REFERAT FRA ÅRSMØTET I ULLERUDFARET VEL 28.02.2012 1. FRAMMØTE : Det møtte 15 personer med 8 fullmakter, tilsammen 23 stemmeberettigede. 2. KONSTITUERING: a) Godkjenning av innkalling og dagsorden. Ingen bemerkninger, vedtatt. b) Valg av møteleder: Det ble reist spørsmål om noen ønsket å lede møtet. Møtet ble ledet av formann Elisabeth Kroge. Vedtak. c) Valg av referent, Bibbi Lassen meldte seg, ingen innvendinger. Vedtak. d) Valg av to personer til å undertegne protokollen: Svein Oddvik og Svein Dybvik meldte seg, ingen innvendinger. Vedtak. 3. GJENNOMGANG AV REGNSKAPET Ingen kommentarer til regnskapet for 2011. Godkjent. 1. SAKER TIL BEHANDLING FRA STYRET 1 Dårlig oppmøte ved dugnadene i 2011: I henhold til innkallingen til årsmøte, ble to forslag for å fremme fremtidig deltagelse til dugnader diskutert. Ingen enighet her og forslagene ble trukket tilbake. Det ble oppfordret til å legge dugnadene til en torsdag ettermiddag, samt en lørdag. Dugnaden avsluttes med grilling. Årsmøtet besluttet å avvikle sommerfesten og erstatte den med dugnadsfest. 2 Asfaltfondet: Det er innhentet anbud fra Veidekke og asfaltfondet ble vedtatt til å økes til. 225.000,-. 4. SAKER TIL BEHANDLING FRA MEDLEMMER 1 Fra Ullerudfaret 34: Belysning ved gangbroen mot fotballbanen ved nordre felt. Beboer kan gjerne fremme saken for kommunen. 2 Fra Ullerudfaret 49: Felling av tre på fellesområdet mot tomtegrense. 18 medlemmer stemte for at beboer kan sende trefellingssøknad til kommunen, 1 stemte blankt og 4 imot. Feiebil: Forslag om å avskaffe feiebilen. Avstemming: 4 for å avskaffe og resten for å beholde ordningen som den er. Lyktestolper/ punkter: Svein Oddvik vil utarbeide et alternativ for fornyelser/utbedringer av lyspunktene på vellets område. 3 Fra Ullerudfaret 40 1 Mordersnegler: Det neste styret samler beboere som er tilknyttet området det gjelder og trykker på kommunen slik at de gjør en ryddejobb av villnisset. 2 Trefelling ved gangbroen nordre felt: 2 medlemmer stemte for å felle treet, 4 stemte blankt og 17 stemte imot å felle treet. Treet blir ikke felt. 4 Fra Ullerudfaret 31/37-1/37-2/41: 1 Sandstrøing: Årsmøtet godkjente at styret kjøper inn ny sandkasse og plasserer det mot postkassestativet i vest. 2 Uvettig kjøring med bla mopeder: En privat sak om noen ønsker å anmelde forholdene.
5. ASFALTFONDET- FINANSIERING Asfaltfondet begrenses oppad til 225 000,- Årlig avsetning 8 000,- Dekkes således : Flyttes fra sommerfesten 1 000,- Vedlikehold utearealer 5 000,- Tidliger avsatt 2 000,- 6. Det nye styrets medlemmer : Britt Reinholdtsen UF 29 Herman Hauge UF 39 Svein Dybvig UF 45 Roy Sørensen UF 26 Bjørn Karlsen UF 49 Bibbi Lassen UF 35 7. Ny valgkomite`: Helene Lied UF39 Marthe Riise UF 15 Bente Davidsen UF 22 Revisor: Sissel UF 27 Dato / signatur : Svein Oddvik UF 31 Dato / signatur : Svein Dybvik UF 45
ULLE UDF INNKALLING TIL ARSM0TE 28. Februar 2012 Klokken 19:00 STED : Storstuen Dyrlfllkkeasen skole Arsm0tet behandler: Konstituering a) godkjenning av innkallingen og dagsorden b) valg av m0teleder c) valg av seeteer d) valg av 2 til a undertegne protokollen Arsmelding Regnskap 2011 Fullmakt (skjema vedlagt) lnnkommende forslag til behandling o Fra sty ret (Se vedlegg 1) o Fra beboere (Se vedlegg 1) Valg (Styre-Valgkomite- Revisor) o Leder av styret o Nestleder o Representanter til styret o Revisor o Valgkomite Arsberetning (Se vedlegg 2) Regnskap 2011 og budsjett 2012 (Se vedlegg 3) Revisjonsberetning for 2011 (Se vedlegg 4) Styret i Ullerudfaret Vel Dr0bak 9. februar 2012 Vedlegg : Fullmaktskjema Arsmelding 2011 Regnskap 2011 - Forslag til budsjett 2012 Revisjonsberetning 2011 Forslag fra styre og medlemmer
Vedlegg 1 Saker til Behandling pa arsm0te 2012 Fra styret: Pa bakgrunn av darlig deltagelse ved gjennomf!zirte dugnader i 2011, h!llstdugnaden ble gjennomf!llrt med 6 beboere i tillegg til aile styrets deltakere. Pa bakgrunn av dette 0nsker styret og fremme et forslag om endringer knyttet til dugnadene. Forslag: Alternativ 1. Det settes ned en dugnadskomite som bestar av 2 representanter fra de 3 ulike hustypene vi har i vellet. Det gar pa omgang i vellet og ingen kan motsette seg denne oppgaven. Det velges en Ieder til dugnadskomiteen. Leder av dugnadskomiteen m!ziter i styrem!zite i god tid f!llr vardugnaden og h!llstdugnaden for a orientere styret og fremme forslag til utgifter til dugnaden i tra med de midlene som er satt av i det godkjente budsjettet. Det gjennomf0res 2 dagers vardugnad pa vanlige hverdager i forkant av 17: mai. Det gjennomf!llres 2 h!llstdugnader pa vanlige hverdager f!llr 10. oktober Alternativ 2 Dugnaden planlegges og gjennomf0res av styret Velavgiften 0kes med. 500,- per boenhet, ved oppm!zite pa vardugnad reduseres avgiften med. 250,-, det sam me gjelder ved h0stdugnaden. Velavgiften reduseres aret etter. Ved sa mme vel avgift som na (. 1.500,-) betyr dette: Beboer X har ikke deltatt pa noen dugnader Velavgift. 2.000,- i 2012 Velavgift. 2.000,- i 2013 osv. Be boer Y har deltatt pa begge dugnadene Velavgift. 2.000,- i 2012 Velavgift. 1.500,- i 2013 Styret Ieier inn hjelp til de n!l)dvendige oppgavene som rn a utf0res ved dugnadene og som ikke er blitt utf(l}rt pa grunn av for darlig oppm0t e.
Budsjett pris fra Veidekke for asfaltering lnnhentet tilbud fra Veidekke vedr0rende asfaltering av veien var. Prisene er og regne som en "budsjettpris" da jobben ikke er befart, men et utgangspunkt pa ca 1700m2 vei. Deter priset et 40mm dekke som forutsetter at underlaget er jevnt og at det ikke er behov for oppretting. Av de prisene styret har innhentet vii totalen p.t v<ere ca 198,000,- Forslag: Styret fareslar at asfaltfandet b0r 0kes til 225,000,- pa bakgrunn av generell index 0kning ag en mulighet for at arbeidet kan averstige farespeilet bel0p p.t. Fra medlemmer: Fra Ullerudfaret 34 En sak sam jeg har nevnt f0r som jeg 0nsker a ta opp er gate/sti belysning fra skalen/banen til enden av gata var. Her er det grusomt m0rkt ag vanskelig a se noe sam heist nar deter is og lignende. : hva kan alternative 10sninger ved lyssetting v<ere? : Ma vi sette ned lyktestolper som rna graves med og installeres ave verk : Kan vi hekte ass inn pa banebelysningen : Hvem rna vi invalvere : jeg har snakket med kommunen akkurat nasa hun skulle sende sp0rsmalet videre til teknisk avdeling. mvh Nards<Eter uf34 ** Fra Ullerudfaret 49 1. Vi 0nsker a fa fjernet et tre som star helt pa grensen mellom var og felles omradet. Dette pga. plagsamt avfall som kongler og barnaler hele ute sesangen. 2. Bruk av penger pa feiebil pa varparten ser jeg som sl0sing med resurser. Det burde tas i samme omgang sam vi har var dugnaden. Fordeler vi det blir det 3-4 meter hver. 3. Lys mellam bra og fotballbane burde etableres. 4. Nye lyktestolper i gata med kanskje en bedre fardeling av punkter Mvh Bj0rn Karlsen *** ******
Fra Ullerudfaret 40. Saker som!l)nskes fremsatt pa generalforsamlingen varen 2012. 1. Mordersnegler. De senere ar har problemet med lberiasneglen eller "mordersneglen" ogsa kommet til vare omrader. Pa var plen plukker vi opp ca 600 stk i l!llpet av var og sommer. Sneglene overvintrer i steder med mye vegetasjon og dette er det mye av i skogholtene vest og nord for var eiendom. For ca 5 ar siden ble det saget ned et 50-tails tr~r pa vellets omrade. For a fastsette grensene mellom de ulike vellene var det ogsa en representant fra kommunen tilstede. Skogholtet rett nedenfor var eiendom er if!lllge kommunens representant dens eiendom. Vi tok opp sp(llrsmalet om vedlikehold av omradet, bla om a holde tr~rne i en sa lav h0yde at vi ikke mistet utsikten. Vi i vellet tilb!lld oss a gj!llre dette men kommunens representant sa klart fra at dette skulle de ta seg av. Siden har ingenting skjedd fra kommunens side. Vi ber derfor om at saken tas opp med kommunen og at det fremsettes av om a holde tr~rne i en akseptabel h!llyde, at det tynnes ut og at bakken holdes fri for vegetasjon hvor sneglene kan overvintre. Omradet nord for Ullerudfaret40 er vellets eiendom og her ma vellet avgj(llre hva som kan gj!l)re med vegetasjonen. 2. Felling av tre. 4-5 meter fra gangbroen (llst for Ullerudfaret 40, inntil bekken star det et tre som er 8-10 meter h!llyt og har to stammer. Deter et l vtre og det medf rer at det om h sten faller store mengder med l!llv sam i tillegg til a falle pa bakken ogsa finner veien opp pa var terrasse og i taennene. L vet skaper ogsa god grobunn for sneglene til a yngle. (En snegle legger ca 400 egg i l pet av sommeren) Vi 0nsker a fa fjernet dette treet Fra Bj!llrn Larsen og Edna Rismyhr Vedlagt ligger plan kart felt C4 med avmerket tr~r iht punkt 1 fra UF49 og punkt 2 fra UF40.
Fra Ullerdufaret 31/ 37-1/ 37-2/ 41. ~.~ ~... ~-r-:-:"! /'t-{~'.' /tf~~ \ '.~ j i ~I t 1;;~j;~'. ".t"<~.v~ r ",.,"",.:-'
Tegnfort<Jaring: - Yttre grense for felt C4, GNR. 68, BNR. 1 - Intern tomtegrense for QdYate elendommer Fellesareal forvaltes av vellet, GNR. 58, BNR. 104 Lekeplasser forvaltes av vellet, GNR. 58, BNR. 104 Kommunens areal som _ : : - vellet har opparbeidet og vedlikeholder StlJgangbro ut av feltet opparbe!det av vellet.-
Vedlegg: 2 ULLERUDFARET VEL ÅRSBERETNING 2011 - ULLERUDFARET VEL Styrets sammensetning i 2011-2012 1. Elisabeth Krage - Leder (på valg) 2. Kate Skøyum - Nestleder (på valg) 3. Hans-Chr. Rett - Økonomiansvarlig (på valg) 4. Hilde Solli - Styrerepresentant (på valg) 5. Roy Sørensen - Styrerepresentant 6. Bibbi Lassen - Styrerepresentant Gjennomført Styret har gjennomført 4-fire styremøter Det er avholdt to dugnader Det inngått avtale om snøbrøyting og strøing for sesongen 2011-12 Vel avgift for 2011 er innevd fra alle medlemmer Det er ført regnskap for 2011 samt utarbeidet budsjett for 2012. Revisjon av regnskap er utført og revisjonsberetning foreligger. Det er utført trehogst av tregruppa mellom UF41 og UF43/45 Innhentet tilbud fra Veidekke vedrørende asfaltering. o P.T er prisen for asfalt på vårt område estimert til ca 198,000,- Innhentet tilbud fra Saxebøl I Raanaas vedr. ekstra snørye:lding ved behov. o P.T er prisen for ekstra snørydding timebasert til 550,- eks.mva pr time. Saxebøl I Raanaas som eventuelt vil utføre jobben er kjent i vårt område og mener de får gjort mye på 2 timer. Selvfølgelig avhengig av mengde. Grillfest for vellet er gjennomført HMS kontroll gjennomført på lekeplassene. Sjekkliste med tilstandsrapport og liste over viktige kontrollpunkter for lekeplassene er utarbeidet. Oppgradert lekeplassen nord med midlene fra kommunen er gjennomført. Behandlet nye søppelrutiner - oppsummering er sendt alle medlemmene i vellet. Det er ikke innkommet noen spørsmål eller kommentarer fra medlemmene. Ullerudfaret Vel 14. februar 2012
ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap DRIFTSREGNSKAP 2011 _VeDLEGG3... ~~.~-~~~~~sm~~~~....a-.~ 100 - lnntekter: 110 Vel-avgift a. 1 500.00 120 Andre inntekter 100 - Sum lnntekter: -61 500 ~1500-61 500-61 500-9 266 ~1500-70 766 ~ - ~ ( \ t'... t# ~. \! -61 500 ~1500 200 - Utglrter: 210 Feste-avgift 220 Br0yting/stming 230 Norges Velforbund 240 Arsavgift lnkassobyra 241 Lekeplass vedlikehold 250 Utgifter ifm Styrearbeid 255 Utbygging 260 Sommertest 270 Vedlikehold utearealer 280 Container/papir-/avlall 281 Transport ifbm dugnad 290 Diverse kostnader 295 Styrehonorar 300 Avsetning - Asfaltfond 305 Avsetning - Styrehonorar 310 Avsetning- Uforutsette utgifter 200 - Sum utglfter: 6 1 4 2 27 000 16 500 700 5 000 1 500 2 000 10 000 500 1 500 2 000 66700 27 000 26 490 16 500 15 822 800 720 5000 14 495 1 500 270 2 000 138 15 000 9 542 500 687 1 500 1500 8 000 8 000 2 000 2000 79 800 79664 26 490 15 515 3 058 6 035 5 852 300 8 000 1 500 2 000 68 750 800 - Overskuddlunderskudd for flnans: 5 200 18 300 8898 7 250 910 Finansinntekter 920 Finanskostnader/gebyrer -5 500 150-4 500-5 596 250 6-4067 110 900 - Overskuddlunderskudd: BALANSE - overskudd I + overskudd -150 14 050 3308 f"" 3 293 Eiendeler: Utestaende arsavgift pr 31.12 3 Driftskonto - Posten pr. 31.12. Kapitalkonto - Posten pr. 31.12. Sum elendeler: Egenkapltal: EK pr. 01.01.: Arets resultat (-overskuddl+underskudd) EK pr 31.12. 31 319 217 675 248 994-32 802 3308-29 494 6 000 34195 202 107 242 302-36 095 3 293-32 802 Avsetning Asfaltfond 1, 5 Avsetning - Uforutsette utgifter 2, 5 Avsetning Styrehonorar 4-198 000 ~. ~ 'f"',i!,)'.. ~. -1 500-190 000 18000-1 500 Sum avsetninger og gjeld -219 500-209 500 Sum Egenkapital og gjeld -248 994-242 302 End ret vedtak av 2005 - begrenset oppad til. 200 000 Arlig avsetnin9 i hht. vedtak av 1997. 8 000 2 Vedtak av 2002 - begrenset oppad til Arlig avsetning i hht. vedtak av 2002. 20000. 2 000 3 Aile betalt i 2011 4 Styrehonorar ikke utbetalt i 2010 5 Vedtak ekstraordin<brt arsm0te, 30.05.2007. Gilt styret fullmakt til a dispcnere ir.ntil. 20.000,- for a dekke kostnader ifbm. utbyggningsak. 6 Tilskudd Ira UKS pa ca 9.200, pa lekeplassutstyr kommer sam tilskudd Godkjent overt0rt refusjon i 2011 konto 910 finansinntekter Sum men blir tiln<brmet lik budsjett konto 241 / 2011, underskudd pa 295,-
Til: Arsmme i. Ullerudfaret vel Fra: Sissel Breiehagen, fungerende revisor Dato: 30.01.12 Revisjonsberetning for 2011 Jeg har gjennomgatt regnskapet for 2011 veda kontrollere bilag mot spesiftk:asjon av kostnader/inntekter og oppsatt regnskap, samt kontoutdrag fra postbanken/dnb. Styrehonoraret for 20 l 0 er enrul ik:ke utbetalt, derfor er det avsatt som en gjeldsp<)st i regnskapet. Foreslar at dette utbetales i 2012. Det er etter min mening nedlagt et godt arbeid for a sie en god regnskapsfursel for velet, cig etter mitt skj0nn viser regnskapet et kojtekt bilde av vel.ets virksomhet for 2011. Sissel Breiehagen 5-s:'. \ ~vu:.._~,, \------~- ;..
FULLMAKT Arsmete 28.02.2012 Huseier/beboer kan m0te personlig eller ved siftlig fullmakt Ia seg representere av et annet medlem av forrentningen. Et medlem kan dog bare m0te med 1-en - fullmakt. Jeg gir med dette: - --,----- ---- ---- i nr. : fullmakt til a representere meg pa Arsm0tet i Ullerudfa ret Vel den 28. Februar 2012 Dato: Signatur: i Ullerudfaret nr.: