Referat fra styringsgruppemøte i DigiRogaland

Transkript

1 Referat fra styringsgruppemøte i Sted: Randaberg kommunehus, Randaberg kommune Tidspunkt: 16 oktober 2018 kl Møteleder: Per Kristian Vareide Til stede: Per Kristian Vareide (Stavanger), Kristin Barvik (Sandnes), Ingrid Nordbø (Sola), Anne Berit Berge Ims (Hå), Helene Aarholm (KS), Trygve Apeland (Time), Magne Fjell (Randaberg), Knut Underbakke (Gjesdal), Torild Lende Fjermestad (Klepp), Rune Kloster (Sauda), Sigurd Eikje (Tysvær), Ørjan Daltveit (Bjerkreim) Observatører: Svein Vathne (Rogaland fylkeskommune), Jan Petter Stangeland (fylkesmannen i Rogaland), Inger Bjørkum Leigvold (Stavanger), Espen Kverneland (Time), Jan Tore Nord-Varhaug (Hå), Anne Hellvik Kvadsheim (Randaberg), Anja Atle Sandal (Karabin) og Geir Grannes (Karabin) Forfall, ingen vara: Møte ble innledet med 2 presentasjoner (se vedlegg): - Datasjø i Stavanger kommune v/stein Ivar Rødland, IT-sjef - Smartbyen Stavanger smart region v/gunnar Crawford, smartbysjef Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 33/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 34/18 Godkjenning av referat fra møte Referat Godkjenning 30. august /18 Informasjon om arbeidet i Orientering ressursgruppen og sekretariatet 36/18 Status fra tiltak Orientering 37/18 Status fra Kommit-rådets møte 28/9-18 Orientering 38/18 Signering av samarbeidsavtale Beslutning 39/18 Prosedyre for gjennomføring av valg til styringsgruppa 40/18 FoU rammeavtale på vegne av 41/18 Eventuelt Drøfting Beslutning Vedlegg til referatet: - Datasjø i Stavanger kommune - Smartbyen Stavanger smart region

2 33/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Ingen merknader til dagsorden. Forslag til vedtak: Dagsorden for styringsgruppemøte 16 oktober 2018 godkjennes. 34/18 Godkjenning av referat fra møte 30. august 2018 Godkjenning Merknad fra Anne Berit Berge Ims til Eventuelt (sak 32/18), om informasjonssikkerhet og personvern. Viktig at tiltak forankres i faggrupper. Sekretariatet jobber med og diskuterer temaet i ressursgruppen og kommer tilbake med mer informasjon til neste møte. Referatet fra styringsgruppemøte 30 august 2018 godkjennes. 35/18 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Informasjon om arbeidet er presentert i sakspapirene. Informasjonen tas til orientering 36/18 Status fra tiltak Orientering Styringsgruppen hadde spørsmål om oppstart av tiltaket DigiHelse. Sekretariatet presenterer plan for igangsetting av dette tiltaket til neste møte. 2

3 Styringsgruppen tar informasjonen til orientering. 37/18 Status fra Kommit-rådets møte 28/9/18 Orientering Kristin Barvik presenterte hovedelementene fra møte i Kommit-rådet. Kommit-rådet legger merke til at regionene organiserer seg sammen og oppfordrer andre regioner å gjøre det samme som Rogaland og Hordaland. Styringsgruppen ønsker denne typen informasjon fra møtene i Kommit-rådet og ser det som en mulighet for å synliggjøre på nasjonale arenaer. Styringsgruppen tar informasjonen til orientering. 38/18 Signering av samarbeidsavtale Beslutning Styringsgruppen peker på at dette er en anledning til å forankre og profilere -samarbeidet og vise at Rogaland er i gang med å samordne seg på digitaliseringsområdet. Sekretariatet jobber videre sammen med KS og fylkesmannen i Rogaland for å planlegge opplegg og innhold for et slikt arrangement. Styringsgruppen godkjenner videre arbeid med tilrettelegging av arrangement for signering av samarbeidsavtalen 13. desember

4 39/18 Prosedyre for gjennomføring av valg til styringsgruppa Drøfting Styringsgruppen erkjenner at det er en risiko at noen kommuner kanskje ikke kobler seg på samarbeidet. Det er viktig at samarbeidet tilrettelegger for arenaer hvor vi jobber med hovedstrategiene for. Slike samlinger bør legges til allerede etablerte arenaer/møteplasser. Rådmannsutvalget har informasjon fra som fast punkt på agendaen på sine møter. Dette sikrer informasjon til alle kommuner. Haugalandet, Ryfylke og Dalane-regionen har allerede samarbeidsarenaer hvor det er naturlig at også digitaliseringstema drøftes og forankres. Styringsgruppen ønsker at valg gjennomføres i tilknytning til eksisterende møtearena for samtlige rådmenn i Rogaland. Sekretariatet tilrettelegger for slik modell med valg av styringsgruppemedlemmer for 2 år om gangen. Første ordinære valg blir 13. desember 2018 i forbindelse med det årlige kontaktmøtet mellom Fylkesmannen og KS i Rogaland. Styringsgruppen ber sekretariatet om å tilrettelegge for gjennomføring av valg til styringsgruppen. Første ordinære valg blir 13. desember /18 FoU rammeavtale på vegne av Beslutning Sekretariatet ønsker styringsgruppens tilslutning til at Stavanger kommune kan inngå rammeavtaler om forsknings- og utviklingsoppdrag på vegne av. Styringsgruppen gir Stavanger kommune ved leder av sekretariatet mandat til å inngå rammeavtaler om Forsknings- og utviklingsoppdrag på vegne av. 4

5 41/18 Eventuelt De minste kommunene (Utsira/Bokn/Kvitsøy) melder at deltakelse i samarbeidet har for høy kostnad og at de ikke ønsker å tiltre samarbeidet dersom kostnadsrammen for dem ikke blir endret. Styringsgruppen forstår argumentene fra de mindre kommunene, men mener at saken har vært grundig drøftet og vedtak er fattet. I tillegg peker også styringsgruppen på at det er krevende å starte en diskusjon om budsjett for 2019 like etter vedtak. Endringer i vedtatt modell kan gjøres i budsjettsak for Denne skal behandles av ny styringsgruppe i Styringsgruppen ønsker å tilby Utsira/Bokn og Kvitsøy observatørstatus som en inngang til å bli bedre kjent med. Styringsgruppen ber sekretariatet invitere Utsira, Bokn og Kvitsøy som observatører til ut