Kapittel 8: Denne delen i KM-handboken tar for seg meglerens rolle i forbindelse med gjennomføringen av selve KM-prosjektet.

Transkript

1 Slide 1 Oppfølging av gjennomføringen av KM-prosjekter Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking Leif Estensen, SINTEF Teknologi og samfunn Kapittel 8: Denne delen i KM-handboken tar for seg meglerens rolle i forbindelse med gjennomføringen av selve KM-prosjektet.

2 Slide 2 Innhold Oppfølging av bedrift Oppfølging av forsker Referat og dokumentasjon Gjenbesøk og møter Ting som går galt Oppfølging: For å kunne holde oversikt og være oppdatert på status i prosjektarbeidet må megler ha kontakt med og følge opp både bedrift og forsker under gjennomføringen. Dette kan gjøres på flere måter og slik megler finner det best og mest hensiktsmessig. Ved oppstart av prosjektet må det gjøres klart at megler ønsker å stå på distribusjonslisten for møtereferater og annen aktuell utsendt informasjon, for eksempel e-post. Under veis i gjennomføringen av prosjektet og avslutningsvis kan det være aktuelt at megler deltar på møter. Videreføring: Når det ligger til rette for videreføring av prosjektet vil megler ofte bli trukket med som rådgiver, pådriver og iverksetter, og deltar på nye møter i bedriften. I disse møtene konkretiseres innhold i prosjektet med omfang og rammer. Det gis veiledning og bistand i forbindelse aktuelle virkemidler med søknadsskriving. Ting går galt: Det vil kunne hende at ikke alt går som planlagt under gjennomføringen av prosjektet. Dette må megler være oppmerksom på og ta aksjon så snart som mulig for å finne de beste løsninger. Det anbefales å ikke utsette dette når noe slik skjer.

3 Slide 3 Oppfølging av bedrift og forsker Vær bevist med jevnlig oppfølging Ring bedrift/virksomhet og forsker eventuelt bruk e-post for å sjekke status Vær forberedt på TTT Ting Tar Tid Aksjoner snarest når prosjektet må utsettes eller avbrytes Gjenbesøk Oppfølging bedrift og forsker: Det er ingen faste rutiner for oppfølging egentlig. Dette er opp til megleren, og er det meget viktig. I oppfølgingen benyttes i hovedsak telefon og e-post, og da mest oppfølging av forskeren, men også kontaktpersonen i bedriften. Møtereferater: Det er noen forskere som jobber meget strukturert og utarbeider møtereferater under veis som sendes bedriften, og da med kopi til megler. Dette er fordelaktig og megler er godt oppdatert i gjennomføringen av prosjektet. Det hadde vært ønskelig at flere forskere jobbet på denne måten. Tett oppfølging etter oppstart: Prosjektet er formelt satt i gang når tildelingsbrevet er skrevet og sendt til bedriften med kopi til forsker. Megleren bør ikke slippe saken nå, men være bevist på oppfølging fra tid til annen. Det bør tas kontakt med bedriften kort tid etter at brevet er sendt og få bekreftelse på at innholdet er klart, og at det er slik det var/er forventet. Ta også en prat med forskeren og klargjør blant annet hvordan pengeflyten skal være (selv om det er gjort før). Få også klarhet i hvordan det videre arbeid er lagt opp, spesielt når det gjelder planlagte besøk og møter. Blir det for eksempel møte på bedriften eller ved instituttet? Er det ønskelig at megler skal delta? Det kan også være mange andre forhold. Gjør oppfølging til rutine: Etter som tiden og prosjektet går sin gang bør det gjøres til rutine å kontakte både bedriften og forskeren for å høre hvordan det går. Det kan være greit å sette av en time eller to samme dagen, for eksempel en gang i måneden, for å følge opp de prosjektene som er aktive. Dette bør gjøres fortrinnsvis pr telefon da status og forskjellige forhold i prosjektet lettere kan avklares. e-post kan også benyttes, spesielt når kontaktpersonene er vanskelig å nå pr telefon. Med slik oppfølging skaffer megler seg god oversikt over status i prosjektet og kan lettere rydde opp i forhold som er blitt uklare.

4 Forsinkelser: Det er ikke uvanlig at prosjektene blir forsinket av en eller annen grunn, og i noen tilfeller betydelig forsinket. Vær oppmerksom på dette og ta det opp både med bedrift og forsker. Bli enig om ny avslutningsdato for prosjektet. Det hender at prosjektet blitt utsatt flere ganger og pågår således over veldig lang tid, ja faktisk inntil et år og enda lengre. I slike tilfeller bør man bare bli enig om å terminere prosjektet og ikke fortsette med å la det ligge på vent. Avbryte prosjekt: I noen tilfeller kan det hende at prosjektet ikke kommer skikkelig i gang i det hele tatt. Oppstarten blir utsatt gang på gang. I slike tilfeller bør megler ta aksjon og foreslå å avbryte prosjektet, eventuelt bli enig om å ta det opp/iverksette det senere, med da mest trolig med annen finansiering. Gjenbesøk: Flere og flere bedrifter tar kontakt med megler og ber om nytt besøk. Tema er da oftest en ny aktuell problemstilling og behov for et nytt prosjekt. Antall årlige gjenbesøk viser seg å være økende.

5 Slide 4 Kopi av møtereferater Møtereferat: De fleste - men ikke alle - forskerne jobber normalt både strukturert og systematisk. De som er best på dette utarbeider egne referater fra alle gjennomførte prosjektmøter, og med kopi til megler. Dette er for megler en meget god måte å holde seg oppdatert angående status i prosjektet og ellers planene og aktivitetene videre i arbeidet. e-post og telefonreferat: Andre forskere referer fra møter og milepæler ved å beskrive dette pr e-post. Andre igjen kan referere pr telefon, noe som kanskje er den minst gunstige måten for megler som da må notere seg og ta vare på informasjonen. I de to første tilfellene er det mye enklere å arkivere referatene både i databasen og i meglers egen prosjektmappe for bedriften. Et krav: Å utarbeide møtereferater og arbeidsnotater er en stor fordel for alle involverte parter, og burde vært et krav ved gjennomføringen av alle KM-prosjekter.

6 Slide 5 GJENBESØK Besøk i mellomperioden Besøk ved avslutning av prosjekt Besøk hos bedriften kontra instituttet Senere gjenbesøk Besøk i mellomperioden: I tidligere lignende program (DTS, TEFT og FoU-basert kompetansemegling) var det nærmest obligatorisk at bedrifter som fikk gjennomført et prosjekt skulle besøkes av megler i mellomperioden, det vil si omtrent halvveis i prosjektperioden. Dette var både krevende og kostbart. I VRI kan megler på samme måte bli innkalt til møter i mellomperioden, og da gjerne i prosjekter som er å betrakte som et forprosjekt som inngår som en del av en større satsning i bedriften. Det foreligger da et ønske fra både bedrift og forsker om å få diskutere muligheter og bli veiledet om aktuelle virkemidler med tanke på videreføringsprosjekt. Besøk ved avslutning: Det samme er også tilfelle ved avslutning av et KM-prosjekt, spesielt i de tilfeller det har oppstått behov for og når det ligger til rette for videreføring. Et slikt møte kan fortrinnsvis avholdes ved instituttet. Gjenbesøk i en senere fase: Det oppstår normal gode relasjoner mellom bedrift og megler, noe som kan være til gjensidig nytte. Det er derfor å anbefale at megler tar kontakt med bedrifter som tidligere har fått gjennomført prosjekt og avlegger et nytt besøk når forholdene ligger til rette for det. Dette er noe bedriftene setter pris på, og det kan komme frem nye behov og utfordringer bedriften ønsker å få gjort noe med. Det er også aktuelt å ta kontakt med bedrifter som er besøkt tidligere men som ikke har hatt prosjekt, og høre om de er interessert i et nytt møte. Erfaringen er at oftest er de det.

7 Slide 6 Ting som kan gå galt Prosjektet kommer ikke i gang Prosjektet tar veldig tid Prosjektet må avbrytes Gale forventninger Dårlig prosjektformulering Bedrift og forsker har forskjellig oppfatning av prosjektinnhold Valg av feil forsker Bedriften er ikke fornøyd Årsaker til at ting går galt: Det kan være mange årsaker til at noe kan gå galt i et prosjekt og det må kanselleres, selv om det hører til sjeldenhetene. I de tilfeller dette skjer beror dette i hovedsak på at prosjektene ikke er kommet skikkelig i gang. Normalt er det bedriften som ikke har kapasitet eller tid til å engasjere seg. Det ene møte etter det andre blir utsatt og tiden går. Til slutt blir man bare enig om å avbryte prosjektet. Frigitte midler kan da benyttes i nye prosjekter i andre bedrifter venter på muligheten til å få gjennomført et prosjekt. Man blir enig om heller å komme tilbake ved en senere anledning. Dette har vært erfart noen ganger. Andre typiske årsaker er at bedriften og forsker har forskjellig oppfatning av hva som er målet med prosjektet. Bedriften kan ha store forventninger og resultatene ble ikke som ventet. Likeledes skal man være klar over at SMB er sårbare på andre måter slik at prosjekter og fremdrift kan stoppe opp av for eksempel private årsaker slik som sykdom ulykker og annet. Grunnen kan også være en kombinasjon av flere av de nevnte årsakene. Noen opplevde eksempel: Bedriften syntes ikke forskeren var tilstrekkelig kreativ, og vedkommende ble faset ut. Det ble gjennomført et nytt møte med en annen forsker. Heller ikke dette førte til prosjekt Bedriften hadde ikke tiltro til de resultatene som forskeren kom frem til. Forskeren måtte utarbeide tilleggsforklaringer, nye begrunnelser og revidere sluttrapporten. Dette ble heller ikke godtatt

8 Bedriften var ikke fornøyd med sluttrapporten og mente den innhold kun kjent stoff og ingen ting de ikke viste fra før. Bedriften nektet å betale egenandelen noe som ble løsningen I et tilfelle takket forskeren ja til et lengre utenlandsopphold. Dette kom fort i gang med lite informasjon til omgivelsene. I farta ble det glemt å sette en annen forsker inn i prosjektet. Handtering av klager: Man kan spørre seg hvordan dårlig gjennomførte prosjekter skal handteres? I de få tilfellene dette skjer må dette tas opp med bedriften så snart som mulig. Det bør avholdes møte hvor både bedriften og forsker deltar for å få en endelig avklaring. Åpenhet og god dialog: Det er viktig å ha en åpen og god dialog med bedriften og gjøre det klart at megleren er et mellomledd mellom bedrift og forsker, og er egentlig mer bedriftens person en forskerens. Det gjelder å få frem at megleren og likeså forskeren jobber på bedriftens premisser. Eventuelle klager fra bedriften tas selvsagt også opp med forsker, og man søker å finne en løsning. Eierrett: Det må likeledes gjøres klart at de resultater som kommer frem i et KMprosjekt er bedriftens eiendom, da dette i noen tilfeller har vært årsak til tvist. Da må megler ha evne til å megle i en slik setting.