REFERAT FRA MØTE I RÅDMANNENS LEDERTEAM OG PROSJEKTGRUPPA 23. MARS 2011

Transkript

1 OMSTILLING I ALTA KOMMUNE REFERAT FRA MØTE I RÅDMANNENS LEDERTEAM OG PROSJEKTGRUPPA 23. MARS 2011 Sted: Rica hotell Tid: kl Kl ca.11.00: Strategisk ledelse Deltakere: Rådmannens lederteam Tema: o Lokalisering o Arbeidsform o Delegasjon og ansvarsområder o Arbeidsformer - teamarbeid Kl : Virksomhetsorganisering Deltakere: prosjektgruppa Tema: o Robuste virksomheter og virksomhetsleders rolle o Drøfting av arbeidsgruppe B og C sine vurderinger o Retningslinje / dreiebok for omstillingsprosesser i Alta kommune o Informasjon / involvering av ansatte og ledere o Framdriftsplan Til stede: Bjørn-Atle Hansen rådmann Målfrid Kristoffersen ass.rådmann Per Prebensen leder Helse og sosial Sylvi Bellika leder Kultur og landbruk Bengt Fjellheim leder Drift og utbygging Per Hindenes leder Barn- og unge Tor Fredriksen nestleder Barn- og unge Berit Erdal leder Avdeling for samfunnsutvikling Marit Lundgren HTV Utdanningsforbundet Grete Thomassen HTV Fagforbundet Arne Dahler avdelingsleder budsjett Robin Rasmussen personalsjef Britt Gunnberg prosjektsekretær 1. Lokalisering av Rådmannens lederteam og tidspunkt for samlokalisering Rådmannens lederteam samlokaliseres i Rådhusets 1.etasje ved at det gjøres en del justeringer av dagens kontorløsninger i rådmannsgangen. Det legges til rette for å få plass på Rådhuset til to personalmedarbeidere fra helse og omsorg og seks medarbeidere innenfor Barn og unge, i tillegg til rådmannens lederteam. Det praktiske arbeidet som skal gjøres i forbindelse med samlokaliseringen gjør at tidspunkt for iverksetting settes til 30.juni. Dagen vil markeres og vil også være tidspunktet for iverksetting av kommunallederrollen. 1

2 2. Lederteamets arbeidsform Det skal være en fast struktur på samhandlinga innen teamet. Ukeplaner og årshjul vil styre strukturen og gi en forutsigbarhet i planleggingen. Erfaringer underveis vil videreutvikle strukturen i samhandlinga og gi positive effekter og kompetanseoverføring. a) Møtestruktur innad i teamet - morgenmøter for å rydde unna småsaker som kan avgjøres der og da - en fast dag ukentlig vil brukes til strategimøter - en hel dag hver måned vil brukes til planlegging og saksbehandling av saker som skal til politisk behandling. Viktig med god og systematisk dialog med politikerne. Rådmann vil lage et forslag til møtestruktur som legges fram for lederteamet. b) Stedfortrederfunksjonen - Lederteamet er enig om å være stedfortredere for hverandre når et av medlemmene i teamet er fraværende. Temaet innad vil avgjøre hvem som er stedfortreder i hvert enkelt tilfelle ut fra kapasitet og hensiktsmessighet. - hvis det er snakk om lengre tids fravær vil teamet finne en hensiktsmessig løsning for å ivareta kommunallederrollen - å være stedfortredere for hverandre vil gi mulighet til å få et større helhetsbilde og forståelse og kompetanse på tvers av organisasjonen - stedfortrederrollen innad i teamet gjør at nestlederfunksjonen som i dag er etablert i sektorene skal vurderes som en del av omstillingsprosessen - øvrig intern delegasjon som er etablert i dag skal vurderes som en del av nytt delegasjonsreglement, noe som skal gjøres etter kommunevalget høsten Som en følge av omstillingsprosessen må uansett alle delegasjoner gjennomgås på nytt slik at de blir riktige i forhold til endret organisering av Alta kommune c) Kommunikasjonslinjer til politiske utvalg og politiske ledere Kommunallederne er rådmenn innenfor sine ansvarsområder og kan kommunisere direkte med ledere av politiske utvalg uten å ha godkjenning fra rådmann d) Samhandlinga er avhengig av at alle i teamet bidrar og gir av seg selv for å utvikle et godt team. Det vil settes av tid til utvikling og til å bli godt kjent med hverandre. Av og til vil også møter legges utenfor Rådhuset. Møter til utvikling og opplevelser sammen vil legges inn i møtestrukturen / årshjulet. e) Et notat med oversikt over arbeids- og ansvarsområde til Rådmannens lederteam brukes som et arbeidsdokument og vil utvikles videre. 3. Felles møtearena med alle virksomhetsledere - Annenhver måned vil Rådmannens lederteam møte alle virksomhetsledere i et felles møte. Seks møter i året, ca. 3-4 timer til hvert møte. - Rådmannens lederteam vil ha ansvaret for gjennomføringen av møtene. De skal planlegges i en fast struktur og ha tema sett i forhold til øvrige årsplaner i kommunen. Møtene kan også ha faglige tema som en del av den øvrige skoleringen og kompetanseplan. Det skal være frammøteplikt for alle ledere. 2

3 - Formålet med møtene er at virksomhetslederne skal møtes regelmessig på tvers av organisasjonen, få samme informasjon samtidig og utveksle erfaringer på tvers. Dette kan bidra til økt fellesskap og større vi-følelse blant virksomhetslederne - Det vil fortsatt være behov for fellesmøter for virksomhetsledere og andre ledere innenfor samme tjenesteområde / fagområde - Lederteamet vil i løpet av våren gjennomgå strukturen for alle enheter i kommunen for å konkretisere hva som er virksomheter og hvem som har rollen som virksomhetsleder. Denne statusen er viktig å få på plass i forkant av omstillingsprosessen med ny virksomhetsorganisering. - Alle virksomhetsledere skal være med i en felles mailgruppe slik at alle får samme informasjon og innkallinger til møter. - Et årshjul med tidspunkt for møtene vil settes opp for høst 2011 og Et første felles møte planlegges i løpet av mai måned 4. Delegasjon - en arbeidsgruppe bestående av lederne av de politiske partier med ass. Rådmann som sekretær er i gang med vurdering av ny politisk organisering - etter valget skal det nye kommunestyret vedta sin delegasjon til politiske utvalg og til Rådmannen, noe som sannsynligvis vil skje i januarmøtet delegasjon til Rådmannen er utgangspunktet for den videre interne delegasjon fra Rådmannen til resten av lederteamet og til virksomhetsledere - i påvente av at den politiske prosessen går sin gang vil Rådmannens lederteam skaffe oversikt over dagens interne delegasjon. Denne vil sammenstilles med status i forhold til virksomheter og virksomhetsledere og hvilken delegasjon som er gitt dem og rådgivere / saksbehandlere 5. Retningslinje og dreiebok for omstillingsprosjektet En arbeidsgruppe bestående av Grete Thomassen, Marit Lundgren, Bengt Fjellheim, Robin Rasmussen og Britt Gunnberg har arbeidet med et utkast til retningslinje og dreiebok/sjekkliste for omstillingsprosessen. Formålet med retningslinjen er å gi et grunnlag for økt bevissthet og kunnskap om hvordan organisasjonen, ledere og medarbeidere kan møte og håndtere omstillingsprosessen. Arbeidsgivers saksbehandling står helt sentralt, og det finnes en rekke regler som skal sikre at omstillingen skjer etter en betryggende prosess. Robin gikk gjennom dreieboken/sjekklista for at prosjektgruppa sammen skulle få oversikt over alle trinn som må ivaretas i en slik prosess. Noen aktiviteter og virkemidler blir særlig viktig å få på plass før selve omstillingsprosessen starter i virksomhetene: - Skaffe oversikt over dagens virksomheter, inkl. stillingshjemler og antall ansatte. Avklare hvilke forventninger og krav som skal stilles til en virksomhet og ledelse av virksomheter i Alta kommune - Informasjon til alle ansatte om omstillingsprosessen både status p.t. og videre framdriftsplan må gjøre kjent i organisasjonen. Det blir viktig å få fram målsettingen med omstillingen og hvordan den kan arte seg - Utarbeide og få oversikt over dagens delegasjonsreglement for virksomhetslederne (på bakgrunn av dagens administrative delegasjon gitt til Rådmannen) 3

4 - Identifisering av hvilke virksomheter og felles støttefunksjoner som berøres i omstillingsprosessen - Oppretting av stillingsbank som skal administreres av personalavdelingen Hvis en ansatt som en følge av omstillingen blir definert som overtallig, skal stillingsbanken ha rutiner og oversikt over ledige jobber som den overtallige kan tilbys. Stillingsbanken skal også sikre ansatte med fortrinnsrett etc. En stillingsbank vil også være nødvendig for å kunne ivareta ansatte som har et attføringsbehov og trenger tilrettelegging eller omplassering. Personalsjefen må sette opp en plan og et ressursbehov for å få opprettet stillingsbanken. Videre må ansvarsforhold klargjøres i forhold til drift av stillingsbanken. Prosjektgruppa ga innspill i forhold til retningslinjen og dreieboka. Kommuneadvokatene vil kvalitetssikre retningslinjen i forhold til lov- og avtaleverk. Prosjektgruppa vil i et seinere møte ta en avgjørelse i forhold til hvilke virkemidler som kommunen kan bruke i omstillingsprosessen ut fra hva som er økonomisk forsvarlig og praktisk mulig. Arbeidsgruppa arbeider videre for å kvalitetssikre og konkretisere retningslinjen. 6. Ny virksomhetsorganisering Rådmannen gikk gjennom vurderingene som arbeidsgruppe B leverte i forhold til sterke og robuste virksomheter, hvilke krav og forventninger som bør stilles og behov for ledelsesressurs. På bakgrunn av disse vurderingene og de strukturelle utredningene som foregår innenfor sektorene, var prosjektgruppa enig om at forslag til ny virksomhetsorganisering må sees i sammenheng med nytt kommunevalg høsten 2011 og budsjettprosessen For å berede grunnen drøftet prosjektgruppa hvordan prosessen videre må legges opp. Det må tas utgangspunkt i dagens virksomhetskart for å få oversikt over status i forhold til både størrelse, antall ansatte, stillingshjemler og ledelsesressurs. Deretter vil prosjektgruppa lage et forslag til nytt virksomhetskart som må være klart til politisk behandling ved utgangen av september Prosjektgruppa vil vurdere hvor det er mest hensiktsmessig å starte med en omstillingsprosess og ta utgangspunkt i de strukturelle utredningene som sektorene arbeider med og som vil legges fram i løpet av vår Prosessen må sees over et tidsspenn fram til utgangen av Lederstruktur i Alta kommune På bakgrunn av vurderinger som arbeidsgruppe C gjorde, drøftet prosjektgruppa hvilke krav og forventninger som må stilles til en virksomhetsleder. Et av resultatmålene i prosjektet er at Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. Lederkompetanse må være det viktigste kriteriet. Det må bli en større likhet i organisasjonen til hvilke krav og forventninger som stilles til ledere i Alta kommune. I store virksomheter må det avklares hvordan det kan organiseres en ledelsesstruktur innenfor virksomheten for å ivareta den daglige drift innenfor personal-, økonomi- og fagområdet. Det må være et lederteam som deler på oppgavene og som har avklarte 4

5 ansvarsforhold. På skoler og i barnehager skal det være en rektor/styrer, noe som er hjemlet i Opplæringsloven. Det skal være en virksomhetsleder i alle virksomheter. 8. Informasjon / involvering av ansatte og ledere I første del av mai vil Rådmannens lederteam arrangere et felles møte med alle virksomhetsledere for å informere om prosessen og framdriftsplanen videre. Dato for møtet vil fastsettes med det første. 9. Framdriftsplan Prosjektgruppa vedtok noen endringer av tidligere milepælsplan - Samlokalisering av Rådmannens lederteam forskyves til 30.juni Retningslinje og dreiebok for omstillingsprosjektet settes i et eget punkt - Delutredninger og rapporter i forhold til struktur og omfang på tjenestene tas med i punktet om nytt virksomhetskart - Utredning av tildelingskontor tas med i et eget punkt Ny milepælsplan legges ved referatet. Neste møte i prosjektgruppa settes til mandag 11.april kl på Rådhuset. Britt Gunnberg Prosjektsekretær 5