Gjelder fra: Godkjent av: Berit Koht

Transkript

1 Dok.id.: Regnskapet Utgave: 2.00 Skrevet av: Økonomisenteret Gjelder fra: Godkjent av: Berit Koht Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 5 Generelt Regnskapet er en oppstilling over utgifter og inntekter slik de faktisk har påløpt, og de skal gi et (regnskapsmessig) resultat. Mens budsjettet er en plan for ressursbruk totalt for fylkeskommunen og knyttet til de enkelte institusjoner, formål og aktiviteter, er regnskapet stedet hvor man fører de utgifter og inntekter som reelt har oppstått i året. Regnskapet følger kalenderåret, og siste frist for regnskapsavslutning for fylkeskommunen som helhet er 15. februar året etter. Da blir regnskapet overlevert revisjonen. Regnskapet blir videre sammen med revisjonsberetningen framlagt for fylkestinget av fylkestingets Kontrollutvalg. Kontrollutvalget lager en uttalelse til fylkestinget, og fylkesrådet lager innstillingen. Fylkestinget skal senest innen utgangen av juni vedta årsregnskapet for foregående år, på grunnlag av innstilling fra fylkesrådet. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd, i henhold til kommunelovens regler. Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen skal snarest mulig og senest én måned etter at årsregnskapet er vedtatt sendes til departementet og Statistisk sentralbyrå. Formålet med regnskapet Regnskapet har flere funksjoner både i budsjettåret og som sluttdokument når året er omme. Disse kan oppsummeres slik: - kontroll av og styring med at budsjettet overholdes - kontroll av at midlene brukes i samsvar med de forutsetninger og intensjoner som ligger i det budsjett som fylkestinget har vedtatt, både totalt og innenfor den enkelte tjeneste - hjelpemiddel for å sikre gjennomføring av virksomheten på en effektiv og økonomisk forsvarlig måte

2 Side : 2 av 5 - gi beslutningsgrunnlag for bedre økonomistyring, både for fylkeskommunen som helhet og for de enkelte sektorer/etater/institusjoner/avdelinger - grunnlagsmateriale for utarbeiding av analyser av eksisterende og framtidig virksomhet, bl.a. forholdet mellom ressursforbruk og resultater (KOSTRA) - bakgrunnsmateriale for utarbeiding av planer og budsjetter (trekke lærdom for framtidige handlinger) Regnskapet skal også vise hvilke beholdninger og verdier som er til stede og gi grunnlag for å kontrollere dette. Regnskapet skal også være et hjelpemiddel for å kontrollere at det ikke oppstår tap for fylkeskommunen ved tilsiktede eller utilsiktede feil og forsømmelser, ved uærlighet eller straffbare handlinger. Brukere av regnskapsinformasjon Regnskapet inngår som et ledd i det informasjonssystem som trenges for å styre de enkelte sektorer, formål, institusjoner, avdelinger, prosjekt, eller tiltak/program. Regnskapet vil derfor være viktig for alle deler av fylkeskommunen, spesielt for ledere med budsjettansvar og andre økonomimedarbeidere. Styring og etterfølgende kontroll skjer på ulike nivå i fylkeskommunen (fylkestinget, revisjonen, etatene og institusjonene m.v.) Regnskapet skal gi disse organene den informasjon de trenger for å utføre sine arbeidsoppgaver. Obligatoriske regnskapsoppstillinger skal dekke statens og andre offentlige virksomheters krav til informasjon. Dette gjelder blant annet i forbindelse med utarbeiding av statistikk og sammenligninger mellom fylkeskommunene (KOSTRA). Også andre kan være interessert i hvordan fylkeskommunens virksomhet forløper og hvordan samfunnets ( skattebetalerenes ) ressurser forvaltes. Sentrale interessenter er ansatte, kunder og leverandører som har forbindelser med fylkeskommunen, pressen, innbyggerne, undervisnings- og forskningsinstitusjoner, organisasjoner som ivaretar særinteresser, osv. De mest sentrale målgruppene er fylkestinget som bevilgende myndighet, fylkesrådet og administrasjonen (fylkesadministrasjonen og de tjenesteproduserende enhetene).

3 Side : 3 av 5 Ulike typer regnskap Fylkeskommunens årsregnskap består av et driftsregnskap, investeringsregnskap og et balanseregnskap. Drifts- og investeringsregnskapet betegnes bevilgningsregnskapet (her er årets bevilgninger ført). I balanseregnskapet framkommer fylkeskommunes eiendeler, gjeld og egenkapital. Driftsregnskapet Her føres alle løpende utgifter og inntekter, inkl. renter og avdrag på lån. Brutto driftsresultat: Netto driftsresultat: Årets regnskapsmessige Resultat: Resultatet av den løpende drift Resultat etter korrigering for avskrivninger og netto rente og avdragsutgifter Netto driftsresultat korrigert for: 1. Bruk og avsetning til fond 2. Egenkapital brukt til investeringer 3. Dekning av tidligere års underskudd Et regnskapsmessig underskudd skal i prinsippet knytte seg til underskudd på selve driften etter at rente- og avdragsutgifter er tatt med. Det er derfor i forskriftene gitt bestemmelser om strykninger av overføring til investeringsregnskapet, avsetninger til disposisjonsfond og dekning av tidligere års underskudd i de tilfeller hvor regnskapet ser ut til å vise underskudd. Investeringsregnskapet I investeringsregnskapet føres utgifter til anskaffelser til en verdi over kr ,- og som har en levetid på mer enn 3 år. Alle anskaffelser som føres i investeringsregnskapet skal i prinsippet aktiveres i balanseregnskapet og avskrives i driftsregnskapet i henhold til forskriftene. I investeringsregnskapet føres også kjøp og salg av fast eiendom og aksjer, utlån og mottatte avdrag på utlån.

4 Side : 4 av 5 Investeringsregnskapet omfatter også inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjektene. Aktuelle inntekter er bruk av lånemidler, tilskudd fra andre og egne driftsmidler. Investeringsregnskapet skal balansere og regnskapet avlegges med et overskudd/underskudd dersom inntekter/utgifter ikke blir like store. Forskriftene inneholder strykningsbestemmelser også for investeringsregnskapet. Bevilgningsregnskapet Bevilgningsregnskap er betegnelsen på drifts- og investeringsregnskapet slått sammen. I dette regnskapet framkommer de samlede inntekter fylkeskommunen har i regnskapsåret og hvordan disse inntektene er anvendt. Balanseregnskapet Balanseregnskapet gir en oversikt over fylkeskommunens eiendeler, gjeldsforpliktelser og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret gruppert etter hovedstørrelser for: - omløpsmidler (kasse, bank, kortsiktige fordringer, beholdninger m.v.) - anleggsmidler (større utstyr, eiendommer, anlegg, utlån, aksjer m.v.) - kortsiktig gjeld (leverandørgjeld, påløpte/ikke utbetalte feriepenger m.v.) - langsiktig gjeld (lån til skolebygninger, fylkesveger, m.v.) - egenkapital (fondsmidler, tidligere års overskudd/underskudd, kapitalkonto) Egenkapitalen (kapitalkonto) skal gjenspeile nettoverdien av de aktiva fylkeskommunen eier. Krav til regnskapet Regnskapet skal føres etter mange og detaljerte krav og spesifikasjoner, gitt både gjennom lover og forskrifter og gjennom fylkeskommunens egne retningslinjer. Budsjett- og regnskapsforskriftene for kommuner og fylkeskommuner angir de viktigste reglene.

5 Side : 5 av 5 Andre deler av økonomihåndboka inneholder også bestemmelser som gjelder regnskapet: - Kap 2.7: Eksterne rammebetingelser - Kap 3.1: Delegering av anvisningsmyndighet - Kap 6: Intern kontroll Faglig ansvar for regnskapet I er det faglige ansvaret for regnskapet lagt til regnskapssjefen og regnskapsteamet i økonomisenteret. Ifølge Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal årsregnskapet være avlagt regnskapssjefen innen 15. februar året etter regnskapsåret.