Innhold Selvbetjening... 1 Personopplysninger... 1 Funksjoner for registrering... 3 Ukemal... 7 Selvbetjening Dette dokumentet er en beskrivelse av aktuelle funksjoner for selvbetjening i Personec Lønn Web. Selvbetjening består av: Vedlikeholde persondata Registrere egne lønns- og fraværstransaksjoner Sende transaksjoner til attestering/anvisning Rapporter Personopplysninger Ajourhold personopplysninger I Personec Lønn er det under Systemadministrasjon System Vedlikehold Frie felt mulighet for å definerere hvilke felt som skal gjøres tilgjengelig for ajourhold på web. Feltene defineres da med sikkerhet (om det skal være lov å endre eller bare lese), samt hvilket verktøytips som skal benyttes. Valgte felter kan presenteres over disse fanene: Personopplysninger Ansattforhold Tilleggsinformasjon Fravær Lønn I fanene for personopplysninger, ansattforhold og tilleggsinformasjon er det muligheter for å la brukeren oppdatere data, mens fanen for fravær og lønn kun gir bruker mulighet for å lese data. Personopplysninger Her kan det være greit å gi de ansatte muligheten til å vedlikeholde adresse-opplysninger, telefon osv. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 8
Fraværskalender I en egen fane presenteres fraværskalenderen som viser valgt ansatt sitt fravær for valgt år. Fraværet presenteres med bokstav- og fargekoder som i fraværskalender i Personec Lønn. Det er muligheter for å se fravær kun for valgte statuser. Ved å klikke på valgt dag vil registrerte transaksjoner for den ansatte for aktuell dag presenteres i en tabell under kalenderen. Lønnsslipp Hvis pålogget bruker i Personec Lønn Web velger seg selv i menypunktet for Ajourhold av personopplysninger (self-service brukere kan kun velge seg selv), vil en egen fane med arkiv over lønnsslipper bli gjort tilgjengelig. Som self-service bruker får du kun anledning til å få tilgang til egne slipper, og avdelingsledere kan få tilgang til lønnsslipper for personer i sin avdeling dersom denne systemparameteren er satt. Når bruker er inne i fanen for lønnsslipper blir slippene presentert som rader i en tabell hvor hver rad viser én lønnsslipp med tilhørende periode. Ovenfor denne tabellen kan man velge mellom to typer visning; Forhåndsvisning eller Utskriftsvennlig. Etter å ha valgt en av disse typene visning kan man dobbel-klikke i ønsket rad / lønnsslipp i tabellen, og slippen presenteres i eget vindu. Utskrift gjøres ved å velge standard utskrift i internet explorer for dette vinduet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 8
Funksjoner for registrering Registrering Her kan man registrere lønn eller fravær, ta ut skjemarapporter, skrive ut transaksjoner fra tabell og sende transaksjoner (lønn og fravær) til attestasjon. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 8
Valg av firma All registrering av timer og fravær foregår mot valgt firma. Dersom man bare har tilgang til ett firma vil firma kontrollen være automatisk fylt ut. For brukere som har tilgang til flere firma vil systemet alltid huske sist valgte firma og man må alltid bytte firma i firmakontrollen dersom man skal jobbe mot andre firma. Lønn Dersom man skal registrere lønnstransaksjoner velger man radioknappen Lønn. Deretter må man velge personen og ansattforholdet som man skal registrere på. For brukere som kun har tilgang til å registrere på eget ansattnummer vil dette være automatisk fylt ut. Deretter må man velge hvilken lønnsart man skal registrere på og man får opp en liste over arter som man har fått tilgang til via rolledefineringen. For hver lønnsart ligger det bestemte masker som indikerer hvilke felter som skal være tilgjengelig for registrering. Dette styres for hver enkelt lønnsart fra ajourhold av lønnsarter i Personec Lønn. Hver transaksjon som registreres lagres med status ny og de kommer fram i tabellen i registreringsbildet. Fravær Hvis du skal registrere fraværstransaksjoner velger du radioknappen Fravær. Deretter må du velge personen og ansattforholdet som du skal registrere på. For brukere som kun har tilgang til å registrere på eget ansattnummer vil dette være automatisk fylt ut. Deretter må du velge hvilken fraværsart du skal registrere på. Nå får du opp en liste over arter som du har fått tilgang til via rolledefineringen. For hver fraværsart ligger det bestemte masker som indikerer hvilke felter som skal være tilgjengelig for registrering. Dette styres for hver enkelt fraværssart fra ajourhold av fraværsarter i Personec Lønn. Hver transaksjon som registreres lagres med status ny og de kommer fram i tabellen i registreringsbildet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 8
Registreringslinjen Art - Når du skal registrere en transaksjon starter du med å angi art. Beskrivelse - Her har du mulighet til å overstyre artsbeskrivelsen. Bilagsnummer - Bilagsnummerinformasjonen følger transaksjonen inn i lønnssystemet. Tidsangivelse - Systemet har disse mulighetene for tidsangivelse: Fra dato, Til dato Uke Fra kl., Til kl. Antall - Feltet kan benyttes til for eksempel antall kilometer. Timer - Antall timer. Sats - Sats hentes vanligvis fra ansatt, art eller regulativ. Beløp - Benyttes ved for eksempel avtalt engangsutbetaling. Overstyring av kostnadssted - Hvis arten åpner for det, vil det være mulig å overstyre kostnadssted som avdeling/sted/prosjekt etc. Aktivitetskode Hvis bedriften benytter aktivitetskode for å skille prosjekter/aktiviteter fra hverandre kan dette tastes inn her. Når du er ferdig med å registrere, klikker du Lagre, eller CTRL+S for å lagre linjen. Du kan også benytte <Enter>. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 8
Filter Man benytter filter for å filtrere hvilke transaksjoner man skal se i tabellen i registreringsbildet. Generelt gjelder det at alle transaksjoner tilhører valgt person i valgt firma. Filter for type transaksjon - Sjekkboksene for Lønn og Fravær og Uketranser benyttes for å filtrere hvilke transaksjonstyper du vil se. Radioknapper for status: o Nye - Dersom radioknappen Nye er satt vil man bare se transaksjoner som er registrert, men ikke behandlet videre. o Sendt til attestasjon - Et filter som gir alle transaksjoner som er sendt til attestasjon, men som ikke er behandlet videre. o Attestert - Et filter som gir alle transaksjoner som er attestert, men som ikke er behandlet videre. o Anviste - Et filter som gir alle transaksjoner som er anvist, men som ikke er behandlet videre. o Overført - Et filter som gir alle transaksjoner som er overført til lønnsystemet. o Avvist Et filter som viser alle transaksjoner som av en eller annen årsak er avvist. o Filter for datokontroll Datoene her henger sammen med de neste radioknappene. Man kan angi Fra dato og Til dato og hente opp transaksjoner som ligger innenfor dette datointervallet. Radioknapper - Man benytter da radioknapper til å indikere om datointervallet skal gjelde o Ingen datokontroll (da spiller det ingen rolle hvilke verdier som står i fra- og tildato) o Registrert dato (datoen når transaksjonen ble registrert) eller o Transaksjonsdato (Fra datoen som ble registrert på transaksjonen). Skjul nulltranser Nulltranser kan bli generert automatisk, avhengig av oppsettet. Dersom du ikke ønsker at disse skal vises, setter du en hake her Automatisk søk Knappen Søk benyttes til å hente opp transaksjoner som tilfredsstiller valgte filterkriterier. Dersom Automatisk søk er sjekket av vil systemet automatisk søke fram aktuelle transaksjoner ved endringer i skjermbildet. Knapper i bunnen av registreringsbildet Lagre innstillinger Benyttes til å lagre innstillinger når man har endret oppsett på tabellen. Endring av oppsett på tabellen gjøres ved å ta opp høyre mus menyen og foreta aktuelle valg. Skjema Benyttes til å ta ut skjemarapport for aktuelle transaksjoner. Skriv ut Benyttes til å skrive ut transaksjonene som på et gitt tidspunkt er synlige i tabellen. Slett Benyttes til å slette transaksjoner som er markert i tabellen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 8
Send Benyttes til sende transaksjoner som er markert i tabellen til attestasjon. Ukemal Ukemaler benyttes for å forenkle registreringen på ukenivå. Man definerer et sett med aktiviteter som normalt foregår i løpet av en uke. Disse henviser til bestemte lønns- og fraværsarter og de kan knyttes til bestemte aktiviteter, prosjekter, etc. For hver art som skal benyttes i ukemalen er det bestemt hvilket felt man skal registrere på i ukekalenderen. Dette defineres fra ajourhold av art i Personec Lønn. Ukemaler og oppsett av disse blir gjort av systemadministratoren og er vanligvis ikke tilgjengelig for vanlige brukere. Følgende funksjoner er tilgjengelig: Mal Søke etter eksisterende maler. Ny mal Du må angi en ny ID og en Beskrivelse før malen lagres. Lagre mal Lagre endringer utført på ny eller eksisterende mal. Lagre som Du må angi ny ID for malen. Slett mal Sletter valgt mal. Avbryt Avbryter en operasjon som er i gang. Ny linje Benyttes til å legge opp en ny linje i ukemalen. Ukeregistrering Ukeregistrering er en funksjon hvor man kan registrere timer og fravær på ukebasis. Valg av firma All registrering foregår mot valgt firma. Dersom man bare har tilgang til ett firma vil firmakontrollen være fylt ut automatisk. For brukere som har tilgang til flere firma vil systemet huske sist valgte firma og man må bytte firma i firmakontrollen dersom man skal jobbe mot andre firma. Registrering Ukeregistreringen skjer alltid mot valgt person og ansattforhold. Videre må du angi uke. Dette gjøres ved å taste ukenummer direkte eller eventuelt ved å taste en dato. Dersom du taster en dato vil datokontrollen automatisk skifte til mandagen i uken for angitt dato. Dersom man allerede har definert linjer i ukeregistreringen (ved bruk av mal eller definering av enkeltlinjer) kan man starte å registrere direkte i ukekalenderen. Hvilken verdi man registrer direkte i ukekalenderen styres pr. art i Personec Lønn. Man registrerer ofte timer på denne måten. Bruk av mal I ukeregistreringen kan man benytte ukemalene som er definert. Dette gjøres ved å velge riktig mal i søkekontrollen og trykke på knappen bruk mal. Dataene fra malen vil automatisk bli kopiert på alle dagene i den aktuelle uken som er markert som arbeidsdager i årskalenderen. Årskalenderen ajourholdes fra Personec Lønn. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 8
Etter at man har valgt en mal får man kopiert ned linjene fra malen i tabellen og kan overstyre disse direkte. Kopier uke Hvis du har registrert transaksjoner i en uke, og dette arbeidet gjentar seg, kan du duplisere oppsettet fra en tidligere registrert uke inn i den uka du står i. Kopiering kan også ta med seg registrerte verdier. Øvrige funksjoner i ukeregistrering En oversikt over knappen under ukekalenderen: Ny linje Denne knappen benyttes for å legge inn en ny linje i ukeregistreringen. Man må velge aktuell lønns- eller fraværsart og får tilgang til felter i henhold til maskedefineringen. Verdiene som registreres legges ned for alle dager som er markert som arbeidsdager i årskalenderen. Endre linje Denne knappen benyttes til å åpne en dialog hvor man kan endre på valgt linje i ukeregistreringen. I denne dialogen har man mulighet til å overstyre for hver enkelt dag i aktuell uke. Lagre Benyttes til å lagre aktuelle endringer. Dersom du registrerer direkte i ukekalenderen må du avslutte med å trykke på lagre knappen. Slett linje Benyttes til å slette valgt linje fra ukekalenderen. Send Benyttes til sende alt som er registrert innenfor en periode til attestering. Aktuell periode foreslås ut fra valgt uke. Dersom det er et periodeskifte midt i aktuell uke må man velge hvilken av disse periodene man skal sende for. Skriv ut Benyttes til å ta en utskrift av linjene som ligger i ukekalenderen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 8