Oppstarts- og erfaringsseminar, Bergen Financial and contractual rules Supporting documentation

Transkript

1 Oppstarts- og erfaringsseminar, Bergen Financial and contractual rules Supporting documentation

2 Økonomiske betingelser i kontrakten Grant agreement - Special conditions (prosjektperiode, tildeling i EUR, overføring mellom budsjettposter, utbetalingsprofil, rapportering, sluttoppgjør...) Grant agreement - General conditions Part B (berettigede kostnader, kontroller og revisjoner ) Grant agreement Annex III (enhetskostnader, reelle kostnader )

3 Grant agreement - Special conditions Budget transfers without amendment Overføring mellom budsjettposter uten amendment er tillatt så lenge prosjektet er implementert i tråd med godkjent søknad, og målene beskrevet i Annex II kan overføre opptil 20% av tildelte midler til andre budsjettposter med unntak av Project management and implementation og Exceptional costs budsjettpost som får overføring fra andre poster kan ikke få en økning på over 20% kan overføre midler til Special needs selv om de ikke er med i det tildelte budsjettet

4 Grant agreement - Special conditions Currency for requests for payments and conversion into euro For actual costs: Kostnader i andre valuta enn euro skal konverteres til euro etter de gjennomsnittlige daglige vekslingskursene publisert i Official Journal of the European Union, serie C (se lenke i kontakten) Dersom den daglige vekslingskursen ikke finnes publisert i Official Journal of the European Union skal det brukes den gjennomsnittlige månedlige regnskapskursen bestemt av Kommisjonen og publisert på dens nettside (se lenke i kontrakten)

5 Grant agreement - General conditions Part B Eligible costs er påløpt i prosjektperioden er med i budsjettet (Annex II) er påløpt ifm prosjektet og nødvendige for implementeringen av prosjektet kan identifiseres og verifiseres, er registrert i regnskapssystemene Ineligible costs valutatap fradragsberettiget m.v.a (VAT)

6 Grant agreement - General conditions Part B Checks, audits and evaluations All original dokumentasjon må oppbevares i 5 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til prosjektet Kommisjonen kan foreta kontroller, revisjoner eller evalueringer underveis i prosjektperioden og 5 år etter utbetaling av sluttoppgjøret Ved kontroller eller revisjoner må følgende dokumentasjon fremvises: For reelle kostnader: kontrakter, faktura og utskrifter fra regnskapet For enhetskostnader: støttedokumentasjon for antall enheter rapportert

7 Budsjettkategorier Project management and implementation Transnational project meetings Intelectual outputs Unit costs Multiplier events Learning, teaching and training activities Exceptional costs Special needs Actual costs

8 A: Project management and implementation (PMI) Beregning av tilskuddsbeløp: ant. mnd av prosjektvarighet x sats per mnd Utløsende hendelse: at aktiviteten er blitt implementert og outputene produsert slik beskrevet i søknaden og godkjent av Diku Dokumentasjon: beskrivelse av aktivitetene og outputene i sluttrapporten Rapportering: koordinator skal rapportere på fordeling av midler og de foretatte aktivitetene og resultatene

9 B: Transnational project meetings (TPM) Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere x sats Utløsende hendelse: at deltakere har faktisk deltatt i møtene Dokumentasjon: 1. For reiser mellom sender- og mottakerorganisasjon: deltakerliste eller individuelle bekreftelser på deltakelse signert av mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start- og sluttdato 2. Deltakerliste signert av deltakere og mottakerorganisasjon som spesifiserer navn, dato og sted til TPM, og for hver deltaker: navn og signatur av personen, navn og adresse til senderorganisasjon til personen

10 3. Detaljert agenda og dokumenter brukt eller distribuert i møtene Rapportering: 1. Koordinator skal rapportere om møtested, dato og antall deltakere 2. Organisasjonene skal kunne vise formal link ift. deltakere i prosjektmøtene (staff/learners)

11 C: Intellectual outputs Beregning av tilskuddsbeløp: ant.dager x sats per dag per lønnskategori The category applicable does not relate to the professional profile of the person, but to the function performed by the person in relation to the development of the intellectual output. Lønnskostnader til Managers and administrative staff forventes å bli dekket gjennom budsjettpost Project management and implementation. Disse kan også gå inn under Intellectual outputs, men kun hvis søkt om og godkjent av Diku (Annex II) Utløsende hendelse: at outputene er produsert og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av Diku) Dokumentasjon: timelister per person som viser navnet på lønnstakeren, lønnskategori (fra Annex IV), datoer og antall arbeidsdager, arbeidsavtaler slik registrert i systemene til partnerorganisasjonen

12 Rapportering: Koordinator rapporterer, på vegne av det hele partnerskapet, på aktiviteter og resultater produsert: Start- og sluttdato, antall arbeidsdager per lønnskategori for hver organisasjon som jobber direkte med utvikling av Intellectual outputs

13 D: Multiplier events Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere (fra ikke-partnerorganisasjoner) x sats Utløsende hendelse: møtet har funnet sted og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av Diku) Dokumentasjon: deltakerlister signert av deltakere som spesifiserer navn, dato og sted av Multiplier event, og for hver deltaker: navn og signatur av personen, navn og adresse til senderorganisasjon til personen. Detaljert agenda og dokumenter brukt eller distribuert under Muliplier event.

14 Rapportering: Koordinator rapporterer, på vegne av det hele partnerskapet, en beskrivelse av Multiplier event, intellectual outputs, lederorganisasjon og deltakende organisasjoner, møtested og antall lokale og internasjonale deltakere

15 E: Learning, teaching and training activities (LTTA) Beregning av tilskuddsbeløp: Travel: ant. deltakere x sats for distance band Individual support : ant. dager/mnd x sats (gjelder også opphold for følgepersoner inntil 60 dager). Ved behov kan man legge til maks 2 reisedager (reisedag direkte før og/eller etter aktiviteten) Linguistic support: ant. deltakere x sats (kun for long-term activities) Aktiviteter i eget land er berettigede, men må inkludere deltakere fra minst 2 ulike programland og avstanden mellom avreise- og ankomststed er min 10 km I alle tilfeller, må organisasjonene vise formal link ift deltakere i LTTA (staff/learners)

16 Utløsende hendelse: Travel: at deltakeren har gjennomført aktiviteten Individual support: at deltakeren har gjennomført aktiviteten Linguistic support: deltakelse over 2 mnd og språkforberedelse i undervisningsspråket

17 Dokumentasjon: Travel: For reiser mellom sender- og mottakerorganisasjon: deltakerliste eller individuelle bekreftelser på deltakelse signert av mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start- og sluttdato Individual support: For deltakelse i aktiviteten: deltakerliste eller individuelle bekreftelser på deltakelse signert av mottakerorganisasjon som spesifiserer deltakernavn, aktivitetens formål og start- og sluttdato

18 Linguistic support: For kursdeltakelse: signert bekreftelse fra kursholderen som spesifiserer deltakernavn, undervisningsspråk, format og varighet til den gitte språkstøtten, eller Faktura for innkjøpt kursmaterialet som spesifiserer språket det gjelder, navn og adresse av leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato, eller Dersom støtten ble gitt av selve partnerorganisasjonen: bekreftelse signert og datert av deltakeren som spesifiserer deltakernavn, undervisningsspråk, format og varighet av den mottatte språkstøtten Rapportering: Koordinator skal rapportere sted til alle LTTA, dato og antall deltakere

19 Actual costs kostnader til partnerorganisasjonene påløpt i prosjektperioden er indikert i det estimerte budsjettet (Annex II) eller berettigede som følge av overføringer mellom budsjettposter i samsvar med artikkel I.3.3 i kontrakten har oppstått ifm prosjektet og er nødvendige for implementeringen av prosjektet er identifiserbare og verifiserbare, og registrert i regnskapssystemene til partnerorganisasjonene ikke dekket gjennom unit contributions m.m

20 A: Special needs Beregning av tilskuddsbeløp: 100% refusjon av de berettigede kostnadene Berettigede kostnader: kostnader til personer med særskilte behov og følgepersoner (inkludert kostnader for opphold til følgepersoner utover 60 dager), og som kommer i tillegg til kostnader dekket gjennom unit contibution Dokumentasjon: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato

21 B: Exceptional costs Beregning av tilskuddsbeløp: 75% av de berettigede kostnadene for sub-contracting/purchase of goods 80% av de berettigede kostnadene for dyre reiser, Maksimalt EUR per prosjekt Berettigede kostnader: Sub-contracting: slik beskrevet i søknaden og godkjent av Diku (Annex II) Reisekostnader til deltakere, som reiser på en økonomisk og effektiv reisemåte, der standardregelen ikke dekker min 70% av de berettigede kostnadene (erstatter standard travel grant) Avskrivninger slik registrert i organisasjonens regnskapssystem og avskrevet i samsvar med de internasjonale regnskapsstandardene og organisasjonens egen regnskapspraksis. Ved kjøp, leie og leasing av utstyr kan kun beløp som tilsvarer tiden det har vært i bruk i prosjektet søkes refundert.

22 Dokumentasjon: Sub-contracting: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, og fakturadato Avskrivninger: bevis på kjøp/leie/leasing av utstyr slik registrert i regnskapet til organisasjonen, og raten av faktisk bruk for prosjektets formål kan bli tatt i betraktning Reisekostnader: faktura som spesifiserer navn og adresse til leverandøren, beløp og valuta, fakturadato og reiserute For Exceptional costs må all dokumentasjon sendes med sluttrapporten.

23 Checks of grant beneficiaries and provision of supporting documents Final report check Desk check On the spot check

24 diku.no Takk for oppmerksomhet