PROSJEKTFORVALTNINGSMAPPE INNHOLD. 1. Om prosjektforvaltningsmappen

PROSJEKTFORVALTNINGSMAPPE INNHOLD 1. Om prosjektforvaltningsmappen 2. Innledning Hva er FOKUS FOKUS fra prosjekt til program Oversikt over telefon og mailadresser FOKUS 3. Årshjulet 4. Prosjektsøknader Søknader Budsjett 5. Tilsagn, kontrakter og utbetalinger 6. Reallokering, omdisponering av midler 7. Bankutskrifter og tilbakebetaling av renter 8. Resultatrapport og årsregnskap/revisjon 9. Anti-korrupsjonsarbeid 10. Reiser 11. Evaluering Oslo, Januar 2011 1

1. Om prosjektforvaltningsmappen FOKUS har laget denne prosjektmappen som et verktøy for organisasjonene i program og prosjektarbeidet. Mappen er ment å være et hjelpemiddel for å systematisere organisasjonenes prosjektforvaltning og gjøre den administrative oppfølgingen enklere. Mappen inneholder forklaringer av alt som skjer i løpet av et prosjektår. Innholdet i mappen er organisert kronologisk og starter med den dagen dere begynner forberedelsene til en søknad som skal sendes FOKUS og frem til årsrapport og regnskap skal leveres. I tillegg er det laget egne kapitler om prosjektreiser, evalueringer og annet. Husk å la nye prosjektmedarbeidere få innsikt i prosjektmappen. Dere har ansvaret for at nye blir oppdatert på prosjektarbeidet dere driver. Maler vil bli lagt ut på FOKUS virksomhetsportal medlemsrommet. Etter hvert som Petrus prosjektforvaltningsverktøy implementeres vil alt av maler finnes der. Lykke til med prosjektarbeidet! 2

2. INNLEDNING Hva er FOKUS FOKUS er et kompetansesenter i internasjonale kvinnespørsmål og består i dag (per januar 2011) av 74 forskjellige kvinneorganisasjoner og kvinneutvalg i politiske partier, diaspora, fagforbund og solidaritets- og bistandsorganisasjoner. Disse representerer et bredt spekter av livssyn, politisk og kulturell forankring og innsatsområder. FOKUS visjon er en rettferdig verden der kvinners organisering danner grunnlaget for likestilte samfunn fri for undertrykking. FOKUS overordnede mål er å arbeide for å bedre kvinners sosiale, økonomiske og politiske situasjon internasjonalt med vekt på landene i Sør. FOKUS skal bidra til å styrke samarbeidet mellom kvinneorganisasjoner i Norge i deres internasjonale engasjement medvirke til å bedre kvinners sosiale, økonomiske og politiske situasjon gjennom internasjonalt prosjektsamarbeid og kunnskapsutveksling gjennom informasjonsvirksomhet gi økt kunnskap om kvinners situasjon og rolle i et globalt perspektiv FOKUS aktiviteter koordinerer kvinneorganisasjonenes prosjektsamarbeid i Afrika, Asia, Midt-Østen og Latin-Amerika forvalter støtte til kvinneorganisasjoners informasjonstiltak organiserer seminarer og konferanser arbeider aktivt overfor myndigheter og organisasjoner for å sikre at kvinners rettigheter ivaretas internasjonalt koordinerer forberedelser til internasjonale konferanser og driver et aktivt nettverksarbeid nasjonalt og internasjonalt FOKUS baserer seg i sitt arbeid først og fremst på FNs kvinnekonvensjon og handlingsplanen fra FNs kvinnekonferanse i Beijing i 1995. FOKUS har en generelt rettighetsbasert tilnærming som er gjennomgående i arbeidet på alle områder. For å bidra til å bedre kvinners situasjon vil FOKUS i strategiperioden 2007-2012 prioritere følgende tema: Kvinners rettigheter og lokal mobilisering Vold mot kvinner Kvinner i og etter krig og konflikt Kvinners politiske og økonomiske rettigheter og deltakelse 3

Representantskapet er FOKUS øverste myndighet. Representantskapet, som består av alle de ulike tilsluttede organisasjonene, velger styre og godkjenner årlige budsjetter og regnskap for administrasjon og drift, informasjons- og prosjektvirksomhet. Styret er den politiske ledelsen mellom representantskapsmøtene. FOKUS har bistands- og informasjonsrammeavtaler med Norad. FOKUS sekretariat står for den daglige driften, koordinerer program/prosjekt- og informasjonsvirksomheten og har et faglig ansvar overfor organisasjoner og myndigheter. FOKUS fra prosjekt til program Prosjekt/programsamarbeidet utgjør en sentral del av FOKUS sin virksomhet, og drives i samarbeid mellom norsk medlemsorganisasjon og partnerorganisasjon i Asia, Afrika, og Latin- Amerika. I løpet av 2008 initierte FOKUS en prosess sammen med medlemsorganisasjoner og partnere i sør for å gå fra å arbeide med basis i enkeltprosjekt til å jobbe ut fra en program-tankegang. Utgangspunktet for program-tenkningen er at mindre prosjekter grupperes sammen i større program ut fra ulike felles kriterier, som kan være felles målgruppe, tema, geografisk område eller arbeidsmetode. Et program må bygge på en felles programstrategi for et land vil dette typisk være en landstrategi. Fordelene med å gruppere flere prosjekt sammen i program er flere. Det at man arbeider i færre, større program og ikke mange små prosjekter gjør det lettere å utvikle felles analyse og strategi som så ligger til grunn for tiltakene både på programnivå og i prosjektene. Videre vil man lettere kunne fange opp synergier mellom prosjekter og oppnå større resultater i for eksempel et programland, dersom en finner fram til en felles added value av å gå sammen i program. Et program kan dannes med utgangspunkt i en medlemsorganisasjons prosjekter innenfor et tema eller en region, eller med utgangspunkt i alle FOKUS-finansierte prosjekt i et geografisk område eller innenfor et tema. Ved førstnevnte alternativ vil medlemsorganisasjonen lage en overordnet programsøknad, der den felles programstrategien nedfelles. Ved sistnevnte alternativ lages en felles strategi (utarbeides av partnerne i sør sammen med medlemsorganisasjonene, med støtte fra FOKUS-sekretariatet) for temaet/det geografiske området som danner utgangspunkt for programmet (for eksempel en landstrategi), og hver organisasjon lager prosjektsøknader som vanlig. Det er viktig at enkeltprosjektene klart viser hvordan de er relatert til det overordnede programmet. Ofte vil det være kostnader relatert til gjennomføring av tiltak på programnivå. For å løse dette på enklest mulig måte foreslås det at en av partnerne i programmet legger inn kostnader til gjennomføring av aktiviteter på programnivå i sitt prosjektbudsjett og rapporterer dette på vanlig måte som en del av prosjektet, og at denne oppgaven roterer mellom partnerne i programmet. Prosjektene er geografisk spredt på ulike land i Afrika, Latin-Amerika, Asia og Midt-Østen. Prosjektene i Øst- og Sør-Øst-Europa er under utfasing, i tråd med strategiens (2007-2012) geografiske prioriteringer. FOKUS støtter også flere globale og regionale kvinnenettverk. Mer informasjon om FOKUS-organisasjonenes felles visjon og ønsket retning for arbeidet finnes i FOKUS strategi og prosjektstrategi, som finnes på nettsidene. 4

Policy for hvert av FOKUS prioriterte tematiske områder finnes også på nettsidene. Disse er sentrale ift programarbeidet da de definerer hvilke aktiviteter på hvert område som faller innenfor FOKUS mandat. Mer informasjon om FOKUS prosjekter finnes også på nettsidene. 5

Henvendelser FOKUS FOKUS adresse og telefon er: Storgt. 11, 0155 OSLO Tlf.: 23 01 03 00 Fax: 23 01 03 01 fokus@fokuskvinner.no www.fokuskvinner.no Direktetelefon og e-post adresse til sekretariatet er: Gro Lindstad tlf: 95 05 45 87 Daglig leder gl@fokuskvinner.no Mette Moberg tlf: 911 98 252 Administrasjons- og økonomisjef mm@fokuskvinner.no Trine Tandberg tlf.: 414 40 809 Kommunikasjonssjef tt@fokuskvinner.no Marit Sørheim tlf.: 900 67 826 Programsjef ms@fokuskvinner.no Marianne Jorddal tlf.: 924 29 555 Administrasjons og mj@fokuskvinner.no økonomirådgiver Magnus Holtfodt tlf.: 971 42 952 jrp@fokuskvinner.no Sissel Thorsdalen tlf: 928 42 067 Programrådgiver st@fokuskvinner.no Anton Popic tlf: 454 02 984 Programrådgiver ap@fokuskvinner.no Jon Rian tlf.: 976 51 823 Programrådgiver jr@fokuskvinner.no Anita Sæbø tlf.: 938 34 542 Programrådgiver as@fokuskvinner.no Carolina Maira Johansen tlf.: 959 38 968 Prosjektrådgiver, 1325 Colombia og cmj@fokuskvinner.no Sri Lanka Helene Langsether tlf.: 971 71 191 Rådgiver analyse og utredning hl@fokuskvinner.no Tore Skarvang tlf: 464 25 896 Regnskapsfører skarvang@online.no* *Organisasjonene kan avtale tid for veiledning og hjelp i forbindelse med økonomiforvaltningen i prosjektene med vår regnskapsfører Tore Skarvang, men alle avtaler går gjennom programrådgiver. FOKUS kontor i COLOMBIA Adresse: Carrera 27 A # 40 A 68. Barrio La Soledad. Tel: +57-1-3378341 eller +57 313 456 56 20 Ana Milena González V. tlf: +57 3102738203 Prosjektkoordinator amg@fokuskvinner.no Sandra Masso tlf: +57 313 841 53 65 Rådgiver administrasjon fkvsmo@plugg.no 6

3. ÅRSHJULET 2011 FRISTER 20. januar Tilbakebetaling av oppsparte rentemidler fra året før med kontoutdrag fra banken pr. 31.12 som viser renteopptjening. Rentene overføres til følgende konti: TV-aksjon 8200.06.03569, Norad-midler: 1607.35.44851. Februar/Mars Januar Mars Kontrakt underskrives for Norad (avhengig av når tilsagnsbrev mottas fra Norad) og TV-aksjonsprosjektene. Kontraktsmøter med alle prosjektorganisasjonene. Mottar 1. prosjektutbetaling (60%) TV-aksjonsmidler Mottar 1. prosjektutbetaling (50%) for Norad midler 15. mars Sende FOKUS en skriftlig resultatrapport (etter mal i Petrus prosjektforvaltninsverktøy) og revidert regnskap: Prosjektets regnskap revideres først av en revisor i prosjektlandet og deretter reviderer den norske organisasjonens revisor bevegelsene inn/ ut av norsk konto og avstemmer det opp mot prosjektets uterevisjon. Følgende dokumenter skal sendes FOKUS sammen med narrativ og regnskapsrapport: Revidert regnskap fra prosjektpartner m/lokal revisjonserklæring (fra landet hvor prosjektet implementeres) Revidert totalregnskap for prosjektet fra prosjektpartner dersom prosjektet har flere donorer Avstemmingsark på Excel regneark etter mal Norsk revisjonserklæring eller evt. kopi av norske bankutskrifter/overføringsbilag evt. andre bilag Enkelt oppsett som viser hva adm. midlene (8% / 5%) har gått til. 15. august Reallokering: Frist for levering av halvtårsregnskap i FOKUS mal for budsjett og regnskap, og en oversikt over forventet totalforbruk for hele året for hvert program/prosjekt. Sistnevnte oversikt fylles ut i FOKUS reallokeringsskjema. Ved underforbruk og søknad om tilleggsmidler skal det legges ved et revidert budsjett og det skal orienteres om hvilke poster som endres i budsjettet. Gjelder både TV-aksjonen og Norad. Juli/august Mottar 2. prosjektutbetaling fra FOKUS (50% for Norad-prosjekter, 40 % for TV-aksjonsprosjekter). 2. utbetaling forutsetter at revidert regnskap fra året før er levert og godkjent av FOKUS og Norad, og at FOKUS har mottatt kopi av signert kontrakt mellom norsk medlemsorganisasjon og sør-partner. 1. september Søknadsfrist for påfølgende år til FOKUS. 7

Prosjektpartner inkluderes i planleggingen For å sikre forankring hos prosjektpartneren, må de også motta en tilpasset versjon av årshjulet, slik at begge parter er fortrolig med hva som skal gjøres når. For at den norske organisasjonen skal kunne levere rapporter, halvårsoversikter og søknader til oss i tide, bør prosjektpartneren ha en tidligere frist til den norske organisasjonen. Så lenge dere oppfyller fristene som FOKUS har stilt, er det opp til dere hvilke timeplan dere lager sammen med prosjektpartneren ute. Husk at siste utbetaling til prosjektet ikke må skje senere enn 1. desember i prosjektåret. 4. SØKNADER/BUDSJETT Søknaden Organisasjoner som er tilsluttet FOKUS kan søke om støtte på vegne av organisasjoner i Sør. Prosjektene skal være initiert av og søknadene formulert av organisasjonene i Sør, og skal være tuftet på deres premisser. Det er en forutsetning at det finnes en organisasjon i Sør som driver prosjektet. Søknaden skal være i henhold til FOKUS strategi og prosjektstrategier og retningslinjer ( policy ) for hvert enkelt av FOKUS temaområdet. Dersom en FOKUS medlemsorganisasjon mottar søknader fra flere partnere som befinner seg i samme geografiske og/eller tematiske område, bør det vurderes om disse kan sammenfattes i én søknad til FOKUS. FOKUS utlyser midler i månedsskiftet april/mai for påfølgende år. Dette betyr at organisasjonene har over tre måneder til å få inn årsplaner, budsjett etc. for neste år. Det gjelder å begynne tidlig med dette arbeidet. Skjema fylles ut i Petrus prosjektforvaltningsverktøy, noe som innebærer at søknaden leveres via et skjema på internett. Hvert prosjekt og program har en egen lenke til søknadsskjemaet. Lenken deles ut av FOKUS-sekretariatet til de organisasjonene som ønsker å søke. Husk å ta kontakt med FOKUS i god til før dere søker! De aller fleste har søkgt om støtte for perioden 2010-2012. Det er i utgangspunktet kun endringer i aktivitetsskjema (LFA-matrise) og et oppdatert budsjett som skal fylles ut i 2012 (som for 2011). Frist for å sende inn prosjektsøknader til FOKUS er 1. september. Denne datoen må overholdes. Søknaden leveres på engelsk. Søknaden skal inneholde et ferdig utfylt budsjett i FOKUS sin budsjettmal (se neste side). Søknaden skal være godkjent av enten prosjektutvalg eller styret i norsk organisasjon. 8

Budsjettering Budsjett fra prosjektpartneren Sør-partneren setter opp et budsjettforslag i sin lokale valuta (f.eks. sørafrikanske Rand) og/eller i den utenlandske valutaen som er mest bruk i landet (f.eks. US dollar). Kontakt banken for å få en indikator på forventet valutakurs i det kommende året. Gjennomsnittskurs for siste året kan dere finne på Norges Bank sin hjemmeside, www.norgesbank.no. FOKUS gir en kurs for dollar og Euro i forbindelse med utlysningen som skal brukes av alle. Budsjett må fylles inn i FOKUS sin mal for budsjett og regnskap, se veileding for utfylling som ligger i selve malen. Det er viktig at budsjettet reflekterer og står i forhold til resultater og aktiviteter definert i prosjektsøknaden. Ofte er støtten gjennom FOKUS bare en del av prosjektets totale budsjett. Det er derfor viktig at budsjett og planer for prosjektets totale virksomhet blir synliggjort. Dersom den norske organisasjonen samfinansierer prosjektet eller organisasjonen med andre bidragsytere, skal dette komme tydelig frem i totalbudsjettet for hele prosjektet. FOKUS skal motta lokal samarbeidspartners budsjett for organisasjonens samlede virksomhet, hvor de ulike donorers bidrag er spesifisert. Budsjett i norske kroner Noen prosjektkostnader i Norge inkluderes i budsjettet (for eksempel prosjektreiser og støtte til revisjon i Norge, se egen boks ). Andre kostnader som påløper i Norge i forbindelse med oppfølging av prosjektet skal dekkes over administrasjonsgodtgjørelsen. Administrasjonsgodtgjørelsen regnes kun av beløpet det søkes om fra FOKUS (90%). Det gis ikke administrasjonsgodtgjørelse på egenandelen. 9

5. TILSAGN, KONTRAKTER OG UTBETALINGER Styret i FOKUS godkjenner søknadene på styremøte i oktober etter innstilling fra sekretariatet. Organisasjonene vil etter dette møtet få brev med styrets innstilling til tilsagnsbeløp pr. prosjekt. Svar fra Norad foreligger vanligvis i månedsskiftet februar/mars. Kontrakter For å sikre at alle parter overholder sine forpliktelser skal det inngås kontrakt mellom FOKUS og norsk prosjektorganisasjon. Så snart FOKUS har mottatt tilsagnet fra Norad, vil dere bli innkalt til kontraktsmøte. Prosjekter finansiert over TV-aksjonen har kontraktsmøter i januar. Kontrakten inneholder hovedkontrakt med tilsagn, og vedlegg I, LFA-matriske fra søknaden, totalbudsjett og budsjett sør-partner. vedlegg II - generelle vilkår for støtte fra FOKUS. vedlegg III - formulering av revisorerklæring og krav til revisjon I tillegg er norsk prosjektorganisasjon pliktig til å inngå egen kontrakt med samarbeidspartner ute. Vi ber om at alle benytter mal fra FOKUS ved kontraktsinngåelse. Kopi av kontrakt mellom norsk organisasjon og samarbeidspartner ute skal sendes FOKUS før 2. utbetaling kan finne sted. Frist 15. april. Utbetalinger Før utbetaling fra FOKUS til norsk prosjektorganisasjon kan skje, må organisasjonene opprette egne prosjektkonti. FOKUS krever en konto pr. prosjekt eller en konto pr. program. Første utbetaling til program/prosjekt vil skje etter at kontrakt er underskrevet. For prosjekter støttet med Norad-midler må FOKUS ha mottatt midlene fra Norad før utbetalingen kan finne sted. Det utbetales 50% av innvilget totalbeløp for året (60% for TV-aksjonsprosjekter). Organisasjonene kan ved begynnelsen av året be om et forskudd på 25 %. Dette gjelder kun løpende prosjekter og kan kun gjøres når FOKUS er inne i en løpende rammeavtale. Kontrakt med prosjektorganisasjon ute må være underskrevet før midler overføres til program/prosjektet. Hvis det haster med pengeoverføring, kan et mindre beløp betales ut og resten overføres når kontrakten er i orden. De resterende midlene for inneværende år utbetales i juli/august. For løpende prosjekter forutsetter 2. gangs utbetaling at revidert regnskap og årsrapport fra året før er levert og godkjent av FOKUS/ Norad og at andre krav i forhold til prosjektforvaltningen er innfridd. 10

6. REALLOKERING OG OMDISPONERING AV MIDLER Reallokeringsrunden I forbindelse med reallokeringsrunden skal organisasjonene melde fra om tildelte midler vil bli brukt opp. Organisasjonene skal også melde fra om evt. underforbruk (dvs. at ikke alle midler vil bli brukt opp). Dersom dere har behov for å søke om tilleggsbevilgning, kan dette søkes om under reallokeringsrunden. Søknadene må være begrunnet. I tillegg skal det leveres et halvtårsregnskap i FOKUS mal for budsjett og regnskap, og en oversikt over forventet totalforbruk for hele året for hvert program/prosjekt. Sistnevnte oversikt fylles ut i FOKUS reallokeringsskjema. Dere skal bare fylle ut en linje pr. prosjekt på skjemaet. Beløpene fylles ut uten administrasjonsstøtte. Ved underforbruk og søknad om tilleggsmidler skal det legges ved et revidert budsjett og det skal orienteres om hvilke poster som endres i budsjettet. Husk at dere også tar hensyn til valutagevinst/tap ved reallokeringsrunden. For reallokeringen er fristen: 15. august Forbruksgjennomgangen er nyttig for samarbeidet med de lokale partnerne, fordi det samtidig danner et utgangspunkt for å sette opp et realistisk budsjett for neste år. Omdisponering av midler FOKUS godtar omdisponering av midler med inntil 10% av totalbudsjett med et tak på NOK 75.000 uten at det søkes FOKUS. Alle omdisponeringer av midler over dette beløpet skal godkjennes av FOKUS etter skriftlig søknad. Forslag til revidert budsjett skal legges ved søknaden. Alle omdisponeringer skal være i tråd med prosjektets formål og synliggjøres i regnskap og rapportering. Søknad om omdisponering av midler kan sendes fortløpende gjennom året. Valutagevinst/tap FOKUS godtar bruk av valutagevinst med inntil 10% med et tak på 10.000 i prosjektet uten godkjenning. All bruk av valutagevinst over dette må søkes FOKUS skriftlig. Valutagevinst skal være i tråd med prosjektets formål og gå inn i prosjektbudsjettet. Valutagevinst skal synliggjøres ved årsrapportering og regnskap og ved reallokeringsrunden. 11

7. BANKUTSKRIFTER OG TILBAKEBETALING AV RENTER Alle renter uansett størrelse, som er opptjent på norsk prosjektkonto, skal tilbakebetales til FOKUS innen 20. januar I tillegg skal FOKUS ha kopi av kontoutskrift pr. 31.12. fra prosjektets norske konto som viser renteopptjening året før. Rentene skal tilbakeføres FOKUS som følger: Renter på Norad midler overføres vår konto 1607 35 44851 Renter på TV-aksjonsmidler overføres vår konto 8200 06 03569 Renter opptjent ute i prosjektet skal fremkomme i regnskapet. 8. NARRATIV RESULTATRAPPORT OG ÅRSREGNSKAP/REVISJON Frist for innsending av resultatrapport og revidert regnskap er 15. mars Fra og med 2011 skal resultatrapport fylles ut i Petrus prosjektforvaltningsverktøy, på engelsk. Det er viktig at dere fyller ut alle punktene i malen. Rapporten skal være en kortfattet foreløpig rapport om aktiviteter og resultater første år. Rapporten vil være tett knyttet til søknaden, noe som innebærer at det skal rapporteres på om en faktisk har gjennomført de planer og aktiviteter som søknaden skisserte, og hvilke resultater disse aktivitetene har ført til Vær nøye med å gi FOKUS beskjed hvis det oppstår forsinkelser med innleveringen til FOKUS. Forsinkelser vil få store konsekvenser for prosjektet, det er derfor viktig at dere begynner tidlig med å få inn regnskapene. Prosjektene ute må følge norsk regnskapsår. Det som skal oversendes FOKUS er: Revidert regnskap fra prosjektpartner m/lokal revisjonserklæring (fra landet hvor prosjektet implementeres) Revidert totalregnskap for prosjektet fra prosjektpartner dersom prosjektet har flere donorer Avstemmingsark på Excel regneark etter mal Norsk revisjonserklæring eller evt. kopi av norske bankutskrifter/overføringsbilag Enkelt oppsett som viser hva adm. midlene (8% / 5%) har gått til. 12

Regnskap fra prosjektpartner med revisorerklæring Det er viktig at det er sammenheng mellom godkjent budsjett og regnskap, og at de er direkte sammenlignbare. Følg egen mal fra FOKUS, som har en egen rettledning i selve dokumentet Dersom det er stort avvik mellom budsjett og regnskap (over 10 % av totalen), må dette forklares skriftlig i noter til regnskapet og/eller i selve årsrapporten. Nedenfor er et eksempel på hva revisorerklæringen fra prosjektpartneren bør inneholde, i tillegg til selve regnskapet. I tillegg gjelder følgende retningslinjer for revidering av prosjektregnskapet. DESCRIPTION OF INSTRUCTIONS FOR EXTERNAL AUDITS OF PROJECTS SUPPORTED BY FOKUS 1. Formal documentation proving that the external auditor is publicly authorised must be enclosed. 2. The audit is to be carried out on the basis of the generally accepted principles of this type of audit, and in accordance with the following requirements: 2.1. Local organisation must satisfy the conditions laid down in the Agreement and Appendix I and II. 2.2. The grant must have been used in accordance with the approved budget and work plans. 2.3. Local organisation must have kept internal records of all petty cash and bank transactions. 2.4 Local organisation must be able to document all expenditures by means of the original invoices / receipts (signed and stamped), confirming that the sum has been paid. 2.5. Inspect all revenues received from Norwegian organisation should be revised to ensure that it was received and recorded in terms of the agreement and proposal and ensure that it has been actually incurred in turns of the project specification. Ensure that entries to the project are valid project expenses and that invoices and receipts are only used once. 2.6. If the signed budget in Annex I states that Local organisation is to fund a specified part of the budget itself, it must be clear from the accounts that these funds have been used and recorded according to point 1.5 above. 2.7 The audit must be made in accordant to FOKUS template for financial statement. 3. The Auditor must confirm the amount transferred from Norwegian organisation to local organisation and the exchange rate used in each transfer. 13

4. The audit shall ascertain that local organisation's guidelines for internal inspections are acceptable in relation to the following aspects: use of local organisation means of transport travelling expenses domestic and international international telephone calls and faxes salary scales use of local organisation's materials and equipment Agreements and sub-agreements in connection with purchase of services. 5. A comparison of the budget with the sub-items and the actual expenditures is to be submitted as an annex to the Auditor s report. 6. The auditor must state that the audit done is according to international and national auditing standards. Hvordan rapportere når prosjektet mottar støtte fra flere? Det er viktig at helheten i prosjektet kommer til syne i rapporter og regnskap, f.eks hvilke andre instanser prosjektpartneren har mottatt støtte fra. Dersom prosjektpartneren lager individuelle rapporter og regnskap til sine ulike donorer, får alle parter et ufullstendig bilde av organisasjonenes totale virksomhet. Ved at prosjektpartneren lager en helhetlig årsrapport med revidert regnskap til alle bidragsyterne, vil dette være det beste for alle parter: prosjektpartneren vil spare tid og ressurser og både prosjektpartneren og bidragsyterne får en total oversikt. For at en slik felles rapport skal tilfredsstille den enkelte bidragsyteren (bl.a den norske), er det viktig at dette avklares på forhånd. Hvilke av utgiftene som er dekket med norsk støtte må komme tydelig fram i totalregnskapet, både i den skriftlige rapporten og i regnskapet. Det skal lages et enkelt oppsett som viser hva adm. midlene (8% / 5%) har gått til. Administrasjonskostnadene skal dekke: generelt de rene forvaltningsmessige kostnadene som tlf., fax, porto, kontorleie, lønnskompensasjon etc. gebyr ved overføring av midler oversettelse av rapporter/søknader prosjektreiser (som ikke allerede er dekket i prosjektbudsjettet) Revisjonserklæringens innhold Revisorerklæring (prosjektet ute): Prosjektets inntekt, resultatet og ubrukte midler bør komme tydelig frem av teksten i revisorerklæringen. FOKUS anbefaler at prosjektets eksterne revisor tar for seg organisasjonens/ programmets totale virksomhet. Den norske finansieringskomponenten må komme tydelig frem i årsregnskapet som revisorerklæringen bygger på. I slike tilfeller bør prosjektets årsregnskap ha spesifiserte inntekt- og utgiftsposter. Revisorerklæring (norsk): Revisor avstemmer prosjektregnskapet og revisorerklæringen mot budsjett og bevilgningen fra FOKUS. Norsk revisor skal hovedsakelig bekrefte (gjennomgå) at prosjektet ute er revidert og hvilke transaksjoner som har funnet sted i Norge. For å unngå dobbeltarbeid trenger ikke den norske revisoren å gjennomgå hele uteregnskapet på nytt, men basere deler av arbeidet sitt på arbeidet utført av revisor i bistandslandet. 14

Norsk standardoppsett m/norsk revisorerklæring For å gjøre regnskapsrapporteringen felles for alle organisasjonene, har FOKUS utarbeidet et oppsett som synliggjør transaksjoner i Norge, sammendrag av prosjektregnskapet ute og en oversikt over totalt forbrukte og eventuelt utbrukte midler hjemme i Norge. Del 1: Transaksjonsoversikt Del 1 gir en oversikt over pengene som har kommet inn og gått ut av bankkontoen i Norge i løpet av regnskapsåret (1. januar til 31. desember). Saldo 1. januar er opptjente renter fra det forrige året, og i noen tilfeller ubrukte midler. Rentepengene skal overføres til FOKUS innen 20. januar, Inn på konto: I løpet av året mottar den norske organisasjonen penger fra FOKUS i to omganger: 1) når kontrakten er underskrevet overføres 50% av tilsagnet (For TV-aksjonsprosjekter: 60%). 2) resten av midlene (eller noe mer eller mindre dersom budsjettet har blitt revidert) overføres etter reallokeringsrunden. Dette forutsetter at regnskap fra foregående år er godkjent. Ut av konto: de norske organisasjonene overfører penger til prosjektpartneren flere ganger i året. Gebyret ved overførsel dekkes over administrasjonsgodtgjørelsen. For å unngå høye transaksjonskostnader bør pengene overføres til utlandet fra en av kontiene. I noen tilfeller påløper også noen prosjektkostnader i Norge slik at alle pengene ikke blir overført prosjektet. Del 2: Sammendrag av prosjektregnskapet a) Del 2 bygger på regnskapstallene fra prosjektpartneren. Ved bruk av regnskapsmalene i regneprogrammet Excel, kommer beløpet i norske kroner automatisk frem. Del 3: Retur av midler Del 3 tar for seg den norske organisasjonens balanse i Norge ifht FOKUS. Ubrukte prosjektmidler ute, er ikke inkludert i dette oppsettet. Administrasjonsgodtgjørelsen er 8% av Norads bidrag (5% av midler over TV-aksjonen). Administrasjonsgodtgjørelsen blir dermed lavere enn opprinnelig innvilget dersom prosjektkostnadene blir mindre enn planlagt. Ubrukte midler i prosjektet vil bli trukket fra ved 2. utbetaling. I tillegg returneres rentemidlene senest 20. januar. Nedenfor ser dere et forslag på revisorerklæringen fra norsk revisor som skal sendes til FOKUS sammen med regnskapsoppsettet. 15

Forslag Norsk revisjon (YYY s revisor har gått igjennom det totale prosjektregnskapet): REVISORERKLÆRING...(Prosjektets navn/ nummer og årstall) Jeg (revisor) bekrefter herved at kr. mottatt av FOKUS er anvendt i samsvar med bestemmelsene i kontrakt av.. (dato) mellom FOKUS og YYY og at de nødvendige bilag er framlagt i orginal og kontrollert av meg. (Av den totale bevilgningen utgjør kr... ubrukte midler, som består av kr.. på konto hos mottakerprosjekt ut og kr. på konto i Norge ) Gjennomgangen av regnskapet til prosjektet (YYY s samarbeidspartner ute) er utført ved å avstemme prosjektregnskapet og revisorerklæringen mot budsjett og FOKUS s bevilgning, samt ved å gjennomgå revisjonsrapporten utstedt av lokal revisor i bistandslandet. Min gjennomgang av prosjektregnskapet er dermed (til dels) basert på arbeid utført av revisor i bistandslandet. Videre bekreftes at reiseutgifter som kreves refundert er i henhold til avtalen og i samsvar med reglene i Statens reiseregulativ, og at alle bilag Statens reiseregulativ krever er framlagt i original og kontrollert av meg. Det avlagte regnskap gir, etter min mening, et forsvarlig uttrykk for prosjektets resultat pr. 31.12., og derved for YYY s bruk av midlene bevilget under prosjektavtalen. Dato: Revisors stempel og underskrift Dette må legges ved skjemaet før det sendes til revisjon: - norske bankutskrifter - norske bilag - kontrakt - revidert uteregnskap 16

9. ANTI-KORRUPSJONSARBEID Nedenfor følger et skriv utarbeidet av Mildrid Mikkelsen med tips i forhold til korrupsjon. I 3 ½ år har jeg jobbet som prosjektkoordinator i Nicaragua for Latin-Amerika Helsefond (LAHF). Dessverre har korrupsjon vært en del av min arbeidshverdag, og dessverre er dette en realitet alle vi som driver med prosjektarbeid må forholde oss til, enten vi jobber hjemme eller ute. Det er selvsagt enklere å kontrollere misbruk av midler når man arbeider ute, fordi man da lærer å kjenne forholdene i det landet man jobber. Selv om man arbeider fra Norge er det mulig å føre en kontroll med de bevilgede midler. Det jeg ønsker å gjøre med dette dokumentet er å gi noen tips om hvordan man kan forhindre misbruk av midler, basert på de erfaringer jeg har gjort meg i Nicaragua. Jeg har snakket med personer som har arbeidet eller arbeider i land i Latin-Amerika og i Asia. Disse har gjort seg mange av de samme erfaringer som meg. Derfor tror jeg det er mulig å bruke erfaringer fra Nicaragua som grunnlag for en generell debatt. Jeg mener ikke at alle skal ta i bruk alle tiltak. Jeg nevner ulike tiltak slik at dette kan danne grunnlaget for en diskusjon om hvordan drive antikorrupsjonsarbeid. Korrupsjon og misbruk av midler er ladede ord, og som norsk føler man lett at man driver med mistenkeliggjøring av samarbeidspartner hvis man stiller krav i forhold til hvordan mottatte midler skal håndteres. Til dette vil jeg si at korrupsjon eksisterer og resultatet er at hjelpen ikke kommer fram til de som mest trenger det. Min erfaring er at det er enklere å forebygge korrupsjon enn å ta tak i det i ettertid. Korrupsjon er et stort samfunnsproblem som representerer et hinder for utvikling. Det å arbeide mot korrupsjon er derfor med på å fremme utvikling. Jeg håper dette vil være til hjelp. Noen vanlige måter å svindle på: Noen vanlige måter å lure til seg penger fra bistandsorganisasjoner er : Falske kvitteringer: Det er veldig lett å få falske kvitteringer. Man kan be om å få skrevet ut fakturaen til et høyere beløp enn hva som er den virkelige prisen. Eller man kan be om å få utstedt en faktura på et innkjøp man aldri har foretatt. Dette betraktes gjerne som en normal vennetjeneste. Det eksisterer også en form for forretning hvor kjøper og selger deler beløpet som utgjøre differansen mellom den virkelige prisen og prisen oppgitt i fakturaen. Overbudsjettering : En annen form for svindel er at man setter for høye priser på materiell i budsjettene, for deretter å kjøpe inn til markedspris. Man beholder så mellomlegget. Likeledes med mengde, man overbudsjetterer mengde materiell og beholder det overskytende. Dobbeltbudsjettering : Man presenterer samme prosjekt til to organisasjoner. Man beholder så pengene fra den ene organisasjonen og presenterer det ferdige prosjektet til begge organisasjonene som den enkelte organisasjons prosjekt. Manipulering av fattige : Man får f.eks. fattige mottakere som knapt nok kan lese til å underskrive på at de har deltatt på aktiviteter eller mottatt materiell uten at de har gjort 17

det. Dette gjøres ved at de enten forespeiles at de underskriver noe annet, eller at det hevdes at de ikke vil motta støtte til nye prosjekter hvis de ikke underskriver. Feil utbetaling av lønn : Hvis man støtter organisasjoner med lønn, har man sett eksempler på at de ansatte får kun utbetalt en del av lønnen, mens de underskriver på at de har mottatt hele beløpet. De underskriver på å ha mottatt hele beløpet i redsel for å miste jobben. Noen faresignaler: Noen syns det er vanskelig å sette seg ned å se på regnskaper. Det er imidlertid noen faresignaler som man kan fange opp ved å ta en titt på regnskapet: Mye bruk av fakturaer som ikke har butikken/bedriftens logo Fakturaer/kvitteringer som har blitt manipulert med Forfalskede deltakerlister Innkjøp som ikke står i forhold til gjennomførte aktiviteter Fakturaer og kvitteringer som ikke har butikken eller firmaets logo brukes ofte når det svindles med midler. Dette er kvitteringer som selges i blokker og som hvem som helst kan fylle ut. På siste side i dette dokumentet vises et eksempel på en slik kvittering. Hvis det forekommer et stort antall av slike fakturaer i regnskapet, kan dette være et tegn på innkjøpene ikke har blitt gjort og at pengene har blitt brukt til andre ting. Når det gjelder manipulerte fakturaer så skjer det ofte ved at det blir påført varer og priser etter at innkjøpet har blitt gjort. Dette er oftest det som lettest avsløres, fordi man ser at håndskriften varierer og/eller at det er brukt en annen pennetype. Det som er vanskeligere å avsløre er hvis det har blitt utstedt fakturaer for kjøp som aldri har blitt gjort. Hvis innkjøpene uten rimelig grunn kun gjøres på et sted, kan dette være fordi noen har egne kontakter i denne butikken. Hvis innkjøpene er gjort over et lengre tidsrom, og kvitteringene har en løpende nummerering, er det trolig at noen bare har satt seg ned og produsert kvitteringer. Hvis f.eks. man i løpet av en 3 månedersperiode har 10 fakturaer som løpende nummerert f.eks. fra 0087-0096 er det lov til å bli skeptisk. Det er lite trolig at en forretning ikke har hatt andre kunder i dette tidsrommet. Hvis alle deltakerlistene på avholdte kurs og andre aktiviteter er fylt ut med den samme håndskriften, og alle underskriftene ser like ut er det grunn til å bli skeptisk. Se også etter om datoene på kvitteringene stemmer overens for tidsrommet for aktivitetene. Hvis f.eks. det har blitt gjort store materiellinnkjøp som er ført på en bestemt aktivitet, men at innkjøpene er gjort i ettertid kan noe være galt. En varselbjelle bør også ringe hvis det er blitt kjøpt inn store mengder materiell til f.eks. administrasjon, som ikke står i forhold til aktiviteter gjennomført. Dette kan indikere at pengene har blitt brukt til andre ting. Tiltak Gjennomfør en etikksamtale Det vi i LAHF har hatt god erfaring med er å ha en etikksamtale eller et lite etikkseminar med samarbeidspartner. Der har vi snakket om hvordan vi nordmenn tenker og hvordan Norge fungerer. Samarbeidspartner har snakket om hvordan de tenker og hvordan landet deres fungerer. Dermed har vi fått en diskusjon rundt temaet uten å angripe hverandre. 18

Krev at fakturaer/kvitteringer skal ha butikkens logo Det er vanskeligere å forfalske denne typen fakturaer enn fakturaer som ikke har foretakets logo. Fakturaen bør foruten butikkens logo inneholde fakturanummer, dato og stempel for at varen er mottatt og/eller betalt. I tillegg er det viktig at enhetspriser og mengde blir ført opp. Da har man mulighet til å kontrollere om pris og mengde står i forhold til hverandre. Samt at man kan få en oversikt over hvor mye som kjøpes inn. Krev at prosjektkoden føres opp i fakturaen Der navnet til kunden føres opp i fakturaen bør også prosjektkoden føres opp. Dette for å hindre at fakturaene brukes i flere prosjektregnskap. Ikke gi bare sekkebeløp, men fastsett standarder for rimelige mengder og priser til ulike aktiviteter. I budsjettet føres det opp beløp for de ulike aktiviteter som skal gjennomføres og penger til administrasjon. Mottakerorganisasjonen bør, som en hvilken som helst norsk organisasjon, ha en tanke om hvilke og hvor mange aktiviteter som skal gjennomføres. Det er viktig å gå inn i en diskusjon med mottakerorganisasjonen om hva som det er rimelig å bruke av penger til mat, og hva som er rimelige mengder materiell til ulike aktiviteter. LAHF har utarbeidet standarder i samarbeid med samarbeidsorganisasjonene for hvor mye som kan brukes på mat per person og hvor mye materiell som er rimelig til hvert kurs som avholdes. Dette etter at vi oppdaget at de mengder materiell som hadde blitt brukt, ikke sto i forhold til aktiviteter gjennomført. Deltakere på kurs skulle selvsagt ha god mat, men vi syntes ikke det var rimelig at man skulle ha matservering fra de dyreste restaurantene. Vi opplevde også en situasjon hvor folk deltok på aktivitetene kun på grunn av maten som ble servert. Etter å ha utviklet disse standardardene har det blitt mer penger til overs til aktiviteter, og redusert overforbruket av materiell. Skill mellom innkjøp til ulike aktiviteter og administrasjon Innkjøp av materiell til aktiviteter og administrasjon bør kjøpes inn separat. Slik holder man en oversikt over hvor mye materiell som har blitt brukt til aktiviteter og administrasjon. Ved felles innkjøp mister man gjerne denne oversikten. Betal lønn Det å betale lønn kan forebygge snusk med penger. Vi arbeider i fattige land og folk har ikke de samme forutsetninger som oss til å drive frivillig arbeid. De må rett og slett overleve, og hvis de ikke mottar noen form for betaling for det arbeidet de utfører må de finne andre inntektskilder. Dermed legges det til rette for misbruk av midler. Rapportering flere ganger om året Mottakerorganisasjonen bør rapportere flere ganger om året. Utfra sammenstillingen mellom budsjett og regnskap kan man tidlig avdekke eventuelt overforbruk. Dessuten er det greit at samarbeidspartner søker om omdisponeringer hvis de skal gjøre innkjøp som ikke er i tråd med det planlagte. Gå igjennom regnskapet ved prosjektbesøk Ved prosjektbesøk bør man sette av tid til å gå igjennom regnskapet. Dette gir en viktig signaleffekt, og man danner seg fort et bilde av om regnskapet er ordentlig ført. 19

Snakk med lokal revisor ved prosjektbesøk Det er lurt å sette av tid når en er på prosjektbesøk til å snakke med den lokale revisoren. Dette for å forklare vedkommende hva man som donor legger vekt på ved regnskapsføring og rapportering. Gjør deg kjent med lokale priser ved prosjektbesøk For å få et forhold til prisene i landet, kan det være lurt å gå i noen butikker for å se på prisene på de vanligste varene samarbeidsorganisasjonen kjøper. Hvis man kjenner de lokale prisene, blir det lettere å forstå prosjektregnskapet. Noen eksempler Eksempel på godkjent kvittering: Dette er en godkjent kvittering. Den oppfyller kravene om at en kvittering skal: Inneholde firmaets logo Ha fakturanummer Ha dato for innkjøp Inneholde prosjektkode Ha enhetspris, totalpris og mengde Ha stempel som bekrefter at varen er betalt 20