Kristiansand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kristiansand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 11.08.2014 Møtested: Møteleder: Rådhuskvartalet, Kristiansand Vidar Kleppe Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Revisjonssjef Ass. revisjonssjef Økonomidirektør Innkjøpssjef Organisasjonsdirektør Vidar Kleppe (DEM) Birte Simonsen (MDG) (Sak 33 40/2014) Tommy Tolfsen (FRP) Ronny Sæbø (H) Stian Hamre (AP) Øystein Bergh Tor Ole Holbek Monica Harsvik Smith-Tønnessen Terje Fjellvang (Sak 33 og 34/2014) Ingrid Skaim (Sak 33 og 34/2014) Eva Berglund Åsland (sak 35 og 40/2014) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent med tilleggssak 40/2014. Sakene blei behandla slik: 32 35, 40, 36-39/2014. Etter møtet ble kontrollutvalget invitert på omvisning i de nye lokalene som Kristiansand revisjonsdistrikt IKS har flyttet inn i. Kristiansand, 12.08.2014 Vidar Kleppe Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 32/14 14/316 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.06.2014 33/14 14/317 KRISTIANSAND KOMMUNES ARBEID MED RETNINGSLINJER FOR ETISK/RETTFERDIG HANDEL 34/14 14/319 KRISTIANSAND KOMMUNES RUTINER FOR TILDELING AV OPPDRAG DER ANSATTE ELLER FRIVILLIG SEKTOR ER INVOLVERT 35/14 14/318 KRISTIANSAND KOMMUNES HÅNDTERING AV TIPS FRA INNBYGGERNE OM MULIGE KRITIKKVERDIGE FORHOLD 36/14 14/326 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD 37/14 14/324 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 11.08.2014 38/14 14/325 FORBEREDELSE TIL MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN 15.08.2014 39/14 14/320 REFERATSAKER OG ORIENTERINGER 11.08.2014 40/14 14/330 RETNINGSLINJER VED MISLIGHETER Side 2 av 6
Sak nr. 32/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.06.2014 Protokollen fra møte 12.06.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Vedtaket var enstemmig. Protokollen fra møte 12.06.2014 godkjennes. Sak nr. 33/14 KRISTIANSAND KOMMUNES ARBEID MED RETNINGSLINJER FOR ETISK/RETTFERDIG HANDEL Økonomidirektør og innkjøpssjef orienterte om retningslinjene. Fagområdet vil bli lagt til en eksisterende stilling. Det forutsettes at dette gjøres innenfor dagens ressursrammer. For kommunen kan det være krevende, spesielt ved import. Kommunen er også innstilt på å bidra til å videreutvikle leverandørene innenfor etisk og rettferdig handel. Det er ønskelig at kommunen profilerer dette overfor innbyggerne. Kontrollutvalget vil følge saken videre. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 34/14 KRISTIANSAND KOMMUNES RUTINER FOR TILDELING AV OPPDRAG DER ANSATTE ELLER FRIVILLIG SEKTOR ER INVOLVERT Side 3 av 6
Bakgrunnen for saken er tips fra Arbeidstilsynet. Revisor redegjorde for rapporten som de skrev i 2012. Organisasjonsdirektøren redegjorde for dagens retningslinjer og ajourføring. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 35/14 KRISTIANSAND KOMMUNES HÅNDTERING AV TIPS FRA INNBYGGERNE OM MULIGE KRITIKKVERDIGE FORHOLD Organisasjonsdirektøren redegjorde for hvordan tips blir håndtert. Kommunen skiller mellom tips fra innbyggerne og ansatte. Rutinene er korrigert og gjort klarere. Tips kan komme til kommunen, revisjon og kontrollutvalget. Reviderte retningslinjer vil bli lagt fram for politisk behandling. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 36/14 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Kontrollutvalget ber revisjon se nærmere på saken og legge det fram i senere møte. Side 4 av 6
Revisor orienterte om Intern varsling som er mottatt. Vidar Kleppe ba om at varslingen ble offentlig. Dette ble avslått med 2 mot 3 stemmer. Kontrollutvalget ber revisjon se nærmere på saken og legge det fram i senere møte. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 37/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 11.08.2014 Revisor orienterte om saker de jobber med for tiden. Vedtaket var enstemmig. Sak nr. 38/14 FORBEREDELSE TIL MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN 15.08.2014 Kontrollutvalget fordelte oppgavene seg imellom til møtet med ministeren. Kontrollutvalget ønsket også et møte med sekretariatet for Stortingets Kontroll- og konstitusjonskomite. Side 5 av 6
Sak nr. 39/14 REFERATSAKER OG ORIENTERINGER 11.08.2014 Sekretæren ordinerte om framdriften i utvidelsen av Temark. Det er ansatt 2 personer med kontorsted i Arendal. Disse begynner 01.09.2014. Neste møte flyttes til torsdag 25.09.2014,kl 15.00. Møtet holdes på revisjons møterom (3 etg.). Medlem Ronny Sæbø ytret ønske om en prioritering innenfor forvaltningsrevisjon og oppfølging av tidligere prosjekter, der kontrollutvalget ber revisjonen følge opp vedtakene i forvaltningsrevisjonene innen barnevern og barnehager og melde tilbake til utvalget. Sæbø utdyper/konkretiserer bestillingen overfor revisor, og det legges frem en sak for kontrollutvalget på et senere tidspunkt. Vedtaket var enstemmig. Sak nr. 40/14 RETNINGSLINJER VED MISLIGHETER Saken har vært oppe tidligere. Organisasjonsdirektøren var invitert for å redegjøre for arbeidet med ajourføring av retningslinjer og rutiner ved behandling av straffbare forhold. Kristiansand kommune har rutiner og retningslinjer i Personalhåndboken. Disse er revidert og gjort klarere. Uten forslag til vedtak. Side 6 av 6