Referat Ekstraordinært Styremøte 20.10.2013 Sentralledelsen 1
Innholdsfortegnelse Sak 33-13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 34-13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 35-13 - Behandlingssak: Stillingsinstruks grafisk ansvarling Sak 36-13 - Behandlingssak: Budsjett BISniss 2
Sted: Tid: Til stede: Skype 15.00 Leder, HR, HR2, kommunikasjonsansvarlig, PK, MANA, Økonomiansvarlig, Fag Sak 33-13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak 34-13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR som referent. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak 35-13 Behandlingssak: Stillingsinstruks grafisk ansvarlig Bakgrunn: På forrige styremøte i sentralledelsen ble det vedtatt å sette under vervet grafisk ansvarlig. Stillingsinstruksen var ikke helt klar, og skal nå behandles i sentralledelsen. Se vedlegg i mail for stillingsinstruksen Forslag til vedtak: Styret godkjenner stillingsinstruksen til grafisk ansvarlig Notat: Se vedlegg 1 Leder redegjør og åpner for diskusjon. Ingen innlegg. Det stemmes. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak 36 13: Behandlingssak: Budsjett til BISniss Bakgrunn: BISniss skal avholdes første helgen i November. Dermed har Caspar meldt opp budsjettet til godkjenning i styret. Budsjettet ligger som vedlegg i mailen. Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjettet til BISniss. Notat: se vedlegg 2 Leder orienterer om at dette er en behandlingssak, ikke orienteringssak. Skrivefeil. Leder åpner for diskusjon. Økonomi: Mener det er litt for dyrt med foredragsholderen. Hvordan stiller MANA seg til dette? 3
MANA: Svar økonomi: Mener foredragsholderen har en veldig stor nytteverdi, og derfor er summen forsvarlig. Foredragsholderen kommer også til å delta hele ettermiddagen, og vil derfor tilføye mye til deltakerne. PK: spørsmål MANA: Når kommer dette til å ta plass, og hva skal han snakke om? MANA: Svar PK: Det vil bli avholdt på fredagen, og emnet er selvledelse. Noe som jeg anser som veldig relevant for både marked- og næringslivsandvarlige. Økonomi: Spørsmål MANA: Har du vurdert billigere alternativer? Med tanke på at det er ikke så mange deltakere. MANA: Svar Økonomi: Har vært i kontakt med flere i BI- nettverket, og kommet frem til at dette er det beste alternativet. Kommunikasjon: Spørsmål MANA: Er dette marked- og næringslivsansvarlige sitt seminar? Undrer meg over navnet på arrangementet. MANA: Svar Kommunikasjon: Ja. Antall deltagere vil være 8 + 2. 8 som deltar i person, og 2 som vil være der interaktivt over internetkommunikasjonskanal. Økonomi: Spørsmål MANA: Mener vi burde revurdere kostnadene rundt reisemat. Dette er ikke forsvarlig i henhold til reisetidspunkt. MANA: Svar økonomi: Ser meg enig i det du sier, og denne posten kan kanskje revurderes. Økonomi: Svarreplikk: Man må uansett følge BIS sine retningslinjer, og derfor mener jeg at man må senke denne kostnadsposten. MANA: Svarreplikk: Jeg ser det som mulig å fjerne denne posten. PK: Svar Økonomi: Reisetidspunktet på hjemreisen er ganske sent, og derfor anser jeg denne posten som forsvarlig. Økonomi: Svarreplikk: Sier ikke at posten skal fjernes, men nedjusteres. PK: Apropos foredragsholder, mener jeg at man burde ta med flere deltakere, med tanke på at foredraget kan være veldig relevant for undergrupper også. MANA: Svar PK: Veldig god idé. Skal ta dette til konsiderasjon. Økonomi: Svar PK: Stiller meg positiv til forslaget til PK. Mener vi burde nyttemaksimere dette hvis den høye kostnaden skal være forsvarlig. Leder: Vil gjerne høre hvordan ledelsen stiller seg til dette forslaget. Tar gjerne innlegg fra dere som ikke har vært aktiv i denne diskusjonssaken. Fag: Svar leder: Ser meg enig med økonomi. HR2: Svar leder: Mener vi burde se an på kostnaden. HR: Svar leder: Ser meg enig med økonomi. Kommunikasjon: Mener at hvis vi inkluderer flere, hadde foredragskostnaden vært forsvarlig, men det er som sagt ganske mye penger på én foredragsholder. MANA: Mener at det er vanskelig å finne noen like gode som han, men setter pris på tilbakemeldingen. Er ganske vanskelig å finne noen som kan by på like mye. PK: Har et forslag. Kan man ikke høre med personer bosatt i Trondheim, som kanskje kan by på like mye? HR2: Spørsmål MANA: Er det mulig å få reforhandlet frem en bedre avtale? MANA: Vi har nådd absolutt minimumspris. HR2: Spørsmål MANA: Hvis foredragsholderens post ikke kan justeres, er det mulig å kutte ned på andre poster? MANA: Svar HR2: vi kunne kanskje sett på overnattingskostnadene. Nota: Leder setter strek. 4
Leder: Hvis forslaget blir nedstemt, anbefaler jeg MANA å bruke uken på å se på kostnadskutt, og for å så ta det opp igjen på neste styremøte. Stemmer over som det det forslaget som foreligger. Vedtak: 5 mot. 1 for. Vedtak: Ikke vedtatt. Møtet hevet kl. 15:35 5
Vedlegg 1 Stillingsinstruks for Grafisk Ansvarlig BIS sentralledelsen I Ansvars og myndighetsområde Grafisk ansvarlig skal bistå kommunikasjonsansvarlig med det redaksjonelle ansvaret ovenfor www.bis.no. Vedkommende er også driftsansvarlig for de sosiale kommunikasjonsplattformene til organisasjonen, som Instagram, Facebook og Twitter. II Samarbeid Vedkommende er pliktig til å opprettholde et tett samarbeid med kommunikasjonsansvarlig i sentralledelsen. Grafisk ansvarlig har rapporteringsplikt til kommunikasjonsansvarlig sentralt. III Arbeidsoppgaver hovedfunksjon Vervet skal utvikle og utforme grafisk materiell for kommunikasjonsansvarlig, sentralstyret og sentralledelsen, samt bistå kommunikasjonsansvarlig LA ved behov. Grafisk ansvarlig står hovedansvarlig for innhenting av digitalvisuelle promoteringsprodukter. Dette innebærer for eksempel bilder som kan brukes til promoteringsverktøy av BIS sentralledelsen. Grafisk ansvarlig er pliktig til å overholde vedtekter satt av landsmøtet, samt følge almen norsk medieskikk. IV Kvalifikasjoner Grafisk ansvarlig må ha en interesse for media, presse, samfunn og kommunikasjon generelt. Kommunikasjonsansvarlig bør også ha kompetanse innen bilderedigering og generell IT. 6
Vedlegg 2: Hvem Fra hvor 01.11.13 Avreise Ankomst Avreise retur 03.11.13 Pris Erik Stuedal Taranger Stavanger 08:05:00 10:00:00 19:20:00 1678 Even Opsal Bergen 09:40:00 10:40:00 21:05:00 1447 Ina C.Kreutz Pauli Kristiansand 07:20:00 09:55:00 19:20:00 2188 Helene Holth EGEN BILLETT Tobias Tonum Sandefjord 08:15:00 09:15:00 20:20:00 747 Foredragsholder Gardermoen Totalt 6060 Poster Beløp Kommentarer Flybilletter 6 060 3 000 Flybilletter for BIS og Frank Kristiansen Flybuss 1 800 Tur/retur Reisemat 1 000 Standardbeløp Hotell 4 000 Hotellopphold for BIS, unntagen Helene Middag fredag 1 900 Middag på Clarion - Astrum Middag lørdag 600 Taco hos Caspar Lunsj lørdag 630 Rosenborg Bakeri (70,- per person) Lunsj søndag 700 Pizza Forfriskninger 300 Frukt, ymse brus etc Foredragsholder 10 000 Frank Kristiansen Sum 29 990 Budsjettgrense 30 000 7