LM Landsmøte

Transkript

1 Fra: Sentralstyret Frist for gjennomføring av årsmøter, innsending av årsberetning, årsregnskap og budsjett Forslag til endring i NFFs lover pkt 18.6, 29.6 og 30.6 om årsmøter, pkt 18.7, 29.7 og 30.7 om årsregnskap og budsjett og tilsvarende endring i Mønstervedtekter for avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt og pkt 6 Det er fremmet to saker til Landsmøtet 2010 i tilknytning til de overnevnte punktene i NFFs lover. Sentralstyret fremmer forslag om endring av frister for avholdelse av årsmøter og innsendelse av årsregnskap og budsjett. Kontrollutvalget har fremmet forslag om et tillegg hvor årsberetninger skal sendes inn sentralt. Sentralstyret støtter Kontrollutvalgets forslag og har dermed tatt dette inn i forslaget til vedtak. Saken fra Kontrollutvalget er vedlagt. Bakgrunn Som en konsekvens av at avdelinger, fag- og interessegrupper er blitt en del av NFF som juridisk enhet, kreves sammenstilling og felles revisjon av regnskap fra alle organisasjonsledd. Dette innebærer at revisjonsrapport først foreligger når det samlede regnskapet er revidert. I NFFs lover pkt 18.6, 29.6, 30.6 og Mønstervedtektene står det at de ordinære årsmøtene i avdelinger, fag- og interessegrupper skal være avholdt innen 1.april. Av praktiske grunner bør denne fristen flyttes frem 15 dager. Frist for innsending av årsmøtesakene til NFF sentralt er 3.april, jf. NFFs lover pkt 18.7, 29.7 og I mars/april skal det også avvikles påskeferie, og innkalling til representantskapsmøte skal sendes ut tre uker før møtet holdes. Disse fristene innebærer at det er svært knapp tid til å ferdigstille regnskapene til representantskapsmøtet, og møtet kan dermed vanskelig gjennomføres før i slutten av mai som er en tid med mye forhandlingsaktivitet i organisasjonen. Det er i gjeldende lover ikke et spesifisert krav om innsending av årsberetningene. Det er utarbeidet en mal for dette som organisasjonen er oppfordret til å benytte ved utforming av handlingsplan og utarbeidelse av årsrapport. Det er ønskelig at NFFs organisasjonsledd rapporterer sin aktivitet i forhold til de hovedmål og satsningsområder som er vedtatt av landsmøtet. Dette vil gjøre det enklere for Kontrollutvalget å vurdere om virksomheten har vært i samsvar med forbundets vedtatte prioriteringer og retningslinjer. 1

2 Vurderinger Fristene for avholdelse av årsmøter og innsending av årsmøtepapirer til NFF sentralt bør endres slik at det lar seg gjøre å ferdigstille et samlet regnskap for NFF på en god måte. Det vurderes at fristen for avholdelse av årsmøte i avdelinger, fag- og interessegrupper bør flyttes fra 1. april til 15. mars fordi man trenger mer tid til sammenstilling og revidering av regnskapene. Fristen kan ikke flyttes nærmere årsskiftet fordi innkalling til årsmøtene i avdelingene og faggruppene skal sendes ut tre uker før møtet avholdes, det vil si senest 22. februar, og innen den tid skal årsregnskapene være avsluttet og ført. En ferdigstillelse av regnskapet som føres av NFF kan gjøres raskt dersom alle bilag sendes inn fortløpende. Tidsrommet for årsmøtene vil i praksis kunne avholdes i perioden 15. februar 15. mars, noe avhengig av om det er regninger fra desember som ikke kommer inn før slutten av januar. Ordlyden i NFFs lover pkt 18.6, 29.6 og 30.6 foreslås endret til: Avdelingene/faggruppene/interessegruppene skal avholde årsmøte innen 15. mars hvert år. Frist for innsending av årsmøtegodkjent årsregnskap til forbundets sekretariat foreslås flyttet fra 3. april til 17. mars. Fristen for innsending av budsjett bør dermed også endres tilsvarende. Videre foreslår Sentralstyret en endring av ordlyden av punktet som oppfølging av følgende vedtak på Representantskapsmøtet 2010: Endring av punkt 4: Årsmøtet i faggruppen godkjenner det fremlagte regnskap for oversendelse til NFF sentralt for revisjon og endelig godkjenning av representantskapsmøtet. Tilsvarende endring gjøres gjeldende i Mønstervedtektene for avdelinger og for interessegrupper. Sentralstyret forslår videre et tillegg slik at NFFs lover presiserer at årsberetning også skal sendes inn sentralt. Ordlyden i NFFs lover pkt 18.7 fjerde avsnitt, 29.7 og 30.7 tredje avsnitt endres dermed til: Årsregnskapet skal godkjennes av avdelingen/faggruppen/- interessegruppens årsmøte og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år for revisjon og endelig godkjenning av representantskapsmøtet. Årsberetningen fra avdelingen/faggruppen/interessegruppen godkjennes av årsmøtet og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år. Ordlyden i pkt 18.7 tredje avsnitt, 29.7 og 30.7 andre avsnitt endres til: Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal utarbeide et forsvarlig budsjett. Budsjettet for inneværende regnskapsår skal godkjennes av avdelingens/ faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes forbundets sekretariat innen 17. mars hvert år. 2

3 Ordlyden i Mønstervedtekter for avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 6 første avsnitt foreslås endret til: Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal utarbeide et forsvarlig budsjett. Budsjettet for inneværende regnskapsår skal godkjennes av avdelingens/faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes forbundets sekretariat innen 17. mars hvert år. Forbundet sentralt skal melde tilbake hvorvidt det anser det oversendte budsjettet som forsvarlig. Ordlyden i Mønstervedtekter for avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 6 andre avsnitt foreslås endret til: Avdelingens/faggruppens/interessegruppens regnskap kan føres av forbundet sentralt. (Navn) skal i den anledning bistå forbundet sentralt ved å fremskaffe nødvendig underlagsmateriale og for øvrig stå til disposisjon for å gi nødvendige opplysninger. Årsregnskapet skal godkjennes av avdelingens/faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes NFF representantskapsmøtet. Årsberetningen fra avdelingen/ faggruppen/ interessegruppen godkjennes av årsmøtet og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år. Lovutvalgets kommentar: LU kan ikke se at det er noe lovteknisk til hinder for forslaget. Sentralstyrets forslag til vedtak: Landsmøtet 2010 vedtar følgende endringer av NFFs lover pkt 18.6, 29.6 og 30.6: Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal avholde årsmøte innen 15. mars hvert år. avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 4.4.1: Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal avholde årsmøte innen 15. mars hvert år. Landsmøtet 2010 vedtar følgende endringer av NFFs lover pkt 18.7 fjerde ledd, 29.7 og 30.7 tredje ledd: Årsregnskapet skal godkjennes av avdelingens/faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes NFF representantskapsmøtet. Årsberetning fra avdelingen/faggruppen/- interessegruppen godkjennes av årsmøtet og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år. Landsmøtet 2010 vedtar følgende endringer av NFFs lover pkt 18.7 tredje avsnitt, 29.7 og 30.7 andre avsnitt: Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal utarbeide et forsvarlig budsjett. Budsjettet for inneværende regnskapsår skal godkjennes av avdelingens/faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes forbundets sekretariat innen 17. mars hvert år. 3

4 avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 6 første avsnitt: Avdelingen/faggruppen/ interessegruppen skal utarbeide et forsvarlig budsjett. Budsjettet for inneværende regnskapsår skal godkjennes av avdelingens/faggruppens/interessegruppens årsmøte og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år. Forbundet sentralt skal melde tilbake hvorvidt det anser det oversendte budsjettet som forsvarlig. avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 6 andre avsnitt: Regnskapet til avdelingen/faggruppen/interessegruppen kan føres av forbundet sentralt. Avdelingen/faggruppen/interessegruppen skal i den anledning bistå forbundet sentralt ved å fremskaffe nødvendig underlagsmateriale og for øvrig stå til disposisjon for å gi nødvendige opplysninger. Årsregnskapet skal godkjennes av avdelingen/faggruppen/interessegruppens årsmøte og oversendes NFF representantskapsmøtet. Årsberetningen fra avdelingen/faggruppen/interessegruppen godkjennes av årsmøtet og oversendes NFF sentralt innen 17. mars hvert år. 4

5 Fra: Kontrollutvalget Årsberetning fra avdelinger, faggrupper og interessegrupper Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å fremme forslag til Landsmøtet 2010 om at årsberetninger fra avdelinger, faggrupper og interessegrupper følger en felles mal som avspeiler NFFs vedtatte satsningsområder og hovedmål og at årsberetningene sendes inn til NFF sentralt. I Mønstervedtektene for avdelinger, faggrupper og interessegrupper pkt 4.4.2, pkt 2 heter det at årsmøtene skal behandle godkjenning av årsberetning for avdelingen/faggruppen/- interessegruppen for det foregående år. Det er ikke nærmere definert hva en årsberetning bør inneholde, årsmeldingene er veldig ulikt oppbygd og ikke alle tar utgangspunkt i NFFs vedtatte målsettinger. Det er heller ikke et spesifisert krav om innsending av årsberetningene. Det fremkom ønske på Representantskapsmøtet 2009 om utarbeidelse av maler som avdelingene, faggruppene og interessegruppene kunne bruke, og det er et behov fra Kontrollutvalgets side at årsberetningene følger et felles oppsett og at de ulike organisasjonsleddene beskriver hvordan de har arbeidet i forhold til NFFs hovedmål og satsningsområder. Sekretariatet sendte i 2009 ut et forslag til mal som tok utgangspunkt i NFFs vedtatte hovedmål og satsningsområder. Noen av organisasjonsleddene har allerede tatt den i bruk. Vurdering Det er ønskelig at NFFs organisasjonsledd rapporterer sin aktivitet i forhold til de hovedmål og satsningsområder som er vedtatt av landsmøtet. Organisasjonsleddene bør sende inn sine årsberetninger til NFF sentralt slik at det blir enklere for Kontrollutvalget å vurdere om den økonomiske virksomheten har vært i samsvar med forbundets vedtatte prioriteringer og retningslinjer. Det er behov for å utarbeide en mal for årsberetning fra avdelinger, faggrupper og interessegrupper som gjenspeiler NFFs sentrale måldokument og den enkelte avdelings, faggruppes og interessegruppes handlingsplan i forhold til dette. På denne måten vil det komme tydeligere frem hvilken aktivitet som er gjennomført lokalt og hvordan ressursene er prioritert. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget fremmer forslag til Landsmøtet 2010 om endringer i NFFs lover i forhold til årsberetning for avdelinger, faggrupper og interessegrupper: - Årsberetning fra avdelinger, faggrupper og interessegrupper sendes inn til NFF sentralt innen 3. april hvert år. 5