Innovative offentlige anskaffelser ledelsesforankring/organisering Tore André Sines, 17-18.08.2015 KS nettverkssamling 2
Innovasjon Steg for Steg www.anskaffelser.no Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Identifisere utfordringer og innovasjon Forankre i strategi og planer Innovative anskaffelse eller FoUprosjekt Sette av nok tid Forankre i ledelse Involvere brukere og fagfolk Gjøre en risikovurdering Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Markedsundersøkelser Hvordan gjennomføre leverandørkonferanse Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Bruke informasjonen fra dialog med markedet Utforme spesifikasjon Kvalifikasjonskrav Alternative tilbud Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Plan- og designkonkurranse Tildelingskriterier Evaluere tilbud Krav til kontrakten Implementere innovasjon Erfare og lære
Innovasjonsdrivere
Hva er barrierene? Hvorfor utnytter vi ikke mulighetene? Svakt fokus og forankring fra ledelsens side. Kun 5 % av kommunene og 10% av statlige virksomheter har prøvd Begrenset kunnskap om innovative offentlige anskaffelsesprosesser i innkjøps- og fagmiljøene Frykt for å ta risiko og for å gjøre feil. "Det tryggeste er å gjøre som man alltid har gjort" Manglende samordning og koordinering. Internt i egen virksomhet og utad mot andre i samme situasjon 4
Hvordan kan vi få til morgendagens anskaffelser? Ledelsen må se på anskaffelsene som et strategisk virkemiddel i moderniserings- og effektivitetsarbeidet For brukerne av selve anskaffelsen (fremtidens løsninger) For virksomhetens måloppnåelse (produktivitet/miljø/omdømme) Satsingen må forankres i hele organisasjonen og implementeres i: Overordnet strategi (Virksomhetsstrategien) Anskaffelsesstrategien Målstruktur for ledere og avdelinger Det må iverksettes kompetansetiltak og bygges en innovasjonskultur (åpnes for eksterne) 5
Hva er innovasjonskultur? Medarbeidere i offentlig sektor: fra eksperter med monopol på kvalitet til brobyggere Interesseorganisasjoner: fra lobbyister til samskapere Bedrifter: fra private tilbydere til samarbeidspartnere Innbyggere: fra klienter og brukere til aktive medborgere
Ulik tilnærming, ulik strategi initiativ fra ledelse initiativ fra innkjøpsfunksjon "Triple helix" - innovasjon Ledelse initiativ fra fagområdet Innkjøp Fag 7
Tydelige krav til kommunens ledere Eksempel fra Oslo kommune: Ansvar for anskaffelser inn i lederkontrakter på alle nivåer Anskaffelser skal være en del av leders måloppnåelse Skjerpet aktivitetsplikt for virksomhetsleder i anskaffelsesprosessen Anskaffelser som en obligatorisk del av lederopplæringen 8
Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Et tverrfaglig team bestående av ca. 10 personer fra kommunen fulgte prosessen tett. Eva Hurtig Fagsjef byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester, Oslo kommune Kampen+ Foto Hille Melbye Arkitekter as
Planlegge og organisere Forankre anskaffelsen i ledelsen og egen virksomhet Avklar gevinster, ressurser, økonomi og risiko med ledelsen involver innkjøps- og fagansvarlige Mobiliser tverrfaglig arbeidsgruppe Relevante fagmiljøer, brukere, evt. bransje-/interesseorganisasjoner Velg leder for gruppa Planlegg videre prosess Utarbeid fremdriftsplan Sett av nok tid Følg opp underveis Videreforedle behov 10
Tverrfaglig arbeidsgruppe 11
Innovative anskaffelser fokuserer på morgendagens behov, uten å beskrive løsning. Framtidsrettet tenkning rundt behovet krever at det stilles kritiske spørsmål tidlig i anskaffelsesprosessen. I en tverrfaglig sammensatt anskaffelsesgruppe kan man utfordre hverandre og bryte med gamle vaner. Det er i skjæringspunktet mellom kunnskap knyttet til behovet og anskaffelsesfaglig kompetanse vi kan finne rom for innovasjon. Uwe Matthäus Spesialrådgiver i Bergen kommune 12
Oppgaver Definer hvem brukerne er Ulike Hent inn kunnskap/behov fra disse Hvordan Sammenstill informasjonen i tverrfaglig gruppe Beskriv ønsket effekt og spørsmål knyttet til dette for bruk i dialogfase redusere risiko 13
Risikoer i planleggings- og organiseringsfasen Mangler kompetanse i teamet Arbeidet tar mye lenger tid enn hva som er planlagt Vanskelig å samle gruppa Ulik oppfattelse av oppgaven gruppa skal løse 14
I den ideelle verden! Ledelsen beslutter at anskaffelser skal brukes som et strategisk verktøy for å understøtte virksomhetens mål Det utarbeides mål og målstruktur for arbeidet som gjennomsyrer hele organisasjonen Det iverksettes kompetansetiltak for alle involverte Det utvikles samhandlingsarenaer på ledernivå mellom fag og innkjøp som sikrer arbeid mot felles mål Bygges en innovasjonskultur 15
Motivasjon er veien til en innovativ offentlig sektor 1. Ledelsen skal være med 2. Kapasitet til å innovere 3. Plass til eksperimenter 4. Utnytt eksisterende motivasjon 5. Utnytt motivasjonen til å hjelpe 6. Tilpass strategien "Tidligere har offentligt ansatte været anset som bønder, der har været drevet af ydre faktorer som løn. Det viser sig nu, at de offentligt ansatte er riddere, der er drevet af en heroisk overbevisning om at hjælpe andre, lyder det i rapporten." Kilde: Nesta, på trykk i Mandag Morgen (DK) 16.02.15 16
Ta kontakt MER INFORMASJON www.leverandorutvikling.no www.anskaffelser.no Tore André Sines; Tlf: 91575450 @torsine 17