SIU. Erasmus+ Gardermoen, dato Strategisk partnerskap Anne Kloster Holst

Transkript

1

2 2 SIU Erasmus+ Gardermoen, dato Strategisk partnerskap Anne Kloster Holst

3 På agendaen Oppstart Kontrakt og rettigheter Oppstartsmøte Prosjektadministrasjon Kommunikasjon Rapportering Prosjektøkonomi Resultatformidling Individuell veiledning

4 Prosjektsyklus strategisk partnerskap Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling Kick-off Besøk fra SIU Interimrapport Kontroll av interimrapport 2.Utbetaling (for 3-årige prosjekt) Erfaringsseminar / Besøk fra SIU Sluttrapport Kontroll av sluttrapport Sluttutbetaling

5 Kontrakter og rettigheter

6 Kontrakter/mandat i strategiske partnerskap Subcontracting (possible) National Agency (SIU) Contractor Mandates Partner 1 Subcontracting (possible) MULTI BENEFICIARY STRATEGIC PARTNERSHIP Partner n Subcontracting (possible)

7 Kontrakter for skolepartnerskap Koordinator for skolepartnerskap skal kun forvalte midler til egen institusjon Hver partner i skolepartnerskap inngår en egen kontrakt med sitt nasjonalkontor Hver partner skal rapportere til eget nasjonalkontor i henhold til retningslinjer i kontrakten

8 Kontrakt og mandat Kontrakt = finansieringsavtale = Grant agreement Part I Special conditions Part II General conditions Part A Legal and administrative provisions Part B Finansial provisions Annex I II III IV V VI Description of the project Estimated budget Financial and contractual rules Templates for agreements to be used between the beneficiaries and participants Mandates provided to the coordinator by the other beneficiaries List of other beneficiaries

9 Endringer i kontrakten Part IIA, Article II.11 - Amendments to the agreement Skriftlig søknad til SIU Vanligvis kan SIU godkjenne eller avslå søknad om endringer, men i noen tilfeller må vi spørre EU-kommisjonen

10 Rettigheter / eierskap Part II A, Article II.8 - PRE-EXISTING RIGHTS AND OWNERSHIP AND USE OF THE RESULTS Forhold dere til dette tidlig hvis aktuelt i prosjektet

11 Oppstart

12 Viktige datoer i prosjektet Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden Oppstartsmøte anbefales avholdt innen utgangen av november 2014 Midtveisrapport (Interim report) frist: ett år + 60 dager fra start Sluttrapport (Final report) frist: to/tre år + 60 dager fra start

13 Kick-off

14 Oppstartsmøter (Kick-off) Viktigste møte i prosjektperioden? Tid til både faglig og sosialt bruk gjerne 2-3 dager Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar? Avklare rollefordeling SIU vil delta på noen oppstartsmøter

15 Prosjektadministrasjon

16 Hvordan administrere et prosjekt på en god måte? Part II A, Article II.1 General obligations and roles of the beneficiaries II General obligations and role of the coordinator Styringsgruppe anbefales Arbeidsgrupper kan fungere bra, men ikke alltid nødvendig Referansegrupper tenk resultatformidling Søknad som arbeidsverktøy

17 Prosjektaktiviteter Project management and implementation Transnational project meetings Intellectual output Multiplier event Learning/teaching/training activities

18 Kommunikasjon Part II A Article II.2 Communication between the parties Kommunikasjon med SIU en gylden regel: Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse Telefon, e-post og digitalt arbeidsrom Vær klar/åpen i kommunikasjonen med tanke på regler, rapporteringer og hva som er forventet i dialog med partnerne Mangelfull kommunikasjon er den hyppigste grunnen til at prosjekter ikke når sine mål

19 Rapportering

20 Rapportering Interimrapport ( dager) Fremdrift, kommunikasjon og regnskap. Godkjennes av SIU. Sluttrapport ( / dager) Fokus på resultater og på spredningsaktiviteter, samt på økonomi. Evalueres av intern og ekstern ekspert. Rapporteringsverktøy: Mobility tool for tall Pdf for beskrivelse

21 Interimrapport beskrivende del Oppsummering aktiviteter og resultater i prosjektets første år dato til dato Endringer i forhold til søknad: bytte av partnere, skifte av oppgaver, endringer i budsjett Prosjektmøter referat legges ved Fremdrift i forhold til planer i søknaden Spredning og bruk av resultatene Involvering av målgruppene Dokumentasjon!

22 Oppfølging fra SIU Egen kontaktperson Veiledning på telefon og e-post Delta på noen oppstarts-/prosjektmøter Erfaringsseminar Prosjektbesøk hos koordinator (Annex III Financial and contractual rules, kap. IV Provision of supporting documents)

23 Sist, men ikke minst

24 Forankring i egen organisasjon «Kritiske venner» er gode å ha Bruk bransje/nettverk aktivt Koordinatorrollen: pådriver, inspirator og kvalitetssikrer

25 LYKKE TIL! ( SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV UTDANNING TLF: FAKS: E-POST: SIU@SIU.NO POSTADRESSE: PB 1093, 5809 BERGEN BESØKSADRESSE: VASKERELVEN