Referat fra Arsmetet i Ullerudfaret vel2014

Transkript

1 Referat fra Arsmetet i Ullerudfaret vel2014 Onsdag 26. februar Konstituering a. Godkjenning av stemmeberettigede: 19 tilstede og 3 fullmakter. b. Godkjenning av innkalling og dagsorden: Uenighet rundt innkallingen til arsm0tet grunnet skrivefeil pa innkalling til m0tet (feil dag pa innkalling nummer to). Det ble stemt om det skulle kalles inn til ekstraordinrert arsm0te pa grunn av dette. Flertallet stemte imot. c. Valg av m0teleder: Svein Dybvik d. Valg av sekretrer: Vanessa Penick e. Valg av to til a undertegne protokollen: Stein Nygaard og Roy S0rensen 2. Arsmelding a. Gjennomgang av styremedlemmer b. Fire styrem0ter c. Vel-avgift er betalt av samtlige beboere- med unntak av to. Vellet har en «sovende» avtale med et inkassobyra (lntrum Justitia?). Vedtatt: Styret finner l0sninger pa hva som gj0res dersom vel-avgiften ikke betales. d. A vtalen om sn0bmyting viderefe~res. Dette inkluderer ogsa feiing. e. Deter avholdt dugnader med tilfredsstillende oppm0te. 3. Regnskap 2013 Revisjon av regnskapet ble delt ut pa arsm0tet. Korreksjon: Vel-avgiften er pa kr 1600,- og ikke kr 1700,- som oppf0rt. Punkt 3 fjemes fra mal. 4. Innkommende forslag til behandling a. Fra styret 1. Tilbud pa utskifting av vinduer Vedtatt: Styret kartlegger medlemmenes behov og 0nsker. I tillegg ble det bestemt at Bj0m Karlsen innhenter tilbud samt forh0rer seg om en god rammeavtale for medlemmer som ikke har punkterte vinduer i skrivende stund. 2. Tilbud pa reparasjon av asfalt i Ullerudfaret Vedtatt: Styret bruker kr ,- av asfaltfondet til a tette hullet nederst i Ullerudfaret samt til a fylle opp langs asfaltkantene. I tillegg skal styret rette en henvendelse til de andre vellene i Ullerudfaret slik at kostnadene kan deles pa. 3. Forslag til utdyping av forvaltningsplanen Vedtatt: Styret far fullmakt til a avgj0re om trefelling kan gjennomf0res eller ikke. I forkant rna beboer(e) som 0nsker a felle trrer, sende skriftlig S0knad til styret samt informere nrermeste naboer. Deretter informerer styret beboere om saken via vellets webside med en 14-dagers klagefrist. Merk! Dette gjelder ikke signaturtrrer og dette gjelder kun trrer som er pa vellets fellesomrader. Ikke trrer som star pa komrnunens omrader. Ordningen vurderes pa neste arsm0te.

2 b. To forslag fra beboere 1. Parkeringsforholdene i Ullerudfaret V edtatt: Pa arsm0te 2015 skal styret legge frem forslag pa hvor eventuelle gjesteparkeringsplasser kan vrere. I tillegg til den gjeldende gjesteparkeringsplassen er det godkjent nok en plass. Denne er asfaltert og ligger i tilknytning til Ullerudfaret 31 sin private parkeringsplass. Det ble ogsa vedtatt at styret skal bestille skilt til gjesteparkeringsplassene. Skiltene skal festes pa vardugnaden Pa neste arsm0te skal effekten av skiltingen evalueres. Beboere ble oppfordret til a sp0rre om a lane parkeringsplasser hos naboer samt benytte seg av den komrnunale parkeringsplassen ved bamehagen. Merk! Den komrnunale parkeringsplassen er utsatt med tanke pa innbrudd og hrerverk pa natta. 2. Trefelling av trrer pa fellesornrade Vedtatt: Espen Tonas har fatt tillatelse til a felle merkede trrer som star pa vellets fellesornrade. Dette er ikke signatur-trrer og de star i et trefylt ornrade, rett bak hagen til Tonas. Det ble ogsa vedtatt at styret unders0ker om trreme s0r-0st i Ullerudfaret er pa vellets fellesornrade eller pa komrnunens. Dersom trreme er pa vart ornrade, skal de felles pa vardugnaden grunnet sol- og lysforhold. 5. Fastsettelse av medlemskontingent a. Ingen endring. 6. Budsjett 2014 Enstemrnig godkjent 7. Valg F0lgende ble valgt til arets styre: Ann Cathrin Meholm, Andre Stangeland, Helene Lie, Gro Brath, Brit Reinholdtsen og Vanessa Penick. Herman Hauge ble valgt til revisor. Maling Skogheim og Glenn Andre Wiik er i valgkomiteen og Svein Dybvik er varamedlem i valgkomiteen. Pa f0rste styrem0te skal styret eniges om hvem som skal vrere Ieder, nestleder og representanter i styret. Minner om nettsiden: Vanessa Penick, referent I ;J:r2af1 If;. J,lr

3 ULLERUDF ARET VEL INNKALLING TIL ARSM0TE Torsdag 26. Februar 2014 Klokken 19:00 STED : Storstuen Dyrlekkeasen skole Arsm0tet behandler: 1. Konstituering a. godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter (skjema vedlagt) b. godkjenning av innkallingen og dagsorden c. valg av m0teleder d. valg av sekretcer e. valg av 2 til a undertegne protokollen 2. Arsmelding 3. Regnskap lnnkommende forslag til behandling a. Fra styret (Se vedlegg 1) b. 2 forslag fra beboere (se vedlegg 2) 5. Fastsettelse av medlemskontingent 6. Budsjett Valg (Styre-Valgkomite- Revisor) a. Leder av styret b. Nestleder c. Representanter til styret d. Revisor e. Valgkomite Styret i Ullerudfaret Vel Dr0bak 13. februar 2014 Vedlegg: Forslag fra styret og medlemmer Arsberetning Budsjett og regnskap Fullmaktskjema

4 Vedlegg 4: Arsberetning Styret har bestatt av: Svein Dybvik- Ieder (pa valg) Bj0rn Karlsen - nestleder (pa valg) Herman Hauge - kasserer (pa valg) Vanessa Penick- styremedlem Gro Brath - styremedlem Brit Reinholdtsen - styremedlem Gjennomf0rt Det er avholdt fire styrem0ter. Velavgift er innkrevd. Pr mangler to innbetalinger. Det inngatt avtale om sn0br0yting og stming for sesongen Det er f0rt regnskap for 2013 samt utarbeidet budsjett for Revisjon av regnskap er utf0rt og revisjonsberetning foreligger. To dugnader er avholdt med tilfredsstillende oppm0te. Nevneverdige vedlikeholdstiltak: o Startet oppgradering av fellesomrade ved siden av nummer 7 o Nytt lekestativ satt opp i s0r Ullerudfaret vel 14. februar 2014 Svein Dybvik

5 DRIFTSREGNSKAP 2013 ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap VEDLEGG3 ' :.~ ~,. -r ~~: : : ~ : -._. ' :,;.,...:: 100 -lnntekter: 110 Vel-avgift a kr. 1 60Q.OO kr kr kr kr Andre inntekter kr kr kr kr 100- Sum lrvrtekter: kr ~600 kr ~600 kf -6t100 kr ~= 8~~:2013 ",; -R~~201 3::... J~-~~ --12 ' Utgiftar: 210 Feste-avgift kr kr kr kr Breytinglstreing kr kr kr kr Norges Velforbund kr 705 kr 705 kr 705 kr Arsavgift lnkassobyra kr kr kr kr 241 Lekeplass vedlikehold 4 kf kf 8000 kr 9750 kr Utgifter ifm Styrearbeid kr 500 kr kr kr Utbygging kr kr kr kr 260 Sommerfest kr kr 2000 kr 501 kr Vedlikehold utearealer kr kr 6000 kr kr Container/papir -/avfan kr kr kr kr 281 Transport ifbm dugnad kr 500 kr 500 kr kr 290 Diverse kostnader kr- kr kr 270 kr Styrehonorar kr kr kr kr 300 Avsetning - Asfaltfond 1 kr kr kr kr Avsetning - Styrehonorar kr kr kr kr 31 0 Avsetning - Uforutsette utgifter 2 kr kr kr kr Sum utgifter: kr kr kr kr ~ Over.skudd/underskudd fer finans: kr 6505 kr 4605 kr 414 kr Finansinntekter kr kr kr kr Finanskostnader/gebyrer kr kr kr kr 900- Overskudd/underskudd: kr 5 kr kr kr BALANSE - overskudd I + overskudd... -.;.. -~-.: Elendeler: Utestaende 1\rsavgift pr kr kr Oriftskonto - Posten pr kr kr Kapitalkonto - Posten pr kr kr Sum eiendeler: k~ 21$0. kf Egenkapital: EK pr : kr kr Arets resultat (-overskuddl+underskudd) kr kr EK pr kr kr Avsetning.- Asfaltfond 1 kf kr Avsetning - Uforutsette utgifter 2,3 ;.- icr. kr Avsetning - Styrehonorar kr kr '. '~- : Sum avsetninger og gjeld kr kr Sum Egenkapital og gjeld kr kr Endret vedtak av fortsette a avsette 8000 kroner hvert Ar Arlig avsetning i hht. vedtak av 1997 kr Vedtak av begrenset oppad til kr Arlig avsetning i hht. vedtak av 2002 kr Vedtak ekstraordina!rt arsmete, Gitt styret fullmakt til A disponere inntil kl ,- for a dekke kostnader ifbm. utbyggningsak. 4 0kt midler tillekeplass utbedring i ser (2013)

6 Ved I egg 1 : Saker fra sty ret 1 - Til bud pa utskifting av vinduer En del beboere opplever at vinduene punkterer, sa styret vii pa arsm0tet kartlegge behovene slik at vi kan ga ut til alternative leverand0rer av vinduer og tjenester forbundet med utskiftingen. 2 - Til bud pa reparasjon av asfalt i Ullerudfaret Vi har mottatt tilbud pa utbedring av hullet nederst i Ullerudfaret. Det viser seg a bli forholdsmessig dyrt for ett hull, men veien, spesielt pa kantene, er i relativt darlig stand, sa tilbyder foreslar at man samtidig utbedrer andre deler av veien i samtidig slik at Denne delen av veien deler vi med nedre del av Ullerudfaret. Utgiftene vii deles mellom oss og nedre del av Ullerudfaret, men denne delingen kan dog bli en utfordring siden det ikke finnes en styreleder i vellet i nedre del. Alternativt kan man kj0pe billigere reparasjonssett som kan utf0res pa dugnad, men denne l0sningen vii neppe voore like varig. Arsm0tet rna fatte et vedtak pa hva vi gj0r med denne veien. 3 - Forslag til utdyping av forvaltningsplanen Styret opplever at forvaltning av fellesomradene er byrakratiske og at hvert tre som skal felles rna tas opp pa arsm0tet. I forvaltningsplanen star det ingenting om at slike tiltak rna tas opp i det organet. Derfor 0nsker vi en diskusjon om tolkningen av forvaltningsplanen og at det eventuelt formuleres en endring av forvaltningsplanen. Ved 0nske om a felle ett eller flere troor foreslar det sittende styret at det presiseres at den/de som 0nsker a felle troor innhenter samtykke fra de beboerne som er bemrt av trefellingen og at styret blir kontaktet for godkjennelse av trefellingen.

7 Vedlegg 2: Saker fra beboerne Forslag 1: Fra Robert Lund i 27: Forslag til Arsmete i Ullerudfaret vel 2014 Parkeringsforholdene i Ullerudfaret Det har de siste arene blitt flere og flere som eier og disponerer mer enn en bil pr. husholdning. Dette merker vi som bor her i Ullerudfaret na mer og mer av. Feltet er trangt og tett utnyttet til boligmasse, og vi har kun en!! gjesteparkeringsplass pa hele feltet! Fellesarealene er "gr0nne Iunger" som vi i utgangspunktet forsiktige med a gj0re endringer pa. Vi trenger disse arealene for at bade voksne og barn skal kunne ha et sted a utfolde seg. Det flytter heldigvis stadig inn nye familier i vellet med sma barn. Dette er viktig og bra for bomilj0et. Men na ser vi stadig oftere at parke ring av biler pa uegnede steder kan skape bade irritasjon og trafikkfarlige situasjoner. Scerlig gjelder dette i veikrysset som er midt i feltet. Det parkeres til stadighet biler der som reduserer sikten inn i krysset samtidig med at noen kj0rer bil med litt for stor hastighet etter forholdene, og i forhold til oversiktlig del av kj0rebanen. Farlige situasjoner har allerede oppstatt. Deter bare et sp0rsmal om tid f0r vi har en situasjon som f0rer til en ulykke, at et barn blir pakj0rt, eller at for eksempel store utrykningskj0ret0yer ikke kommer frem. Dette 0nsker vi selvf0lgelig ikke skal skje. Jeg foreslar derfor at arsm0te tar opp til diskusjon om deter noe vi kan gj0re for a endre denne situasjonen. L0sningene pa dette er vel ikke sa mange. A fa gjester pa bes0k og henvise til den kommunale parkeringsplassen ved barnehagen er vanskelig. Vi trenger flere gjesteparkeringsplasser. Det er ikke sa mange steder som er egnet til dette formalet, men pa begge sider av innkjmingen til feltet er det fellesarealer som enten ikke er mye i bruk, eller har en mer privatisert utnyttelse. Som nevnt innledningsvis er pa en mate fellesarealene "fredet", men satt opp mot ulempene ved de manglende parkeringsforholdene og sikkerhetsaspektet - fremfor "gr0nne Iunger", synes jeg deter bedre a prioritere sikkerhet fremfor fellesareal. Forslag som viser to alternative IBsninger for bedre gjesteparkering: Alternativ 1 er pa h0yre side av veien ved innkj0ringen, ved siden av Ullerudfaret 7. Dette arealet ser vi ikke sa ofte benyttet, og er nok det arealet som er best egnet, samt enklest a omgjme til parkeringsplass rent "anleggsmessig". Deter forholdsvis flatt og med omtrent samme stigning som veien. I tillegg ansees det som det rimeligste tiltaket a gjennomf0re. Alternativ 2 har i dag en mer "privatisert" men ogsa forskj0nnende funksjon da det er pent opparbeidet med hage og trcer. Det har ogsa mer skranende terreng som gj0r det mer omfattende og kostbart a bygge om. Ber om at arsm0te tar opp til diskusjon denne saken, og foreslar at primcert Alternativ 1 legges frem for avstemming, subsidicert Alternativ 2, evt. begge. Dette rna i neste omgang bearbeides og utformes som s0knad om dispensasjon fra bebyggelsesplanen, og oms0kes til kommunen.

8 Finansiering av dette ma diskuteres av arsm0tet. Ett alternativ er at det tas av "asfaltfondet", ett annet en velavgifts0kning for a dekke inn kostnadene. Noe arbeid kan sikkert ogsa gj0res pa dugnad. Robert Lund, Uf 27. Forslag 2. Fra Espen Tonas i 53: Litt forsinket innmeldt fra min side, men har merket av noen trrer bak huset vart (uf53) som jeg 11msker a hogge (sma og store- tror deter 6-7 stk.) De har vrert merket noen mnd (md spray) og nabo uf51 har gitt samtykke etter befaring pa at det er ok. Kan dette legges inn som "sak" til m0te?

9 FULLMAKT Arsm0te Huseier/beboer kan m0te personlig eller ved skriftlig fullmakt Ia seg representere av et annet medlem av forrentningen. Et medlem kan dog bare m0te med 1 - en - fullmakt. Jeg gir med dette: i nr. : fullmakt til a representere meg pa Arsm0tet i Ullerudfaret Vel den 26. Februar 2014 Data: Signatur: i Ullerudfaret nr. :