Erasmus+ Strategiske partnerskap 2017

Transkript

1 Erasmus+ Strategiske partnerskap 2017 Alisa Hodzic Flesland Økonomiske betingelser i kontrakten og dokumentasjonskrav

2 Agenda Økonomiske betingelser i kontrakten Grant agreement - Special conditions Prosjektperiode Tildeling i EUR Overføring mellom budsjettposter Utbetalinger Rapportering Sluttoppgjør Bankopplysninger 2

3 Økonomiske betingelser i kontrakten Annex I - General conditions Part B - Financial provisions Eligible costs Checks and audits 3

4 Økonomiske betingelser i kontrakten Annex III Financial and contractual rules Unit costs Actual costs Checks of grant beneficiaries and provision of supporting documents 4

5 Grant agreement - Special conditions Budget transfers without amendment kan overføre opptil 20% av tildelte midler til andre budsjettposter med unntak av Project management and implementation og Exeptional costs budsjettpost som får overføring fra andre poster kan ikke få en økning på over 20% kan overføre midler til Special needs selv om de ikke er med i det tildelte budsjettet 5

6 Grant agreement - Special conditions First pre-financing payment For 2-årige prosjekter: 80% For 3-årige prosjekter : 40% Fristen for å overføre de første prosentene er 30 dager etter at kontrakten er blitt signert ved SIU Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent 6

7 Grant agreement - Special conditions Interim reports and further pre-financing payments For 2-årige prosjekter Progress report For 3-årige prosjekter Progress report Interim report, når minst 70% av de første 40% har vært brukt opp (hvis ikke, ny interimrapport) 60 dager på å behandle rapporten og utbetale de neste 40% 7

8 Grant agreement - Special conditions Final report and request for payment of the balance Sluttrapport i Mobility Tool+ innen 60 dager etter sluttdatoen til prosjektet SIU har 60 dager på å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret 8

9 Grant agreement - Special conditions Currency for requests for payments and conversion into euro Kostnader i andre valuta enn euro skal konverteres til euro etter de gjennomsnittlige daglige valutakursene som trykkes i Official Journal of the European Union, serie C (se lenke i kontakten) 9

10 Annex I General conditions Part B- Financial provisions Eligible costs er påløpt i prosjektperioden er med i budsjettet (Annex II) er knyttet til prosjektet og nødvendige for implementeringen av prosjektet kan identifiseres og verifiseres, er registrert i regnskapssystemene Checks, audits and evaluations oppbevare all original dokumentasjon i 5 år etter sluttoppgjøret ble utbetalt til prosjektet 10

11 Budsjettkategorier Project management and implementation Transnational project meetings Intelectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training activities Unit costs Exceptional costs Special needs Actual costs 11

12 Calculation and supporting documents for unit contributions A: Project management and implementation Beregning av tilskuddsbeløp: ant. mnd av prosjektvarighet x sats per mnd Utløsende hendelse: at aktiviteten er blitt implementert og outputene produsert slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU Dokumentasjon: beskrivelse av aktivitetene og outputene i sluttrapporten Rapportering: koordinator skal rapportere på fordeling av midler og de foretatte aktivitetene og resultatene 12

13 B: Transnational project meetings Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere x sats Utløsende hendelse: at deltakere har faktisk deltatt i møtene Dokumentasjon: 1. for reiser mellom organisasjoner som sender og mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start-og sluttdato 2. dersom reisen fører til en endring i distance band (reiser fra sted ulik enn der senderorganisasjon er lokalisert og / reiser til sted ulik enn der mottakerorganisasjon er lokalisert): den faktiske reiseruten støttes med reisebilletter eller faktura som spesifiserer avreise- og ankomststedet 13

14 3. deltakerlister, signert av deltakere og mottakerorganisasjon, som spesifiserer navn, dato og sted til partnermøtet. For hver deltaker skal det oppgis deltakersnavn og signatur, navn og adresse til senderorganisasjonen 4. detaljert møteagenda og møtedokumenter Rapportering: 1. Koordinator skal rapportere om møtested, dato og antall deltakere 2. organisasjonene skal kunne vise formal link ift. deltakere i prosjektmøtene (staff/learners) 14

15 C: Intellectual outputs Beregning av tilskuddsbeløp: ant.dager x sats per dag per lønnskategori The category applicable does not relate to the professional profile of the person, but to the function performed by the person in relation to the development of the intellectual output. Lønnskostnader til Managers and administrative staff forventes å bli dekket gjennom budsjettpost Project management and implementation. Disse kan også gå inn under Intellectual outputs, men kun hvis søkt om og godkjent av SIU (Annex II) Utløsende hendelse: at outputene er produsert og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: timelister per person som viser navnet på lønnstakeren, lønnskategori (fra Annex IV), datoer og antall arbeidsdager, arbeidsavtaler 15

16 Rapportering: Koordinator rapporterer, på vegne av det hele partnerskapet, på aktiviteter og resultater produsert: Start- og sluttdato, antall arbeidsdager per staff category for hver organisasjon som jobber direkte med utvikling av Intellectual outputs 16

17 D: Multiplier events Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere (fra ikke-partnerorganisasjoner) x sats Utløsende hendelse: møtet har funnet sted og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: deltakerlister signert av deltakere som spesifiserer navn, dato og sted av multiplier event. For hver deltaker skal det oppgis deltakernavn og signatur, navn og adresse til senderorganisasjon. Detaljert agenda og dokumenter brukt eller distribuert på muliplier event. 17

18 Rapportering: Koordinator rapporterer, på vegne av det hele partnerskapet, en beskrivelse av multiplier event, intellectual outputs dekket av denne budsjettposten, lederorganisasjon og deltakende organisasjoner, møtested og antall lokale og internasjonale deltakere 18

19 E: Learning, teaching and training activities Travel: reisekostnader til deltakere inkl. følgepersoner Top-up for expensive domestic travel costs: For domestic travel costs exceeding 225 EUR (reiserute kun innenfor Programme Countries) Individual support opphold til deltakere (inkludert følgepersoner) på opptil 60 dager Linguistic support Aktiviteter i eget land er berettigede, men må inkludere deltakere fra minst 2 ulike programland og avstanden mellom avreise- og ankomststed er min 10 km I alle tilfeller, må organisasjonene vise formal link ift deltakere i LTTA 19

20 Utløsende hendelse: Travel: at deltakeren har gjennomført reisen. for top-up for expensive domestic travel: begrunnelsen evalueres av SIU Individual support: at deltakeren har deltatt i aktiviteten Linguistic support: - deltakelse overstiger 2 mnd - språkforberedelse i undervisningsspråket 20

21 Dokumentasjon: Travel: 1. for reiser mellom organisasjoner som sender og mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start-og sluttdato 2. dersom reisen fører til en endring i distance band (reiser fra sted ulik enn der senderorganisasjon er lokalisert og / reiser til sted ulik enn der mottakerorganisasjon er lokalisert): den faktiske reiseruten støttes med reisebilletter eller faktura som spesifiserer avreise- og ankomststedet 3. Top-up for expensive domestic travel costs: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start-og sluttdato 21

22 Individual support: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, formål med aktiviteten, start- og sluttdato Linguistic support: 1) signert bekreftelse fra kursholderen som spesifiserer deltakernavn, undervisningsspråket, formatet og varigheten til den gitte språkstøtten, eller 2) faktura for innkjøpt kursmaterialet som spesifiserer språket det gjelder, navn og adresse av leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato, eller 22

23 3) hvis linguistic support ble gitt direkte ved organisasjonen: bekreftelse signert og datert av deltakeren som spesifiserer deltakernavn, undervisningsspråket, formatet og varigheten av den mottatte språkstøtten Rapportering: Koordinator rapporterer sted til alle LTTA, dato og antall deltakere Ved et krav om domestic travel top-up sats, må koordinatoren gi en beskrivelse av den faktiske reiseruten og en berettigelse som forklarer grunnen til at en mer økonomisk rute ikke kunne tas 23

24 Actual costs kostnader til partnerorganisasjonene påløpt i prosjektperioden er indikert i det estimerte budsjettet (Annex II) eller berettigede som følge av overføringer mellom budsjettposter har oppstått ifm prosjektet og er nødvendige for implementeringen av prosjektet er identifiserbare og verifiserbare, og registrert i regnskapssystemene til partnerorganisasjonene ikke dekket gjennom unit contributions m.m 24

25 Calculation of actual costs A: Special needs Beregning av tilskuddsbeløp: 100% refusjon av de berettigede kostnadene Berettigede kostnader: kostnader til personer med funksjonshemming og følgepersoner som inkluderer oppholdskostnader til følgepersoner utover 60 dager (subsistance), og som kommer i tillegg til kostnader dekket gjennom unit contibution Dokumentasjon: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato 25

26 B: Exceptional costs Beregning av tilskuddsbeløp: 75% av de berettigede kostnadene (maks ). Opptil 80% av de berettigede kostnadene for dyre reiser til deltakere som reiser fra/til outermost regions and OCTs Berettigede kostnader: Sub-contracting: slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU (Annex II) Reisekostnader til deltakere som reiser fra/til outermost regions and OCTs (der standardregelen ikke dekker min 70% av de berettigede kostnadene) Avskrivninger: slik registrert i organisasjonens regnskapssystem og avskrevet iht de internasjonale regnskapsstandardene og organisasjonens egen regnskapspraksis. 26

27 Dokumentasjon: Sub-contracting: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato Avskrivninger: bevis på kjøp/leie/leasing av utstyr slik registrert i regnskapssystemene Reisekostnader til deltakere som reiser fra/til outermost regions and OCTs: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato For Exeptional costs må all dokumentasjon sendes med sluttrapporten. 27

28 Checks of grant beneficiaries and provision of supporting documents Final report check Desk check On the spot check 28