannsutvalget drøfter saken og gir tilbakemeldinger til sekretariatet og prosjektledelsen PL Halvor Rostad orienterte/innledet. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 119/12: Rådmannsutvalget drøftet saken og ga tilbakemeldinger til sekretariatet og prosjektledelsen Sak 120/12: WebEx status og videre oppfølging Tidligere behandlinger/orientering Sekretariatet har anskaffet lisenser i tråd med tidligere beslutning - og ruller ut bruk/utprøving. Sekretariatet selv benytter løsningen, og den tas i bruk i nettverk mv. Sekretariatet ønsker med denne saken å orientere om status og drøfte med rådmennene om de i noen grad ønsker ytterligere oppfølging for å ta løsningen i bruk mv. KuskIT koordinator Britt Inger Kolset orienterte. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 120/12: 6
Sak 121/12: Medvirkning mv Brev fra Fagforbundet til kommunene i regionen (Vedlegg 3) Tidligere drøftinger Rådmann Astrid Sommerstad har, på bakgrunn av at alle kommunene i regionen har mottatt likelydende henvendelse, bedt om at saken settes på dagsorden i møtet. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Det ble opplyst at pt bare er Notodden og Kongsberg som har mottatt henvendelsen ikke alle kommuner slik det framgår av saken. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 121/12: De kommunene som har mottatt henvendelsen, besvarer denne Sak 122/12: Forstudie «Attraktivitet» Prosjektbeskrivelse (Vedlegg 4 - ettersendt) I samarbeid med SNKR har sekretariatet tatt initiativ til å iverksette et forstudie knyttet til tema «attraktivitet». Et av hovedtemaene vil være å utvikle en regional strategi for arbeidet, der regionsamarbeidets rolle og oppgaver i fortsettelsen kan tydeliggjøres. Dernest komme i gang med aktiviteter som styrker kommunenes attraktivitet. Hovedfokus i forstudiet vil være bostedsattraktivitet. Det vises ellers til prosjektbeskrivelse som grunnlag for vedtak i saken Forstudiet vil kreve en finansiering, og i hht budsjettinnspill/handlingsplan skal finansiering etableres i forbindelse med at prosjektet startes. Forstudie Attraktivitet iverksettes Som delfinansiering prioriteres prosjektet tildelt kr 330 000 i regionale utviklingsmidler i hht partnerskapsavtalen med Buskerud Fylkeskommune Regional koordinator orienterte. Saken ble drøftet 7
Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 122/12 innstilling til regionråd: Forstudie Attraktivitet iverksettes Som delfinansiering prioriteres prosjektet tildelt kr 330 000 i regionale utviklingsmidler i hht partnerskapsavtalen med Buskerud Fylkeskommune Sak 123/12: Forprosjekt «Læringsløp i kommunene» Prosjektspesifikasjon (Vedlegg 5) Fylkesmannen i Telemark har utfordret de 4 kommuneregionene i Telemark til i samarbeid etablere et prosjekt i 2013. Og har bevilget 800 000.- av skjønnsmidler til dette prosjektet. Enkelt sagt handler prosjektinitiativet å se på muligheten for å etablere verktøy for styring og kvalitetssikring av pålagte og ønskede læringsløp for kommunalt ansatte. Vertøyet vil ha karakter av en LMS-plattform. Som del av prosjektet tenker man seg utvikle kursløp for utprøving. Man ser for seg at enhetsledere skal kunne (sammen med de ansatte og feks på bakgrunn av egne krav/krav knyttet til internkontroll/kvalitetssystem) definere læringsløp de ansatte skal gjennomføre. Når en kursrekke gjennomføres vil dokumentasjon for gjennomført opplæring oppstå. Midt Telemark er valgt til å fasilitere prosjektledelse Der vises forøvrig til vedlagte spesifikasjon. I dropbox vil også forefinnes en enkel tilhørende presentasjon. Regional koordinator orienterte. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 30.11.12 sak 123/12: Sak 124/12: Eventuelt Regional koordinator om Tilskuddsportalen Tilskuddsportalen har vært tema i samtaler utvalget har hatt tidligere. Britt Inger Kolset orienterte om innhentede tilbakemeldinger. Kommuner som ønsker å avslutte dette abonnementet - må si det opp i januar. Sekretariatet spurte om videre oppfølging fra sekretariatets side er aktuelt eller om kommunene enkeltvis følger opp saken. Hver enkelt kommune følger opp - via SuksIT koordinator 8
Regional koordinator om forprosjekt renovasjon Dette er et prosjekt som nærmer seg avslutning. Skulle etter opprinnelig plan vært ferdig i oktober. Men en ekstra runde mht kartlegging/infoinnhenting i en tidlig fase - medførte at vi (PA) etterhvert måtte innrømme Rambøll et par mnd til. Rapport forventes levert medio desember. Dette en viktig sak. Og regional koordinator ønsker be om litt "prosess" i fbm med avslutning av forprosjektet. Og foreslo derfor at det ble satt av tid i rådmannsutvalget den 4 januar til en presentasjon/gjennomgang - og drøfting med åpning for innspill. Før saken er helt lukket i form av endelig rapport. Og at det kan forberede formell behandling av sluttrapport etter innspill til/i rådmannsutvalget den 25 januar. Regional koordinator ba utvalget drøfte et slikt opplegg. Herunder også om det i såfall skal legges til rette for at andre nøkkelpersoner i kommunene/irmat bør kunne være til stede den 25 januar. Økonomien i prosjektet ble tatt opp. Regional koordinator antydet lavere kostnad enn budsjettert. Videre ba regional koordinator om tilbakemelding mht finansiering/dekning. Det legges til rette for en presentasjon/gjennomgang i møte den 25 januar 2013 Kommunene melder fra til sekretariatet hvem som i tillegg til rådmennene som deltar i møtet den 25 desember Sekretariatet fakturerer kommunene for forprosjektets samlede kostnad i des 2012 - - - - - - - - - - - - - - - - - Regional koordinator om mva og regional innkjøpsfunksjon Rådmansutvalget har drøftet forholdet til mva i tidligere samlinger. Denne gangen ble det presentert en konkret utfordring knyttet til det etablerte innkjøpssamarbeidet. Saken ble ytterligere presentert i et tidligere internt notat til rådmennene. Regional koordinator la fram forslag til konklusjon i i form av tre alternativ. For 2012 velges alternativ 2. Kongsberg kommune fakturerer regionsamarbedets sekretariat som igjen ber om refusjon for kostnaden fra samarbeidskommunene Det legges opp til en drøfting for å avklare samarbeidsavtalen i januar 2013, der alternativ 2 og/eller 3 vurderes som ny løsning fom 2013 - - - - - - - - - - - - - - - - - Astrid Sommerstad - legevaktsamarbeid Viste til rapporten (utkast) fra prosjektleder i Helseløft og innledet til en samtale om tema/videre framdrift mht behandling i kommune osv Saken ble drøftet og tas til orientering - - - - - - - - - - - - - - - - - Astrid Sommerstad kommuneshelsesamarbeidet Vestre Viken Astrid har så langt vært Kongsberg og Numedals representant i noen fora. Spm om 2013 Ordningen fortsetter inntil videre 9
Magnus Mathisen - advokattjenester Det ble reist spm om status i fht tidligere initiativ Saken ble drøftet Rådmannen i Kongsberg ber om status hos kommuneadvokaten i Kongsberg - - - - - - - - - - - - - - - - - Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 10