NOTAT. NJs økonomi - Styring, kontroll og fullmakter. Landsstyret Jahn-Arne Olsen Dato: Saksnummer: 06-97

Transkript

1 NOTAT Til: Landsstyret Fra: Jahn-Arne Olsen Dato: Saksnummer: NJs økonomi - Styring, kontroll og fullmakter I dag er det uklart hvilke fullmakter NJs arbeidsutvalg og generalsekretæren har til å omdisponere og overskride de rammer landsstyret har lagt gjennom sine budsjettvedtak. På noen områder finnes det klare retningslinjer. For eksempel at AU tildeler midler til lokallag, konsernstrukturer og journalistfaglige konferanser innenfor budsjettrammene landsstyret har vedtatt. Det finnes også noe i vedtektene, for eksempel at AU er styre for solidaritetsfondet. Men dette er heller unntaket enn regelen. Det finnes ikke noen generelle fullmakter. Likevel foretar både generalsekretæren og særlig arbeidsutvalget en rekke økonomiske disposisjoner i løpet av et budsjettår. Selv om dette er en etablert praksis som det i liten grad er blitt stilt spørsmål ved av landsstyret, skaper mangelen på generelle fullmakter usikkerhet om lovligheten i de vedtak som fattes på nivå under landsstyret. Forholdet er også et hinder for en effektiv økonomisk administrasjon. Landsstyrets rolle I år opererer NJ med et samlet budsjett på 50 millioner kroner, herav et driftsbudsjett på over 40 millioner og et vederlagsbudsjett på over ni millioner. Det er åpenbart at landsstyret må ha styring og kontroll over hvordan midlene brukes både for å sikre at NJ når sine mål og har en forsvarlig økonomisk drift. Samtidig ligger det i dagen at landsstyret, som NJs høyeste organ mellom landsmøtene, bør konsentrere seg om de store linjene og viktige veivalg. Da er det lite hensiktsmessig at enhver økonomisk disposisjon ut over det landsstyret har vedtatt, må innom landsstyret før de kan iverksettes. Det vil spise opp tida landsstyret har til rådighet og kan lett endre styrets fokus fra de store linjene til detaljer. En rigid økonomistyring vil også kunne svekke NJs slagkraft. Sist sommer var det for eksempel stort behov for samle tillitsvalgte både i Orkla Media og Media Norge for å drøfte eiersituasjonen. Dette skjedde mellom det siste landsstyremøtet før sommeren og det første etter. I en slik situasjon er det lite hensiktsmessig å måtte innkalle landsstyret for å få godkjent kostnadene ved å samle de tillitsvalgte.

2 Det er i tillegg noen saker som ikke egner seg spesielt godt for landsstyrebehandling. Dette gjelder for eksempel personalsaker der det kan være aktuelt å stille et økonomisk ramme til disposisjon for å få til en løsning. Betydningen av tillit Å gi fra seg styring inneholder alltid et element av risiko. Dette kan delvis elimineres gjennom fullmaktsvedtak som beskriver hva som kan vedtas av andre enn landsstyret. Men slike vedtak vil sjelden treffe enhver tenkelig situasjon. Derfor er det uansett viktig at man har tillit til de underliggende organer at de vil opptre i tråd med landsmøtets og landsstyrets retningslinjer og politiske mål. Mer enn å detaljstyre, er det viktig å ansette ledere og velge organer som har god tillit i landsstyret. Styring og kontroll Strukturen som er bygd opp rundt NJs økonomisk forvaltning har to hovedfunksjoner: Den skal på den ene siden sikre måloppnåelse. Altså være et styringsredskap for de overordnede organer. Når landsmøtet og landsstyret slår fast at det er viktig å bygge opp konsernstrukturer for å eierkonsentrasjon hos motparten, er budsjettrammene for konsernstrukturene en måte å styre pengestrømmen for å sikre at dette målet nåes. Forsvarlig økonomisk drift vil alltid måtte være en eget mål. Den andre skal sikre kontroll over at målene nås og at den økonomiske driften er forsvarlig. Om det settes av 1,5 millioner kroner til konsernstrukturene, er det viktig å vite hva pengene faktisk ble brukt til, om dette var i overensstemmelse med landsstyrets intensjon og om de ønskede resultat ble nådd. Beskrivelse av styringsstrukturen I. Landsmøtet vedtar tiltaksplan og økonomisk måldokument (langtidsbudsjett). Dette er retningsgivende for landsstyrets disposisjoner i landsmøteperioden. II. I november hvert år vedtar landsstyret en politisk prioriteringsliste som skal komme til uttrykk i budsjettet. Dette er retningsgivende for sekretariatets og AUs arbeid med budsjettet. III. I desember hvert år vedtar landsstyret budsjettet for kommende år. IV. I september i inneværende budsjettår revideres budsjettet i tråd med faktisk økonomiske disposisjoner hittil og ønske om å målrette aktiviteten resten av året. Beskrivelse av kontrollstrukturen I. Kvartalsregnskapene legges fram for landsstyret. Særlig viktig er halvårsregnskapet som danner grunnlaget for revidert budsjett. II. Landsstyret avlegger regnskap og årsberetning hvert år. III. Landsmøtet fastsetter regnskapene for de to siste hele budsjettårene. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 2

3 IV. Kontrollkomiteen skal vurdere virksomheten i landsstyre, arbeidsutvalg og sekretariat i forhold til NJs vedtekter, programmer, tiltaksplan og forutgående landsmøtevedtak. Komiteen avgir forut for hvert landsmøte en desisjonsberetning. V. Regnskapet skal revideres av en statsautorisert revisor, herunder sjekke at lover og forskrifter for regnskap og økonomiske utbetalinger følges, avdekke eventuelle økonomiske uregelmessigheter og kontrollere lovligheten av utbetalingene, for eksempel i form av vedtak eller at en attestering er i tråd med fullmakten. VI. En ekstra kontrollmulighet er skriftlige retningslinjer for bruk av midlene, for eksempel retningslinjer for representasjon, bruk av transportmidler eller overnattingssted. En del av dette styres i dag etter statens satser for diett og overnatting og gjennom personalhåndboka, men ut over dette finnes det i mindre grad skriftlige retningslinjer. Omdisponeringer og ekstrabevilgninger Samlet gir dette en god styring og kontroll i henhold til hovedlinjene. Problemområdene er knyttet til omdisponeringer og ekstrabevilgninger (friske penger). Et budsjett er sjelden hundre prosent treffsikkert, blant annet fordi NJs virksomhet er dynamisk og i vesentlig grad knyttet opp til hendelser og endringer i bransjen. Det er på dette området det er behov for klarere fullmakter. Men dette dreier seg bare om en liten del av NJs samlede budsjett på årsbasis anslagsvis én til to prosent, i spesielle tilfeller kanskje opp mot tre prosent, altså 0.5-1,5 million kroner med utgangspunkt i størrelsen på dagens budsjett. I stor grad vil det dreie seg om omdisponeringer innenfor den samlede rammen, men i noen tilfeller dreier det seg også om friske penger, altså en økning av budsjettet. Erfaringsmessig har vi de siste årene hatt større overskudd enn budsjettert. Dette skyldes dels større inntekter enn forutsatt, dels god økonomisk styring, for eksempel at man dropper et planlagt tiltak til fordel for et nytt og viktigere. Konsekvenser av forslaget Nedenfor presenteres et forslag til fullmaktsvedtak når det gjelder økonomiske disposisjoner. Men først noen ord om strukturen i NJs budsjett: - Hovedområder (Sentral drift, Organisasjonsbygging, Medlemsservice, Faglig arbeid og Journalistfaglig virksomhet) - Prosjekter (for eksempel Landsstyret, Tariffkonferanser, Reisestipend) - Kontoer (for eksempel transportkostnader, overnatting, trykkerikostnader) Forslaget til fullmaktsvedtak (se nedenfor) innebærer at AU kan bevilge inntil kroner i friske penger (overskridelse), inntil kroner gjennom omdisponering fra ett hovedområde til et annet og inntil kroner innenfor et hovedområde. Forslaget innebærer at AU fritt kan omdisponere penger innenfor et prosjekt. Hvis AU strekker fullmakten maksimalt, kan utvalget bevilge inntil kroner til et nytt prosjekt, eventuelt bygge ut et allerede vedtatt prosjekt med samme beløp. Og N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 3

4 teoretisk kan AU bruke inntil kroner til nye tiltak innenfor et allerede vedtatt prosjekt ved å ta kroner fra andre kontoer i prosjektet, plusse på kroner i friske penger, kroner fra andre prosjekter innenfor samme hovedområde og endelig kroner fra andre hovedområder kroner av de frie pengene i NJs budsjett er betydelig. Dette er moderert gjennom en formulering om at enkelttiltak på mer enn 0,5 prosent av driftsbudsjettet (2007: kroner) alltid skal legges fram for landsstyret før det iverksettes. Saken er behandlet i AU, som innstiller følgende vedtaksforslag: Fullmaktsvedtak om økonomiske disposisjoner: NJs budsjett og regnskap er redskaper for å nå politiske og organisatoriske mål og sikre forsvarlig økonomisk drift og kontroll. Hensikten med fullmaktsvedtaket er å sikre en effektiv økonomisk administrasjon, nødvendig fleksibilitet og klargjøre hvilke økonomiske disposisjoner som er gyldige. Alle økonomiske disposisjoner i NJ vedtas av landsstyret etter retningslinjene i landsmøtevedtatte dokumenter: vedtektene, kontingentvedtaket, måldokumentet (langtidsbudsjettet) og retningslinjene for vederlagsfordeling. Landsstyret vedtar rammene for NJs virksomhet gjennom vedtak av budsjett, revidert budsjett og løpende tilleggsbevilgninger eller omdisponeringer. Landsstyret delegere ansvaret for NJs løpende økonomiske drift, herunder retten til å foreta økonomiske disposisjoner til AU og generalsekretæren. Generalsekretæren kan delegere ansvaret for budsjetterte prosjekter til ansatte i NJs stab eller tillitsvalgte med prosjektansvar. Det påligger derfor AU og generalsekretæren et spesielt ansvar for å holde de rammer og nå de mål som er vedtatt av landsstyret. Arbeidsutvalget foretar tildelingen til lokallag, Frilansjournalistene, konsernstrukturene og journalistfaglige konferanser innenfor den rammen landsstyret har vedtatt. Eventuelle overskridelser ut over AUs generelle fullmakt skal vedtas av landsstyret. Arbeidsutvalget er ifølge vedtektene styre i NJs internasjonale solidaritetsfond, disponerer midlene fullt ut i tråd med fondets formål, og kan gi NJs leder eller andre fullmakt til å foreta bevilgninger på vegne av fondet. Arbeidsutvalget gjør vedtak om bruk av ekstern juridisk bistand både direkte bevilgninger og garantier - innenfor de rammer som er fastsatt i budsjettet. AU kan overskride den økonomiske rammen innenfor sin generelle fullmakt. o Slik støtte skal normalt bare gis dersom NJ ikke har tilstrekkelig kompetanse eller kapasitet til å føre saken selv. o Vedtektene åpnere for å bruke konfliktfondet i unntakstilfelle kan benyttes til hel eller delvis dekning av utgifter ved rettssaker som vedrører medlemmenes lønns- og/eller arbeidsforhold. Slike vedtak skal alltid gjøres av landsstyret. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 4

5 Arbeidsutvalget har generell fullmakt til å: o Overskride rammene i både drifts- og vederlagsbudsjettet med inntil kroner. o Omdisponere midler mellom budsjettets hovedområder på inntil kroner, og inntil kroner innenfor et hovedområde. AU har ikke fullmakt til å endre beløp eller prosentsatser som er vedtatt av landsmøtet. o Omdisponere midlene innenfor et prosjekt. o Landsstyret skal orienteres når grensen er nådd. Tas orientering til etterretning, anses fullmakten å være fornyet. Ekstraordinære tiltak som koster mer enn 0,5 prosent av NJs driftsbudsjett skal alltid legges fram for landsstyret før det iverksettes. o Stille de nødvendige midler til disposisjon for å løse personalsaker. o Disponere inntil kroner av konfliktfondet til tariffkonferanser og streikeforberedelser dersom det blir brudd i hovedforhandlinger. Vedtak om streikebidrag og vedtak om ekstrakontingent skal alltid gjøres av landsstyret. o Gi generalsekretæren og utvalg fullmakter til å disponere økonomiske rammer gjennom egne fullmaktsvedtak. Generalsekretæren gir medlemmer av staben fullmakt til å disponere midler gjennom skriftlige retningslinjer. Fullmaktvedtaket gjelder til landsstyret fatter nytt vedtak, normalt høsten etter at landsmøte er avholdt. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 5

6 Vedlegg: Økonomiforvaltning utenfor NJs drifts- og vederlagsbudsjett: Solidaritetsfondet Fra NJs vedtekter 36: NJ skal ha et internasjonalt solidaritetsfond, NJs internasjonale solidaritetsfond, Ole Johan Eriksens minnefond. Arbeidsutvalget er fondets styre. Fondet finansieres gjennom faste årlige overføringer fra NJs kontingentinntekter. Landsmøtet i 2001 vedtok at fondet årlig skal tilføres én prosent av medlemskontingenten. AU har gitt lederen en generell fullmakt til å bevilge inntil kroner til enkelttiltak. Det lages ikke budsjett for solidaritetsfondet. Regnskapet legges fram for og fastsettes av landsstyret. Regnskapet legges fram for landsmøtet. Konfliktfondet Fra NJs vedtekter 36: NJ skal ha et konfliktfond. NJs landsstyre er fondets styre. Landsstyret fastsetter retningslinjer for bruk av streikefondet i konfliktsituasjoner. Landsstyret kan videre vedta at fondets midler i unntakstilfelle kan benyttes til hel eller delvis dekning av utgifter ved rettssaker som vedrører medlemmenes lønns- og/eller arbeidsforhold. Fra NJs vedtekter 35: NJs sentrale midler plasseres i overensstemmelse med retningslinjer fastsatt av landsstyret. Landsstyret har fattet vedtak om retningslinjer for plassering, herunder hvilken frihetsgrad forvalteren har. Landsstyret har nedsatt et utvalg som skal vurdere hvilke forvaltere vi skal bruke. Utvalget har ikke hatt møte. Landsstyret har vedtatt retningslinjer for hvordan midler skal frigjøres i forbindelse med hovedoppgjørene i MBL og NRK. Målsetningen er å redusere tap ved raske og store uttak. Ved vedtak av budsjettet for 2006 vedtok landsstyret at AU kunne bruke inntil kroner til ekstraordinære tariffkonferanser og streikeforberedelser. Dette er nå innarbeidet i det generelle fullmaktsvedtaket, men beløpet er hevet til kroner. Streikebidrag og streikekontingent skal alltid vedtas av landsstyret. Vedtektene har ingen bestemmelser om hvordan streikearbeidet skal organiseres. Ved brudd i forhandlingene er det vanlig praksis å nedsette en streikekomité. Streikekomiteen ved MBL-oppgjøret i 2006 hadde følgende fullmakt: Streikekomiteen gis fullmakt av landsstyret til å avgjøre løpende spørsmål knyttet til disponeringen av ressurser i en konfliktsituasjon. For å sikre en kontroll over pengebruken under streik, har det vært vanlig praksis at N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 6

7 generalsekretæren sitter i streikekomiteen og har et spesielt ansvar for bevilgninger. Bruk til andre formål skal alltid vedtas av landsstyret. Det lages ikke budsjett for konfliktfondet. Regnskapet legges fram for og faststettes av landsstyret. Regnskapet legges fram for landsmøtet. Journalisten Journalisten BA er et eget selskap heleid av NJ. NJs landsstyre er generalforsamling. Generalforsamlingen fastsetter regnskapet, godkjenner årsberetningen og velger styre. Styret vedtar budsjett og avlegger regnskap. NJ bevilger årlig et beløp per medlem, for tiden 326 kroner, til sammen vel tre millioner kroner i Journalisten går med overskudd. Landsstyret har vedtatt at prisen per medlem fra 2008 skal indeksreguleres med et snitt av lønns- og prisstigningen, og har samtidig slått fast at forutsetningen er at Journalisten bygger opp fond i gode tider for å møte inntektssvikt ved nedgang i markedet. Journalistens regnskap legges fram for landsmøtet. Institutt for Journalistikk IJ er en stiftelse og NJ er en av stifterorganisasjonene. Ledes av et styre på fire, derav to fra NJ for tida Elin Floberghagen og Leif- Kjartan Bjørsvik. Norsk Redaktørforening har vedtektsmessig rett til styrelederposisjonen. Styret vedtar budsjett og fastsetter regnskap. NJ overfører årlig 2,7 millioner kroner til IJ over vederlagsbudsjettet. I tillegg overføres det midler til kurs for frilansere og arbeidsløse. Instituttet er inne i en økonomisk omstillingsprosess. Pressens arbeidsledighetskasse (PA-kassen) Finansieres med bidrag fra Norsk Journalistlag og Norsk Redaktørforening for tiden 60 kroner per medlem per år. PA-kontingenten er en del av NJs medlemskontingent. Medlemmene er forpliktet til å være medlem, men det er unntak for studenter og pensjonister. (NJs vedtekter 14) N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 7

8 Fra PA-kassens vedtekter 3: Kontingentens størrelse fastsettes av landsstyret i NJ og styret i NR etter innstilling fra Pressens Arbeidsledighetskasses styre innen 1. oktober. PA-kassens vedtekter 9: PA har et styre på fire medlemmer. To blir utpekt av Norsk Journalistlag og to av Norsk Redaktørforening. Styret kan treffe beslutning når NJ og NR er representert i møtet med minst et styremedlem hver. Styret forvalter kassens midler og leder virksomheten i samsvar med vedtektene. Kassen administreres av Norsk Journalistlag og revideres av NJs revisor. Styret sender hvert år regnskap og årsmelding til NJ og NR. Styrene i NJ og NR skal godkjenne regnskap og årsmelding. PA-kassens vedtekter 10: Endringer i disse vedtekter kan bare gjøres av landsstyret i NJ og styret i NR. Vedtak om å opp løse kassen krever 2/3 flertall i begge organisasjoners landsmøter. Blir PA oppløst, skal kassens midler overføres til Norsk Presseforbunds hjelpefond eller komme de to organisasjoners medlemmer til gode på annen måte. PA-kassen går for tiden med overskudd, fondet øker og det er ikke behov for å endre satsen. PA-kassens regnskap fastsettes av landsstyret og legges fram for landsmøtet. Etter vedtak i styret er fondene plassert i pengemarkedsfond med lav rente. Det er behov for å drøfte plasseringspolitikken i styret. Pressens Gravferdskasse (PG-kassen) Finansieres med bidrag fra Norsk Journalistlag og Norsk Redaktørforening for tiden 20 kroner per medlem per år. PG-kontingenten er en del av medlemskontingenten. Medlemmene er forpliktet til å være medlem, men det er unntak for studenter (NJs vedtekter 14). PG.kassens vedtekter 2 slår også fast at medlemmene har rett til å være medlem, og dette er utdypet i PG-kassens vedtekter 3: Den som går ut av organisasjonene på grunn av sykdom eller ulykkestilfelle, kan bli stående som medlem. Det samme gjelder den som går ut av organisasjonene etter minst ti års medlemskap, og som har fylt 50 år. PG-styret fastsetter størrelsen på gravferdsbidraget. Gravferdsbidraget er for tiden på kroner og indeksreguleres hvert andre år, neste gang fra 1. januar PG-kassen har samme styre som PA-kassen. Og samme formuleringer om kontingentfastsettelse, vedtektsendringer og nedleggelse. PG-kassen går for tiden med underskudd som belastes fondet, og det er behov for å øke kontingenten i løpet av et år eller to. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 8

9 PG-kassen regnskap fastsettes av landsstyret og legges fram for landsmøtet. Etter vedtak i styret er fondene plassert i pengemarkedsfond med lav rente. Det er behov for å drøfte plasseringspolitikken i styret. NJs reisestipend Bevilges årlig over NJs vederlagsbudsjett. Landsmøtet har vedtatt at stipendet skal være på minst kroner og at det skal deles ut minst 85 stipend årlig. Det legges stor vekt på ansiennitet. Inntil en firedel av stipendene kan utdeles etter sosiale kriterier. Utdeles av NJs medlemmer i Pressens Stipendkomité STIP. Den enkelte stipendmottaker må skrive rapport fra reisen i henhold til skattemyndighetenes regler. Institutt for Journalistikk er sekretariat for ordningen. Reisestipendene er en del av NJs vederlagsregnskap som avlegges av landsstyret og godkjennes av landsmøtet. Pressens Stipendfond Styrene i NJ, Norsk Presseforbund og Norsk Redaktørforening har vedtatt å slå samle fem presserelaterte stipendfond under Pressens Stipendfond med målsetning om å slå dem sammen til ett fond. PS ledes av et styre som består av generalsekretærene i de tre organisasjonene. Styret skal vedta hvor mye som skal deles ut årlig og til hvilke formål i tråd med de sammenslåtte fondenes bestemmelser. Det er ikke avgjort hvem som skal føre regnskapene. NJ har ført regnskapene til og med Styret avlegger regnskap og årsberetning, som skal fastsettes av styrene i de tre organisasjonene. Den samlede kapitalen i fondene er på knapt tre millioner kroner. Bibliotekvederlaget Forfattere har helt siden 1947 fått vederlag fra staten for utlån av bøker. I 1987 ble det vedtatt en egen lov om bibliotekvederlag hvor det slås fast at "opphavsmenn til verk som disponeres til utlån i offentlige bibliotek, skal ytes vederlag gjennom årlige bevilgninger over statsbudsjettet". Vederlagets størrelse baseres på statistikk over hvor mange enheter (bøker, mikrofilmer, kassetter, plater osv) som er til bruk i alle offentlige bibliotek, folke-, skole- og fag- og forskningsbibliotek. Norsk Journalistlag og Norsk Redaktørforening mottar i fellesskap om lag 2,73 millioner kroner i årlig vederlag, derav 2,46 fra NJ. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 9

10 Både NJ og NR har vedtatt at vederlaget i sin helhet skal brukes til produksjon av faglitteratur. Det beregnes ikke administrasjonsandel av beløpet, og vederlaget disponeres i sin helhet av Pressens Faglitteraturfond. Pressens Faglitteraturfond har et styre på seks medlemmer, tre fra NJ og tre fra Norsk redaktørforening. IJ er sekretariat for ordningen. Fondet har egne vedtekter som er vedtatt av NJ og NR. Ifølge vedtektene skal styret avlegge regnskap årlig til NJ. NJ har ikke mottatt regnskap de siste årene. N o rs k J o u rn a l is t la g, P o s tb o k s , O s lo S id e 1 0