Reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker

Transkript

1 Reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker (revidert februar 2013) 1. Innledning Hjemmel Rammeområder i Vest-Agder fylkeskommune Definisjoner 1 2 Driftsbudsjettet Fylkestinget Fylkesutvalget Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø Hovedutvalg for kultur og utdanning Fylkesordføreren Ledere av utvalg Fylkesrådmannen 4 3 Investeringsbudsjettet 4 Fylkestinget 4 Fylkesutvalget og hovedutvalgene 4 Fylkesrådmannen 5 4 Presiseringer i tilknytning til delegerte budsjettfullmakter Fylkesrådmannen og videredelegasjon av budsjettfullmakter Avgjørelser av forvaltningsmessig karakter Låneopptak, leasingavtaler Andre begrensninger i delegert budsjettfullmakt langsiktige avtaler mv. 5

2 Reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker 1. Innledning Dette reglementet skal klargjøre hvilke budsjettmessige fullmakter fylkestinget delegerer til underordnede organer. Reglementet gjelder ikke økonomiplanen, kun for årsbudsjettet. Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens aktivitet og anvendelsen av fylkeskommunens midler i budsjettåret. Fylkestingets prioriteringer samt de målsettinger og premisser som budsjettet bygger på, skal komme tydelig frem i årsbudsjettdokumentet. Budsjettet skal fremstilles i et samlet dokument, hvori driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet inngår. Fylkestinget vedtar fylkeskommunens årsbudsjett på grunnlag av forslag fremmet av fylkesutvalget. Inntektssiden i drifts- og investeringsbudsjettet spesifiseres i henhold til forskriften (budsjettskjema 1A og 2A). I bevilgningene til rammeområdene (dvs. utgiftssiden) gjøres det fradrag for de inntekter som er direkte henførbare til rammeområdets formål (nettobevilgning) (budsjettskjema 1B). Bevilgningene i investeringsbudsjettet fordeles på ulike prosjekter og formål i henhold til fylkestingets vedtak, (budsjettskjema 2B med henvisning til hovedoversikt). 1.1 Hjemmel Reglementet er hjemlet i Lov om kommuner og fylkeskommuner, lov av , samt Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av KRD Med bakgrunn i denne forskriften driver fylkestinget utstrakt målstyring og rammebudsjettering. 1.2 Rammeområder i Vest-Agder fylkeskommune Bevilgningene i Vest-Agder fylkeskommunes driftsbudsjett gis til følgende rammeområder: Folkevalgte styrings- og kontrollorgan Utdanning Tannhelsetjenesten Regionale tjenester Regional utvikling Stabsenheter og fellestjenester 1.3 Definisjoner Budsjettmyndighet Med budsjettmyndighet menes myndighet til å vedta årsbudsjettet, herunder reguleringer av årsbudsjettet i henhold til de krav som er stilt i kommunelov og budsjettforskrift. 1

3 Kun fylkestinget har myndighet til å vedta årsbudsjettet og endringer i dette. Denne budsjettmyndigheten kan ikke delegeres. Fordelingsfullmakt Med fordelingsfullmakt menes myndighet til å fordele de bevilgninger som er ført opp i vedtatt årsbudsjett. Det vil si en videre fordeling eller detaljering av årsbudsjettets bevilgninger innenfor de rammeområder som er vedtatt av fylkestinget. Det er fylkesutvalget og hovedutvalgene som vedtar fordeling av årsbudsjettet ( de blå sider ) og som har fordelingsfullmakten innenfor definerte rammeområder. Innenfor visse definerte områder har fylkesrådmannen fordelingsfullmakten. Dette reglementet regulerer disse fullmaktene. Fylkesutvalget, hovedutvalgene og fylkesrådmannen kan videredelegere fordelingsfullmakten. Disponeringsfullmakt (anvisningsmyndighet) Med disponeringsfullmakt menes myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet eller i fordelt årsbudsjett. Disponeringsfullmakten er knyttet til fordelingsfullmakten. Dersom fordelingsfullmakten er delegert til underordnede kollegiale organ, har fylkesrådmannen disposisjonsfullmakt innenfor de fordelinger som vedtas. Fylkesrådmannen kan videredelegere disponeringsfullmakt (anvisningsmyndighet). Det presiseres at andre regler enn dette reglement kan legge begrensninger i disponeringsfullmakten. Anvisningsreglementet har regler som regulerer habilitet og intern kontroll. Det er for eksempel ikke anledning til å anvise egne, overordnedes eller nære familiemedlemmers utgiftsbilag, refusjonskrav og lignende. 2 Driftsbudsjettet Fylkestinget vedtar driftsbudsjettet på rammenivå (rammeområder). Målstyring og rammebudsjettering innebærer høy grad av delegasjon. Det er en forutsetning at mål og premisser som fylkestinget har knyttet til bruken av midlene følges opp av underliggende kollegiale organ og administrasjon. I det følgende presiseres det hvem som har fordelingsfullmakt innenfor de enkelte rammeområder. Fylkesutvalget og hovedutvalgene får fylkesrådmannens forslag til fordelt årsbudsjett ( de blå sider ) fremlagt til orientering før fylkestinget vedtar årsbudsjettet. Fylkesutvalget og hovedutvalgene vil vedta fordelt årsbudsjett ( de blå sider ) innenfor sitt ansvarsområde, etter at fylkestinget vedtar årsbudsjettet på rammenivå. Dersom fylkestinget gjør endringer i årsbudsjettet, vil fylkesutvalget og hovedutvalgene i etterhånd vedta fordeling av disse endringene. Fylkestinget kan ikke endre på eller vedta fordelingen av årsbudsjettet. Fordelingsfullmakt for årsbudsjettet delegeres som beskrevet under. Fordelingsfullmakt for det som i årsbudsjettet kalles Fellesposter, delegeres til fylkesrådmannen av praktiske årsaker. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å omfordele Fellesposter mellom rammeområder i overensstemmelse med fylkestingets premisser. Bortsett fra ovennevnte unntak angir bevilgningen til et rammeområde en 2

4 absolutt grense for underliggende kollegiale organers og fylkesrådmannens utøving av fordelingsfullmakt. 2.1 Fylkestinget Fylkestinget skal selv vedta årsbudsjettet og endringer i dette, jf. kommuneloven 45, pkt 2 og forskrift om årsbudsjett 4, 1. ledd. Fylkestinget vedtar nettobevilgninger innenfor definerte rammeområder, jf. pkt 1.2. Fylkestinget fastsetter og foretar selv endringer i årsbudsjettets frie disponible inntekter som skatt, rammetilskudd og andre generelle inntekter (ansvarsområde 8). Fylkestinget kan ikke delegere myndighet til å fastsette eller endre budsjettet innenfor områdene finans, frie fondsmidler eller annen fri egenkapital (ansvarsområde 9). Endringer mellom rammeområdenes bevilgninger i årsbudsjettet kan kun godkjennes av fylkestinget selv. Unntatt fra denne regelen er Fellesposter, som nevnt under pkt Fylkesutvalget Fylkesutvalget fremmer forslag til vedtak om årsbudsjett til fylkestinget. Fylkesutvalget har fordelingsfullmakt innenfor ansvarsområder som angitt i vedlegg 1, innenfor de føringer som er gitt av fylkestinget. Fylkesutvalget skal på vegne av fylkestinget følge opp hvordan delegert budsjettfullmakt blir praktisert både i administrasjonen og i hovedutvalgene. Dette innebærer at fylkesrådmannen i forbindelse med tertialrapporteringen legger frem for fylkesutvalget hvordan budsjettfullmaktene er benyttet. Dersom fylkesrådmannen finner grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til årsbudsjett, skal nødvendige tiltak fremgå av innstillingen til fylkesutvalget. Fylkesutvalget er i eget reglement tildelt myndighet etter kommunelovens 13 Utvidet myndighet i hastesaker. 2.3 Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget har fordelingsfullmakt innenfor ansvarsområder som angitt i vedlegg 1, innenfor de føringer som er gitt av fylkestinget. 2.4 Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø Hovedutvalget for samferdsel, areal og miljø har fordelingsfullmakt innenfor ansvarsområder som angitt i vedlegg 1, innenfor de føringer som er gitt av fylkestinget. 2.5 Hovedutvalg for kultur og utdanning Hovedutvalget for kultur og utdanning har fordelingsfullmakt innenfor ansvarsområder som angitt i vedlegg 1, innenfor de føringer som er gitt av fylkestinget. Hovedutvalget har fullmakt til å endre/justere kurstilbud eller programområder. Disse endringene må ikke gå utover fylkestingets føringer for rammen til hovedutvalget. 3

5 2.6 Fylkesordføreren Fylkesordføreren har fordelingsfullmakt og disposisjonsfullmakt (anvisningsmyndighet) innenfor driftsbudsjettene på ansvarsområder som angitt i vedlegg 1. Fordelingene og evt. endringer må være innenfor de premisser og mål som er gitt av fylkestinget. 2.7 Ledere av utvalg Leder av administrasjonsutvalget, hovedutvalget for kultur og utdanning, hovedutvalget for samferdsel, areal og miljø, fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, fylkeseldrerådet og kontrollutvalget har fordelingsfullmakt og disposisjonsfullmakt (anvisningsmyndighet) innenfor driftsbudsjettet til sine respektive utvalg. Leder av kontrollutvalget har fordelingsfullmakt og disposisjonsfullmakt innenfor ansvarsområdet til fylkesrevisjonen. Fordelingene og evt. endringer må være innenfor de premisser og mål som er gitt av fylkestinget. 2.8 Fylkesrådmannen Fylkesrådmannen har fordelingsfullmakt innenfor de ansvarsområdene som ikke er knyttet til andre vedtaksmyndigheter, jf. pkt Etter at fordelt årsbudsjett ( de blå sider ) er vedtatt av de respektive hovedutvalg, har fylkesrådmannen fullmakt til å foreta ytterligere fordeling (detaljering) av årsbudsjettet innenfor alle ansvarsområder. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å omfordele Fellesposter mellom rammeområder i overensstemmelse med fylkestingets premisser. Budsjettendringene kan foretas dersom det er nødvendig for å kunne gjennomføre planlagt/pålagt aktivitet på en rasjonell måte, etter de føringer som er gitt av fylkestinget. Fylkesrådmannen kan på eget ansvar videredelegere myndighet til andre budsjettansvarlige. Slik videredelegering skal styres gjennom budsjett- og ytelsesavtaler, tildelingsbrev mellom fylkesrådmannen og den budsjettansvarlige eller det budsjettansvar som følger en lederstilling. 3 Investeringsbudsjettet Fylkestinget vedtar investeringsbudsjettet per rammeområde. I det følgende presiseres det hvem som har fordelingsfullmakt innenfor de enkelte rammeområder. Fylkestinget Fylkestinget fastsetter og foretar endringer i årsbudsjettets bruttorammer til investeringsformål, samt finansiering iht. til den spesifikasjon som budsjettforskriften angir. Det vises til budsjettskjema 2B med henvisning til hovedoversikt investeringer i økonomiplan/årsbudsjettdokumentet. Budsjettforskriften gir begrenset mulighet for underliggende kollegiale organer og fylkesrådmannen til å foreta justeringer av investeringsbudsjettet. Dette skyldes at investeringsbudsjettet skal vedtas med bruttoutgift per investeringsformål og skal balanseres fullt ut med planlagt finansiering. Fylkesutvalget og hovedutvalgene Fylkesutvalget og hovedutvalgene har fullmakt til å øke rammen til et investeringsformål når dekning skjer ved reduksjon av et annet investeringsformål i vedtatt årsbudsjett/økonomiplan innenfor hovedutvalgets ansvarsområde. Det 4

6 samme gjelder rammeendringer som skyldes merinntekter i form av tilskudd eller refusjoner direkte knyttet til et investeringstiltak. Hovedutvalgets fullmakt begrenses til 10 mill. kr per investeringsformål i vedtatt årsbudsjett/økonomiplan. Mindreforbruk som skyldes forsinket fremdrift, kan ikke benyttes til å øke rammen til annet investeringsformål i årsbudsjettet. Det presiseres også at nye lånefinansierte tiltak som ikke er omtalt i økonomiplan/årsbudsjett, kun kan vedtas av fylkestinget. Dette gjelder selv om tiltaket kan finansieres ved å redusere planlagte investeringsprosjekter/-formål. Fylkesrådmannen Fylkesrådmannen har fullmakt til å omdisponere budsjettmidler fra driftsrammen til økning av investeringsrammen innenfor samme ansvarsområde. Fullmakten gjelder for løpende behov som oppstår for kjøp av maskiner og utstyr, samt bygningsmessige tiltak, som etter regnskapsforskriften må føres i investeringsregnskapet. Tiltakene må ikke være av prinsipiell karakter, og de må være i henhold til gjeldende prinsipper og føringer som er gitt av fylkestinget. 4 Presiseringer i tilknytning til delegerte budsjettfullmakter 4.1 Fylkesrådmannen og videredelegasjon av budsjettfullmakter Ved videredelegert budsjettfullmakt fra fylkesrådmannen delegeres samtidig myndigheten som er anført under fylkesrådmannen iht. dette reglement. Delegasjonen må være skriftlig. Fylkesrådmannen kan imidlertid velge å begrense fullmakten ved særskilte instrukser eller retningslinjer. 4.2 Avgjørelser av forvaltningsmessig karakter Det presiseres at myndighet etter dette reglement ikke omfatter tildeling av tilskudd. Slik myndighet skal i så fall være delegert fra det respektive hovedutvalg etter egne retningslinjer. 4.3 Låneopptak, leasingavtaler Fylkesrådmannen har fullmakt til å ta opp de lån som følger av vedtatt årsbudsjett. Finansiell leasing er underlagt samme formelle krav som gjelder for låneopptak, og slike avtaler kan ikke inngås som følge av delegert budsjettmyndighet fra fylkesrådmannen. 4.4 Andre begrensninger i delegert budsjettfullmakt langsiktige avtaler mv. Delegert budsjettfullmakt fra fylkesrådmannen begrenses i forhold til forpliktelser som omfatter flere budsjettår, eller som samlet overstiger 12 mnd. Dette omfatter serviceavtaler, husleiekontrakter, leie av ulike driftsmidler, samt driftsavtaler med eksterne aktører for utførelse av fylkeskommunalt tjenestetilbud. Slike avtaler skal godkjennes og registreres sentralt av fylkesrådmannen. Begrensningen innføres for å sikre behovet for sentral oversikt og kontroll med langsiktige økonomiske forpliktelser, jf. også pkt. 4.3 avgrensningsproblematikk mht. finansiell leasing. Fylkesrådmannen kan selv velge å dispensere fra dette kravet i enkeltsaker. 5