SFI Opplegg for Oppfølging og Rapportering

Transkript

1 SFI Opplegg for Oppfølging og Rapportering Møte med FME - 2. april 29 Dag Kavlie Spesialrådgiver, Innovasjonsdivisjonen, Norges forskningsråd

2 SFI - Kontakt med sentrene Rådgiver i Forskningsrådet som kjenner tema er faglig kontaktperson for senteret Faglig kontaktperson er observatør i styret for senteret Koordinator for SFI-ordningen svarer på generelle spørsmål SFI-forum er en møteplass for sentrene, et heldagsseminar i mars/april Forskningsrådet har en site visit, et heldags dialogmøte med hvert av sentrene, i mai/juni

3 Kontaktpunkter for et SFI vedr. virksomheten i 27/28 Dato Tema Forskningsrådet SFI fremdriftsrapport Levere tertial utbetaling (delbeløp) Utbetale forutsatt godkjent fremdriftsrapport 1.12 Arbeidsplan for 28 Levere Arbeidsplan for 28 Godkjenne Regnskapsrapport for 27 Levere Utbetaling av resterende del av bevilgning for 27 Utbetale forutsatt godkjent regnskapsrapport tertial utbetaling Utbetale Årsrapport Levere Site visit Faglig kontaktperson og prosjektleder SFI Presentere virksomhet tertial utbetaling Utbetale fremdriftsrapport for sentre Levere

4 Kontaktpersonens oppgaver i driftsfasen Det enkelte senter skal ha en person de kan henvende seg til i Forskningsrådet. Denne skal ha et godt kjennskap til senteret og SFI-ordningen Forskningsrådet stiller med observatør på styremøter i sentrene Arbeidsprogram, fremdriftsrapporter og regnskapsrapport skal gjennomgås og godkjennes av Forskningsrådet Forskingsrådet har ansvar for at sentrene overholder ESAs regler for offentlig støtte, et eget opplegg er utarbeidet for dette

5 1. Erfaringer med rapportering Arbeidsplan for kommende år (1. desember) Fremdriftsrapporter (1. juni og 1. desember) Regnskapsrapportering for foregående år (2.januar) Årsrapport (1. april)

6 Arbeidsplan (Annual work plan) The annual work plan should include the following main items: A description of the projects to be carried out Funding and cost for each of the projects An Excel-template describing funding and cost for each of the projects must be filled in

7 Forenklet eksempel på Excelark for finansiering arbeidsplan for et SFI Type of Res- Item earch Incentive effect Bonus Cat. RCN Host Skatte FUNN Partner 1 Partner 2 Partner 3 Total state aid Total funding Ratio Type of partner R SME L L Project 1 I ,54 Project 2 F ,71 Project 3 I ,5 Project 4* I ,6 * Her er tatt hensyn til at eierrettigheter til resultater er fordelt iht ressursinnsats

8 Innhold i Elektronisk fremdriftsrapport

9 Fremdriftsrapport - Særskilt rapportering Organisering: Beskriv kort tiltak for å knytte sammen virksomheten i senteret Hvordan deltar partnere, har det vært problemer med gjennomføring av in-kind bidrag Internasjonalt samarbeid Beskriv status for internasjonalt samarbeid i senteret særlig når det gjelder utenlandske miljøers deltagelse Deltar senterets vertsinstitusjon eller partnere i søknader til EUs rammeprogram innenfor senterets tematiske arbeidsområde? Rekruttering Hva er status i forhold til planer vedr rekruttering av stipendiater Har senteret iverksatt tiltak for å styrke rekruttering Hvor står senteret i forhold til målsetting om rekruttering av kvinnelige stipendiater

10 Erfaring med fremdriftsrapporter E-rapport format ikke tilpasset SFI, men kan anvendes hvis brukt med fornuft Særskilt rapportering kan dekke det som savnes under de faste punkter på E-rapport Resultatrapportering og tellekanter ikke nødvendig to ganger i året Dagens format for E-rapportering av publikasjoner skaper unødig merarbeid, separat vedlegg forenkler rapportering

11 1. Fremdriftsrapport - 1.juni Benytter E-rapport Begrenses til punkt som er en avviksrapportering Ingen rapportering på resultater og tellekanter (Pkt 8-1) Spesiell rapportering, pkt 11, Forskningsrådet gir i forkant hvert år beskrivelse av hva som ønskes 2. Fremdriftsrapport - 1.desember Full rapport

12 Regnskapsrapportens innhold Utfylt Prosjektregnskapsrapport, Forskningsrådets standardskjema Utfylt CRI Annual Work Plan 27- Funding and Cost - Excelark knyttet til ESArapportering Utfylte vedleggsdokumenter som dokumenterer vertsinstitusjonens og de andre partnernes kostnader knyttet til gjennomføring av forskningsaktiviteter

13 Prosjektregnskapsrapport. Faktiske kostnader Personal og indirekte kostnader Innkjøp FoU-tjenester Utstyr Andre driftskostnader Faktisk finansiering Egenfinansiering Annen offentlig finansiering Privat finansiering Forskningsrådet

14 Skjema for rapportering av prosjektkostnader SFI - Rapportering av prosjektkostnader Navn på partner Navn på SFI: Prosjektnr SFI: Delprosjekt: Periode: Personal og indirekte kostnader Navn Timer Timesats Totalt Sum Andre driftskostnader* Type driftskostnad Sum Vitenskapelig utstyr Sum Totalt In-kind bidrag Blå felt fylles ut, gule beregnes Dato: Ansvarlig for rapport: Utfyllende kommentarer:

15 Regnskapsrapportering - Erfaringer Poster på Forskningsrådets overordnede skjema for regnskapsrapportering er lite egnet for SFI, men blir likevel benyttet ESA-skjema gir et godt bilde av aktiviteter i senteret, har fungert greit Dokumentasjon av kostnader for partnerne gjøres på eget skjema

16 Overføring av midler - Revidering av avtale Overføring av ubrukte midler Dersom særlige forhold foreligger, kan ubrukte midler søkes overført fra ett budsjettår til det neste Søknad om overføring med begrunnelse for slik overføring skal sendes til Forskningsrådet skriftlig senest ved utgangen av året Nøyaktig beløp kan rapporteres i forbindelse med regnskapsrapproten 2. januar Revidering av avtale mellom vertsinstitusjonen og Forskningsrådet Hvis det er vesentlige budsjettendringer for 28 og de følgende år (mer enn,5 MNOK pr år ) og/eller endringer fra forskningsplanen i den godkjente prosjektbeskrivelsen, må avtalen mellom vertsinstitusjonen og Forskningsrådet revideres (FORISS har en mal for vedlegg til avtale Endring i kontrakt som skal benyttes) Eksempler på dette er: Vesentlige endringer i finansierngs- og kostnadsplanen, Vesentlige endringer i forskningsplanen, milepeler Merk at der budsjettet er endret må også de tabeller som ligger i prosjektdatabasen FORISS oppdateres

17 Opplegg for Site visit Presentasjon av forskningsvirksomheten i senteret Generell presentasjon av senteret Samspillet mellom SFIen og Forskningsrådet Tilbakemelding fra Forskningsrådet om rapportering fra senteret og kontakten ellers Senterets kommentarer til rapporteringsopplegg og kontakten med Forskningsrådet