Rapportering og oppfølging av prosjekt

Transkript

1 Rapportering og oppfølging av prosjekt Julie Bjørk/ Anne Gro Skibenes SIU Flesland/

2 Agenda Prosjektets livssyklus - rapporter og utbetalinger Dokumentasjon og kontroll Prosjektstyringsverktøy Mobility Tool+ Erfaringsdeling og spørsmål

3 Hvem er vi?

4 Hvem er vi? KA219 - Skole- til skole partnerskap; videregående skoler, grunnskoler og barnehager Norske koordinatorer for prosjekter startet opp i 2015 og 2016 Partnere i utenlands-koordinerte prosjekter som startet opp i 2015 og 2016 SIU - Nasjonalkontor for Erasmus+ Søknadsbehandling og tildelinger Oppfølging og veiledning av prosjekter gjennom hele prosjektsyklusen 4

5 Rapportering i Erasmus+ 5

6 3-årige 2016-prosjekter 2-årige 2016-prosjekter Interimreport Final report Progressreport 3-årige 2015-prosjekter Oppstart 6

7 Hvilken rapport skal vi levere i 2017? Vårt prosjekt er treårig med oppstart i 2015 Interimreport innen 30.oktober 2017 genererer ny utbetaling Vårt prosjekt er treårig med oppstart i 2015, men fikk ny utbetaling høsten 2016 Ingen rapportering i 2017

8 Hvilken rapport skal vi levere i 2017? Vårt prosjekt er 3-årig med oppstart i 2016 Progress-report innen 30.oktober 2017 genererer ikke utbetaling Vårt prosjekt er 3-årig med oppstart i 2016, men har brukt 70% av første utbetaling Interimreport innen 30.oktober 2017 genererer ny utbetaling Vårt prosjekt er 2-årig med oppstart i 2016 Interimreport innen 30.oktober 2017 genererer ikke utbetaling

9 Utbetaling av midler 2-årige prosjekter Interimrapporten genererer ikke ny utbetaling Siste 20% utbetales etter godkjent sluttrapport 3-årige prosjekter 40/40/20 Minst 70% av første utbetaling må være brukt opp for å utløse de neste 40% (hvis ikke må det sendes inn ny interimrapport). 9

10 Rapporten fylles ut og sendes gjennom Mobility Tool+. Unntaket er 3-årige 2015-prosjekter som skal levere interimrapport: «Skjema for rapportering for prosjekter startet i 2015» og «Erasmus+2015interimrapportering: Mal for budsjett» på siu.no

11 Hva rapporterer vi på? Fremdrift, kommunikasjon og regnskap fra oppstartsdato: Oppsummering av aktiviteter og foreløpige resultater Fremdrift i forhold til planer i søknaden, evt. utfordringer Foreløpig spredning og bruk av resultatene Prosjektregnskap

12 Final report - koordinatorer Rapporterer for hele prosjektet i Mobility Tool+ Fokus på måloppnåelse og resultater Implementering i forhold til beskrivelse i søknaden Virkning og spredning av resultater Levedyktighet hva skjer med resultatene fremover? Økonomi Rapporten vurderes av eksterne evaluatorer ut fra samme vurderingskriterier som søknaden. Godkjent rapport genererer siste utbetaling. 12

13 Final report - partnere Rapporterer for sin egen rolle i prosjektet i Mobility Tool+ Aktiviteter i prosjektet Økonomi Rapporten godkjennes av SIU Godkjent rapport genererer siste utbetaling. 13

14 Utbetaling av sluttbeløp Sluttrapporten skal sendes SIU innen 60 dager etter sluttdato til prosjektet SIU har 60 dager til å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret Ved mangelfull rapport/ dokumentasjon, har koordinator 30 dager til å sende dokumentasjonen til SIU 14

15 Fleksibilitet i budsjettet Det er rom for fleksibilitet mellom budsjettpostene, men med noen føringer: Budsjettendringer som overstiger 20%, krever skriftlig søknad Det kan ikke overføres midler til budsjettkategoriene Project management and implementation og Exeptional costs Det kan ikke overføres midler til budsjettkategorier man i utgangspunkt ikke har fått tildelt. (Unntaket er overføring til budsjettkategorien Special needs. Overføring til denne budsjettkategorien krever imidlertid en forklarende søknad.) Send oss en mail eller ring oss dersom du er usikker! 15

16 Kontroller og sjekker Desk check of additional supporting material (at final report stage) On the spot check during implementation On the spot check (audit) after completion

17 Satser og dokumentasjon Project management and implementation Transnational project meetings Learning, teaching and training activities Unit costs Dokumentasjon på gjennomført aktivitet, ingen faktiske kostnader. (Signert deltakerliste, kursbevis) Exceptional costs Special needs Faktiske utgifter må dokumenteres. Se annex III som er vedlagt kontrakten for beskrivelse. 17

18 Resultater og virkning Rapportene leses og brukes flittig! Møter med prosjektene gir nyttig erfaring Gode eksempler brukes i mange sammenhenger Magasiner Konferanser Rapportering knyttet til resultatoppnåelse og virkning 30

19 Mobility Tool+ Prosjektstyringsverktøy Detaljer om prosjektet Involverte institusjoner og kontaktpersoner Registrere aktiviteter og deltakere Budsjettoversikt brukte og tilgjengelige midler Rapportering Bruk MT+ fra oppstart gir oversikt og letter rapporteringsarbeidet 19

20 Oppfølging og veiledning Oppstarts- og erfaringsseminar Veiledning på telefon, mail og videomøter Send oss gjerne oppdaterte oversikter over aktiviteter 29

21 Diskusjonsspørsmål A. Erfaringer knyttet til å være koordinator Kontrakt, arbeidsfordeling, organisatoriske Samarbeid med partnere i prosjektet Utfordringer og gode løsninger B. Erfaring med å drive større prosjekter Tilrettelegging i organisasjonen Ressurser, tid og praktisk organisering 31

22 IKG17: Skolen møter verden i hverdagen BODØ NOVEMBER Du møter: Milad Mohammadi Per Sundnes Odd Henriksen Robin Dale Oen Sted: Bodø videregående skole Stormen konserthus og bibliotek Mer informasjon: 22

23

24

25

26

27

28