Administrativ delegasjonsreglement Januar 2015 Vår visjon Våler en god kommune å bo og leve i

Transkript

1 Administrativ delegasjonsreglement Januar 2015 Vår visjon Våler en god kommune å bo og leve i Vårt slagord - ett gir ekstra VÅLER KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse I. UTGANGSPUNKT FOR DELEGERING AV MYNDIGHET... 3 II. ORGANISERING... 4 III. DELEGERING SOM GJELDER RÅDMANNENS LEDERTEAM... 5 IV. DELEGERING SOM GJELDER VIRKSOMHETSLEDERNE... 6 IV.I PLANLEGGING... 7 IV.II BUDSJETTANSVAR... 7 IV.III LEDELSE OG PERSONALANSVAR... 9 IV.IV SAKSBEHANDLING...10

3 I. UTGANGSPUNKT FOR DELEGERING AV MYNDIGHET Kommunestyret har i delegasjonsreglementet vedtatt delegering av myndighet til rådmannen. Delegasjonsreglementet er sist endret i K-sak 17/2013, den Fremgangsmåte for å avgjøre om en sak er prinsipiell: En sak er prinsipiell hvis administrasjonen ønsker et vedtak som bryter med den praksis (sedvane) som foreligger (ønsker ny praksis), eller som går utover de retningslinjene som måtte foreligge. Tilsvarende er saken prinsipiell hvis tilsvarende saker ikke har vært behandlet tidligere, og det enkeltvedtak som skal treffes kan danne presedens for framtidige saker. En ikke prinsipiell sak kjennetegnes ved at saksområdet er godt utviklet, at det foreligger presedens eller sedvane for hvilke vedtak som skal fattes opp mot fakta i den enkelte sak, eller at avgjørelsene ligger innenfor det frie skjønn som forvaltningen skal utøve på saksområdet innenfor gitte retningslinjer. Begrepet retningslinjer brukes her om lover, forskrifter eller annen skriftlig veiledning som er utarbeidet av et forvaltningsorgan til bruk på saksområdet, eller reglementer som er vedtatt for anvendelse innen saksområdet, for eksempel kommunens eget permisjonsreglement. Er det tvil om hvordan en sak skal behandles, skal dette drøftes med lederen av det aktuelle organ, som avgjør om saken skal behandles politisk Jfr. Kommunelovens 32 nr.2. Rådmannen har det øverste ansvar. Rådmannen kan delegere myndighet videre. Det plikter alle som utøver myndighet på vegne av rådmannen å utøve denne i henhold til lover og regler, samt vedtatte interne retningslinjer og prosedyrer for saksbehandling. 3

4 II. ORGANISERING I henhold til kommunelovens 24.1 Kommunale og fylkeskommunale stillinger, delegerer kommunestyret til rådmannen retten til å ta avgjørelser i disse saker: Opprette, omgjøre og nedlegge stillinger innenfor rammene av gjeldende budsjett og økonomiplan så langt det ikke er i strid med hovedtrekkene i administrasjonsordningen som kommunestyret har fastsatt. Tilsette i alle stillinger hvis annet ikke er fastsatt i lov og reglement. Avgjøre alle typer permisjoner som er etter lov, avtale eller reglement. Avgjøre om det skal gis anledning til ekstraarbeide utenom hovedstilling i kommunen. Inngå forlik i rettstvister om lokale avtalers forståelse eller gyldighet. Gjeldende organisering framgår av organisasjonskart. Administrasjonen har to ledernivå, som til sammen utgjør kommunens ledelse; Rådmann, kultur og oppvekstsjef, helsesjef, pleie og omsorgssjef, NAV leder, landbrukssjef, leder for tekniske tjenester, økonomisjef, personalrådgiver og plansjef (til sammen rådmannens lederteam) og virksomhetsledere. Noen virksomheter har i tillegg stillinger med delvis personalansvar under virksomhetslederen, jfr. lønnspolitisk plan. Administrativt delegasjonsreglement gir lederne utstrakt delegert myndighet og et stort handlingsrom for utvikling og drift av sine virksomheter. Den delegerte myndighet medfører ansvar. Rammene for delegert myndighet innebærer en frihet som virksomhetslederne må bestrebe seg på å utnytte til beste for brukerne, kommunen og de tilsatte i virksomheten. Ikke alle rutiner og regler som det er vist til nedenfor er nedfelt skriftlig. Nåværende praksis gjelder inntil rutiner og regler er dokumentert i kvalitetssystemet. 4

5 Rådmann Kultur og oppvekstsjef Camilla Nygård Helsesjef Siri Brunborg Leder tekniske tjenester Marit Ekeberg Pleie og omsorgssjef Torunn Syversen Landbrukssjef Anne Kristine Rossebø Leder NAV Marianne Gjerdrum Vålbyen skole Helsestasjon Teknisk VOS Jordbruk Plan, Strategi og utvikling Nordhagen skole Kultur Legesenter/Legevakt/ Haslemoen Psykisk helseteam Eiendom Hjemmetjenesten Ergoterapitjenesten Skogbruk Viltforvaltning HR, Lønn, Arkiv, IT, Økonomi og Servicetorg Våler Ungdomskole Tifu Vålbyen barnehage Nordhagen barnehage III. DELEGERING SOM GJELDER RÅDMANNENS LEDERTEAM Rådmannens lederteam utgjør kommunens toppledelse. Rådmannens lederteam er; Rådmann, kultur og oppvekstsjef, helsesjef, pleie og omsorgssjef, NAV leder, landbrukssjef, leder for tekniske tjenester, økonomisjef, personalrådgiver og plansjef. Felles mål - felles utfordring - felles ansvar er utgangspunktet for lederteamets arbeid. Alle i lederteamet deltar aktivt og forpliktende i overordnet planlegging, utvikling og samordning, både for Våler kommune som organisasjon og som lokalsamfunn. Ledergruppen opptrer med rådmanns fullmakt innenfor egne områder, med de utvidelser og begrensninger som følger av lederavtalen og skriftlige rutiner. Økonomisjef og personalrådgiver delegeres avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker av ikke-prinsipiell karakter for det ansvarsområde som sorterer under deres ansvarsområde og organisering, så langt myndighet ellers er delegert til rådmannen, nedfelt i lederavtalen eller kvalitetssystemet. 5

6 IV. DELEGERING SOM GJELDER VIRKSOMHETSLEDERNE Rådmannen fastsetter følgende videredelegering til virksomhetsledere, jfr. delegering fra kommunestyret til rådmannen i K-sak 17/2013. Delegering etter dette reglement gjelder inntil annet måtte bli bestemt. Med rådmannen, siktes det nedenfor til rådmannen og ledergruppen. Når det står "virksomhetsleder selv" innebærer dette at myndighet ikke kan delegeres videre. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for virksomhetslederstillingene. Følgende stilinger omfattes av virksomhetslederbegrepet: Rektor ved barneskolene og ungdomsskolen, Kultursjef, Barnehagestyrere og Fagleder for veg, vann og avløp. 1. Virksomhetsleder delegeres avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker av ikkeprinsipiell karakter for det ansvarsområde som sorterer under virksomhetslederen i samsvar med det til en hver tid gjeldende ansvarsområde og organisering, så langt myndighet ellers er delegert til rådmannen. Virksomhetsleder rapporterer til rådmannen om forvaltning av delegert myndighet etter de til enhver tid gjeldende rutiner. 2. Virksomhetsleder delegeres et helhetlig ansvar for planlegging, saksbehandling, budsjett, ledelse og personal for ansvarsområdet. Prinsipper for ledelse og samhandling for Våler kommune ligger til grunn for utøving av lederrollen og delegert myndighet. Virksomhetsleder har faglig ansvar, ansvar for personalledelse og for økonomistyring i virksomheten. I dette ligger ansvar for interne rutiner, kontroll, organisasjon, informasjon og arkiv. Virksomhetsleder er behandlingsansvarlig etter lov om personopplysningsloven (pol). Virksomhetsleder skal ha en aktiv holdning til ivaretakelse av kommunalt ansvar og interesse forbundet med omlegging av statlig politikk innenfor sitt område. Virksomhetsleder har ansvar for plassering og fordeling av ansvar og arbeid i virksomheten ut fra overordna prinsipp for organisering i Våler kommune, og innenfor gitte fullmakter. Organiseringen skal gjennomføres etter spilleregler i lov og avtaleverk og i samråd med rådmannen. Endret organisering skal drøftes med nærmeste leder og godkjennes av rådmannen. 3. Føre var prinsippet. Virksomhetsleder skal praktisere "føre var" - prinsippet og konferere med rådmannen i saker når det kan være grunn til å tro at en sak kan være konfliktfylt eller har særlig interesse for politiske ledelse, berørte parter, pårørende, media eller andre. 4. Virksomhetsleder selv kan uttale seg til media i henhold til prinsipper fastsatt i kommunens vedtatte etiske retningslinjer. 6

7 5. Videredelegering / interndelegasjon. Virksomhetsleder kan gi underordnet fullmakt til å fatte vedtak, eller ta avgjørelser på egne vegne (interndelegasjon). Ved ferieavvikling, reisefravær m.v. kan fullmakten utvides til å gjelde hele området for delegert myndighet. Intern videredelegasjon skal skje skriftlig, med kopi til rådmannen. For saker som vedrører økonomi og personal skal kopi sendes henholdsvis til økonomisjef og personalrådgiver. Virksomhetslederen har ansvar for praktiseringen av videredelegasjon. 6. Rapportering. Virksomhetsleder skal rapportere til rådmannen hendelser og avvik som vil ha betydning for virksomheten og/ eller kan ha interesse administrativt eller politisk. IV.I PLANLEGGING Virksomhetsleder har planleggingsansvar for sitt ansvarsområde. Virksomhetsleder skal følge opp statlige pålegg om utarbeidelse av planer, og skal på eget initiativ gjennomføre planlegging av virksomheten der dette er nødvendig ut fra langsiktig utvikling av tjenestene, og målretting av arbeidet. Virksomhetsleder skal i god tid vurdere arealbehov og behov for bygningsmasse for tjenestene i virksomheten. Virksomhetsleder deltar aktivt i kommuneplanlegging og annen overordnet og/ eller tverrsektoriell planlegging og samordning. Virksomhetsleder tar initiativ over andre virksomheter når det er naturlig ut fra kommunens totale interesser eller ut fra virksomheters interesse på kort eller lang sikt. Virksomhetsleder har ansvar for utarbeiding av økonomiplan og budsjett i henhold til den arbeidsprosess som gjelder til enhver tid. IV.II BUDSJETTANSVAR 1. Virksomhetsleder har resultat- og budsjettansvar. Dette innebærer ansvar for gjennomføring av mål, aktiviteter og forutsetninger for øvrig innenfor vedtatt budsjettramme. Virksomhetsleder har som leder medansvar for at fastsatt mål og resultater fastsatt for virksomheten nåes, innen for de fastsatte økonomiske rammene. Virksomhetsleder har rett til å fordele vedtatt netto budsjettramme på ulike arter og tjenester innenfor sitt ansvarsområde og har rett til å gjøre budsjettendringer innenfor eget budsjett (med de avgrensninger som ligger i økonomireglementet.) Virksomhetsleder rapporterer på status for gjennomføring av budsjett og målkart etter nærmere fastsatte rutiner. Rapporteringen skal gi orientering til politiske styringsorgan om utviklingen i budsjett, tjenesteomfang og -innhold om de mål, aktiviteter, standarder, tiltak og spesielle gjøremål som er forutsatt i vedtatt budsjett fra kommunestyret. Virksomhetsleder utfører kontinuerlig budsjettkontroll og skal holde rådmannen løpende orientert om budsjettsituasjonen både på drift og investeringer 7

8 Virksomhetsleder melder fra til rådmannen så tidlig som mulig dersom det oppstår problem med gjennomføring av gjeldende budsjett innenfor vedtatt ramme, eller vedtatt aktivitet, og skal foreslå de tiltak som er nødvendig for å opprettholde balanse i budsjettet. 2. Virksomhetsleder har innkjøpsmyndighet / rekvisisjonsrett etter gjeldende innkjøpsreglement og i henhold til regler for bilagsbehandling. 3. Virksomhetsleder selv har anvisningsmyndighet for sitt ansvarsområde. Anvisning skjer etter gjeldende rutine for bilagsbehandling. Virksomhetsleder kan ikke anvise regninger som vedkommer virksomhetsleder selv (kurs, reisegodtgjørelse, overtid m.v.). Slike regninger skal anvises av overordnet. Tilsvarende regel gjelder ved videredelegasjon i virksomheten. 8

9 IV.III LEDELSE OG PERSONALANSVAR 1. Virksomhetsleder har ledelses-, personalansvar og instruksjonsmyndighet for alle sine tilsatte, og skal sørge for god intern kommunikasjon i virksomheten. Virksomhetsleder skal ha jevnlig oppfølging av sine medarbeidere, herunder sørge for at det blir holdt jevnlige ledermøter, personalmøter, og medarbeidersamtaler. Virksomhetsleder peker ut stedfortreder for fravær, ferie o.l. ved behov. Virksomhetsleder ivaretar en god dialog med arbeidstakerorganisasjoner og oppfølging av hovedavtale og hovedtariffavtale. Virksomhetsleder har ansvar for oppfølging av arbeidsmiljøloven og lokal handlingsplan for IA, og følger vedtatte rutiner for HMS/internkontroll, attføring/akan og oppfølging av fravær og sykdom. Virksomhetsleder har ansvar for planlegging og gjennomføring av kompetanseutvikling i virksomheten, i forhold til krav til ledelse og tilsatte, utvikling av tjenester og forvaltningsoppgaver, og den enkeltes behov. Utlysing av ledige stillinger skjer i samsvar med interne rutiner og i samarbeid med personalrådgiver. 2. Virksomhetsleder gis følgende myndighet i personalsaker: a) Å innstille personell ved faste tilsettinger i samsvar med lov, kommunale reglement, rutiner og hovedavtalen. b) Å engasjere personell i ledige vikariater for inntil 6 mnd. c) Å vedta permisjoner ifølge gjeldende permisjonsreglement. d) Å påskjønne tilsatte i samsvar med reglement. e) Å vedta deltakelse på kompetanseutviklingstiltak, kurs, konferanser m.v. i samsvar med godkjent opplæringsplan og innenfor vedtatte rammer og årsbudsjett. 9

10 IV.IV SAKSBEHANDLING 1. Virksomhetsleder har ansvar for saksbehandling i virksomheten, innenfor ansvarsområdet og ellers etter avtale. Saksforberedelse skjer som fullført saksbehandling, om ikke annet er fastsatt skriftlig. Rådmannen godkjenner saker til politisk behandling. Saker skal sendes via nærmeste leder. Saksbehandling til politiske utvalg skal skje i god tid og i henhold til interne rutiner. Politiske saker skal sendes rådmannen for godkjenning før ferdigstilling av saken innen gjeldende frister. Virksomhetsleder påser at virksomheten retter seg etter regler og rutiner for arkiv og saksbehandling. Våler Asgeir Rustad rådmann 10

11 - ett gir ekstra!