KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 04-11 Orienteringer 1. LEDER Denne uken har det vært en del forberedte saker (se dagsorden). Har blant annet etter beste evne prøvd å få et redegjørelse fra Politidirektoratet på hvordan det står til med Vaktvirksomhetsloven. Vi har hoppet over i ny måned og i den anledning har jeg tatt en helhetlig gjennomgang av handlingsplanen for å se hvordan vi ligger an. Evalueringsrapport ble sendt ut til Kvast på søndag, en presentasjon av dette vil bli gitt GLEM, og det vil også være naturlig å diskutere dette i møte. Om nødvendig vil jeg åpne saken opp som en ad før godkjennelse av dagsorden. SKiBAS har blitt orientert om situasjonen med Kontor for Skjenkesaker og gitt medhold til innkjøp av kasseapparater. Saken blir ettergoskjent på SKiBAS møte 02-11 neste tirsdag, 8. februar 14:00. Deltar på RS-møte tirsdag 1. februar, kan her supplere i møte om det skulle bli nødvendig utover RS sin orientering. Ellers takk til Kvast for en vel gjennomførst Helhusdugnad! 2. ØKONOMIANSVARLIG Fordelingsmodell Satser og utregning av utbetaling er stort sett klare. Håper å betale dette ut så fort som mulig, dog justert for det faktum at det er første utbetaling og at vi vil gjøre den korrekt. Dessuten noe problemer med kvarter som ikke fører oppgjør inn i oppgjørsloggen, og bilag som mangler. Gjenstår å avgjøre hva man skal gjøre med avdelingene "Backstage" og "Resepsjon". Håper at første utbetaling er på vei ut innen denne uken. Regner med å sende et informasjonsskriv til dorg før GLEM. Sosialpenger Gleder meg til å sende argene den lykkelige melding om at de kan sosialisere seg igjen når første oversikt over antall kontrakter kommer inn. Gruppebudsjett Skal se til at gruppebudsjett blir laget asap. Slik tilstanden er nå virker det som at økoer godkjenner ting og konterer på poster hvor de ikke har penger. I utgangspunktet er jeg veldig streng på slikt dersom de ikke kan påvise at de henter ubrukte midler fra en konto de faktisk har midler på. Regner med å sammenkoble sosialpenger i dette arbeidet. SK Haunter meg stadig. Håper vi finner bedre rutiner for SK 2011. Jobber med å skaffe oversikt over personer som har jobbet og hvem som har fått betalt hvor mye.
KØR Fått minst ett nytt medlem. Tre-fire andre er interesserte. KØR bistår i ovenfor nevnte oppgaver. KØR-ting avholdes mandag om ca to uker. Ymsepost Møte med Anders i dag. Informerer muntlig. 3. EKSTERNANSVARLIG Evalueringsmøte med Internasjonal uke Hadde torsdag 27.januar et evalueringsmøte med arrangørene av Internasjonal uke. En del frustrasjoner og gleder ble luftet fra begge sider. Mye av det negative kan nok skyldes at det er første gang dette arrangementet er på huset, men det er fortsatt noen ting vi må bli flinkere på i forhold til UiB-arrangementer over det hele. For eksempel gjelder det å være strenge på at rom må være ryddet etter andre arrangører, og være enda mer tydelige i kommunikasjon i forkant. Men vi fikk også skryt for å være et hus som samler og tiltrekker seg studentene mer naturlig, tilrettelegger for et mylder av aktiviteter og har mennesker på huset som er flinke til å trå til der det trengs for arrangøren. De vil nå fremover gjøre en vurdering i forhold til neste år. Påsken Jeg har sett gjennom bookinger mellom 16. og 25.april og det ser ut til å være lite som skjer. Det er derfor klart for å ta frie vurderinger anngående påskekvarteret, hva vi ønsker og hva det er lurt å legge opp til. Dette har Lars sendt som en AD, så det vil bli diskutert nærmere der. DORG Jeg har sendt mail til dorgene anngående egenbilletteringer på Helhus, hvor jeg har gjort det klart hvilke rutiner vi har for vurdering av det. I tillegg sendte jeg en generell mail om Helhuskravene som vi ønsker bedre fulgt opp og oppfylt av arrangør. Videre diskusjoner anngående dette vil tas opp på dorgemøte neste tirsdag. Her vil vi også ta opp fadderukeplanen vår og jobbe litt videre med den. Arrangørinformasjon til nettsidene Jeg har skrevet og sendt inn en liten arrangørinformasjon som skal ligge på nettsidene våre. Det er ikke kommet ut enda, men jeg håper det er rett rundt hjørnet. Jeg er også i gang med å se litt på romsidene generelt og få skrevet gode presentasjoner av rommene, håper det vil være ferdig i løpet av en ukes tid. Rombookingsveiledning Har skrevet ferdig utkast til en rombookingsveiledning som skal være en introduksjon og huskeliste til de som skal jobbe med dette fremover. Den er sendt til noen få personer for korrektur og tilbakemelding. Når den er ferdig vil den ligge forrerst i rombookingspermen og i Kvartpermen slik at den er tilgjengelig i resepsjonen til enhver tid. Oppdatering av skjemaer Hadde møte med administrativ leder fredag 28.januar hvor vi gikk gjennom og så på forbedringer på alle skjemaene som omhandler rombooking. Vi fant endel rettelser og disse vil bli oppdatert så fort som mulig. Kurssøndag Idemyldret litt med driftsansvarlig og administrativ leder torsdag 27.januar da de la planene for kurssøndagene dette semesteret. Deltok også på årets første Kurssøndag 30.januar, det var vellykket selv om det også (selvfølgelig) er forbedringspotensiale til neste gang.
Sosialt Deltok fredag 28.januar både på åpningsmøtet til Studentersamfunnet og internfesten i regi av PG. Fin debatt og mye god underholdning. Fløytur med Pink Penguins lørdag 29.januar. Kvarterets jentefotballgruppe har utviklet nå seg til Kvarteretjentenes generelle aktivitetsgruppe, en god utvikling. 4. INTERNANSVARLIG Kontrakter og sosialpenger Fristen for å skrive under kontrakter går ut i dag, 1.februar. Har fått en del, men mangler fortsatt mange. Har derfor tatt utgangspunkt i antallet medlemmer som står i personaldatabasen, når sosialpengene skal fordeles av Kjetil. Vi er forøvrig i følge personaldatabasen 251 medlmmer per dags dato, fordelt på de 11 arbeidsgruppene. Årshjul Har oppdatert årshjulet med de nye datoene i planen for Sommerkvarteret, budsjettprosessdatoer fra KØR og datoer i tilknytning til GF fra Representantskapet. Sender det ut til Kvast i løpet av i dag, tirsdag. Annet Deltok på åpningsmøtet til Samfunnet og internfest fredag, og KO49 på søndag. Deltar på RS-møte og PG-møte i dag. Orienterer muntlig på møtet om det kommer opp noe interessant. Skal ha møte sammen med PR-ansvarlig, med leder for marked og pg i løpet av uken for å snakke om rekruttering. Hva vi kan gjøre for å rekruttere flere og hvilke kanaler vi har å formidle gjennom. 5. PR-ANSVARLIG PR-forum Var PR-forum på torsdag. Gjekk gjennom nettsider, arr.database og litt diverse. Skal ha eit eige møte med ASF og RF angåande Helhuspromotering. Styre- og allmøte i Infoetaten Signert ein del kontrakter. Info ivrige på å hjelpe dei andre argane med promotering. Fått ny skjermansvarleg, Yorick. AD promoteringsplan Har forberedt denne. Møte med Capa Har vore i møte med Capa tirsdag 01.02. saman med leiar i Marknadsgruppa. Diskutert moglegheiter for kinoreklame. For å få det gjennomført treng me truleg eit samarbeid med NKF om produksjon i tillegg til økonomisk stønad frå nokon. Sosialt Internfest på fredag og KO49 på søndag. Begge deler var stas.
6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG Kontor for skjenkesaker Hatt en del kommunikasjon med kontor for skjenkesaker. Mest for å få mer informasjon vedrørende hvor "grensen" går i forhold til hvem som trenger hva av opplæring. Det meste som kom ut av samtalene jeg hadde foregående uke var mer eller mindre frustrasjon over manglende vilje om å opplyse oss på en enkel og saklig måte. Ble henvist til helsedirektoratet og skatteetaten sine nettsider. Swedish Match Hatt kontakt med Hege samt Tore som er våre kontaktpersoner hos SM. Salgsmessig hadde de bare en påpekning det var salget av Catch Puremint som har vært særdeles laber. Jeg kunne gledelig opplyse om at produktgruppen allerede har sluttet å ta denne inn og valgt ut ett nytt produkt Göteborg Rape som er en av SM sine bestselgere. Dette var en gledelig nyhet for dem også. Ellers har de bare positive tilbakemeldinger å komme med. Skal i møte antakelig i uke 7-8 når Tore er tilbake fra ferie for å se på produkter. Gå igjennom retur-rutiner ect. Vaktsaken Som tidligere nevnt er leder for vaktvesenet bortreist. Han ga meg en mail som jeg kunne henvende meg til ved spørsmål. Jeg sendte en forespørsel vedrørende hvordan de så for seg et eventuellt samarbeid med oss. Jeg har ikke fått svar på dette og ser egentlig for meg at det ikke kommer noe svar før han eventuellt er tilbake fra ferie i uke 8. KO49 Jobbet med å få opp og igang KO49 "prosjektet" sammen med de andre kvasterne. Ser en del ting som må forbedres. Tid, sted, formidling etatene imellom slik at flest mulig deltar. Er likvell fornøyd med søndagens utkom. Greit at man fikk en test-søndag til å kunne gjøre forbedringer før dørene rennes ned av arger og dorger som higrer etter opplæring og kursing. Vaktloven Har hatt flere samtaler med Ida Bø, leder for vaktetaten om hva vi skal gjøre i forhold til denne saken. Jeg har lagt vaktvesenet litt på is frem til jeg får svar fra dem. Ser ingen grunn til å ikke jobbe med en plan B. Selv synes jeg en egen opplæringsenhet ikke som direkte uoverkommelig men mer som en utfordring. Det gjennstår en del arbeid rundt denne saken. Skal ha møte med Ida denne uken, hvor vi skal utarbeide arbeidsfordeling, se på de ulike punktene under hva en opplæringsenhet krever av tid, sted, kursholder, kostnader. Håper å kunne fremlegge noe til neste kvastmøte slik at vi kan ta en diskusjonsrunde på dette. Skjenke Har bestemt seg for å ha faktiske møter annen hver tirsdag og mailtråd den tirsdagen hvor de ikke har møte på villaen. Dette grunnet at styremedlemmene har mye obligatorsik oppmøte på UIB/HIB. Dette virker å være gjennomført med møteinnkallelse og alle legge frem sakene sine på lik linje som ved møte på villaen så har ikke satt meg imot denne løsningen da det i teorien gir meg mulighet til å planlegge møtene mine i forhold til dette også. Har tatt en gjennomgang vedrørende opplæringsrutiner, kartlegging av hvem som mangler hva og hvor det er for dårlig kompetanse og hvilke tiltak man kan iverksette for å forbedre
situasjonen. Jam og Quiz er snart på plass muligens allerede neste uke. Da vil Anders Ohma som er ansvarlig for disse arrangementene starte planleggingen av fast vinkveld i halvtimen. Muligens som et semi-samarbeid med RF. Vakt Her er det en del ting å ta tak i som jeg skal jobbe med denne uken. Blant annet forvirring vedrørende hvem som har mandat til hva i forhold til skjenkeloven. Dette har ført til at de har overprøvd skjenkere i de ulike barene når det har blitt gitt skjenkestopp til gjester. Det er verdt å informere om at man på møtet med skjenkekontoret ble opplyst om at de anser vaktene på kvarteret som for liberale i forold til hva skjenkekontrollørene anser for å være overskjenking. Dette strider med den beskjeden jeg får om at våre vakter er for strenge og kaster folk ut uten belegg for dette. Så dette skal det jobbes med denne uken. Service Både vakt og skjenke er kjent for å være lite serviceinnstilte. Dette vil være et punkt jeg kommer til å legge vekt på denne uken. Det bør inngå i opplæringen. Generell service og et kvarteresmil er ikke å forakte :). 8. ADMINISTRASJONEN Bidratt til Drift- og Eksteransvarligs idémyldring og oppsett av KO49. Mange gode tanker som jeg håper vil bidra til å gjøre KO49 til et fast innslag i årene fremover. Hatt samtaler med UiB om inkludering i deres kommende renholdsanbud for hele sin bygningsmasse. DA de har større kompetanse på slike avtaler, samt vil kunne få bedre tilbud på alt samlet vil det potensielt kunne bidra til å redusere våre renholdskostnader. Hatt møte med EiA ang. driftsavtalen. Hadde med person fra Rettsvesenet som fungerte veldig flott. Vi er enige om alt utenom punkt om møbler hvor de måtte diskutere videre internt. Forhåpentligvis kommer de tilbake med forslag som skissert på møte. I så tilfelle vil vi være klare for signering. Administrasjonen har fått nytt medlem. Kamal er ny kjøkkenpraktikant og vil etter planen være med oss frem til juli. Hatt bistått Driftsansvarlig med tilsvar til kontor for skjenkesaker. Har i ettertid hatt samtaler med Helsedirektoratet om IK-rutiner i forbindelse med alkoholservering. Det kommer der klart frem at det er krav om opplæring i skjenkeloven og signatur om dette fra samtlige frivillige som skal jobbe med barrelatert virksomhet. Dette omfatter hos oss primært skjenke, vakt og samtlige arrangører med medlemmer som skal bemanne skjenkepunkter. Det må opprettet klare rutiner som hindrer personer som ikke har hatt opplæring i å stå bak bar i Olav Kyrres gt. 49. Dette er en stor oppgave, men alternativet vil potensielt være endeløse påpekninger fra skjenkekontoret.
INTERNNOTAT Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 31.01.2011 AD: Promoteringsplan Formål: gje ei oversikt over kva promoteringskanalar me har tilgjengelege, og kva som jobbast med. På Internettet: Heimeside Denne er oppe og går, men har eit stort forbetringspotensiale. Me ønskjer at den skal oppdaterast jamnleg med innhald (kva skjer, kva har skjedd, og diverse). Tiltak: Retningslinjer for publisering på heimesida Betre tilgang til ekspo sine bilete Facebook Blir oppdatert noko sporadisk og utan særskild plan. Me ønskjer at det skal oppdaterast jamnleg og etter særskild plan. Det er og ein del element ved sida som kan forbetrast. Tiltak: Sende to medl i infoetaten på kurs om sosiale media Få nokon til å vere sosiale mediaansvarleg Gjennomføre aktivitetar konkurranser o.l. som fører til fleire «likes» Twitter Same som Facebook På huset Fasaden Her har me lyskassar som ventar på godkjenning til å monterast. På desse kan me promotere det meste som kjem i form av plakatar i A2-storleik. Dører Me har fem stk plakatrammer som me kan montere på til dømes dørene på toaletta eller liknande. Utdanningsinstitusjonar og SiB Me ønskjer å vere synlege på samtlege utdanningsinstitusjonar i Bergen. For å få dette til har me gått i dialog med dei fleste av dei for å få klarheit i kva kanalar me kan få tilgang til. Universitetet i Bergen Her har me fått løyve til å nytte Mi Side til å kommunisere undersøkingar, informasjon om GF, større arrangement og rekruttering. Høgskulen i Bergen Gjennom Teknikersamfundet har me fått tilgang til å nytte skjermane på skulen i Nygårdsgaten, og er i samtalar for å få tilgang til dei på landås, i tillegg til generell distribusjon av trykksaker. Norges Handelshøyskole Har tilgang til infoskjermar og ei eiga tavle for plakatar. Løyve til å distribuere diverse Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
trykksaker, og kan ha stands ved arrangement. BI Dei har ein avtale som gjer at dei ikkje kan inngå samarbeid med oss. Denne avtalen går ut i juni 2011, og me bør gjere eit framstøt før sommaren på det. Norges Kreative Fagskole Her har me løyve til å henge opp plakatar og distribuere trykksaker. Dei held på å pusse opp sine heimesider, og det blir kanskje oppretta ei lenkje til kvarteret.no frå der. Norges Lærerakademi Tilgang til infoskjermar, og henge opp plakatar og distribuere diverse trykksaker, einaste begrensing er at det ikkje kan promoterast såkalla satanistliknande konsertar. Tilgang til It's learning tilsvarande tilgangen me har til Mi Side gjennom UiB. Lenkje til kvarteret.no på sidene «for studenter» under «sosialt og velferd» Næringsakademiet Løyve til å henge opp plakatar og distribuere diverse trykksaker. Lenkje til kvarteret.no frå deira side. Dei vil og legge denne lenkja på utdanningshuset sine sider. Studentsamskipnaden i Bergen Tilgang til infoskjermane på Studentsenteret. Eiga side under «studentliv» på sib.no. Tiltak: Følgje opp desse avtalane og opprette tilsvarande avtalar med øvrige institusjonar. Vie plass til desse institusjonane på vår heimeside. Trykksaker Kvarteret produserar programfolderar for kvar månad, og lagar flyers og plakatar for å promotere mindre arrangement som Kvarteret arrangerar sjølv, og rekruttering. Øvrige trykksaker som promoterar Kvarteret står driftsorganisasjonane for. Annonsering Kvarteret annonserar foreløpig berre i Studvest. Dette gjev eit noko begrensa nedslagsfelt, men det skal i teorien treffe vår målgruppe bra. Dersom revidert budsjett opnar for å kunne bruke meir pengar bør det settast av ein solid sum til annonsering. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvast Til Kvast 30.01.2011 AD: Påskekvarteret Opplegg for Påskekvarteret ble diskutert på sist Kvarterstyremøte, denne saken er et forsøk på å oppsummere å konkludere med et opplegg som passer for påskeperioden 16. april til 25. april. Vi virker så langt å være enig om at påskeperioden rent omsetningsmessig ikke er lukrativ, men at det likevel er en stor verdi for Kvarterets varemerke å holde åpent gjennom perioden. Gitt at mange studenter ønsker å feriere og kanskje til og med reise bort i påskeperioden kan det være grunn til å gjøre litt ekstra stas på de som ønsker å være. Vi har fra forrige uke undersøkt om noen arrangører skal arrangere noen ting gjennom påskeperioden, så synes ikke å være tilfelle. Det taler for et relativt beskjedent tilbud av for eksempel Grøndahls som eneste åpne lokale. Det ser altså ut til at vi trenger skiftlister for å dekke et lokale, videre må vi diskutere om vi følger ordinære åpningstider eller komme ut med ekstraordinære for påskeperioden. Foreslår her at Kvast tar et overordnet standpunkt til dette spørsmålet, og at driftsansvarlig bestemmer detaljene videre etter det som er praktisk. Vi har også diskutert at ren alkoholholdig utbetaling er uheldig, og at ren monetær utbetaling også kan ha uheldige følger. Det mest hensiktsmessige kan derfor være å satse på gratis tilgang til de kulturarrangementene som finnes på huset, eks. konserter, Immaturus sine forestillinger og Filmklubben filmvisninger, mulig i kombinasjon med felles middag. Ser på det som en verdi i seg selv at de får et tilbud i intern regi, men det er naturligvis ingenting i veien for kinobilletter, fotballbilletter eller eventuelle goder vi kan få fra Hansa eller kanskje til og med BT. Kostnadene ved godene bør ha et tak på kroner 5000, noe øko over telefon gir sitt samtykke til på en søndag kveld. Basert på hva vi kommer frem til i møte bør det utarbeides et skriv til nytte når spørsmål om ekstraordinære perioder igjen kommer på agendaen, eks. jul 2011 og påske 2012. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvast Til Kvast 30.01.2011 AD: Prosjektskisse for KO49 Ideen bak KO49 er å ha et samlende ikke-alkoholfokusert arrangement en gang i måneden for alle interne. Målet er at dette blir den etablerte datoen for kursvirksomhet på huset, både spesiell for enkelte arbeidsgrupper eller enkelte målgrupper, og generell for alle personer og grupper på huset. Et annet viktig formål med arrangementet er å gjøre Kvarterstyret mer synlig i organisasjonen. Det vil derfor være naturlig at Kvarterstyret har en liten åpningspresentasjon for å fortelle litt om hva som har skjedd de siste ukene og hva som skal skje de kommende ukene. Typiske kurs som avholdes på denne dagen er oppgjørsrutiner, brann- og sikkerhetsrutiner, barristakurs, møtelederkurs, introduksjon til organisasjonen, personalsakskurs, rekruttering og promoteringskurs, motivasjonskurs, samt seminarer om ulike prosjekter som er i gang på huset. Dagen kan også brukes til dugnad om det skulle være nødvendig. Et tiltrekkende supplement til arrangementet vil være en frokost eller et annet type mattilbud som Kvarterstyret tilbereder. Hovedansvarlig for KO49 vil være internansvarlig. Internansvarlig er ansvarlig for å følge opp at det blir arrangert KO49, og delegere ansvar for de ulike bolkene i tide til andre kvarterstyremedlemmer. Dette bør gjøres to uker i forveien, slik at program for dagen kan sendes ut til organisasjonen minst en uke i forveien. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 31.01.2011 Vedtak: Idealmedlemstall for arbeidsgrupper ved Det Akademiske Kvarter Vi har satt opp et ideelt medlemstall for alle arbeidsgruppene på Kvarteret ut i fra dagens arbeidsmengde, de ser slik ut: KØR: 10 E-tjenesten: 10 Rettsvesenet: 10 Dette idealtallet er regnet ut i fra hvor mange saker som gruppen har å jobbe med per semester. Det er viktig at alle som er med i gruppen får jobbet med saker, og ikke bare blir gående uten noe å gjøre. 10 er derfor en passende størrelse på denne typen grupper. Jeg ser for meg at det er omtrent like mye å gjøre i gruppene KØR, E-tjenesten og Rettsvesenet. Tallet for Rettsvesenet er litt lavere enn det faktiske medlemstallet i dag, årsaken til det er at de fleste som hadde vært med i høst ikke hadde fått jobbet med noen saker, men noen få i Rettsvesenet har gjort det meste av arbeidet. Jeg ser derfor ikke behovet til å ha 30 medlemmer i den gruppen, da vi ikke har så mange juridiske tvister per år her på Kvarteret. Expo: 15 Når vi har regnet ut dette tallet har vi tatt utgangspunkt i at vi vil ha fotografer her tre dager i uken for å ta bilder av arrangementer på huset, eller oppdrag de får bestilling på, og at alle i Expo skal jobbe på minst to oppdrag per måned. Romvesenet: 15 Vi har her regnet med at GalKom, ProKom (og Hammarlauget) bør ha fem(til sju meldlemmer) hver for å få gjennomført prosjekter og utstillinger på Kvarteret. Geriatrisk Avdeling: 20 De som er med i Geriatrisk avdeling skal jobbe en gang i måneden. Internbaren skal være åpen torsdag, fredag og lørdag, vi trenger to på jobb for at internbaren skal være åpen. Det vil si at Geriatrisk Avdeling trenger om lag 25 medlemmer for å få til disse kriteriene. Personalgruppen: 24 Personalgruppen har nå delt seg inn i SosKom og AdmKom. SosKom skal ha 6 medlemmer, mens Villa som er en undergruppe av de er 4. AdmKom skal ha 10 og Vertskapskomiteen 4. Det blir til sammen 24 medlemmer. Info: 35 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Infoetaten består av gruppene Tekst, Marked, Web og Grafisk, samt Infostyret. Vi ser for oss at disse gruppene bør bestå av mellom 5 og 7 medlemmer for at vi skal få gjort sine oppgaver. Idealmedlemstallet bør derfor være 35 medlemmer. Vaktetaten: 60 Vi har her tatt utgangspunkt i at på hverdagene trengs to vakter, og i helgen opptil 15 for å kunne ha maksimalt med gjester. En vakt skal jobbe 3 ganger i måneden. Det fører til at det trengs om lag 45 vakter for å dekke skiftlistene. Vi har lagt til 15 stykker slik at det ikke blir krise i etaten dersom noen slutter. Kraftetaten: 90 Vi har her tatt utgangspunkt i hvor mange teknikere som trengs på huset. Kraft jobber i dag opptil fire ganger i måneden, mens de egentlig skal jobbe to dager i måneden. Siden de er om lag 45 personer i gruppen i dag, ser vi for oss at de ikke vil måtte jobbe fire ganger, men to ganger i måneden dersom de er 90 stykker. Skjenkegruppa: 155 For at vi skal kunne servere mat i Stjernesalen mandag til lørdag fram til kl.22.00 vil vi trenge 35 kokker for å dekke skiftlistene. For å ha optimal bemanning i Sjernesalen, Grøndals og Halvtimen trenger vi 88 skjenkere på en måned. Vi har lagt til 30 stykker fordi det er en del folk som slutter, og som ikke dukker opp på jobb osv. Det er også andre arrangementer som trenger skjenere fra Skjenkegruppen, utenom den vanlige driften. Sum: 444 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Linn Karlsen, Driftsansvarlig Til Kvarterstyret 01.02.2011 Vedtak: Innkjøp av kasseutstyr Etter flere påpekninger fra kontor for skjenkesaker vedrørende registrering av salg og dokumentasjon har man iverksatt en plan for tiltak for å forsikre oss om at vi forholder oss til bokføringsforskriftene. I den sammenheng ble det forrige uke diskutert hvor mange kassalaptoper, kundedisplay, kvitteringskriver samt KDR-kombimaskiner som man må gå til innkjøp for å kunne sikre 100% dekning. Vi kom frem til dette: 4x KDR-kombimaskiner (ca. kr 18.000,- pr. stk.) 2x Kassalaptops (ca. kr 2.500,- pr. stk.) 3x Kundedisplay (ca. kr 2.500,- pr. stk.) 3x Kvitteringskrivere (ca. kr 3.500,- pr. stk.) Totalt ca. kr. 95.000,-. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar SKiBAS om å frigjøre opptil kr. 100.000,- til innkjøp av kasseutstyr. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Til: Fra: Kvarterstyret Erik Oramas. Medlem KØR. 31.01.2011 Vedtak - Minimum normalarbeidstid I fastsettelsen av goder er det viktig at det stilles objektive kriterier for fordeling av disse. Jeg mener det vanskelig lar seg legitimere at arbeidsgrupper som kun jobber en brøkdel sammenlignet med andre grupper skal høste de samme godene. ARGene som er mest arbeidsbelastet er også de gruppene som er mest driftskritisk det er derfor viktig at disse gruppene er konkurransedyktige sosiale goder. Jeg foreslår derfor at det vedtas en minimum normalarbeidstid som fastsetter hvor mye gruppene skal kunne forvente av sine medarbeidere. Denne normalgrensen foreslås videre implementert i Velferdsmodellen for V2011. I vedtaksteksten har jeg tatt utgangspunkt i KØR sin normative forpliktelse om at de frivillige bruker minimum 16 timer i mnd. på Kvarteret-arbeid. Dette er typisk for faglige grupper hvor mye av arbeidet blir gjort hjemme og det er vanskelig å kontrollere brukt arbeidstid utover de 4 timene i uken som utgjør møtevirksomhet / arbeidsmøter. I revideringen av velferdsmodellen (Velferdsmodell V2011) foreslås dette implementert ved at grupper som f.eks. jobber! av minimum normalarbeidstid får utbetalt! av normalsatsen i sosialpenger (Styresatsen holdes utenfor dette regnestykket.) Vedtaksforslag "Kvarterstyret vedtar 16 timer i måneden som minimum normal arbeidstid for Arbeidsgruppene ved Det Akademiske Kvarter." Mvh. Erik Oramas. Medlem KØR
Til: Fra: Kvarterstyret Erik Oramas. Saksbehandler KØR. 31.01.2011 Vedtak: Velferdsmodellen V2011 Til grunn: Viser til vedlegg "Velferdsmodell V2011 (31.01.)" for selve modellen. Modellen inneholder følgende kriterier Øvre ramme: Viser tak for hvor mye som er tenkt brukt til velferd i gjeldende periode. 1. Dugnadspenger: Mulighet til å sette av penger til mat for dugnader. (Endringsforslag fra Kvast) 2. Frynsegoder Kvarter: Mulighet til å sette av penger til mat el. for Kvarter. (Endringsforslag fra Kvast) 3. Nedre grense: Gir minimum av sosialgoder for grupper med få medlemmer.(vedtatt av Kvast H10) 4. Øvre grense: Gir tak for sosialgoder for grupper med mange medlemmer.(vedtatt av Kvast H10) 5. Styresats: Gir kompensasjon for styreverv til å dekke ekstrautgifter og styresosialisering.(vedtatt av Kvast H10) 6. UB pott: Avsetting av midler til å dekke jobbmat i ukurante arb. tider.(vedtatt av Kvast H10) 7. Justering for arbeidstid: Slår av og på muligheten for å justere for minimum normalarbeidstid. (Forslag til endring) a. Antall kategorier: Deler min. normalarbeidstid i X antall jevnt fordelte underkategorier basert på antall timer. (Fors. til endring) b. Normal arb. tid: Legger inn minimum normalarbeidstid for å oppnå full utbetaling. (Forslag til endring). Endringer i modellen Av kriteriene er punkt 1,2 og 7 foreslåtte endringer. Kriterier som ikke blir vedtatt kan enkelt fjernes visuelt fra modellen ved ønske om dette. Det er ikke fremmet konkrete forslag for visuell utforming for Kvast sine nye kriterier og disse er derfor kun skilt ut som summer Det er ellers gjort utbedringer av utbetalings arket: Vinduet "Frigitte midler" viser hvor mye som totalt er frigitt til hver gruppe og fordelingen av disse midlene slik at informasjonen enkelt kan videreformidles til gruppene. Mindre endringer Valgmuligheten for udynamisk modell er tatt bort da den ble vedtatt i forrige semester og ikke er et justerbart parameter. Kompatibilitetstestet for Excel (tidligere modell var laget i Open Office) Endring av graf til bedre grafisk representasjon. Begrepet elementer er skiftet ut med synonymet kriterier som bedre reflekterer faglitteratur. Mindre kosmetiske endringer.
Hva som skal vedtas: I tillegg til å ta stilling til innføring av nye kriterier for velferd må Kvast tallfeste parameterne for hvert kriterium og gjerne inkludere dette i referatet. Vedtaksforslag "Kvarterstyret vedtar velferdsmodellen 2011." Mvh. Erik Oramas. Medlem KØR