Møtereferat Rådmannsutvalget 25. september 2015 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 11:00 15:00 Kongsbergregionen 25.09.15 Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: 32 86 63 27 mob: 97 15 43 31 1
Sakliste Sak 056/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 057/15: Nytt fra sekretariatet... Sak 058/15: Kongsbergregionens program for velferdsteknologi... Sak 059/15: kompetanseregionen, statusoppdater... Sak 060/15: Sluttrapport fra prosjekt Fremtidig organisering av Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR).... Sak 061/15: Handlingsplan 2016... Sak 062/15: Budsjettinnspill 2016... Sak 063/15: SMS-varslingssystem for kommunene Anbefaling av leverandør... Sak 064/15: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal (leder) Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Rune Lødøen / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Wenche Grinderud / Kongsberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Ingen forfall Også til stede: Britt- Inger Kolset / Kongsbergregionen Kjersti Linneberg Margrethe Taxt- Lamolle Kjetil Gulsrud Lundemoen 2
Sak 056/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 28. august 2015 Referatet fra møtet 28. august 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28. august 2015. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28. august 2015. Sak 057/15: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Daglig leder ønsker møter med de nye ordførerne så snart disse er på plass. Dette som en del av forankringsarbeidet. Daglig leder og sekretariatet stiller gjerne opp i forbindelse med folkevalgtopplæringen eller kommunestyremøter tidlig i perioden. Prosjektleder Kjetil Gulsrud Lundemoen slutter i utgangen av septemeber. Han går inn i stillingen som assisterende oppvekstsjef i Modum kommune. Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Tas til orientering. Rådmennene bidrar til møtevtaler mellom ordfører og daglig leder. 3
Sak 058/15: Kongsbergregionens program for velferdsteknologi Dokumenter i saken Programmandat Saksbehandler: Kjersti Linneberg Kongsbergregionens program for velferdsteknologi er igang og programleder Kjersti Linneberg vil gi rådmannsutvalget en kort astatusoppdatering for programmet, fremdrift og arbeidet med å posisjonere vårt eget program i en nasjonal sammenheng. Daglig leders forlag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Sak 059/15: Kompetanseregionen, statusoppdatering Saksbehandler Margrethe Taxt- Lamolle Dokumenter i saken Prosjektmandat- Kompetanseregionen Opplysninger i saken/vurderinger Kompetanseregionprosjektet går inn i avsluttende fase. Prosjektleder margrethe Taxt- Lamolle vil gi rådmannsutvalget en kort statusoppdatering om KSlæring og gjennomførte tiltak. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. 4
Sak 060/15: Sluttrapport fra prosjekt Fremtidig organisering av Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR). Saksbehandler Kjetil Gulsrud Lundemoen Sluttrapport Prosjektmandat Det vises til sak 017/15 i Rådmannsutvalget den 27. februar 2015 hvor mandat for prosjektet ble vedtatt. Prosjektrapporten ble forespeilet i løpet av høsten 2015. Denne blir nå lagt fram. Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR) har vært et samarbeid mellom kommunenes næringsapparat. Nettverket samles månedlig og drøfter erfaringer, utfordringer og muligheter innen næringsutviklingen i Kongsbergregionen. Den formelle etableringen er tilbake i 2008, men nettverket har historikk lenger enn dette. Samarbeidet har bidratt til et åpent og tillitsfullt samarbeid mellom de deltagende aktørene, og man har i større grad enn tidligere kunnet spille på hverandres erfaringer og kompetanse. Samtidig forpliktes ikke deltagerne og samarbeidet har ikke kapasitet til å konkretisere og gjennomføre de mange gode ideene som man spiller inn. Prosjektmandatet reiser tre spørsmål: 1. Prosjektet skal kartlegge mulige organisasjonsformer for et videre næringssamarbeid i Kongsbergregionen. 2. Prosjektet skal vurdere muligheter og avgrensinger ved en eventuell samorganisering av dagens næringsapparat i kommunene. 3. I tillegg skal prosjektet kartlegge og vurdere om dagens struktur kan organiseres annerledes for å styrke regionens funksjon som næringsaktør. Disse tre spørsmålene er besvart og det legges fram anbefalinger knyttet til hvert av punktene i rapporten. Rådmannsutvalget inviteres til å gi følgende anbefaling til regionrådet. Daglig leders forslag til vedtak: 1. Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR) endres til Næringssamarbeidet i Kongsbergregionen (Næringssamarbeidet), og gis mandat: arbeide for å øke tilfanget på arbeidsplasser i regionen. Dette gjøres gjennom to strategier: 5
a. Arbeide for å øke antall arbeidsplasser i regionen. b. Arbeide for en sterkere integrasjon av arbeidsmarkedene i regionen 2. Næringssamarbeidet inntar en mer formalisert rolle med konkrete linjer til rådmannsutvalg og regionråd gjennom daglig leder. 3. Næringssamarbeidet ivaretar en konkret prosjektportefølje som styringsgruppe 4. Næringssamarbeidet sammensettes av én representant som oppnevnes av hver kommune. Fylkeskommunene inviteres som observatører 5. Næringssamarbeidet arrangerer ett treffpunkt i halvåret med regionens øvrige nærings- og FoUaktører 6. Næringssamarbeidet benytter næringslivets kompetanse og ressurser inn i konkrete arbeid/temaer hvor dette er naturlig. 7. Næringssamarbeidet fortsetter som forum og fagmiljø for medlemmene 8. Kongsbergregionens ressurser knyttet til næringsutvikling styrkes, gjerne gjennom et regionalt næringsprogram. 9. Det utarbeides et konkret mandat for Konsbergregionens næringsprogram, og daglig leder gis fullmakt til å sondere samarbeid med fylkeskommuner og andre virkemiddelaktører. Mandatet legges fram for RMU på et senere tidspunkt. Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Samordnet næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR) endres til Næringssamarbeidet i Kongsbergregionen (Næringssamarbeidet), og gis mandat: arbeide for å øke tilfanget på arbeidsplasser i regionen. Dette gjøres gjennom to strategier: a. Arbeide for å øke antall arbeidsplasser i regionen. b. Arbeide for en sterkere integrasjon av arbeidsmarkedene i regionen 2. Næringssamarbeidet inntar en mer formalisert rolle med konkrete linjer til rådmannsutvalg og regionråd gjennom daglig leder. 3. Næringssamarbeidet ivaretar en konkret prosjektportefølje som styringsgruppe 4. Næringssamarbeidet sammensettes av én representant som oppnevnes av hver kommune. Fylkeskommunene inviteres som observatører 5. Næringssamarbeidet arrangerer ett treffpunkt i halvåret med regionens øvrige nærings- og FoUaktører 6. Næringssamarbeidet benytter næringslivets kompetanse og ressurser inn i konkrete arbeid/temaer hvor dette er naturlig. 7. Næringssamarbeidet fortsetter som forum og fagmiljø for medlemmene 6
8. Kongsbergregionens ressurser knyttet til næringsutvikling styrkes, gjerne gjennom et regionalt næringsprogram. 9. Det utarbeides et konkret mandat for Konsbergregionens næringsprogram, og daglig leder gis fullmakt til å sondere samarbeid med fylkeskommuner og andre virkemiddelaktører. Mandatet legges fram for RMU på et senere tidspunkt. Sak 061/15: Handlingsplan 2016 Saksbehandler: Håvard Fossbakken Dokumenter i saken Handlingsplan 2016 Opplysninger i saken Daglig leder legger frem Handlingsplan for 2016. Kongsbergregionens arbeid vil i hovedsak være preget av tiltaksplanen for digitalisering, inklusivt Velferdsteknologiprogrammet, kompetanseutvikling og et økt fokus på Kongsbergregionens nærings- og samfunnsutviklingsrolle. Det vil også bli jobbet mye med å stramme opp kommunikasjonsarbeidet fra sekretariatets side. Dette arbeidet vil bli påbegynt høsten 2015 i samarbeid med det nye regionrådet og representantskapet. Forslag til handlingsplan 2016 legges med dette fram til behandling. I prosessen med å utarbeide planen har det vært god dialog med ulike regionale nettverk og prosjekter. Handlingsplanen må ikke forstås å være uttømmende. Kommunene i samarbeidet kan fremme andre saker til de regionale organ. Videreføring av vedtatte, igangsatte og/eller pågående tiltak og prosjekter fremkommer ikke direkte av handlingsplanen. Disse vil imidlertid være synliggjort i budsjettinnspillet for 2015 forutsatt at disse har en økonomisk konsekvens også neste år. Daglig leders forslag til konklusjon Rådmannsutvalget støtter daglig leders forslag til handlingsplan 2016. Denne legges frem for Regionrådet 10. november. Rådmannsutvalget støtter daglig leders forslag til handlingsplan 2016. Denne legges frem for Regionrådet 10. november. Sak 062/15: Budsjett 2016 Saksbehandler: Håvard Fossbakken Budsjett 2016 7
I tråd med vedtektene skal sekretariatet fremme budsjettinnspill hvert år innen september. Budsjettinnspillet fremmes i sammenheng med at handlingsplanen for kommende år legges fram til behandling. Budsjettinnspillet er først og fremst en oversikt over neste års kostnader knyttet til iverksatte tiltak og etablerte kostnader på den ene siden, og kostnadsmessige konsekvenser av nye tiltak i handlingsplanen. Gjennomføringen av tiltak og virksomhet i regionsamarbeidets regi forutsetter at kommunene hver for seg vedtar budsjett der disse kostnadene er hensyntatt og på denne måte gjøres tilgjengelig for regionssamarbeidet. De regionale organ vedtar derfor ikke et budsjett selv, men rådmennene har ansvar for å legge de kostnader som er etablert gjennom inngått forpliktelser mellom kommunene og eksterne parter inn i de forslag som fremmes til behandling i kommunene. Noen av kostnadene i budsjettinnspillet for neste år erstatter kommunenes tidligere egne kostnader. Noen tiltak vil ha helt eller delvis eksterne finansieringsbidrag. Fra budsjett for 2015 er tilsammen kr 11,4 millioner trukket ut og fremgår av K-IKT sitt budsjett for 2016. Nivået på faste kostnader (driftskostnader) er redusert med 8,2% fra 2015 (andre driftskostnader som ikke omhandler K-IKT). Nye tiltak for 2016 er satt til kr 17.830.300,-. Av dette fordeles kr 9.700.000,- mellom kommunene. I dette ligger også anskaffelse av sak/arkiv (5,3 mill) og trygghetsalarmer (1,6 mill). Kostnadsfordelinger knyttet til interne prosjekter fordeles etter antall ansatte. Samfunnsutviklingsprosjekter og infrastruktur fordeles etter innbyggertall. Alle kommunens kostnader er uten mva. Medlemskontingenter mv i samarbeidtiltak som feks Osloregionen, Osloregionens Europakontor og Fjellregionsamarbeidet fremgår ikke av matrisen. Den enkelte kommune får selv direkte faktura for slike medlemskap. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget støtter daglig leders budsjettinnspill for 2016. Budsjettinnspillet legges frem for Regionrådet 10. november. Rådmannsutvalget støtter daglig leders budsjettinnspill for 2016 med forbehold om budsjettbehandlingene i de enkelte kommuner. Budsjettinnspillet legges frem for Regionrådet 10. november. Sak 063/15: SMS-varslingssystem for kommunene Anbefaling av leverandør Saksbehandler: Odd Resser Rådmannsutvalget 29.11.13 sak 089/13 Rådmannsutvalget 28.03.14 sak 032/14 Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 055/14 SMS varslingsløsning Tilbud 8
Viser til vedlagte evaluering av tilbud på sms- varslingsløsning. Rådmannsutvalgets konklusjon 28.03.14 sak 032/14 var: Arbeidsgruppa innhenter nødvendige opplysninger for å danne et realistisk kostnadsbilde for varslingsløsningen Et kostnadsbilde for varslingsløsningen består av reelle tilbud fra leverandørene, og et anslag på trafikkmengde (bruk av varslingsløsningen). Disse opplysningene får en kun ved å gjennomføre en anbudsprosess, der en utfordrer leverandørene på estimert trafikkmengde. Det er et absolutt krav at varslingsløsningen skal være integrert i DSB CIM. Anbudsprsosssen ble derfor gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse hvor LinkMobility (tidligere PSWincOM), Framweb og UMS ble invitert til å gi tilbud. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut 7. juli 2015, med tilbudsfrist 11. august 2015. Aktørene var varslet om utlysingen i forkant, og også om presentasjon av løsningene 18. august 2015 på Kongsberg. Alle tre tilbyderne leverte tilbud innen fristen. En oppsummering av evalueringen foreligger i vedlagte evalueringsrapport. Rapporten er unntatt offentlighet, men når rådmannsutvalget har fattet sitt vedtak gjøres det offentlig kjent hvilken leverandør det er besluttet å innlede kontraktsforhandlinger med. Kontraktsforhandlinger kan starte etter angitt karenstid, normalt ca. 10 dager etter at leverandørene er gjort kjent med oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling, med mindre det det mottas en klage. Alle 3 tilbud ligger innenfor tildelt (årets) budsjettramme Daglg leders forslag til konklusjon: Det innledes kontraktsforhandlinger med Framweb etter utløpet av angitt karenstid, med mindre det mottas klage. Det legges inn et forbehold om vedtak i budsjettbehandlingen i den enkelte kommune. Sak 064/15: Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering 9
Eventuelt Skattesamarbeid: Kogsberg, Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal samarbeider om skatteinnkrevingen. Kongsberg kommune er vertskap for dette. Dette samarbeidet har gitt svært positive erfaringer. Nye nasjonale føringer og digitaliseringsgrep gjørdet aktuelt å drøfte et samarbeid om skatt i hele Kongsbergregionen. Det vil bli sendt ut en henvendelse om mulig samarbeid til de øvrige komunene i regionen. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det 10