IST-Extens Manual for eksport av variabel lønn og fravær Extens Visma Unique Sogndal kommune Skole
Innholdsregister 1 KODEVERK... 2 KONTOPLAN... 2 LTA-KODER, LØNNS- OG TREKKARTKODER.... 4 ÅRSAKSKODER, FRAVÆR... 4 2 PERSON- OG STILLINGSINFORMASJON ( PERSONAL).... 6 PERSONID... 6 INTERNNUMMER... 6 ANSATTNUMMER... 6 3 INNSTILLINGER EKSTERNE PERSONALSYSTEMER.... 7 4 KONTROLL AV PERSONALOPPLYSNINGER VED EKSPORT.... 9 5 VARIABEL LØNNSTJENESTER...10 INNLEGGING...10 KONTROLL AV VARIABEL LØNN...11 POSTER SOM ER EKSPORTERT...13 KONTROLL AV VARIABEL LØNN...13 6 FRAVÆR...14 REGISTRERING AV FRAVÆR...14 GODKJENNING AV FRAVÆR FOR EKSPORT...14 OVERFØRING TIL EKSPORT...15 POSTER GODKJENT FOR EKSPORT...16 POSTER SOM ER EKSPORTERT...16 7 EKSPORT...16 8 KONTROLL AV VARIABEL LØNN, LØNNSLISTER....16 VISMA_ SOGNDAL_FRAVÆR_EKSPORT.RPT...17 VISMA_SOGNDAL_VARIABEL-LØNN_EKSPORTERT.RPT...19 VISMA_SOGNDAL_VIKE.RPT...20 VISMA_SOGNDAL_VIKR.RPT...20 9.REGISTRERING AV FRAVÆR (MED VIKARREGISTRERING )...22 10 B. REGISTRERING AV VIKAR (KNYTTES TIL ET TIDLIGERE FRAVÆR)...25 11. DIVERSE OM VIKARTIMER OG FRAVÆR...28 Avregningsperioder:...28 Feil på vikartimer eller fravær:...28 Assistenter som er vikar for en lærer:...28 1
1 Kodeverk Kontoplan Kontoplanen bygger på at det er Konto1, Konto2, Konto3 og evt. Konto4 på tjenester i Extens som benyttes. Kontonummer på hver konto er bygd opp slik: Konto1 = Art (5 tegn) Konto2 = Ansvar (3tegn) Konto3 = Tjeneste (5tegn) Konto4 = Prosjekt ( denne behøver ikke å fylles inn) Kontokoden benyttes som de er, og slik de er bygd opp i Extens. Et eksempel fra kontoplan: Type refererer til Konto 1,2,3,4 2
Kontotypen må være riktig utfylt, det er denne som styrer kontrollen av riktig konto til riktig Kontogruppe. Ved overføring til Visma vil Kontonummer bli overført. 3
LTA-koder, Lønns- og trekkartkoder. LTA/TT-kodene er bestemt av VISMA. De er delt inn i 4 grupper Gruppe 0 Antall (timer) + Årsramme Gruppe 1 Antall (timer) + timesats Gruppe 2 Antall (timer) Gruppe 3 Kostnad ( kronebeløp) LTA-koder registreres i Organisasjon Systemregistre - LTA-koder. Nye LTA-koder fra Visma skal legges inn med Eksport = J og aktuelt tall i feltet Gruppe. For å hindre at gamle LTA-koder skal være synlige i plukklista ved innlegging av tjenester, tømmes feltet Gruppe for disse kodene. LTA-koder som skal eksporteres til Visma, skal også ha J i feltet Eksport. Årsakskoder, fravær Fraværskoden legges inn under Organisasjon Systemregister - Årsaksregister og er type P eller PE for Personal. Kun Årsaker med 3 tall i Kode og P eller PE i Type er gyldige. (PE benyttes for koder som skal telle på egenmeldingskvota) 4
5
2 Person- og stillingsinformasjon ( personal). Følgende opplysninger er helt vesentlig for identifikasjon av en ansatt i Extens og Visma. Personid Korrekt personid (fødselsnummer). Er fødselsnummer ikke korrekt vil det bli gult i Extens. Korrekte personnummer skal ha hvit bakgrunn. Internnummer Internnr (1 tall 1-9) Dette er normalt 1, men dersom en ansatt har flere stillinger, skal Internnummer stemme med stillingsid. i Visma. Ansattnummer Ansattnummer skal ha (8tegn). Ansattnummer sjekkes i Visma, men består som regel av fødselsdato+01 eller 02 eller 03 6
3 Innstillinger Eksterne personalsystemer. Ansvarlig for Eksterne personalsystemer vil ha et eget menypunkt som krever at brukeren er tildelt rettighet for dette. Fil Innstillinger - Innstillinger integrasjon - Eksterne personalsystemer Her registreres: Kundens brukernummer i VISMA (hvis samme identifikasjon for kommunale og statlige stillinger skal disse to feltene ha samme verdi). Her bestemmes også de Maksimalverdier som kan eksporteres ved en lønnstransaksjon for variabel lønn: Maksimalt antall timer Maksimal timesats Maksimalt beløp 7
8
4 Kontroll av personalopplysninger ved eksport. Før en post for variabel lønn godkjennes for eksport, vil personalopplysningene kontrolleres. Feil i Personid (ikke gyldig fødselsnummer) vil gi denne feilmelding Dersom Intern-nummer ikke stemmer med antall tall gitt i Innstillinger, eller internnummer mangler, kommer denne feilmeldingen. 9
5 Variabel lønnstjenester Variable lønnstransaksjoner kontrolleres når de lagres med OK i feltet Eksport. Innlegging På alle tjenester som skal eksporteres må følgende felter være fylt ut: ( Tjenesteposter som mangler korrekte data i ett av feltene nedenfor blir forkastet) Tjenestetype - bare type VB, VL, VK, B og E eksporteres Fradato Tildato - det kontrolleres at tildato >=fradato LTA/-kode - se eget avsnitt for godkjente LTA/-koder Årsramme - LTA-kode gruppe 0 ) Timetall - LTA-kode gruppe 0,1, 2, maks antall timer, se punkt 1 Timesats - LTA-kode gruppe 1, maks timesats, se punkt 1 Kostnader - LTA-kode gruppe 3, Maks beløp, se punkt 1 Kontonummer - Kontroll på at konto 1,2 og 3 er utfylt Følgende felt benyttes ved eksport: Eksport Sett OK i feltet når postene er klar for eksport* Eksportdato Eksportmelding * Dette kan enten gjøres direkte på den enkelte rad for hver ansatt på fliken tjenester, eller det kan utføres samlet for flere ansatte slik: Gå til Verktøy Personal - Serieendre tildelte tjenester. Gjør utvalg på godkjente tjenestetyper og (tom) på eksport. Marker alle F7 Hurtiginntast F10 og legg OK i feltet eksport. Husk også å gjøre utvalg på fra og tildato. 10
Kontroll av variabel lønn Når en post er klar for eksport til lønnsystemet, settes OK i feltet Eksport på den enkelte rad eller som beskrevet ovenfor. Ved eksport kontrolleres data, OK endres til OKF (OKFeil) hvis det oppdages feil. Samtidig vil en av følgende feilmeldinger vises: A. Kontrollerer at Tj.type er VB, VL, VK, B eller E B. Manglende Konto 1, 2 eller 3 vil gi følgende feilmelding: C. Dersom konto 1 er utfylt,sjekkes kontonr. for den valgte kontoen. D. Manglende LTA-kode eller manglende J i feltet Eksport gir denne meldingen: E. LTA-kode i gruppe 0 krever en Årsramme mellom 100 og 999 og et antall tjenestetimer. Mangler vil gi en av følgende feilmeldinger:. F. LTA-kode i gruppe 2 skal ha kun Tj.timer. Er antall tj.timer <> 0 eller større enn maksimalantallet vil det gi en av følgende meldinger: G. LTA-kode i gruppe 3, skal kun ha Kostnad ( beløp) som må være <> 0 og mindre enn maksimalbeløpet. 11
12
H. Dersom et kontonummer har mer enn det lovlige antall tegn, og det mangler mellom Tjeneste og Prosjekt, kommer denne feilmelding: I. Når alle kontroller er foretatt, vil feltet Eksport fylles ut med teksten KØ, og Eksportdato settes til dagens dato. Nå er posten klar for eksport til VISMA. Poster som er eksportert Når eksporten til Visma foretas, vil postene som var merket KØ bli merket EXP og eksportdato blir satt til dagens dato. Kontroll av variabel lønn Kontrollen kan skje i Verktøy- personal - Serieendre tildelte tjenester. Gjør utvalg [F9-Utvalg] på Eksport = KØ evt. OKF evt. EXP Ferdig utvalg finnes på F11 som felles utvalg. 13
6 Fravær Registrering av fravær Ved registrering av nytt fravær er følgende felter obligatorisk for overføring via Visma: Årsak (Kun Årsaker med type = P eller PE er tilgjengelig) Fradato Tildato Prosent (default 100) Godkjenning av fravær for eksport Godkjenning kan skje i den enkelte ansattes fraværsflik, eller i Verktøy personal serieendre fravær. Register personal fraværsflik: Vi anbefaler slik feltvalg (F11-Feltvalg) Fradato Tildato Årsak Prosent Eksport Ekportdato Eksportmelding Felles utvalg finnes under (F11) 14
Verktøy personal serieendre fravær: Gjør utvalg slik at du får alt ikke eksportert fravær opp i liste: Gjør samme feltvalg som i ansattes fraværsflik, eller bruk det som er lagret som felles utvalg. Fradato Tildato Årsak Prosent Eksport Eksportdato Eksportmelding Overføring til eksport Når et fravær er kontrollert og er klart for eksport, skal det settes OK i feltet Eksport. Idet posten lagres, vil en prosedyre kontrollere at de opplysningene som er registrert på fraværet, og personen, er korrekte Følgende feilmeldinger vil kunne observeres. 15
Fravær med gammel årsakskode, eller årsak som mangler P eller PE i type-feltet, vil gi slik melding: Fravær med Prosent < 10 eller > 100 % vil gi slik feilmelding Poster godkjent for eksport Godkjente poster vil få teksten KØ i feltet Eksport Poster som er eksportert Når postene eksporteres til Visma vil det bli satt EXP i feltet Eksport og Eksportdato endres til den dato eksporten er foretatt. 7 Eksport Eksport fra Extens til Visma styres fra lønnsavdelingen. Enhetenes frist for føring vil bli satt av lønnsavdelingen. 8 Kontroll av variabel lønn, lønnslister. Kontroll av variabel lønn, lønnslister. Følgende rapporter benyttes til utskrift av kontrollister for variabel lønn: VISMA_SOGNDAL_VIKE.RPT og VISMA_SOGNDAL_VIKR.RPT I forbindelse med Integrasjonen mot NLP finnes det 4 spesialrapporter i basen. 16
Disse finnes under : FIL-UTSKRIFTER(RAPPORTGENERATOR)- SENTRALRAPPORTER-KOMMUNE Gjennomgang/bruk av rapportene VISMA_ SOGNDAL_FRAVÆR_EKSPORT.RPT Utvalg som viser alt som er eksportert i januar Resultat : Utvalg som viser alt som er fravær i januar med ulik status. 17
Resultat : Her framgår det hva som ikke er sendt på grunn av feil OKF hva som ligger klar til sending KØ, men er IKKE sendt hva som er sendt EXP. Utvalg som viser alt som er fravær i januar som ligger uten status (blankt i feltet eksport) 18
Resultat : Dette er kanskje rader som er uteglemt er kanskje IKKE skal sendes, men bare registreres lokalt på skolen/barnehagen? VISMA_SOGNDAL_VARIABEL-LØNN_EKSPORTERT.RPT Utvalg som viser variable lønnsrader i januar med ulik status. Resultat : 19
Her framgår det hva som er sendt EXP hva som ligger klar til sending KØ, men IKKE er sendt hva som er feil, ingen eksport OKF på grunn av feil ( IKKE eksportert) VISMA_SOGNDAL_VIKE.RPT Utvalg som viser alle eksporterte variable lønnsrader i januar. Resultat: Alle eksporterte data fortløpende. VISMA_SOGNDAL_VIKR.RPT Utvalg som viser alle eksporterte variable lønnsrader i januar. En side pr.vikar. 20
Resultat: 21
9.Registrering Av Fravær (Med Vikarregistrering ) 1. Gå til Register Personale/Ansatte. 2. Finn kortet til den ansatte som du vil registrere et fravær på. Gjøre som følger: - Gå til listeform - Dobbelklikke på ansattes navn - Personens kort vises 3. Trykk F2 for å aktivere Fliken: Fravær. (Du får en blå ramme rundt fliken) 4. Klikk på F5-Ny. Innmatingsdialogen kommer opp, slik som vist under. 5. Velg Årsak via rullgardinen. 6. Skriv inn Fradato og Tildato, 7. Kode kommer automatisk opp i forhold til årsak som er valgt 8. Timer kan fylles ut dersom det ønskes. (Gjelder fravær som er mindre enn en dag) 9. Refusjon fylles ikke ut. 10. Trekk: fylles ikke ut. 11. Prosent kan endres hvis fraværet er annerledes enn 100%. 12. Avslutte ved å klikke på OK (Det fraværet du har registrert, vises på ansattes kort som en linje i fliken Fravær.) 13. Du får spørsmålet: Skal det legges inn vikar for dette fraværet?. Dersom du klikker på Nei er du ferdig med registreringen av fraværet og en vikar kan legges inn senere. Dersom du klikker på Ja, vil følgende innmatingsdialogen komme opp: 22
23
Bare de feltene som er nevnt nedenfor skal brukes. 14. Fradato og Årsak gjelder det fraværet som nettopp er blitt lagt inn og kan ikke endres. Hvis du ikke la inn vikar med det samme du registrerte fraværet, kan riktig fravær hentes fra rullgardina under pilen 15. Under Vikar velg riktig Enhet (oftest din egen skole) 16. Velg riktig Fag VIK988: Alle barneskole fag VIK948: Ungdomsskole (kroppsøving, kunst- og håndverk) VIK885: Ungdomsskole (øvrige fag) VIK847: Ungdomsskole (engelsk, heimkunnskap) VIK808: Ungdomsskole (norsk) VIKKOM: Kommunale oppgaver som for eksempel assistent. 17. Ved Sign velg riktig vikar. Finner du ikke vikaren i lista, er Fradato på vikarens Ansettelsesforhold senere enn Fradato på fraværet du forsøker å legge vikar på. Gå til vikar og rett Fradato, eller del opp fraværet på den som er borte. 18. Klasse og Und.Gr. behøver du ikke å fylle ut. 19. Dersom nødvendig, korriger datoene. 20. Tj. Timer = Antall vikartimer 21. Tj. prosent skal ikke endres 22. Velg riktig LTA, i følge instruks fra lønnsavdelinhgen i kommunen 23. Rom forblir tom 24. Velg riktig : Konto 1, Konto 2, Konto 3, Konto 4 25. Velg tjeneste type: VB = Vikar betalt. Statlige vilkår, utbetales VK = Vikar kommunalt. Kommunale vilkår, utbetales VT = Vikar i tjeneste. Timer som ikke skal utbetales (gjelder både statlig og kommunale vilkår (V = Programmet avgjører om det blir VT eller VB. Dette krever en del forarbeid) B= et beløp som skal utbetales. Beløpet registreres i feltet kostnad. 26. Dersom du vet at dette er timer som skal til utbetaling kan du settet OK i eksportfeltet med en gang. Raden vil da vises med KØ i eksportfeltet på Tjenestefliken til vikaren. 24
27. Dersom det skal legges inn flere fag for denne vikaren, eller dersom det skal legges inn flere vikarer på dette fraværet, velger du F5-Lagre/Ny. Da gjentar du prosessen med å fylle ut innmatingsdialogen. Dersom det ikke skal registreres flere timer på vikaren eller flere fag for dette fraværet, velger du F3-Lagre. Etter endt innmating eller mellom hver innmating vil du få opp en kontrollboks som viser deg hvem du har lagt inn vikartimer på og for hvem. 28. Trykk OK De registrerte vikartimene finner du igjen på vikarens Tjenesteflik og på Vikarfliken for vedkommende som er borte. 10 B. Registrering av Vikar (Knyttes til et tidligere Fravær) 1. Gå til Register Personale/ansatte. 2. Finn kortet til den ansatte som har et fravær som vikaren skal knyttes til: - Gå til listeform - Dobbelklikke på den ansattes navn - Den ansattes kort nå vises 3. Finn Fliken: Fravær og aktiver ved å trykke på F2. 4. Merk raden for fraværet det skal legges vikar for. 5. Høyreklikk med mus og velg Funksjoner Vikarinnmating. Du får opp Vikarinnmatingsdialogen med riktig fraværsdato: 25
Gå Tilbake til punkt 12 for å fullføre denne innmatingsdialogen. 26
C. Direkte vikarregistrering (ingen forbindelse med et fravær) 1. Gå til Register - Personale/Ansatte. - Gå til listeform og finn fram til vikaren - Dobbelklikke på vedkommendes navn - Personens kort vises 2. Aktiver Flik: Tjeneste 3. Velg F5-Ny. Du får opp en innmatingsdialog: 4. Velg riktig Tj. Type. VB = Statlige vilkår, vikartimene betales VK = Kommunale vilkår, vikartimene utbetales. VT = Timene skal ikke utbetales, gleder både statlige og kommunale. B= et beløp som skal utbetales. Beløpet registreres i feltet kostnad. 5. Utvalg fag = vik* 6. Fag (velg riktig fag): VIK988, VIK 948, VIK885 VIK847, VIK808 eller VIKKOM 7. Sett inn riktig Fradato og Tildato. (Disse skrives med ÅÅMMDD og deretter trykker TAB) 8. Und. Gr. kan stå tom 9. Uketimer og Uker skal stå tomme. 10. Tj.timer = skriv inn antall vikartimer holdt 11. Tj.prosenten skal ikke endres 27
12. Velg riktig Konto1, Konto2, Konto3, eventuelt Konto4 13. Det kan skrives inn Merknad (f.eks klokkeslett fra og til) 14. Velg LTA-kode (etter instruks fra lønningskontoret) 15. Når ferdig, trykk OK Vikartimene er nå registrert på vikarens Tjenesteflik. 11. Diverse om vikartimer og fravær Avregningsperioder: Alt som registreres og legges på KØ vil ved neste uthenting av data fra Extens overføres til Visma, uavhengig av dato som ligger på transaksjonen i Extens. Feil på vikartimer eller fravær: Informasjon om et fravær eller vikartimer kan endres direkte på kortet for den personen det gjelder. - Feil på fravær: Gå til personen som er fraværende. Aktiver Flik-Fravær. Trykk F3- Endre. Skriv inn korrekt informasjon. Trykk F3-Lagre - Feil på vikar: Gå til personen som er vikar. Aktiver Flik-Tjeneste. Trykk F3-Endre. Skriv inn korrekt informasjon. Trykk F3-Lagre. Assistenter som er vikar for en lærer: Oftest når en assistent er vikar for en lærer, må assistenten trekkes i lønn for assistent timene. Dette gjøres ved å legge inn minus timer på assistenten, tilsvarende det som skal trekkes. Gå til punkt 14 og følg instruks for innlegging av vikartimer. 1. Gå til Register-Personal og finn kortet til assistenten. 2. Aktiver Flik-Tjenester (bruk F2) 3. Trykk F5-Ny 4. Ved innlegging av timer skal det velges følgende: - Tj.type: VK - Fag: VIKKOM - Fradato, tildato: samme datoene som for vikartimene - Tj. Time: legges inn minus timer slik: -3 - Konto 1,2 og 3 - LTA koder 5. Trykk OK Disse timene leveres sammen med de øvrige timelistene hver måned. Assistenter som er vikar for en assistent (eller en ansatt på kommunale vilkår) Legg inn som omtalt ovenfor (Punkt B. eller C.) men bruk følgende: 28
Tjenestetype = VK Fag = VIKKOM 29