EQUASS ASSURANCE FORBEREDELSE AV REVISJONSBESØKET HOS TJENESTELEVERANDØREN.

Transkript

1 EQUASS ASSURANCE FORBEREDELSE AV REVISJONSBESØKET HOS TJENESTELEVERANDØREN. (SITE VISIT PREP AR ATI ON FORM) Revisjonsbesøk: <datoer> <Søkers (tjenesteleverandørens) navn> <Revisors navn> 2012 by European Quality for Social Services (EQUASS) All rights reserved. No part of this document may be reproduced in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying and recording or otherwise without the prior written permission of the EQUASS.

2 Spørsmål - som en forberedelse til revisjonen. Basert på de svarene dere har gitt i EQUASS Assurance-søknadsskjema og den tilleggsinformasjonen dere har sendt inn, ber vi dere om være forberedt på en samtale og avklaring om følgende emner: (Questions for preparing the site visit). (Based on the answers given in the EQUASS Assuranc e application form and the additional information that you provided, we kindly ask you to prepare by responding on the following topics for clarification). Generelle emner (max 10 emner); (General topics (max. 10 t opics))

3 Spesifikke spørsmål / emner som handler om å innfri kravene i EQUASS Assurance-kriteriene. (Specific questions / topic s in meeting t he Principles for Quality and EQUASS Assurance criteria) Emner for intervjuet: Bruker (Person served) Ansatte (Staff) Interesseparter (Stakeholders) Kvalitetssjef / ansv. for EQUASS Assurance (Quality Manager) Daglig leder. (CEO) Lederskap (Leadership) Ansatte (Staff) Rettigheter (Rights) Etikk (Ethics) Partnerskap (Part nerships) Deltakelse

4 Emner for intervjuet: Bruker (Person served) Ansatte (Staff) Interesseparter (Stakeholders) Kvalitetssjef / ansv. for EQUASS Assurance (Quality Manager) Daglig leder. (CEO) (Participation) Individfokus (Person cent red) Helhetstanke (Comprehensiven ess) Resultatfokus (Res ult orientation) Kontinuerlig forbedring (Continuous Improvement) 4

5 Nødvendig dokumentasjon. Basert på vår gjennomgang av den informasjonen dere har gitt i EQUASS Assurance-søknadsskjema og den tilleggsinformasjonen dere har gitt som verifikasjon, ber vi dere om å forberede revisjonen ved å legge klar følgende dokumentasjon for revisor. (Revisor vil i tillegg til disse også gjennomgå all annen dokumentasjon dere har vist til i søknaden). (Required doc ument ation) Based on t he review of your information given in the EQUASS Assurance application f orm and the additional information that is provided as evidence, we kindly ask you to provide the EQUASS audit or with the f ollowing documentation:

6

7 Intervjuer av ansatte, brukere og andre aktuelle interesseparter. Basert på vår gjennomgang av informasjonen dere har gitt i EQUASS Assurance søknadsskjema og den informasjonen dere har gitt som verifikasjon, ber vi dere om å legge til rette for intervjuer med følgende personer (stilling og varighet) Interviewing staff, persons served and other relevant stakeholders Based on the review of your information in the EQUAS S Assurance application f orm and the evidence given, we kindly ask you to arrange interviews with the following persons (function and duration): Ledelsen (Management ) Varighet (Minutter) (Duration (minutes) Ansatte (Staff) Varighet (Minutter) (Duration (minutes)) 7

8 Bruker (Person served) Varighet (Minutter) (Duration (minutes)) Andre eksterne interesseparter (Other (ext ernal) stakeholders / Partners) Varighet (Minutter) (Duration (minutes)) 8

9 Rammer for programmet for revisjonsbesøket. Revisjonsbesøket skal planlegges iht følgende retningslinjer: a. Revisjonsbesøket skal planlegges med en varighet på 16 timer over 2 arbeidsdager. b. Dokumentgjennomgang skal planlegges for 3 timer på revisjonens første dag. c. Revisjonsprogrammet skal ha hyppige avbrekk (15 30 minutter) slik at revisor kan oppsummere for seg selv og gjennomgå hvilke indikatorer som er verifisert. d. Intervjuer med ledelsen, ansatte, og andre (eksterne interesseparter/ partnere) skal planlegges med en varighet på maks minutter for hver. Intervjuene kan organiseres i små grupper på maks 5 personer i hver gruppe. e. Intervjuer med brukere skal organiseres i grupper på maks 5 personer. f. Intervjuet med daglig leder skal planlegges til revisjonens dag 2, (fortrinnsvis om ettermiddagen) g. Søker og revisor må bli enige om det endelige programmet for revisjonen, og programmet skal sendes til Equass Lisensholder (evt. Equass sekretariat i Brussel om det ikke er noen lisensholder). Format for time schedule f or the site visit The site visit should be scheduled according to the f ollowing guidelines: a. The site visit should be scheduled for 16 hours in 2 working days. b. Documentation review should be scheduled f or 3 hours on the 1st morning of the site visit. c. The site visit programme should have f requent break s (15 30 minutes ) for the auditor to administrate and to review the verification of the indic ators. d. Interviews with management, staff and other (external stakeholders / partners should be scheduled for max. 30 minutes / 50 minut es each. Interviews may be organised in s mall groups of max 5 persons each. e. Interviews with pers ons served should be organised in groups of max 5 persons. f. The interview with the director / CEO should be sc heduled on the second day of the site visit (pref erably in the afternoon). g. The final programme of the site visit should be agreed between the applicant and the audit or and sent to the EQUASS Licence Holder / EQUASS secretariat in Brussels. 9

10 Mal for tidsplanen for revisjonsbesøket. (Format for schedule of the site visit) <dato (date)> Dag 1 (Day 1) Klokkeslett (Time) Aktivitet (kort beskrivels e av den planlagte aktivitet en) Activity (brief description of planned activit y) 100 <dato / (date)> Dag 2 (Day 2) Klokkeslett (Time) Aktivitet (kort beskrivels e av den planlagte aktivitet en) Activity (brief description of planned activit y)