Møteinnkalling Utvalg: Valgstyre Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: 21.01.2014 Tid: 15:00 Forfall meldes til kommunens ekspedisjon på tlf. 37 17 02 00, post@vegarshei.kommune.no, eller sms til 48 99 56 00 Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Lars Espeland Medlem H Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Kirsten Helen Myren Medlem SP John Geir Smeland Medlem AP Kjersti Fossing Medlem AP Ragnar Ettestøl Medlem SP Kjersti Fossing har meldt forfall, Tallak Bakken innkalles som vara. Med vennlig hilsen for ordfører Kjetil Torp Anne Helene E. Baarøy
Saksnr Innhold PS 14/1 Godkjenning av sakliste PS 14/2 Godkjenning av protokoll fra 03.09.14 PS 14/3 Evaluering og erfaringer fra Same - og Stortingsvalget 2013
PS14/1Godkjenningavsakliste
Saksframlegg Dato: Arkivref: 09.01.2014 2014/35-1 / 033 Anne Helene Espeland Baarøy 37 17 02 16 anne.helene.espeland.baaroy@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/2 Valgstyre 21.01.2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 03.09.14 Rådmannens innstilling Protokoll fra møte 03.09.14 godkjennes. Vedlegg: Dokumenter: Aktuelt lov og regelverk: Saksopplysninger: Protokollen er sendt på epost og publisert på www.vegarshei.kommune.no. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelse: Økonomiske konsekvenser: Rådmannens vurdering: Anne Helene Espeland Baarøy konsulent
Saksframlegg Dato: Arkivref: 09.01.2014 2012/146-38 / 010 Anne-Grete Glemming 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/3 Valgstyre 21.01.2014 EVALUERING OG ERFARINGER FRA SAME - OG STORTINGSVALGET 2013 Rådmannens innstilling Valgstyret tar erfaringene fra valget 2013 til etterretning. Valgstyret gir rådmannen, eller den han bemyndiger som valgstyrets sekretær, fullmakt til å fatte avgjørelser og foreta nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for best mulig gjennomføring av kommune og fylkestingsvalg i 2015.
Vedlegg: Ingen Dokumenter: Valgprotokoll 2013 valgstyret Valgprotokoll 2013 stemmestyret Myra Valgprotokoll 2013 stemmestyret Tangen Aktuelt lov og regelverk: Kommuneloven Valgloven Valgforskriften Valghåndboken Saksopplysninger: Same og stortingsvalget 2013 er tilbakelagt, og valgmedarbeiderne i kommunens administrasjon har gjort en del erfaringer både i forhold til opplæring av valgmedarbeidere og gjennomføringen av valget. Vegårshei hadde følgende faktatall ved valget i 2013: 1464 stemmeberettigede personer totalt 1203 avgitte stemmer (godkjente) 82,3 % valgdeltakelse Administrasjonens hovedkonklusjon er at valggjennomføringen ble gjort på en god måte uten store problemer eller vanskeligheter. Likevel er det noen erfaringer og evalueringer, som tilsier at Vegårshei kan gjøre endringer til neste valg, som er kommune og fylkestingsvalget i 2015. Nytt elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) og opplæring av valgmedarbeidere Kommunal og regionaldepartementet vedtok at nytt elektronisk administrasjonssystem skulle tas i bruk ved valget 2013. Alle valgmedarbeidere ble gitt opplæring gjennom kurs. Vegårshei sendte to medarbeidere på kurs i EVA i Kristiansand. Departementet la videre opp til adskillig egentrening gjennom testprogrammer. Den mulighet for opplæring som ble gitt fra KRD sin side, må anses som bra. Utfordringen for Vegårshei, og sikkert flere kommuner av vår størrelse, var (er) å sette av tilstrekkelig tid til egentrening samt opplæring av flere valgmedarbeidere. I tillegg til å kunne valgsystemet EVA (verktøyet), er det også en forutsetning av våre valgmedarbeidere har kompetanse om selve valgordningen. Her stilles det strenge krav, og det er lite rom for å gjøre feil. I verste fall medfører feil at korrekte avgitte stemmer må forkastes. Dette skjedde ikke i Vegårshei. Det kan likevel nevnes at stemmesedler fra velgere hjemmehørende i Vegårshei, som avga stemme i andre kommuner, ikke kom frem i tide grunnet feil behandling i aktuelle kommuner. Ved de to siste valgene har administrasjonen i Vegårshei kun hatt nye valgmedarbeidere, og følgelig liten erfaring og mindre kompetanse enn ønskelig. Vi er nå i ferd med å bygge opp denne kompetansen, men det kreves at nødvendig kapasitet/ressurser er til rådighet.
Hele valggjennomføringen er basert på korrekt føring og bruk i EVA. Eventuelle feil kan rettes, men skaper unødvendig forsinkelse og svekket omdømme hvis det skjer. Vi opplevde en uheldig situasjon under opptellingen på valgtingsdagen. Dette hadde ikke betydning for selve opptellingen eller valgresultatet, men skapte unødig forsinkelse under innsendelsen til SSB og senere rapportering til fylkeskommunen. Bakgrunnen for denne hendelsen var en kombinasjon av usikkerhet hos valgmedarbeiderne og innblanding / påvirkning fra medlemmer i valg og stemmestyrene. Forhåndsstemmegivningen inkludert ambulerende stemmegivning Forhåndsstemmegivningen foregikk i kommunens ekspedisjon i administrasjonsbygget. Dette fungerte bra. I tillegg ble det gjennomført forhåndsstemmegivning i omsorgsboligene og ved VBO. Fem personer fikk anledning til å stemme hjemme etter henvendelse til kommunen. Totalt antall forhåndsstemmer var 307. Valgmedarbeiderne erfarer at antall velgere som forhåndsstemmer er økende. Antall stemmesteder Valgstyret vedtok allerede i 2012 at antall stemmesteder skulle reduseres fra 10 til 2 steder. I den forbindelse var det flere av våre innbyggere som var skeptiske og antydet at valgdeltakelsen kunne gå ned. Resultatet fra valgdeltakelsen var imidlertid meget bra. Reduksjon av antall stemmesteder har også forenklet og vært ressursbesparende for valgmedarbeiderne. Et poeng, som også må ansees som viktig i denne sammenheng, er sikkerheten i forhold til god valggjennomføring. Det stilles også krav til valgkompetanse for stemmestyrene, og ved å fortsette å ha flere kretser kunne dette blitt en utfordring fremover. På sikt bør valgstyret vurdere om det vil være hensiktsmessig med kun et stemmested på valgtingsdagen i Vegårshei, i tillegg til muligheten for forhåndsstemmegivning. Flere kommuner var piloter på e-stemmegivning ved siste valg. Det åpnes antakelig for at flere kommuner skal ha mulighet for slik stemmegivning i 2015. Valgtingsdagen og opptelling Selve stemmegivningen og håndteringen fra stemmestyrene på valgtingsdagen gikk upåklagelig. Oppdukkende situasjoner underveis ble håndtert korrekt og valgprotokollene var riktig utfylt. Valgstyret tilstedeværelse når stemmekretsene leverte sine valgprotokoller, medførte rask saksbehandling av oppdukkende problemstillinger. Opptellingen ble foretatt av valgstyret, som avleverte de opptalte sedlene til administrasjonens valgmedarbeidere. Så langt fungerte ting bra. Det oppstod imidlertid utfordringer når valgmedarbeiderne skulle legge data inn i EVA. Programmet krever en spesiell måte å håndtere tallmaterialet på i forhold til de ulike kategorier stemmesedler, slik som forhåndsstemmer, ordinære, for sent innkomne, fremmedstemmer og stemmer i særskilt konvolutt. Her ble det unødig innblanding fra medlemmer av både valgstyret
og stemmestyrene. Dette medførte usikkerhet og for raske beslutninger, som igjen førte til merarbeid og forsinkelser. Det at valgstyrets valgprotokoll kunne skrives ut og undertegnes allerede på valgtingsdagen har både fordeler og ulemper. Fordelene er raskt behandling og at valgstyret medlemmer ikke trenger å møtes neste dag. Ulempene er imidlertid flere. Det ble lite tid til nøyaktig gjennomgang av valgprotokollen. Det viste seg at detaljer ikke kom med på grunn av manglende føring i EVA. Ved å bruke bedre tid, også påfølgende dag, kan feil utelukkes. Slik utsettelse har ingen betydning for innrapportering av resultater til SSB, som nok er det som opptar både velgerne og politikerne. Valgstyret Valgstyret har vært tidlig på banen under valgforberedelsene, både når det gjaldt saker av formell og prinsipiell karakter. Valgmedarbeiderne opplevde dette som svært positiv og det bidro til effektiv forberedelse av valget. Samarbeid med nabokommunene Under valgforberedelsene har DDØ kommunene jobbet i felles valgnettverk og utvekslet erfaringer og kompetanse. Dette har vært svært nyttig for alle kommunene. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Ikke direkte relevant for saken. Miljømessige konsekvenser: Ikke relevant for saken. Likestillingsmessige konsekvenser: Ikke relevant for saken. Konsekvenser for barn/unge: Ikke relevant for saken. Beredskapsmessige konsekvenser: Det er viktig å ha et tilstrekkelig robust administrativt apparat med flere valgmedarbeidere, som har nok kompetanse til å ivareta hele prosessen med gjennomføring av valg. Dette for å forebygge sårbare situasjoner. Konsekvenser for folkehelse: Ikke relevant for saken. Økonomiske konsekvenser: I år med valg må det settes av ressurser til evt. kursing av medarbeidere, supplering av valgutstyr og utgifter til stemme og valgstyrer. Rådmannens vurdering: Rådmannen er av den formening at valggjennomføringen ved same og stortingsvalget i 2013 ble gjennomført på en tilfredsstillende måte i Vegårshei. Samtidig er rådmannen oppmerksom på den sårbare situasjonen kommunen har vært i med utskifting av valgmedarbeidere. Det må nødvendigvis ta noen valg før administrasjonen har opparbeidet seg ønskelig erfaring og kompetanse innen dette faget når det gjelder selve valgordningen, lovverk og det administrative verktøy.
Erfaringene fra sist valg, reiser spørsmål om ikke selve gjennomføringen, inkludert all opptelling, bør foretas administrativt. Det vil si at på valgdagen møter valgstyret, altså politikerne, kun for å gjøre vedtak der dette er nødvendig. Valgstyret møtes så igjen når valgstyrets protokoll er ferdig. Våre nabokommuner har gode erfaringer med en slik ordning. Dette medfører nødvendig arbeidsro for valgmedarbeiderne, som ikke blir påvirket av ivrige og forventningsfulle politikere og/eller medlemmer av stemmestyrer. Samtidig vil politikerne få en friere og mer nøytral rolle under selve opptellingen. Anne-Grete Glemming kommunalsjef