Rapportering og oppfølging av prosjekt

Transkript

1 Rapportering og oppfølging av prosjekt Kristin Amundsen/ Vigdis Berg SIU Flesland/

2 Agenda Rapportering i Erasmus+ Sjekker og kontroller Oppfølging og veiledning Erfaringsdeling og spørsmål

3 SIUs forpliktelser Nasjonalkontor for Erasmus+ Oppfølging av prosjekter gjennom hele prosjektsyklusen Informasjon og veiledning Søknadsbehandling og tildelinger Oppfølging av prosjekt underveis Rapportering 3

4 Kontroller og sjekker Interim report Final report Desk check of additional supporting material (at final report stage) On the spot check during implementation On the spot check (audit) after completion Alle skal ikke gjennom alt, men et visst antall skal sjekkes og ditt prosjekt kan bli plukket ut

5 Rapportering i Erasmus+ 5

6 Interimrapport Rapporteres fra oppstartdato til og med 31. august 2015 Felles rapport for hele partnerskapet Fremdrift, kommunikasjon og regnskap Oppsummering av aktiviteter og resultater i første år Fremdrift i forhold til planer i søknaden, evt. utfordringer Spredning og bruk av resultatene Prosjektregnskap per 31. august 2015 Godkjennes av SIU Frist for innlevering: 30. oktober

7 Endringer Dersom det er budsjettendringer som overstiger 20%, må det sendes skriftlig søknad kan ikke overføre midler til Project management and implementation og Exeptional costs kan ikke overføre midler til budsjettkategorier man i utgangspunkt ikke har søkt om (unntatt Special needs) 7

8 Utbetaling av midler 2-årige prosjekter Interimrapporten genererer ikke ny utbetaling Siste 20% utbetales etter godkjent sluttrapport 3-årige prosjekter 40/40/20 Minst 70% av første utbetaling må være brukt opp for å utløse de neste 40% (hvis ikke må det sendes inn ny interimrapport). 8

9 Sluttrapport Rapporterer for hele prosjektperioden (felles for hele partnerskapet) Kvalitativ del Fokus på måloppnåelse og resultater Implementering i forhold til beskrivelse i søknaden Virkning og spredning av resultater Levedyktighet hva skjer med resultatene fremover? Statistikk og økonomi Mobility Tool+ skal være klar til sluttrapportering 9

10 Evaluering av rapporten Kvalitativ evaluering Score 100 poeng, lavere enn 50 poeng kan medføre reduksjon Eksterne og interne eksperter 10

11 Utbetaling av midler Sluttrapporten skal sendes SIU innen 60 dager etter sluttdato til prosjektet SIU har 60 dager til å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret Ved mangelfull rapport/ dokumentasjon, har koordinator 30 dager til å sende dokumentasjonen til SIU 11

12 Dokumentasjon Project management and implementation Transnational project meetings Intellectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training activities Unit costs Exceptional costs Special needs Se kontrakten for beskrivelse Part B - Financial provisions, art. II

13 Kontroller og sjekker Beskrivelse av de ulike sjekkene og krav til dokumentasjon Kontrakten, del B FINANCIAL PROVISION Annex III - FINANCIAL and CONTRACTUAL RULES Tilfeldig utvalg av prosjekt plukkes ut til de ulike sjekkene All dokumentasjon må tas vare på i 5 år Dokumentasjon sendes kun inn på forespørsel 29

14 Type sjekker Desk check of additional supporting material (at final report stage) Dybdesjekk dokumentasjon Noen prosjekt blir bedt om å sende inn dokumentasjon On the spot check During implementation: gyldighet og gjennomføring av aktiviteter After completion: Revisjon etter at prosjektet er avsluttet For prosjekt som har fått midler til Intellectual Output

15 Oppfølging og veiledning Kontaktperson ved SIU Oppstarts- og erfaringsseminar Veiledning på telefon, mail og videomøter Prosjektmøter Delta på ulike prosjektaktiviteter Send oss gjerne oppdaterte oversikter over aktiviteter 31

16 Resultater og virkning Rapportene leses og brukes flittig! Møter med prosjektene gir nyttig erfaring Gode eksempler brukes i mange sammenhenger Magasiner Konferanser Rapportering knyttet til resultatoppnåelse og virkning 32

17 Diskusjonsspørsmål A. Erfaringer knyttet til å være koordinator Kontrakt, arbeidsfordeling, organisatoriske Samarbeid med partnere i prosjektet Utfordringer og gode løsninger B. Erfaring med å drive større prosjekter Tilrettelegging i organisasjonen Ressurser, tid og praktisk organisering 33