Gruppevise innspill til delprosjekt 2 Virksomhetsstruktur 8. februar 2011 Ledersamling Laholmen
1. Linjeorganisasjonen: Hva legger vi i fornuftige og bærekraftige virksomheter? Antall personer og faglig kompetanse og med oppgaver som er store nok og sammensatt slik at hele oppgaven blir løst. Virksomhetens leder må lede en gruppe som er stor nok ledelse er en viktig nok oppgave (personal, økonomi, strategisk ledelse). Formalisert struktur Virksomheter som sikrer en enhetlig og god ressursutnyttelse Håndterlig lederspenn Skolen er i ferd med å utvikle seg til et senter i et nettverk av mange samarbeidspartnere som skal bidra til det beste for barns utvikling. Det er viktig å få avklart kommunikasjonslinjer med samarbeidspartnere som jobber inn mot skole. Vi ønsker å beholde avdelingssjefsnivået men styrke rådmannsleddet med en styrket stab. Tips: Samlokalisering av lederne tvinger fram helhetstenkning. Størrelse ikke det viktigste. Faglig avgrenset ansvarsområde. Å tilfredsstille brukerne er det primære. Fornuftig ift de tjenestene vi yter / grupper vi yter til. Bærekraftig ift størrelse / rammer ift det vi legger til rette for. Fornuftig: Brukerne i sentrum de som jobber med barn og unge organiseres sammen. Fagligheten / kompetansen ligger nærmest brukeren. Dele faglig og adm. ansvar. Faglig ansvar bør ligge hos utøvende tjeneste. Yter god service Har brukerfokus Har fagkompetanse Strukturert og tydelig organisasjon med klart definerte ansvarsområder Tilpasset omgivelsestenkning Brukerfokus Tverrfaglig sammensatt kompetanse som er koordinert Teamorganisering Se felles løsninger vs. mitt og ditt budsjett Virksomheter tilpasset felles lovverk
Tilpasningsdyktige og fleksible virksomheter Helhetlige og kvalitative gode tjenester 2012 St. meld 47 en koordinerende enhet (Helse og Pleie og omsorg) Virksomheter som ivaretar lovpålagte oppgaver og tilfredse brukere og ansatte. o Gode støttefunksjoner på overordnet nivå o Sentraliserte støttefunksjoner o Gode kommuniserende IKT systemer o Tilstedeværende leder Bruker i fokus Tjenester i kjede innen naturlige grenser Må ha en størrelse som er håndterbar og ikke for liten Økonomi Bemanning En ønsket tjeneste, etterspørsel, behov og tilbud Konkurransedyktig Kompetanse: Nok og riktig kompetanse, fagmiljø, læringsmiljø (veiledning, opplæring) Kvalitative stort fagmiljø Arbeidsfelt hele komunen Naturlige jobber sammen Flere mot brukerne Mye adm 10 eller 2 Store eller små være litt uavhengig av dette kriteriet hvem er brukerne Struktur, tydelighet, enkelhet, kompetanse Nettverksarbeid, ansvar og rolleklarhet: Møteplasser, bruker hverandres kompetanse på ulike nivå Kjennskap til hverandre samarbeidspartnere TIBIR, Helseteam Linje kriterier: o Sted o Visjon og mål o Tjeneste /kompetanse o Samarbeid o Nytenkning o Rolle- og ansvarstydelighet o Læring
En viss størrelse (ca 10 25 ansatte) Resultatansvar (bl.a. økonomi, målstyring) Personalansvar Fagansvar 2. Nettverk: Når bruker vi nettverk/team/prosjekt? Tverrfaglige utviklingsoppgaver Kartlegging av behov, er del av en strategi og en plan (langsiktig planlegging), prioritert For å gjøre politikerne bedre Definere oppgaver og avgrense medvirkning Viktig at nettverkssamarbeid blir forankret i Årshjulet av hensyn til prioritering, ressursbruk og evt. finansiering. Organisering, rutiner og ikke basert på gammel kultur beskrevet for samarbeid Kompetanseoverføring Behov for samarbeid der organisasjonsstrukturen ikke strekker til Tidsavgrensete prosjekter på tvers av avdelingene Nettverk som går kontinuerlig Aksjonslæringsgrupper. Kulturskolen (skoler kulturfeltet) Rotasjon i huset som gjør at vi jobber bedre sammen skape flere nettverk. TIBIR (PMTO) Faste samarbeidsmøter /Follo nettverk, på tvers av avdelinger i kommunen, spedbarn / småbarnsteam. Faglig og tverrfaglig. Prosjekt når vi prøver ut nye måter utføre / hjelpe brukeren. Når vi skal samordne koordinere tjenester Ansvarsgrupper Tverrfaglige team Prosjekt eksempel: Morgendagens hjemmetjenester. Prosjektstyring når vi skal tenke nytt, gråsoneproblematikk Utviklingsarbeid, endring og utvikling Team brukere som har tjenester fra flere faggrupper / profesjoner For brukere med omfattende og sammensatte behov Lederteam spille hverandre gode Nettverk
o Interkommunalt samarbeid o I forhold til spesialisthelsetjenesten o Fylkesmannen o Aksjonslæring / kollegabasert veiledning Styremøter: avhengig av behov Fagforum: Utvikling / kompetanseheving Tverrfaglig samarbeid mellom avdelinger som berører brukers behov Faste nettverksmøter der faglig utvikling og veiledning står i fokus. Delingskultur. Når det er behov for å imøtekomme brukers behov (for eksempel barn med særskilte behov), sektorovergripende, ansvarsgrupper Erfaringsdeling ved konkrete utfordringer f. eks. bygging av barnehager BUP-teamet Tverrfaglig sammensatte team der ulike problemsstillinger kan drøftes Felles personalmøter Prosjektgrupper på tvers knyttet til implementering av ulike fagoppgaver som for eksempel kartleggingsverktøy, spesielle metodiske opplegg Kompliserte, tjeneste/sektorovergripende Nye tjenester utvikle tjenester Læring Pilot / utprøving Ansvarsgrupper, løsningsfokus i enkeltsaker Nettverk: Samarbeid på tvers, læring og utvikling, kjennskap på tvers Ut fra oppdraget intensjonen Ved kunnskapsdeling Ved tverrsektorielle oppgaver, eks. innføring av Agresso øk. system IT-systemer Organisasjonsendringer Kulturskolen vs. ungdom / fritid Prosjekt tidsavgrensede ad-hoc oppgaver Team: Formalisering av på-tvers-oppgaver. Eller folk som jobber med det samme plasseres sammen for å løse oppgavene og føle tilhørighet. Nettverk: Rådmannens ledergruppe Nettverk: Utveksling av erfaringer på tvers, samlinger med ujevne mellomrom
3. Hvilke resultatkrav skal vi stille til våre virksomhetsledere? Hvilke fullmakter bør virksomhetslederne ha? Kvalitetssikring av løsning på oppgaven Personalansvar Økonomisk ansvar / budsjett Ansvar for utvikling av rutiner, vedlikehold/godkjenning Delegere ansvar for deloppgaver godkjenne rutiner Opprettelse av stilling innenfor eget budsjett ha ansvar for stillingshjemler i egen virksomhet (innenfor budsjett) Overholdelse av budsjett, utarbeide budsjett ut til politikerne Personalansvar Andre målepunkter enn økonomi, karakterer nasjonale prøver. Visjon: Sammen skaper vi det gode livet. Målepunkter opp mot virksomhetsplaner og kommuneplan. Har vi nådd målene heller enn budsjettet. De måles på både faglige og adm. resultater. For eksempel: o Alle medarbeidersamtaler gjennomført og fulgt opp? o Har lederen gjennomført/deltatt i de mål som er satt? o Helse miljø og sikkerhet skal måles. o Gjennomføres samarbeid som man måles på og det skal lønne seg å nå målene legge inn incentiver. Fullmakter: De fleste. Tydelighet tydelig ledelse. Trivsel nærvær/fravær. Oppfølging av medarbeiderundersøkelser. Økonomistyring. Fullmakter: Utover det som er i dag: Myndighet til å fastsette lønn under gitte rammer. Medarbeiderkvalitet i tråd med mål i øk og handlingsplan Brukerkvalitet i tråd med mål i øk og handlingsplan Økonomisk kvalitet i tråd med mål i øk og handlingsplan Medarbeiderkvalitet: Fullmakter; ansvar for avd. vise + budsjett Gode innspill til politisk behandling Gode saksframlegg
Være gode veiledere Spille rådmannsnivået gode, kreative innspill eks 4a Fullmakter til å disponere midler fritt innenfor budsjettrammen Fullmakt til fagkvalifikasjoner, IA, medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser Internkontroll, løpende Etterleve krav til offentlig anskaffelse Dokumentasjonsplikt Personvern Informasjonssikkerhet Etterleve lov og avtaleverk Tydelig delegasjonsreglement Resultatkrav: Overholde budsjettrammen Brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse strategi for tiltak Levere tjenesten (pedagogisk tilbud) i samsvar med lov og kommunale bestemmelser (kartlegges ved tilsyn, måles ved brukerundersøkelser) Arbeidsmiljø, oppfølging HMS Norm for antall foreldresamtaler, sette standard for samtalene Gjennomføre årlige medarbeidersamtaler og måle opplevd kvalitet på samtalene (medarbeiderundersøkelsen eller spørsmål under samtalen) Fullmakter: Fullt budsjettansvar (er ønskelig?) Rekvisisjoner, varemottak, timelister, anvise på eget budsjett Ansettelser Alle forvaltningsoppgaver knyttet til personallederfunksjonen (?) Store fullmakter (personal, økonomi) Sikre kvalitet ut til brukerne Sørge for tilbakemelding til rådmannsnivå Sikre at målsetningene er kjent Brukerundersøkelser / kvalitetsundersøkelser Resultatkrav: Pisa, nasjonale prøver, trivselsundersøkelser, elevundersøkelser. Har i dag. Økonomi: Holde budsjetter. Nærvær / sykefravær Fullmakter:
Har stor grad av økonomisk frihet i skole og oppvekst. Bør ha videre. Personal har ansettelser Metodefrihet frihet på arbeidsmåter Har anvisningsrett på alle poster Kultur for fellesskap Resultatkrav: Nedfelles i lederavtalen Oppfylling av målstyringskrav Oppfylling av resultatkrav (økonomi, budsjett) Oppfølging av vedtatt personalpolitikk (medarbeiderundersøkelser) Oppfylling av faglige krav Tilfredse brukere (brukerundersøkelser) Fullmakter: Hver enkelt virksomhetsleder må ha de nødvendige resultatkravene som er nevnt ovenfor