Håndbok Arbeidsprosessanalyse Denne håndboken er utarbeidet av PwC for Fosen Regionråd og de kommuner som inngår i dette samarbeidsorganet. Våre vurderinger bygger på faktainformasjon som har fremkommet i arbeidsmøter med ansatte og i dokumentasjon som Fosen Regionråd og deltakende kommuner har gjort tilgjengelig for oss. Forholdet mellom partene er regulert av avtale, datert 2. april 2014, mellom Pricewaterhouse Coopers AS og Fosen regionråd. PwC beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Håndboken bør ikke benyttes til andre formål eller til andre organisasjoner uten tilpasning og opplæring. Versjon Dato Sign. Kommentar 1.0 27.05.2014 Håvard Olstad Håndbok versjon 1.0 opprettet 1.1 23.06.2014 Liss Johansen Sandø Håndbok endret med innledende tekst Fosen Regionråd Side 1 av 9
Arbeidsprosessanalyse Denne håndboken går gjennom hvilke steg man må gå gjennom for å gjennomføre en arbeidsprosessanalyse. Håndboken er delt inn i seksjonene: 1. Bruk av prioriteringsmodell 2. Kartlegg dagens prosess og identifiser styrker og svakheter 3. Beskriv ønsket prosess 4. Identifiser gevinster og fyll ut gevinstrealiseringsplan 5. Beskriv implementeringsplan Alle verktøy som foreslås brukt i arbeidet fulgte med PwCs rapport i forbindelse med kartleggingen av barnehagesøknad i mai 2014. Ta kontakt med Fosen Regionråd for å få tilgang til verktøyene. Fosen Regionråd Side 2 av 9
1. Bruk av prioriteringsmodell Bruk prioriteringsmodell for å identifisere hvilken tjeneste som skal prioriteres for digitalisering. Se beskrivelse av modellen nedenfor for forklaring av prioriteringskriterine (pr. mai 2014). Husk å oppdatere tjenestevurderingene med eventuell ny informasjon. Beskrivelse av modellen Prioriteringsmodellen er et verktøy for å strukturere og visualisere hvilke tjenester som kan være hensiktsmessige å prioritere for digitalisering. Prioriteringsmodellen er designet med totalt 16 prioriteringskriterier. Prioriteringskriteriene er igjen delt inn i fem grupper: A. Eksterne faktorer B. Volum C. Kompleksitet D. Nytte E. Kost A. Eksterne faktorer: Har fem binære kriterier. Det vil si enten er de "avmerket", eller så er de ikke. Dette gjelder kriteriene: 1. Utelukket umiddelbart (skal tjenesten utelukkes uten mer vurdering?) 2. Avvente løsning fra andre (vil det komme en løsning fra andre?) 3. Eksisterer det digitalt skjema på Fosen (Eksisterer det i dag et digitalt skjema for tjenesten?) 4. Positiv i innbyggerundersøkelse (Er tjenesten positivt omtalt i innbyggerundersøkelsen?) 5. Positiv i kommuneundersøkelse (Er tjenesten positivt omtalt i kommuneundersøkelsen?) De fire neste gruppene vil være beregningene som legges til grunn for resultatet i kolonnen Totalvurdering. Totalvurdering er definert som summen av de fire gruppene som vurderes fra 1-3 (Volum, Kompleksitet, Nytte, Kostnad). I beregningen er Kompleksitet og kostnad gitt negative verdier, og Nytte og Kostnad positive. De fire gruppene er vektet likt, og den tjenesten med høyest sum vil være den tjenesten som, kommer teoretisk sett "best ut" i modellen. B. Volum: Volum har kun ett kriterie og skal vurderes med tall fra 1-3: 6. Volum (Hvor høyt volum er det på tjenesten?) C. Kompleksitet: Kompleksiteten i å digitalisere tjenesten vurderes ut fra to kriterier, på en skala fra 1 3: 7. Teknisk kompleksitet (Hvor kompleks er den tekniske utformingen av å digitalisere tjenesten?) 8. Digital modenhet/motivasjon (for brukere/utførende) (Hvor moden er brukere/utførende for at denne tjenesten digitaliseres?) Kompleksitesscore regnes som et vektet snitt av de to kriteriene. Vektingsforholdet er er 2:1, det vil si at teknisk kompleksitet teller dobbelt så mye som digital modenhet/motivasjon. Fosen Regionråd Side 3 av 9
D. Nytte: Nytten i å digitalisere tjenestene vurderes ut fra syv kriterier, på en skala fra 1 3: 9. Omdømme (internt i kommunene og eksternt) 10. Kvalitet (bedret kvalitet i tjenesten?) 11. Effektivitet (mer effektiv gjennomføring av tjenesten?) 12. Sårbarhet (reduseres f.eks nøkkelpersonrisiko?) 13. Overføringsverdi (kan digitalisering av denne tjensten ha overføringsverdi for videre digitalisering?) 14. Potensial for forbedring (hvor stort forbedringspotensial er det?) 15. Skape interesse utover egen region (f.eks for å sikre mer offentlig støtte) Nyttescore regnes som et rent gjennomsnitt av de syv kriteriene. E. Kostnad: Kostnad har kun ett kriterie og skal vurderes på en skala fra 1 3: 16. Estimert kost (kostnad forbundet med digitaliseringen, vil henge sammen med kompleksitet) 2. Kartlegg dagens prosess Dagens prosess kan kartlegges i en brunpapirsesjon i et arbeidsmøte der sentrale ansatte og interessenter knyttet til en prosess beskriver sin forståelse av hvordan dagens prosess gjennomføres. Når prosessen er beskrevet identifiseres styrker og svakheter i prosessen med grønne (styrker) og røde(svakheter) lapper. Eventuelle kommentarer tilprosessen kan beskrives på gule lapper. Etter at brunpapirsesjonen er gjennomført kan man eventuelt gjennomføre flere runder med dette i ulike grupper ansatte for å få ytterligere innspill på styrker og svakheter. Et eksempel på et mulig resultat av en brunpapirsesjon er vist i figuren nedenfor. Fosen Regionråd Side 4 av 9
I etterkant bør dagens prosess og styrker og svakheter dokumenteres digitalt. Prosessbeskrivelsen kan dokumenteres i for eksempel Visio eller PowerPoint. Eksemplet nedenfor er prosess for barnehagesøknad, og er dokumentert i Visio. Styker og svakheter kan dokumenteres i Excel. Det er anbefalt å bruke samme fargekodingen, se eksempel nedenfor. Fosen Regionråd Side 5 av 9
3. Beskriv ønsket prosess Neste steg er design av ønsket prosess. Dette starter med gjennomføring av hvitpapirsesjon. Hensikten med hvitpapirsesjoner er å få opp kommentarer/innspill på forslag til nye prosesser/løsninger før disse implementeres, samt involvere bredt i organisasjonen, fra ulike nivåer og funksjoner. Fremtidig prosess justeres i etterkant av hvitpapirsesjoner. I etterkant bør ønsket prosess dokumenteres digitalt. Nedenfor er ønsket prosess for barnehagesøknad. 4. Identifiser gevinster og fyll ut gevinstrealiseringsplan Det anbefales at man tar utgangspunkt i KS og KommIT sin gevinstkokebok for å beskrive gevinstpotensialet. Basert på foreslåtte endringer i prosessen, blir første aktivitet å definere gevinster og å kartlegge hvem som berøres av prosjektet. Videre bør både gevinster og kostnader vurderes. Eksempler på gevinster kan være økt effektivitet, bedre kvalitet, redusert sårbarhet, bedre omdømme, mer fornøyde brukere, reduserte kostnader, miljøeffekter, m.m.. Man fyller inn i prosjektkortet, endringsanalysen og interessentanalysen i KS gevinstkokebok. Se eksempler under. Fosen Regionråd Side 6 av 9
For å vurdere gevinster mot kostnader, fyller man inn gevinstanalysen. Se eksempel. Fosen Regionråd Side 7 av 9
Etter dette skal gevinstrealiseringsplanen utarbeides. Den dokumenteres som foreslått i gevinstkokeboken: Fosen Regionråd Side 8 av 9
Gevinstrealiseringsplanen bør følges opp og oppdateres fortløpende. KS gevinstkokebok har gode maler for blant annet statusrapporter, avviksanalyser, beskrivelse av måleindikatorer, risikoanalyser og resultatoppfølging som kan benyttes i det videre arbeidet med gevinstrealisering. Gevinster som skal realiseres skal følges opp av ansvarlig og dokumenteres fortløpende i gevinstrealiseringsplanen. Gevinstrealiseringen pågår på denne måten parallelt med implementeringen av prosessen. En rapport med måling og evaluering av om og hvordan gevinstene er hentet ut bør presenteres for styringsgruppe/rådmannsgruppen med avtalte intervaller. 5. Beskriv implementeringsplan I dette steget tar man utgangspunkt i oppsummeringen av styrker og svakheter i dagens prosess og forslaget til ny prosess. Basert på dette, utarbeides forslag til plan for implementering av prosess. Ved å se på styrker og svakheter i dagens prosess og ved å sammenligne dagens prosess og fremtidig prosess, kan man identifisere tiltak som må utføres for å kunne ta i bruk den nye prosessen i den nye portalen. Tiltakene kan være av ulik art; det er for eksempel sannsynlig at det blir identifisert tiltak relatert til: anskaffelse og implementering av nye tekniske løsninger (portal, integrasjoner, løsning for digitale skjema m.m) organisasjonsutvikling (organisasjonen må settes i stand til å ta i mot den nye prosessen) informasjon og kommunikasjon (det må informeres om og gis opplæring i nye prosesser og rutiner) Med utgangspunkt i denne og beskrivelsen av fremtidig prosess, utarbeides implementeringsplanen for prosessen. Den kan f.eks se slik ut: Styringsgruppe/rådmannsgruppen bør informeres om implementeringsplanene. De vil spesielt være aktuelle ved eventuell iverksettelse av organisatoriske tiltak. Fosen Regionråd Side 9 av 9