Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt DigiRogaland Stavanger, 24 august 2018

Transkript

1 Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt Stavanger, 24 august 2018 Innkalling til møte i Forprosjekt s styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen 30. august 2018, kl , i Storahuset, Rettedalen 1, Gjesdal kommune. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 26/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 27/18 Godkjenning av referat fra møte Referat Godkjenning 20. juni /18 Status om arbeidet i ressursgruppen Notat Orientering og sekretariatet 29/18 Sekretariat 2018 Notat Beslutning 30/18 Budsjett 2019 Notat Beslutning 31/18 Sluttrapport forprosjekt Notat/Presentasjon i Beslutning møte 32/18 Eventuelt Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte Oppdatert samarbeidsavtale Sluttrapport Tiltak1 metode for mottak av nasjonale prosjekter Sluttrapport forprosjekt

2 26/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Dagsorden godkjennes 27/18 Godkjenning av referat fra møte 20. juni 2018 Godkjenning Referatet godkjennes 28/18 Status om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte i juni 2018 jobbet med følgende saker: - Sekretariatet har arbeidet med å oppdatere samarbeidsavtalen etter vedtak i sist styringsgruppemøte. Oppdatert versjon ligger som vedlegg til denne innkalling - Ressursgruppen har gjennomført ett møte hvor blant annet sluttrapport fra Tiltak 1 utarbeidelse av felles metode for mottak av nasjonale prosjekter var til behandling. Det var deltakelse fra alle 8 kommuner og de har levert metodeverk, maler og veiledere til bruk i det videre arbeid med tiltak i. Denne verktøykassen kan selvsagt også brukes internt i den enkelte kommune som er med i samarbeidet. Sluttrapporten ligger som vedlegg til denne innkalling. 2

3 - Ressursgruppen jobber videre med å bemanne de 3 nye tiltakene som ble vedtatt sist styringsgruppemøte: Utarbeidelse av digitaliseringsstrategi, Mottak av nasjonal komponent DigiHelse og Mottak av nasjonal komponent DigiSos. Ressursgruppen peker på at det kan bli en utfordring med forankring hos de andre kommunene i fylket med utarbeidelse av digitaliseringsstrategi for, når tiltaket kun består av deltakere fra kommunene i forprosjektet. Sekretariatet foreslår at utfordringen diskuteres og konkluderes i første møte i tiltaket. - Sekretariatet har bestilt og reservert domenet Domenet er foreløpig «parkert» uten innhold og sekretariatet kommer tilbake med egen sak om bruk av dette. - Sekretariatet arbeider med å etablere prosjektportefølje for tiltak/prosjekt/ initiativ som gjennomføres av - Sekretariatet har påbegynt planleggingsarbeidet med inkludering av nye kommuner i samarbeidet. - Stavanger kommune har lyst ut konkurranse for bistand til arbeid i sekretariatet med blant annet informasjon, forankring og inkludering av nye kommuner. - Ryfylke-samarbeidet ønsker mer informasjon om og leder av sekretariatet deltar på møte på Hjelmeland Informasjonen tas til orientering 29/18 Sekretariat 2018 Beslutning Arbeidet i sekretariatet har fram til nå i hovedsak vært drevet av ressurser fra Stavanger kommune i tillegg til konsulentavtale med Karabin AS. Det er fremdeles behov for å styrke kapasiteten til sekretariatet i arbeidet med prosjektet. Dette i hovedsak for å forberede og utrede saker til behandling, og for å gjennomføre prosesser på de ulike leveransene har. 3

4 Vi har en travel høst foran oss både med informasjon, forankring og inkludering av nye kommuner. I tillegg til pågående og nye tiltak/arbeidsgrupper som skal levere løsninger til samarbeidet. Det anbefales derfor at konsulentavtalen med Karabin forhandles og forlenges frem til Styringsgruppen godkjenner at leder av sekretariatet går i forhandling med Karabin AS om videreføring av avtale frem til /18 Budsjett 2019 Beslutning Sekretariatet har utarbeidet forslag til budsjett for Budsjettet baserer seg på at vi får tildelt skjønnsmidler fra Fylkesmannen også i I tillegg er budsjettet basert på lik fastdel fra 23 kommuner i fylket og en variabel del etter innbyggertall i den enkelte kommune. Budsjettet er basert på at alle kommuner i Rogaland tiltrer samarbeidet i Deltakelse i møter for eksempel i styringsgruppen eller ressursgruppen defineres som interne kostnader og dekkes således av den enkelte kommune. Interne ressurser/kostnader er ikke vist i budsjettforslaget. Det foreslåtte budsjettet gjenspeiler et aktivitetsnivå sekretariatet mener det er realistisk å gjennomføre det første året i hovedprosjektet. Budsjett Antall Inntekter Utgifter Tilskudd fylkesmannen Fastdel kommuner Per innbygger SUM inntekter Drift av sekretariatet Drift av ressurspool Kompetanseheving Prosessutvikling

5 Konsulentbistand Informasjon/møter/reiseutgifter Prosjektgjennomføring Diverse utgifter SUM utgifter Styringsgruppen godkjenner fremlagt budsjett for /18 Sluttrapport forprosjekt Beslutning Forprosjektet har utarbeidet en sluttrapport som blant annet har sett på organisering, finansiering, bemanning og de ulike kommunene sin rolle i. Rapporten peker på ulike utfordringer som bør følges opp videre i hovedprosjektet. Sekretariatet anbefaler at utvalgte tema blir satt på agendaen i styringsgruppens møter. Styringsgruppen tar fremlagt rapport for forprosjektet til orientering. Utfordringene som rapporten peker på, skal følges opp i styringsgruppens møter. 32/18 Eventuelt 5