Styremøte 2/2011 P R O T O K O L L til styremøte (2/2011) i U T V IK LINGSFONDET FOR S K OGBRUKET Dat: Trsdag 1. desember 2011, kl 1400-1630 Sted: Statens landbruksfrvaltning, Strtingsgt. 28, 0161 Osl. Møterm: Gruppermmet Til stede: Sjur Haanshus, styreleder (SKI) Merete Larsmn (FM Sgn g Fjrdane) Erling Bergsaker (NORSKOG) Berit Sanness (MJØSEN SKOG BA) Mikael Løken (NSF) Beate Løken, bservatør (LMD) Jørn Lileng, sekretær (SLF) Per G Slli, repr. sekretariatet (SLF) Saksliste: Sak 9/2011 Gdkjenning av innkalling g sakliste... 2 Sak 10/2011 Prtkll fra styremøte (1/2011)... 2 Sak 11/2011 Øknmistatus... 2 Sak 12/2011 Søknadsbehandling... 3 Sak 13/2011 Orienteringer... 5 Sak 14/2011 Eventuelt... 5 Sak 15/2011 Neste møte/møteplan... 5
Statens landbruksfrvaltning Side: 2 av 5 Sak 9/2011 Gdkjenning av innkalling g sakliste Det ble freslått at møtene bør starte med å behandle styremedlemmenes habilitet i frhld til søknadene, g at dette kmmer inn i sakslisten g prtkllen. Styret ønsker frtsatt å få styredkumentene tilsendt på papir. Skg g sendte inn en søknad m utenlandsstipend etter frrige styremøte. Styreleder drøftet med styret m de skulle behandle denne søknaden på møte. Innkalling g dagsrden ble gdkjent. Sekretæren frtsetter med å sende styredkumentene på papir. Styremøter der innkmne søknader behandles, skal heretter starte med en egen sak m habilitet. På dette møte drøftes styrerepresentantenes habilitet under søknadsbehandlingen (sak 12/2011). Styret bestemte at søknaden m utenlandsstipend tas til behandling. Sak 10/2011 Prtkll fra styremøte (1/2011) Prtkllen gdkjennes, med det frbehld at styrerepresentantenes habilitet ved behandlingen av innkmne skisser føres inn i prtkllen. Sak 11/2011 Øknmistatus Sekretæren rienterte styret m hva sm er gjrt i prsessen med å flytte øknmistyringen fra NFR til SLF, hvrdan infrmasjnen ut til søkerne handteres, styrehnrarer, reiseregninger g styrets ansvar i frbindelse med frvaltning av fndsmidlene (jf sak 2/2011). Frist fr styret å sende inn reiseregninger var fredag 9. desember g fr styrehnrarene var fristen tirsdag 6. desember. Styrets persnlige øknmiske ansvar fr beslutninger sm tas, er drøftet av nen jurister hs SLF. På generelt grunnlag mente juristene at styremedlemmene sannsynligvis ikke har ne persnlig øknmisk ansvar, utver det sm evt er kntraktsfestet i frbindelse med ppnevning av nytt styre. Styret ønsker at sekretariatet gdkjenner sluttrapprter g sluttregnskap, g behandler søknader m utsettelse. Styret skal rienteres på møtene. Sekretariatet må selv avgjøre m kmpleksiteten i enkelte saker er av en slik karakter at styret bør invlveres i beslutningene. Styret tar pp på møtene m de mener avgjørelser tatt av sekretariatet burde vært styrebehandlet i frkant, slik at man evt unngår tilsvarende feilvurderinger i fremtiden. Sekretæren g styret drøftet utbetalingsrutiner g vilkår fr innvilgede prsjekt. Sekretæren fresl etterskuddsvis utbetaling basert på dkumenterte kstnader, da dette har vært tidligere praksis i Utviklingsfndet, g en etablert praksis hs andre tilsvarende fnd hs SLF. Styret ønsket samme utbetalingsfrm sm Skgtiltaksfndet praktiserer, der inntil halvparten av midlene kan utbetales ved kntraktsinngåelse (frskuddsvis), g halvparten hldes igjen til sluttrapprt g sluttregnskap er gdkjent. JLI 08.03.2011 Utviklingsfndet fr skgbruket prtkll 2/2011
Statens landbruksfrvaltning Side: 3 av 5 Styret nevnte gså at det er krav til revisrbekreftet regnskap i de fndene sm næringen selv administrerer. Utbetaling av midler før prsjektene har hatt dkumenterte utgifter vil være prblematisk i frhld til allerede etablere utbetalingsrutiner hs SLF, g kravet til kntrll ved utbetaling av statlige midler. Når det gjelder evt krav til revisrbekreftet sluttregnskap, er dette ikke vanlig praksis hs SLF. Der stilles det istedenfr krav i vedtaksbrevene, at SLF g Riksrevisjnene til en hver tid skal ha muligheten til å kntrllere at midlene er brukt etter frutsetningene i prsjektsøknaden. Sekretæren har drøftet disse prblemstillingene med styreleder etter styremøte. Styreleder mente vi bør etablerer den praksisen sm sekretariatet anbefaler, basert på tidligere praksis i Utviklingsfndet, etablere rutiner hs tilsvarende fnd hs SLF, g det statlige øknmireglement. Denne beslutningen blir tatt pp sm en egen sak på neste styremøte (1/2012), der styret gis mulighet til å utale seg m utbetalingsrutinene, g evt anbefale endringer i rutinene. Infrmasjnen rundt øknmistatus g etableringen av Utviklingsfndet hs SLF, ble tatt til rientering. Sak 12/2011 Søknadsbehandling Styret behandlet sju prsjektsøknader (tabell 1) med et msøkt beløp på kr 2 630 000,-. Alle søknadene ble levert til fristen (10.11.2011) med de avkrtningene sm styret anbefalte. Tre søknader ble innvilget på frrige styremøte (1/2011), med til sammen kr 1 225 000,-. Ttalt utgjør disse ti søknadene et beløp på kr 3 855 000,-. I tillegg behandlet styret en søknad m utenlandsstipend fra Skg g, sm ble innsendt etter frrige styremøte. Ettersm prsjektsøknaden til Trygve Owren AS (jf sak 5/2011 g 22/2010) ikke ble behandlet i 2010, la frrige styre pp til et verskudd, sm gav et fndsresultat i 2010 på 593 814 kr. Årets tildeling ver statsbudsjettet til Utviklingsfndet fr skgbruket g tidligere erfaringer fra regnskapene, tilsier at styret i 2011 kan innvilge prsjekt på til sammen ca 3,9 mill kr. Ettersm styret fretk en streng priritering av de skissene sm gikk videre til full søknad, g at fndet gikk med verskudd i 2010, mente sekretariatet at det var anledning fr styret til å innvilge alle innkmne prsjekt med msøkte beløp. Før søknadsbehandlingen startet ble styremedlemmenes habilitet drøftet. Nedenfr er det punktvis listet pp hvilke persner sm gikk ut av styremøtet ved behandling av de enkelte prsjektsøknadene: Bedriftsutvikling fr skgbrukets entreprenører, SKI: Sjur Haanshus g Mikael Løken Frvaltning av huldrestry frekmster, Mjøsen Skg: Berit Sanness Råte i granskg-utbredelse g knsekvenser fr valg av mløpstid, Skg g : Mikael Løken Høydeinfrmasjn fra matching av digitale flybilder fr bestandstaksering av skg, Nrskg: Erling Bergsaker JLI 08.03.2011 Utviklingsfndet fr skgbruket prtkll 2/2011
Prsjektnr. Skissenr. Varighet Skissebudsj. Ttalbudsj. Søkt Utvikl. fnddet Statens landbruksfrvaltning Side: 4 av 5 VEDTAK Alle innkmne prsjektsøknader ble innvilget med de msøkte beløpene. Styrets vedtak med kmmentarer meldes tilbake til søkerne. Tabell 1. Styrets vedtak. Budsjett (1000 kr) Tittel Prsjektleder Ansvarlig institusjn Vedtak 1 15 Bedriftsutvikling fr skgbrukets entreprenører Eva Skagestad Skgbrukets Kursinstitutt (SKI) 2014 1000 2125 800 Innvilget (Sjur Haanshus g Mikael Løken innhabile) 2 31 Frvaltning av huldrestryfrekmster Jan Gaute Lie Mjøsen Skg BA 2012 60 150 60 Innvilget (Berit Sanness innhabil) 3 6 Kalitet g kvalitetskrav til skgplanter i Nrge Inger Sundheim Fløistad Skg g 2013 550 870 400 Innvilget 4 8 Råte i granskg: utbredelse g knsekvenser fr valg av mløpstid Aksel Granhus Skg g 2013 450 900 400 Innvilget (Mikael Løken innhabil) 5 2 Tømmerhgst til flåte med taubanedrift Jan Terje Skåtevik Marvik Skg AS 2012 308 440 220 Innvilget 6 16 Høydeinfrmasjn fra matching av digitale flybilder fr bestandstaksering av skg Erling Bergsaker NORSKOG 2014 500 1000 500 Innvilget (Erling Bergsaker innhabil) 7 28 Beslutningsverktøy fr skgbehandling i bestand Ola Øyen Silvinva AS 2012 374 517 250 Innvilget 8 35 Utenlandsstipend til USA, University f Califrnia Nils Egil Søvde Skg g 2012 51-51 Innvilget JLI 08.03.2011 Utviklingsfndet fr skgbruket prtkll 2/2011