NOTAT. Retningslinjer og økonomirutiner lokallag Landsstyret Gunhild Mohn Dato: Saksnummer:

Transkript

1 NOTAT Til: Landsstyret Fra: Gunhild Mohn Dato: Saksnummer: Retningslinjer og økonomirutiner lokallag 2014 Økonomirutinene for FJ og lokallag ble sist revidert av LS 27. og 28. september Den gang ble rutinebeskrivelsene endret slik at de samsvarte med LM-vedtaket fra april 2011, om at lokallagenes regnskapsår skal følge kalenderåret og at tildelingen fra NJ skjer med en hovedtildeling i januar hvert år. Økonomirutinene ligger vedlagt. Satsene for tildeling av midler til lokallagene ble sist revidert av AU 16. september Satsene finner man i Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag som ligger vedlagt. Lokallagene søker om midler for påfølgende år innen 1. desember. Sekretariatet innstiller på tildeling. Lokallagene får minimum en uke på å anke innstillingen. AU vedtar den endelige tildelingen i sitt møte i midten av januar. I 2014 har AU innstilt på at kr settes av på driftsbudsjettet til fordeling mellom lokallagene. I tillegg settes det av kr over vederlagsbudsjettet. Vi budsjetterer samtidig med at av driftsmidlene føres tilbake som ubenyttede midler. Og at av vederlagsmidlene føres tilbake. Når ubenyttede midler regnes med blir kostnadene til lokallag i , 3 mill. over drift og 1,3 mill. over vederlag. Budsjettet for lokallag for 2014 er kr lavere på drift og kr lavere på vederlag enn i I 2012 var ubenyttede midler litt over budsjett på drift og så vidt under budsjett på vederlag. Av erfaring treffer vi godt med de midlene som er til lokallagene slik de budsjetteres nå. Med den innstrammingen AU legger opp til i forhold til 2014, vil tildelingene til hvert lokallag i 2014 bli enda litt strammere. På bakgrunn av de erfaringene vi har med lokallagenes behov for støtte og de innstrammingene som ligger i budsjettforslaget for 2014 er det ikke noe rom for økning i satsene for tildeling til lokallagene. Forslag til vedtak: Økonomirutinene for FJ og lokallag og Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag beholdes uten endringer.

2 Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag Her finner du retningslinjene som regulerer utgiftsdekning, overføringer og tilskudd for lokallag i Norsk Journalistlag. Lokallagets styre og revisor plikter å kjenne retningslinjene og økonomirutinene for lokallagene. Retningslinjene ble vedtatt av Landsstyret mars 2001 og 22. oktober Retningslinjene er veiledende for lokallagenes budsjettering og søknader om tilskudd, samt for NJs sekretariat, politiske ledelse og Arbeidsutvalg ved behandling av søknadene. Tilskudd ut over hva som fremgår av disse retningslinjene, ytes bare etter avtale i hvert tilfelle mellom lokallagets styre og NJs sekretariat, ledergruppe eller Arbeidsutvalg. Satsene som fremgår av disse retningslinjene, vurderes hvert år av Arbeidsutvalget (sist endret av AU 16. september 2011) Drift Årsmøtet Utgifter til leie av lokale til lagets årsmøte og inntil 410 kr per deltager til bevertning dekkes. Deltakernes reiseutgifter dekkes. Inntil 310 kr til en gave til hvert avtroppende styremedlem dekkes. Valgkomiteen får dekket reiseutgifter i forbindelse med sine møter. Godtgjørelse og utgiftsdekning for styret Styret får hvert år en sum til fri disposisjon, som kan brukes til honorar, møtegodtgjørelse, arbeid med lokallagets sider på nj.no. 2012: Summen er AU kan vedta en høyere sum for Oslo Journalistklubb og Frilansjournalistene. Styret kan få inntil kr for å avholde et styreseminar per regnskapsår. AU kan vedta en høyere sum for Oslo Journalistklubb og Frilansjournalistene. Styrets medlemmer får dekket utgifter til reiser de foretar som tillitsvalgte i lokallaget. Hvis styremøte og reisetid samlet for et styremedlem medfører et fravær fra hjemmet på mer enn fire timer, kan vedkommende tildeles diett. 2012: satsen er 150 kr. Styret kan søke om å få dekket en andel av telefonutgifter i forbindelse med sitt lokallagsarbeid. 2012: Satsen er inntil kr 100 per måned for hele styret. Styrets arbeid og lagets drift Leie av lokale til styremøter dekkes ikke. 150 kr per pers til enkel bevertning på styremøter dekkes. Inntil kr per år til administrasjon/drift av laget dekkes. Inntil kr per år til arbeid med lokallagets sider på nj.no ytes. Større avvik i forhold til lagets regnskap for forrige periode, samt spesielle tiltak, må budsjetteres spesielt og begrunnes.

3 Prosjektfrikjøp Laget kan søke om frikjøp av en tillitsvalgt til prosjekter i laget. NJ har det administrative ansvar for frikjøpet og refunderer vedkommendes arbeidsgiver. Frikjøp brukes i forbindelse med prosjekter i lokallaget. Søknaden skal inneholde prosjektsbeskrivelse og budsjett Evaluering av prosjektet sendes NJ når prosjektet avsluttes. Tillitsråd Leie av lokale og inntil 310 kr per person til et enkelt måltid dekkes. Reiseutgifter dekkes for tillitsvalgte som representerer redaksjonsklubbene og andre som er innkalt og invitert til tillitsrådet. Faglige samlinger NJ bevilger støtte til faglige samlinger som spesifisert under. Kveldsmøter Kveldsmøte er faglig debatt, seminar eller møte som arrangeres på kveldstid. Leie av lokale dekkes. Utgifter til bevertning dekkes ikke. Reiseutgifter dekkes for lokallagets styre og innledere/paneldeltakere. Dagssamlinger Dagssamling er faglig seminar, konferanse eller møte som arrangeres på dagtid. Leie av lokale og inntil 310 kr per person til lunsj dekkes. Reiseutgifter dekkes. Flerdagssamlinger Kombinerte møter Flerdagssamlinger er faglige konferanser eller møter kombinert med årsmøte og eller tillitsråd, over mer enn en dag, normalt med en overnatting. Utgifter til kost og losji for deltakerne dekkes. Ved søknad om flerdagsamlinger og kombinerte møter legges eget budsjett ved (med forventet antall deltagere og alle utgifter spesifisert). Diverse Andre tilskudd Utgifter til en pris til journalist eller fotograf som honorerer en journalistisk prestasjon eller journalistisk virke dekkes. Utgifter til en fotokonkurranse dekkes. 2012: Tilskuddet til en pris er inntil kr Tilskuddet til fotokonkurranse er inntil kr Begge tilskuddene inkluderer eventuelle utgifter til ramme, diplom og lignende.

4 Reiser Reiser skal i utgangspunktet skje på billigst mulig måte, men hensyn tas til hva som er mest praktisk. For bruk av bil gjelder statens kilometersatser. Generelle anbefalinger Lokallagene anbefales å innhente flere pristilbud på kost, losji, lokalleie m.v. Som hovedregel tilkjennes ikke honorar for innledere og deltagere i debattpanel. Normalt dekkes reiseutgifter og en gave. Lokallagene anbefales måtehold med dekning av utgifter til alkohol. Lokallagene anbefales å søke arbeidsgivere om å få dekket deltakeres egenandel ved reise til samlinger av journalistfaglig karakter.

5 Økonomirutiner for NJs lokallag og Frilansjournalistene Økonomirutinene styrer pengeflyten mellom NJ sentralt og lokallagene og Frilansjournalistene (FJ). Lokallagenes, FJs og NJs regnskapsår følger kalenderåret. Landsstyret vedtar rammene for lagstildeling sammen med NJs budsjett i desember hvert år. Økonomirutinene for NJs lokallag og Frilansjournalistene bygger på landsmøtets behandling av saken i 2001 og er siden revidert flere ganger, sist av landsstyremøtet september Rammebetingelser 1. Lokallagenes og FJs virksomhet finansieres ved overføringer fra NJ sentralt. Dessuten har lagene full råderett over egenkapital, stipendfond m.v. Landsstyret setter ved behandling av neste års budsjett en ramme for de samlede overføringer og tilskudd til lokallagene. 2. Tilskuddet overføres normalt to ganger i året, i januar og i august. Det er en forutsetning at årsberetning og årsregnskap godkjent av lagets årsmøte, samt protokoll fra årsmøtet og melding om styrevalg er sendt inn til NJ, og at ubrukte midler er tilbakeført Overføringer av driftsmidler 3. Tildeling av driftsmidler til vedtektsfestede oppgaver, styrets arbeid og lagets drift skjer i henhold til budsjett fra lagene med frist 1. desember. 4. Budsjettet settes opp i henhold til Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag. 5. De aktuelle prosjektene for overføringer av driftsmidler i retningslinjene er årsmøtet, godtgjørelse og utgiftsdekning for styret, styrets arbeid og lagets drift og tillitsråd. Tilskudd til øvrige aktiviteter 6. Søknadsfristene for tilskudd til øvrige aktiviteter og tiltak fra driftsmidler og vederlagsfond, er 1. desember. 7. Søknadene settes opp etter Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag. 8. De aktuelle prosjektene i retningslinjene hva angår søknadene, er kveldsmøter, dagssamlinger, flerdagssamlinger og andre tilskudd samt prosjekt - frikjøp. 9. Ved fristen 1. desember søkes det om tilskudd til aktiviteter, tiltak og prosjekter 10. Lagene kan også søke om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frist. Rapportering av aktivitet 11. Årsberetning fra foregående regnskapsår sendes NJ etter den er vedtatt av årsmøtet.

6 12. Manglende årsberetning og regnskap vil kunne få konsekvenser for saksbehandlingstid og tildeling. Behandling av søknader om tilskudd 14. Søknadene behandles av Arbeidsutvalget. Senest en uke før tildeling skal saksbehandlers innstilling meddeles lagets styre, normalt i form av e-post. Eventuelle innvendinger sendes skriftlig til saksbehandler, som legger dem frem for AU sammen med innstillingen. 15. AU vil normalt foreta tildeling innen seks uker etter søknadsfristen. Vedtaket kan ikke ankes, med unntak for søknader om frikjøp til prosjekter som avslås eller endres. Anke over frikjøp-vedtak skal normalt behandles i påfølgende AU-møte. 16. Søknader om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frister bør sendes inn i god tid før aktiviteten. Søknadene behandles av AU, eller av ledergruppen/sekretariatet, avhengig av fullmakter. Tildeling og tilbakeføring av midler 17. Det tildelte beløp overføres normalt til lagets konto to ganger i året, i januar og i august. 18. Ubrukte midler fra NJ tilbakebetales til NJ så snart årsregnskapet er sluttført. For øvrig tilbakebetales store ubrukte poster til NJ etter avtale. Omdisponeringer og overskridelser 19. Lagets styre kan foreta mindre omdisponeringer innenfor budsjett, så fremt prinsippene for lokallagsøkonomi og Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag følges. Laget kan kun omdisponere innenfor samme regnskapsår. 20. Bevilgninger fra vederlagsfond skal brukes til arrangementer som er åpne for alle rettighetshavere eller tiltak som kommer alle rettighetshavere til gode. Vederlagsmidlene kan ikke brukes til aktiviteter utelukkende for NJs medlemmer. 21. Ved overskridelser på mer enn 10 prosent over budsjett og betydelige endringer i forhold til tildeling og budsjett, skal NJ sentralt underrettes så snart som mulig. Regnskapsførsel og egenkapital 22. NJ fører resultat og balanseregnskap. Kasserer er ansvarlig for å sende bilag for alle transaksjoner samt kontoutskrifter til NJ månedlig. Kasserer og styrets leder bør jevnlig gjennomgå økonomien og kunne legge den frem for NJ sentralt. 23. Lagets egenkapital bør være disponibel, helt eller delvis, for å sikre likviditeten og for å kunne brukes i de særlige tilfeller der AU vedtar at laget selv må stå ansvarlig for sine økonomiske disposisjoner. 24. Lagene råder selv over sine renteinntekter.