Erasmus+ Strategiske partnerskap 2015

Transkript

1 Erasmus+ Strategiske partnerskap 2015 Alisa Hodzic Bergen/ Økonomiske betingelser i kontrakten og dokumentasjonskrav

2 Agenda Økonomiske betingelser i kontrakten Part I- Special conditions Part II- General conditions Part B - Financial provisions Unit costs Actual costs Annex III Financial and contractual rules Et supplement til reglene i kontrakten 2

3 Budsjettkategorier Project management and implementation Transnational project meetings Intelectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training activities Exceptional costs Special needs 3

4 Part I- Special conditions Budget transfers kan overføre opptil 20% av tildelte midler til andre budsjettposter med unntak av Project management and implementation og Exeptional costs budsjettpost som får overføring fra andre poster kan ikke få en økning på over 20% kan ikke overføre midler til budsjettkategorier man i utgangspunkt ikke har søkt om (gjelder ikke Special needs) 4

5 Part I- Special conditions First pre-financing payment For 2-årige prosjekter: 80/20 For 3-årige prosjekter : 40/40/20 Fristen for å overføre de første prosentene er 30 dager etter at kontrakten er blitt signert ved SIU Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent 5

6 Part I- Special conditions Interim reports and further pre-financing payments For 2-årige prosjekter Interimrapport i Mobility Tool+ For 3-årige prosjekter Progress report i Mobility Tool+ Interim report i Mobility Tool+ når minst 70% av de første 40% har vært brukt opp (hvis ikke, ny interimrapport) 6

7 Part I- Special conditions Final report and request for payment of the balance Sluttrapport i Mobility Tool+ innen 60 dager etter sluttdatoen til prosjektet SIU har 60 dager å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret Ved mangelfull rapport/dokumentasjon: SIU vil sende en påminnelse innen 15 dager fra rapporteringsfristen Koordinatoren har 30 dager å sende dokumentasjonen til SIU 7

8 Part I- Special conditions Conversion of costs incurred in another currency into euro Kostnader i andre valuta enn euro skal konverteres til euro etter den valutakursen som gjaldt den dagen midlene ble mottatt fra SIU. De daglige valutakursene finner man på nettsidene til Den europeiske sentralbanken For 3-årige kontrakter: Ved konvertering av kostnader om til euro underveis i prosjektperioden: Valutakursen som gjaldt ved den første overføringen vil gjelde frem til den neste overføringen fra SIU. 8

9 Budsjettkategorier Project management and implementation Transnational project meetings Intelectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training activities Unit costs Exceptional costs Special needs Actual costs 9

10 Enhetskostnader (unit costs) skal være reelle og oppstått i løpet av prosjektperioden nødvendige for implementeringen av prosjektet lett kunne identifiseres og verifiseres med dokumentasjon 10

11 Calculation of unit contributions A: Project management and implementation Beregning av tilskuddsbeløp: ant. mnd x sats per mnd Utløsende hendelse: at aktiviteten er blitt implementert/resultat oppnådd slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU Dokumentasjon: beskrivelse av aktiviteten implementert/resultat oppnådd i sluttrapporten 11

12 B: Transnational project meetings deltakere fra partnerorganisasjoner fra minst 2 ulike programland, og km-avstand over 100 km Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere x sats Utløsende hendelse: at deltakere har faktisk reist og deltatt i møtene 12

13 Dokumentasjon: 1) organisasjonene skal kunne dokumentere formal link ift. deltakere i prosjektmøtene (staff/learners) 2) for reiser mellom organisasjoner som sender/ mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, reisens formål- og start-/sluttdato 3) dersom reisen fører til en endring i distance band (reisen ikke begynner/slutter der sender/mottaker organisasjon er lokalisert): reiserute og billett/faktura som viser avreise-/ankomststed 13

14 C: Intellectual outputs de formelle forhold på plass (arbeidsavtale) tilknyttet prosjektet på en profesjonell eller frivillig basis lønnskostnader til Managers and administrative staff dekkes gjennom budsjettpost Project management and implementation. Disse kan også gå inn under Intellectual outputs, men kun hvis søkt om i søknad og godkjent av SIU 14

15 Beregning av tilskuddsbeløp: ant.dager x sats per dag per lønnskategori Utløsende hendelse: at resultatet oppnådd er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: timelister som viser navnet på lønnstakeren, lønnskategori (fra Annex III), datoer og antall arbeidsdager, arbeidsavtaler 15

16 D: Multiplier events kan finne sted kun i program- eller partnerland der organisasjonene er lokalisert Beregning av tilskuddsbeløp: ant.deltakere (fra ikkepartnerorganisasjoner) x sats Utløsende hendelse: møtet har funnet sted slik beskrevet i søknaden og er av tilfredsstillende kvalitet (evalueres av SIU ved rapportering) Dokumentasjon: beskrivelse av møtet i sluttrapporten, møteagenda, deltakerliste signert av deltakere med navn, dato, sted, kontaktinfo m.m. 16

17 E: Learning, teaching and training activities kan kun finne sted i land der organisasjonene er lokalisert aktiviteter i eget land må inkludere deltakere fra minst 2 ulike programland, og km-avstand over 100 km formal link til prosjektet (learners/staff) Beregning av tilskuddsbeløp: Travel: ant. deltakere x sats (distance band, Annex III) Individual support: ant. dager/mnd. per deltaker x sats per dag/mnd. (ved ufullstendige måneder for aktiviteter over 2 mnd., egen utregning) Linguistic support: ant.deltakere x sats 17

18 Utløsende hendelse: Travel: at deltakeren har gjennomført reisen Individual support: at deltakeren har deltatt i aktiviteten Linguistic support: - deltakelse overstiger 2 mnd - språk forberedelse i undervisningsspråket 18

19 Dokumentasjon: Travel: 1) for reiser mellom organisasjonen som sender/ mottar deltakere: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, reisens formål- og start-/sluttdato 2) dersom reisen fører til en endring i distance band (reisen ikke begynner/slutter der sender/mottaker organisasjon er lokalisert): reiserute og billett/faktura som viser avreise-/ankomststed Individual support: signert bekreftelse fra mottakerorganisasjon som viser deltakernavn, formål med aktiviteten, start-/sluttdato 19

20 Linguistic support: 1) signert kursbevis som viser deltakernavn, undervisningsspråk, varighet m.m, eller 2) faktura for innkjøpt kursmaterialet eller 3) hvis linguistic support ble gitt ved selve organisasjonen: bekreftelse signert og datert av selve deltakeren som viser deltakernavn, undervisningsspråk, varighet m.m 20

21 Calculation of actual costs A: Special needs Beregning av tilskuddsbeløp: 100% refusjon av de reelle kostnadene Godkjente kostnader: kostnader til personer med funksjonshemming og følgeperson utover 60 dager, som kommer i tillegg til kostnader dekket gjennom unit costs Dokumentasjon: faktura 21

22 B: Exceptional costs Beregning av tilskuddsbeløp: dekkes 75% av de påløpte kostnadene (maks ) Godkjente kostnader: Sub-contracting: slik beskrevet i søknaden og godkjent av SIU Avskrivninger: slik registrert i organisasjonens regnskapssystem og avskrevet iht de internasjonale regnskapsstandardene og organisasjonens egne avskrivningsrutiner. Kostnader må være påløpt i prosjektperioden. Får godkjent beløp som tilsvarer perioden utstyret har vært i bruk. 22

23 Kostnader ved leie/leasing av utstyr kan ikke overskride avskrivningskostnader til lignende utstyr Dokumentasjon: Sub-contracting: faktura Avskrivninger: bevis på kjøp/leie/leasing av utstyr slik registrert i regnskapssystemene. For Exeptional costs må all dokumentasjon sendes med sluttrapporten. 23

24 Ikke-godkjente kostnader valutatap gebyrer og renter bankkontokostnader m.v.a (hvis fradragsberettiget) m.m. Checks and audits SIU og Kommisjonen kan foreta sjekk og revisjon av prosjekter i løpet av prosjektperioden eller 5 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til koordinatoren (< , 3 år) all original dokumentasjon må oppbevares i 5 år 24