Det digitale Norge hvordan møte borgerne? Slik jobber vi med kommunikasjon i Nye Askim for å involvere alle i sammenslåingsprosessen Hobøl kommune Sammen på vei til Nye Askim 2020.
Prosjektkoordinator Prosjekt e-borger styreleder i styringsgruppen kommunikasjonssjef - virksomhetsleder: Servicetorget skatteoppkreverkontor regnskap og lønn boligkontor dokumentsenter politisk sekretariat kommunikasjon og IKT styremedlem John Andrew Firing
Status pr. januar 2017 Grunnlagsdokument for kommunesammenslåingen utarbeidet Interimnemnd, partssammensatt utvalg og styringsgruppe (alle hatt 6 møter) Strategisk kommunikasjonsplan laget (fase 1 av 3) Prosjektplan laget (fase 1 av 3) 14 arbeidsgrupper i gang - samhandlingsmuligheter før 1. januar 2020 (2 fellessamlinger med rapportering gjennomført) Nye Askim 2020 fått egen portal, sosiale- og andre kommunikasjonskanaler Eget kommunikasjonsteam (politisk og administrativt) Aktiv medvirkning av tillitsvalgte og verneombud i flere fora Fellessamlinger/bli kjent arrangement for ledergrupper, arbeidsgrupper, politikere, tillitsvalgte og verneombud gjennomført Spydeberg kommune har levert søknad om sammenslåing med Hobøl og Askim
Prosjektorganisasjon Ansatte: Prosjektkoordinator Prosjektleder (rådmann i ny kommune) HR-rådgiver Arkiv (?) Andre: Rådmenn (prosjektledere inntil ansettelse) Ordførere Tillitsvalgte og verneombud Grupper/beslutningsorganer: Kommunikasjonsteam (arbeidsutvalg) Styringsgruppe Partsammensatt utvalg (PSU) Interimnemnd (blir fellesnemd) Arbeidsgrupper Borgerpanel(?)
Kommunikasjon - plan Kommunikasjonsplan 3 faser: Mulige samarbeid før kommunesammenslåing internt perspektiv Resultater av samarbeid eksternt perspektiv Lage en strategisk kommunikasjonsplan for den nye kommunen alle perspektiv Kanaler: Nye Askim 2020 - ett felles «sted» for all informasjon og mulighet for innspill portal (eksternt og intern) Kommuneapp - en kanal for varsling av nyheter og mulighet for tilbakemelding etter eget valg En kanal for dialog Facebook En kanal for nyhetsdeling Twitter Utsendelser til alle hustander Fellesamlinger Informasjonsmøter
Kommunikasjon - prinsipper proaktiv, åpen, løpende og tydelig basert på medvirkning og forankring samordnet, tilpasset og fremstå som helhetlig skal være balansert, og ta hensyn til parallelle prosesser Alle målgrupper skal ivaretas i prosessen
Kommunikasjon målgrupper og ansvar Fase 1 Arbeidsgiver/ledelse skal ha en strategi for kommunikasjon, legge til rette for kommunikasjonskanaler og kommunisere kontinuerlig. Tillitsvalgte har et særlig ansvar for å spre informasjon til de ansatte og sørge for at tilbakemeldinger kommer til arbeidsgiver. Ansatte skal alle ha samme tilgang til informasjon og har et ansvar for å holde seg orientert. Borgere skal løpende få informasjon og ha gode muligheter for dialog og innspill
Involvering hvem hvordan skaper Ledere fellessamlinger tema i ledergruppemøter legitimitet Tillitsvalgte og verneombud styringsgruppe - PSU - arbeidsgrupper - felles informasjonsmøter forankring Ansatte arbeidsgrupper personalmøter intranett ambassadører Politikere PSU, interimnemnd, kommunikasjonsteam, enkelte arbeidsgrupper informasjon i kommune/bystyremøter beslutninger Rådmenn faste koordineringsmøter fremdrift Borgere borgerpanel møteplasser - informasjonsmøter portal innspill - sosiale media - utsendelser engasjement
Felles budskap Vi skal sammen lage en bedre kommune for alle: en ny kommune ikke summen av de eksisterende utnytte forskjeller - kompletterende økonomisk gevinst ; fokus på utvikling og effektivisering - ikke nedskjæring ekstra økonomiske virkemidler til investeringer - tar ikke fra drift skape attraktive og kompetansefremmende fagmiljø spennende historisk
Arbeidsgrupper Følgende prinsipper ligger til grunn: Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig Nåværende kommuner tilpasser gradvis sin organisering slik den ligger i grunnlagsdokumentet Utnytte stordriftsfordeler Effektivisering som følge av digitalisering Bruk av eksisterende eiendomsmasse i kommunene gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse
Arbeidsgruppene Forvaltning, skole - barnehage Regnskap lønn Dokumentsenter Skatteoppkrever - innfordring IKT Innkjøp Flyktninger Servicetorg - offentlig 1. linje Plan - byggesak - geodata Folkehelse - SLT frisklivssentral Tekniske tjenester Frivillighet ferdig ultimo mars 2017 Barnevern utvider med Spydeberg og Skiptvet Næringsutvikling adm./pol. - utvider med Spydeberg og Skiptvet Alle gruppene har levert rapporter med ROS analyse på arbeidsmiljø
Suksesskriterier Felles enighet om servicenivå på tjenester Lederavklaringer stillinger i den nye kommunen Aktivt samspill med tillitsvalgte og verneombud om fremdrift Nødvendige prosjektressurser: Prosjektkoordinering systematisert fremdrift og kommunikasjon HR (sammen med TV og HV) sikre ansattes trygghet - rettigheter Politisk sekretariat systematisering av politiske parallelløp Dokumentsenter sikre avlevering gammelt og opprettelse nytt arkiv
Resultater Ansatte sterkt involverte i å lage utviklingsorienterte fagmiljø som skaper attraktivitet og forenkler rekruttering Tillitsvalgte og verneombud godt samarbeid som sikrer ansattes rettigheter og miljø gjennom effektiv organisering Ledere trygghet, respekt og samarbeidsvilje seg i mellom Politikere rolleavklaring og handlingsrom som skaper attraktivitet Gevinstrealisering - økonomisk handlingsrom Borgere sikres gode tjenester og nære møteplasser med det offentlige
Veien videre i 2017... Gjennomføre samarbeidene og tiltakene (resultat av arbeidsgruppene) Definere servicenivå på tjenester (fortløpende) Tur til Molenwaard kommune i Nederland (februar) HR ressurs ansettes i prosjektet (så raskt som mulig) Ansette prosjektleder/ny rådmann (mai/juni) Avklare toppledelse (så raskt som mulig) Spydeberg kommune innlemmes