Til styringsgruppens medlemmer og observatører. Stavanger, 28. august 2019

Transkript

1 Til styringsgruppens medlemmer og observatører Stavanger, 28. august 2019 Innkalling til møte i Digi Rogalands styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen den 4. september 2019 til Teams møte. Alternativt kan en møte hos Stavanger Rådhus fra klokken til Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak Faste saker 19/19 Godkjenning av dagsorden Dagsorden Beslutning 20/19 Godkjenning av referat fra Referat Beslutning styringsgruppemøte /19 Informasjon om arbeidet i Notat Orientering ressursgruppen og sekretariatet 22/19 Status fra tiltak og faggrupper Notat Orientering Saker til behandling 23/19 Operasjonalisering Presentasjon Orientering 24/19 Effekter og gevinstrealisering Notat Orientering 25/19 Kommunikasjonsplan Notat Orientering 26/19 Budsjett og regnskap Notat Orientering 27/19 Nye prosjekter Notat Orientering 28/19 Nye finansieringskilder Notat Orientering 29/19 Møteplan Notat Beslutning 30/19 Eventuelt Notat Orientering Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Leder i styringsgruppen Digi Rogaland Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte

2 19/19 Godkjenning av dagsorden Beslutning Dagsorden foreligger i innkallingen. Merknader til dagsorden må meldes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner dagsorden med de merknader som fremkommer i møtet. 20/19 Godkjenning av referat fra styringsgruppemøte Beslutning Referatene fra styringsgruppemøte ble distribuert sammen med innkalling og sakspapirer, og foreligger til styringsgruppens godkjenning. Merknader til referatene kan meldes til sekretariatet i forkant av møtet, eller i møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner referatene med de merknader som fremkommer i møtet. 21/19 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Siden styringsgruppemøtet har det ikke vært gjennomført møte i ressursgruppen. Neste møte i Ressursgruppen er planlagt 18. september, og da som Teams møte. 2

3 Arbeidet til sekretariatet har siden forrige styringsgruppemøte handlet om disse hovedsakene: Utarbeide forslag til operasjonalisering av digitaliseringsstrategien samt utkast til handlingsplaner for de ulike områdene Sikre fremdrift i mottaksprosjektene Digihelse og Digisos. Oversikt over fremdrift for øvrige prosjekter Videreføre arbeidet med etableringen av Faggrupper Videre har det vært avhold flere møter med ulike fagmiljøer og interessenter: «Digi Vest» Sekretariatet deler styringsgruppens interesse for å legge til rette for mer samhandling på tvers av regioner, i første omgang sammen med Digi Hordaland. Det er derfor avholdt møter med Digi Hordaland og Bergen Kommune. Tema som diskuteres er: - Potensielle samarbeidsområder - Hvordan dra nytte av hverandres erfaringer - Potensielle prosjekter på tvers - Mulig fellesmøte med styringsgruppene i samarbeidene 13. desember Helse Vest Sekretariatet har tatt kontakt med Helse Vest for å starte dialogen om sammenfallende interesser og evt. prosjekter. Andre Digi Rogaland har sammen med Digitaliserings avdelingen til Stavanger kommune besøkt nye Lillestrøm kommune, Oslo kommune ved Origo, KS og DIFI for å lære av deres erfaringer. Sekretariatet svarer på spørsmål i møtet, men oppfordrer til at spørsmål sendes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen tar informasjonen sekretariatet til orientering. 3

4 22/19 Status fra prosjekter og faggrupper Orientering Digitaliseringsstrategi: Arbeidsgruppa har ferdigstilt sitt arbeid, strategien er vedtatt. Metodikk og verktøy for fremdrift i tiltak: For å sikre effekter og fremdrift i tiltakene er det identifisert behov å se på hvordan vi organiserer og driver prosjektene for mottak av nasjonale løsninger. Det er planlagt at dette skal knyttes tett opp for operasjonalisering av digitaliseringsstrategien: Følgende konkrete tiltakene er de viktigste vi gjør i prosjektene som vil bidra til verktøy som kan brukes på tvers av tiltakene: Målstyring målsetningene til tiltakene kobles tettere sammen med digitaliseringsstrategien. Det blir i disse dager testet ut en metode for å enklere identifisere, samle inn og dele suksesshistorier fra implementering i kommunene (Digisos). Sekretariatet lager i samarbeid med prosjektleder i Digihelse et digitalt verktøy for å sikre bedre utgangspunkt for å realisere effekter i tiltaket i alle kommuner. Verktøyet vil bli gjort tilgjengelig etter pilotering og vil bidra til et betraktelig bedre datagrunnlag for nåsituasjonen i hver enkelt kommune. Verktøyet er en videreutvikling av «nåsituasjonsanalysen» som er tilgjengelig fra det nasjonale tiltaket og vil også deles med Hordaland. Digi Hordaland har identifisert utfordringer ved at kommuner ikke prioriterer arbeidet med denne analysen da det er tidkrevende for ansatte og krever mye administrasjon. Det digitale verktøyet vil redusere dette betraktelig og bidra til bedre datagrunnlag. Prosjekter: Digisos: Sekretariatet og prosjektleder har i tre arbeidsmøter etter sommerferien jobbet videre med å identifisere viktige forutsetninger for å kunne jobbe målrettet om å øke bruk av digital sosial søknad, for å sikre effekter for kommune og brukere. Hundvåg og Storhaug NAV-kontor hadde i juli en av de høyeste andelene i landet på mottatte digitale søknader. Sekretariatet har i samarbeid med prosjektleder for det nasjonale tiltaket, samt Synnøve Tunge Baylis (Prosjektleder for Digisos Stavanger), har hatt et møte for å kartlegge hvordan de har lykkes med å få brukerne digitale. I korte trekk er dette de viktigste forutsetningene for å lykkes: 1. Sterk forankring i ledelsen 2. Egen prosjektleder som tar eierskap og stolthet i å få til effekter 3. Tverrfaglig samarbeid om de mest utfordrende sakene 4. Kontinuerlig fokus på effekter og målinger gjort i regi av det nasjonale prosjektet 5. Fokus og struktur for å jobbe med forbedring av hele arbeidsprosessen 4

5 6. Fokus på å få gode effekter for brukerne se prosessen fra deres ståsted 7. God informasjon til alle om hvorfor vi gjør dette skape entusiasme for endringen. Denne suksesshistorien vil bli tilgjengelig for alle kommuner, og vil bli et verktøy for inspirasjon til en strukturert tilnærming til effekter i digitaliseringsprosjekter. Viktige tiltak fremover blir å samarbeide med kommuner om å innhente nøkkeltall for bruk, for å enklere kunne hjelpe kommuner med behov for støtte og visualisere mulige effekter. Per i dag har vi ingen målinger utenfor Stavanger kommune om grad av bruk av Digisos i kommuner etter implementering. Fase 2 av den tekniske løsningen til Digisos vil bli implementert i Stavanger i løpet av 2020 da vil prosjektet gå inn i ny fase. Prosjektleder har satt målsetning for 2020 om en 100 % implementering i kommunene i Rogaland. Så langt har 63 % av innbyggerne i Rogaland tilgang til å søke økonomisk sosialhjelp digitalt. Det nasjonale målet for utbredelse er 36%. Det er 2 kommuner som ikke har besluttet implementering (siden kartleggingen har tre kommuner tatt beslutning og venter på implementering): Digihelse: Prosjektleder og sekretariatet har samarbeidet om å lage et verktøy for digital nåsituasjonsanalyse som i disse dager piloteres på et lokalkontor i Sandnes kommune. Erfaringene vil deles med prosjektet for samordnet implementering i løpet av høsten, og verktøyet vil tilgjengeliggjøres for alle kommuner. Det har vært gjennomført informasjon-/oppstartsmøte med flere kommuner tilstede. Kommunene har startet arbeidet med å identifisere gevinster og ser stor nytte av å samarbeide. Tiltaket kartlegger nåsituasjonen og tilgjengelig informasjon, og jobber med å etablere verktøykasse tilpasset for Digi Rogaland. Neste samling i tiltaket planlegges etter piloteringen er ferdig (september/oktober). 5

6 MinSide (KS): Det er etablert en arbeidsgruppe med KS, Samordnet regional digitalisering i Hordaland og Digi Rogaland. Digi Rogaland møter med representant Bjarte Våge fra Sandnes kommune og Christina Stangeland fra Stavanger kommune. Prosjektet skal bidra til å utvikle en brukerorientert (personlig) MinSide med relevant innhold. Øke brukertilfredshet ved å gi brukeren (innbygger, organisasjoner og næringsliv) et enhetlig grensesnitt mot offentlige tjenester. Målet er at all relevant data knyttet til den enkelte bruker finnes samlet uavhengig av kommunegrenser. En dialog med KS er opprettet for å se på muligheter for å redefinere prosjektet for å få tilstrekkelig fremdrift. Åpne data/flomvarsling: Gunnar Crawford skal utpeke ny leder av tiltaket. Samtaler med Lyse, men ingen avtale er skrevet. Atea er også potensiell samarbeidspartner. Barnehage: Pilotering er planlagt etter barnehageoppstart høsten 2019 og skal gjennomføres over 3 måneder i 2 barnehager i Klepp. Faggrupper: Generelt om faggrupper: Sekretariatet ser behov for å etablere struktur for etablering og drift av faggrupper for å sikre god erfaringsdeling og effekter. Det jobbes med dette i lys av nye faggrupper som skal etableres/oppskaleres i høst. Faggruppe prosessforbedring: Oppstartsmøte er avholdt. Det arbeides med å legge til rette for kompetanseheving i forhold til identifiserte utfordringer. Faggruppe informasjonssikkerhet: Det er identifisert tre kandidater fra henholdsvis Sandnes, Strand og Sola kommune. Hå kommune er i tillegg interessert i å delta. Neste steg er å utpeke en leder av faggruppa blant disse. Faggruppe velferdsteknologi: Sekretariatet anbefaler at denne faggruppen i større grad omfavner hele helseområdet, og ser på hvordan denne best kan settes sammen med sentrale aktører som KS e-komp og andre initiativer og prosjekter i regi av KS og direktoratene. Faggruppe plan, bygg og geodata: Faggruppen har invitert inn alle kommuner og har gjennomført møte hvor samtlige medlemskommuner ble invitert. Faggruppen 6

7 fasiliteres av Greater Stavanger. Sekretariatet har avtalt status og planleggingsmøte med Smart kommune nettverket for videre samkjøring. Faggruppe personvernombud: Sekretariatet har gjennomført oppstartsmøte med personvernombudet i Sandnes og Sola med intensjon om å få bruke eksisterende nettverk som base for faggruppen i Digi Rogaland. Prosjektlederne og ledere for faggruppene er ikke til stede i møtet. Sekretariatet svarer på spørsmål i møtet, men oppfordrer til at spørsmål sendes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om status fra tiltak til orientering 23/19 Operasjonalisering Orientering Sekretariatet støtter kommunene innen mottak av nasjonale løsninger i ulik grad. Dagens metodikk vil testes ut og videreutvikles i gjennomføringen av de ulike tiltakene. Sekretariatet har jobbet med operasjonalisering av den vedtatte strategien, og tar hensyn til føringene fra styringsgruppen om å bli mer prosjektrettet. Sentrale punkter her vil være smartere implementering av i første omgang nasjonale løsninger med tilhørende gevinstrealisering for å sikre at brukerens behov blir satt i sentrum. 7

8 Metodikken må videreutvikles, og handlingsplaner for kompetanseutvikling, nettverksamarbeid samt forbedring av struktur vil det bli jobbet videre med. Det er ønskelig å jobbe tettere med enkelte kommuner som vil være piloter for metodikk for forbedringer av struktur. En slik løsning kan da gjenbrukes av de kommuner som ønsker det. Erfaringer fra andre sektorer viser at det kan gi et betydelig potensial for effektivisering. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om operasjonalisering til orientering 24/19 Effekter og gevinstrealisering Orientering Målbare effekter av samarbeidet: Sekretariatet har forståelse for at kommunene i samarbeidet stiller krav til hvilke effekter Digi Rogaland skal bidra til/legge til rette for å realisere. Vi erfarer at det er et for lite fokus i enkelte kommuner på hvordan gevinster både skal kunne realiseres og måles i digitaliseringstiltakene Digihelse og Digisos. For eksempel svarer kun 3 av 19 kommuner (kartlegging i regi av Digi Rogaland) at de har en plan for måling og realisering av gevinster for Digisos. Sekretariatet foreslår derfor at vi i alle tiltak om mottak av nasjonale løsninger, etablerer målsetninger som er i tråd med digitaliseringsstrategien og som er rettet inn mot nøkkelindikatorer som dokumenterer noen av estimerte hoved-effekter i tiltaket. Dette vil både kunne måle effekter, og visualisere forbedringsområder. Digisos og Digihelse har satt målbare målsetninger prosjektet i Digi Rogaland: 1. Sikre at alle innbyggere i Rogaland får tilgang til tjenesten/nasjonale komponenter Kartlegging kommuner (med antall innbyggere) som har besluttet implementering og kommuner (med antall innbyggere) som er ferdig med implementering 2. Sikre at bruken av tjenesten/nasjonal komponent kontinuerlig øker (gevinstrealisering etter implementering) Måling og kartlegging Utvikling av bruk av aktuell tjeneste i hver kommune (etter implementering) Sekretariatet kommer til å be om noen enkle datapunkter på jevnlig basis fra utpekte kontaktpersoner i kommuner i ulike deler av implementeringsløpet, for å få oversikt over hvem som lykkes og hvor det er behov for ytterligere støtte innen realisering av 8

9 effekter. Dette vil gjøres i regi av hvert tiltak. Det vil også utarbeides systematisk måte å samle inn denne dataen på, slik at den gir verdi for hver enkelt kommune. I tillegg til dette vil det bli lagt et sterkere fokus å bistå kommuner i å gjøre gode nåsituasjonsanalyser før/under og etter implementering slik at effektene blir enda tydeligere. Under foreligger noen av de viktigste tiltakene sekretariatet jobber med nå for å sikre gevinstrealisering i de nasjonale tiltakene: Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om effekter og gevinstrealisering til orientering 25/19 Kommunikasjonsplan Orientering Sekretariatets viktigste oppgaver knyttet til å legge til rette for kommunikasjon og informasjonsdeling er følgende: 1. Holde oppdatert med innhold fra prosjekter og faggrupper, og vedlikeholde kalender 2. Ta imot og svare på informasjonsbehov fra den enkelte kommune 9

10 3. Dele presentasjoner om Digi Rogaland 4. Administrere Teams og etablere og videreutvikle god praksis og struktur Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om kommunikasjonsplan til orientering. 26/19 Budsjett og regnskap Orientering Forslag til budsjett for 2020 utarbeides til styringsgruppemøtet i oktober. Ifølge beslutning i styringsgruppen skal minst 75% av budsjettet være prosjektrelatert. Hovedpostene for regnskapet for Digi Rogaland er: Overført fra 2018 (fond) Innbetalt fra medlemskommunene for Fylkesmannen i Rogaland, tildeling

11 Lønn og sosiale utgifter pr. august Konsulenttjenester pr. august Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om status vedrørende budsjett og regnskap til orientering. 27/19 Nye prosjekter Orientering Sekretariatet vi utarbeide/fremskaffe et «veikart» som gir oversikt over fremtidige nasjonale, regionale og lokale prosjekter. Følgende mulige prosjekter er løftet til sekretariatet. Disse vil bli diskutert på Ressursgruppemøtet 18. september, og aktuelle prosjekter vil behandles i styringsgruppen 17. oktober. Aktiv kommune Flere Rogalands kommuner har tatt i bruk aktiv kommune. Ved å samkjøre implementeringen mellom gjenstående kommuner i Digi Rogaland nettverket som ønsker å ta løsningen i bruk, kan implementeringskosten totalt sett reduseres fra til Dashboard løsning tilknyttet datasjø Smartbyen har sett på løsninger der data (f.eks. flomvarsling) blir presentert i en dashboard løsning. Her kan en evt. inkludere datasjø, åpne data og dashboard aktiviteter og samkjøre disse for å oppnå mest mulig effekt. Felles driftsløsninger Flere Digi Rogaland kommuner har løftet mulighetene for felles driftstjenester. Felles rammeavtaler Flere initiativ er tatt for å samarbeide om felles anskaffelser og rammeavtaler, bl.a. RPA og telefoni. Felles utvikling Det har kommet forespørsler om felles utvikling av f.eks. API er. Portal «Portalløsning» for lettere kommunikasjon med næringslivet 11

12 Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om eventuelle nye prosjekter til orientering. 28/19 Nye finansieringskilder Orientering Ved besøk hos DIFI ble det opplyst at de har mulighet til å støtte ulike digitaliseringsprosjekter. Sekretariatet vil videre undersøke disse mulighetene. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om nye finansieringskilder til diskusjon 29/19 Møteplan Beslutning Sekretariatet har laget følgende møteplan for høsten basert på innspill fra forrige styringsgruppemøte og andre tilbakemeldinger: Torsdag 17. oktober, 12-14, Teams møte eller SK Fredag 22. november, 12-14, Teams møte eller SK Fredag 13. desember, 11-14, Haugesund. Mulig felles styringsgruppemøte med Digi Hordaland. Dersom styringsgruppen i Digi Rogaland finner dette ønskelig, vil sekretariatet rette en formell henvendelse til Digi Hordaland. De har neste styringsgruppemøte 17. september, og vil evt. diskutere saken på dette møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland vedtar møteplanen for høsten. 30/19 Eventuelt Orientering 12

13 Ingen innmeldte saker til eventuelt. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering. 13