SIU. Erasmus+ Strategiske partnerskap Oslo, Alisa Hodzic

Transkript

1

2 SIU Erasmus+ Strategiske partnerskap Oslo, Alisa Hodzic 2

3 Innhold Økonomiske betingelser i kontrakten Part I- Special conditions Part II- General conditions Part B - Financial provisions Unit costs Actual costs Annex III Financial and contractual rules Et supplement til reglene i kontrakten 3

4 Part I- Special conditions Budget transfers kan overføre opptil 20% av tildelte midler til andre budsjettkategorier med unntak av Project management and implementation og Exeptional costs kan ikke overføre midler til budsjettkategorier man i utgangspunkt ikke har søkt om (unntatt Special needs) budsjettkategori Special needs 4

5 Part I- Special conditions First pre-financing payment For 2-årige prosjekter: 80/20 For 3-årige prosjekter : 40/40/20 Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent 5

6 Part I- Special conditions Interim reports and further pre-financing payments For 2-årige prosjekter Interimrapport i Mobility Tool For 3-årige prosjekter Interimrapport i Mobility Tool Minst 70% av de første 40% må være brukt opp for å utløse de neste 40% ( hvis ikke, ny interimrapport) 6

7 Part I- Special conditions Final report and request for payment of the balance sluttrapporten skal sendes SIU innen 60 dager etter sluttdatoen til prosjektet SIU har 60 dager å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret ved mangelfull rapport/dokumentasjon, har koordinatoren 30 dager å sende dokumentasjonen til SIU 7

8 Part I- Special conditions Conversion of costs incurred in another currency into euro Kostnader i andre valuta enn euro skal konverteres til euro etter den valutakursen som gjaldt den dagen midlene ble mottatt fra SIU. De daglige valutakursene finner man på nettsidene til Den europeiske sentralbanken. 8

9 Budsjettkategorier Project management and implementation Transnational project meetings Intelectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training activities Unit costs Exceptional costs Special needs Actual costs 9

10 Enhetskostnader (unit costs) skal være reelle og oppstått i løpet av prosjektperioden nødvendige for implementeringen av prosjektet lett kunne identifiseres og verifiseres med dokumentasjon 10

11 Calculation of unit contributions A: Project management and implementation Beregning av tilskuddsbeløp: ant.mnd x sats Utløsende hendelse: at aktiviteten er blitt implementert/resultat oppnådd slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU Dokumentasjon: beskrivelse av aktiviteten implementert/resultat oppnådd i sluttrapporten 11

12 B: Transnational project meetings møter avholdes ved de respektive organisasjonene slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU deltakere fra partnerorganisasjoner fra minst 2 ulike programland, og km-avstand over 100 km Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere x sats Utløsende hendelse: at deltakere har faktisk reist og deltatt i møtene 12

13 Dokumentasjon: 1) organisasjonene skal kunne dokumentere formal link ift. deltakere i prosjektmøtene (staff/learners) 2) for reiser mellom organisasjoner som sender/ mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, reisens formål- og start-/sluttdato 3) når reisen ikke begynner/slutter der sender/mottaker organisasjon er lokalisert: reiserute og billett/faktura som viser avreise-/ankomststed 13

14 C: Intellectual outputs de formelle forhold på plass (arbeidsavtale) tilknyttet prosjektet på en profesjonell eller frivillig basis Manager- og Administrative staff -kategori brukes kun hvis søkt om i søknad og godkjent av SIU Beregning av tilskuddsbeløp: ant.dager x sats per dag per lønnskategori Utløsende hendelse: at resultatet oppnådd er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: timelister som viser navnet på lønnstakeren, lønnskategori (fra Annex III), datoer og antall arbeidsdager, arbeidsavtaler 14

15 D: Multiplier events kan finne sted kun i programland der organisasjonene er lokalisert Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere (fra ikkepartnerorganisasjoner) x sats Utløsende hendelse: møtet har funnet sted slik beskrevet i søknaden og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: beskrivelse av møtet i sluttrapporten, møteagenda, deltakerliste signert av deltakere med dato, sted, kontaktinfo m.m. 15

16 E: Learning, teaching and training activities kan finne sted kun i programland der organisasjonene er lokalisert aktiviteter i eget land må inkludere deltakere fra minst 2 ulike programland, og km-avstand over 100 km Beregning av tilskuddsbeløp: Travel: ant. deltakere x sats (distance band, Annex III) Individual support: ant. dager/mnd. x sats per dag/mnd. (ved ufullstendige måneder for aktiviteter over 2 mnd., egen utregning) 16

17 Utløsende hendelse: Travel: at deltakeren har gjennomført reisen Individual support: at deltakeren har deltatt i aktiviteten i utlandet 17

18 Dokumentasjon: Travel: 1) for reiser mellom organisasjoner som sender/ mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, reisens formål- og start-/sluttdato 2) når reisen ikke begynner/slutter der sender/mottaker organisasjon er lokalisert: reiserute og billett/faktura som viser avreise-/ankomststed Individual support: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, formål med aktiviteten, start-/sluttdato 18

19 Reelle kostnader (actual costs) er ikke dekket via enhetskostnader (unit costs) kan identifiseres og verifiseres er registrert i regnskapssystemene er blitt estimert i budsjettet har oppstått i løpet av prosjektperioden 19

20 Calculation of actual costs A: Special needs Beregning av tilskuddsbeløp: 100% refusjon av de reelle kostnadene Godkjente kostnader: kostnader som er uunnværlige for personer med funksjonshemming, og som kommer i tillegg til kostnader dekket gjennom unit costs Dokumentasjon: faktura 20

21 B: Exceptional costs Beregning av tilskuddsbeløp: dekker enten 75% av de påløpte kostnadene eller (lavest beløp) Godkjente kostnader: Sub-contracting: slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU Avskrivninger: slik registrert i organisasjonens regnskapssystem og avskrevet iht de internasjonale regnskapsstandardene og organisasjonens egne avskrivningsrutiner. Avskrivningskostnader kun for den perioden utstyret ble brukt i prosjektet. 21

22 Kostnader ved leie/leasing av utstyr kan ikke overskride avskrivningskostnader til lignende utstyr Dokumentasjon: Sub-contracting: faktura Avskrivninger: bevis på utstyr kjøpt, utstyr leie/leasing slik registrert i regnskapssystemene. For Exeptional costs må all dokumentasjon sendes med sluttrapporten. 22

23 Ikke-godkjente kostnader valutatap gebyrer og renter bankkontokostnader m.v.a (hvis fradragsberettiget) m.m. Checks and audits SIU og Kommisjonen kan foreta sjekk og revisjon av prosjekter i løpet av prosjektperioden eller 5 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til koordinatoren (< , 3 år) all original dokumentasjon må oppbevares i 5 år 23

24 Rapportering i Mobility tool Transnational project meetings registrering av antall deltakere i møtene med navn og avreise/ankomststed avstand i km beregnes vha on-line distance calculator Mobility tool beregner automatisk tilskuddsbeløpet dersom avreise/ankomststed avviker fra lokaliseringen til sender/mottakerorganisasjon, må det forklares i Mobility tool Intellectual outputs Registrering av antall dager per lønnskategori på bakgrunn av timelister 24

25 Rapportering i Mobility tool Mobility tool beregner automatisk tilskuddsbeløpet på bakgrunn av satsen per lønns- og landskategori Transnational learning, teaching and training activities aktivitetene registreres per deltaker dersom reisen ikke ble gjennomført, rapporteres det i Mobility tool per deltaker Special needs de reelle kostnadene rapporteres i Mobility tool Exceptional costs de reelle kostnadene rapporteres i Mobility tool 25

26 SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV UTDANNING TLF: FAKS: E-POST: SIU@SIU.NO POSTADRESSE: PB 1093, 5809 BERGEN BESØKSADRESSE: VASKERELVEN