Espen Larsen, Rådgiver kommuneøkonomi Fylkesmannen i Finnmark Innlegg på fagkonferansen til Norges kommunerevisorforbund i Alta 31.5.

Transkript

1 Fylkesmannen og kommunale budsjett og regnskap Espen Larsen, Rådgiver kommuneøkonomi Fylkesmannen i Finnmark Innlegg på fagkonferansen til Norges kommunerevisorforbund i Alta

2 Hva er min bakgrunn? Økonomikonsulent i Finnmark Fylkeskommune, Systemansvarlig Statens vegvesen regnskap (Vadsø), Rådgiver i kommuneøkonomi hos Fylkesmannen i Finnmark 2008-

3 Fylkesmannens rolle/forhold til kommunene Fylkesmannen opererer på vegne av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) i sitt arbeid i forhold til kommunene og kommunal økonomi. Oppgavene er delvis gitt i forskrift, rundskriv og brev, samt gjennom et årlig rullerende embetsoppdrag fra KRD. Oppgavene er gruppert i to Kontroll og godkjenning etter økonomibestemmelsene i KL Økonomiforvaltning og veiledning

4 Utdrag fra embetsoppdraget Kontroll og godkjenning etter økonomibestemmelsene i Kommuneloven Orientere Kommunal- og regionaldepartementet når enkeltkommuner skal meldes inn eller ut av register om betinget godkjenning og kontroll (ROBEK). Gjennomføre lovlighetskontroll av budsjettvedtak og godkjenne låneopptak for kommuner oppført i ROBEK, samt godkjenne låneopptak for interkommunale selskaper. Godkjenne vedtak om kommunale garantier over kroner. Gjennomføre lovlighetskontroll etter kommuneloven og 5. ledd vedrørende kapittel 8 og 9 i kommuneloven. Ha en helhetlig målsetning og gjennomtenkt strategi i sin godkjenning av vedtak om lån for kommuner i ROBEK. Punktet må ses i sammenheng med oppfølgingen av kommuner i ubalanse, jf Økonomiforvaltning veiledning.

5 Utdrag fra embetsoppdraget Økonomiforvaltning - veiledning Oppfølging av og dialog om kommunenes økonomiforvaltning, herunder planlegging, budsjettering, regnskap, rapportering, finansforvaltning og økonomisk internkontroll. Veilede kommuner om økonomibestemmelsene i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Følge opp og veilede kommuner som har økonomisk ubalanse og er i ROBEK. Skjønnsmidler til disse kommunene skal alltid knyttes opp mot en forpliktende plan som skal redegjøre for hvordan kommunen kan oppnå økonomisk balanse, jf. retningslinjer for skjønnstildeling Fylkesmannen skal følge opp at planen blir fulgt, og har anledning til å holde tilbake skjønnsmidler dersom en kommune ikke følger vedtatt plan. Fordele skjønnsmidler til kommunene med utgangspunkt i retningslinjene for skjønnstildelingen.

6 Utdrag fra embetsoppdraget Økonomiforvaltning - veiledning forts. Bidra til å nå målsettingen om komplette konserntall i KOSTRA ved å veilede og synliggjøre overfor kommuner, kommunale foretak, kommunale samarbeider (herunder IKS) forhold som reduserer rapporteringsandelen og kvaliteten på de innrapporterte dataene. Aktivt bruke KOSTRA-data i styringsdialogen med kommunene. Fylkesmennene skal legge til rette for (gjerne gjennom opplæring) at kommunene kan bruke KOSTRA som styringsinformasjon i egen kommune. Dette gjelder også når det publiseres nye nøkkeltall, som for eksempel på konsern og eiendomsforvaltning. Informere kommunene om statsbudsjettet og inntektssystemet. Bistå departementet i innsamling av informasjon fra kommunene.

7 ROBEK-bestemmelsene i KL 60. Statlig kontroll og godkjenning av økonomiske forpliktelser. 1. Vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre kommunen eller fylkeskommunen utgifter ut over de fire neste budsjettår, er ikke gyldig før det er godkjent av departementet, dersom: a. kommunestyret eller fylkestinget har vedtatt å fastsette et årsbudsjett uten at alle utgifter er dekket inn på budsjettet, b. kommunestyret eller fylkestinget har vedtatt å fastsette en økonomiplan uten at alle utgifter er dekket inn på økonomiplanen, c. kommunestyret eller fylkestinget etter 48 nr. 4 har vedtatt at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles ut over det påfølgende budsjettår etter at regnskapet er framlagt, eller d. kommunen eller fylkeskommunen ikke følger vedtatt plan for dekning av underskudd. 2. Dersom et av vilkårene i første ledd bokstav a-d er oppfylt, skal departementet føre kontroll med lovligheten av kommunestyrets eller fylkestingets budsjettvedtak. 3. Departementet skal opprette et register over alle kommuner og fylkeskommuner som er underlagt godkjenning. Enhver har rett til å gjøre seg kjent med det som er registrert i registeret, og få utskrift av dette. forts.

8 ROBEK-bestemmelsene i KL forts. 60. Statlig kontroll og godkjenning av økonomiske forpliktelser. 4. Inntil den enkelte kommune eller fylkeskommune er registrert i registeret, kan departementet ikke iverksette godkjenning etter nr. 1. I forhold til rettsregler som lar det være avgjørende for tredjepersons rettsstilling om denne kjente til eller ikke kjente til et forhold, anses det som er registrert etter denne bestemmelse for å ha kommet til tredjepersons kunnskap. 5. Kommuner og fylkeskommuner som inngår kontrakter som krever godkjenning, må orientere sine medkontrahenter om at de er satt under betinget kontroll og godkjenning.

9 KOMMUNALE BUDSJETTER

10 ROBEK-vurdering av budsjett Vurderingen skal avgjøre om kommunen er kvalifisert for innmelding i ROBEK Paragraf 60 1 a sier følgende: kommunestyret eller fylkestinget har vedtatt å fastsette et årsbudsjett uten at alle utgifter er dekket inn på budsjettet, KRD har presisert at fylkesmannen ikke skal gjøre realismevurderinger. Her er det kun snakk om å vurdere teknisk balanse. Dvs om bunnlinjen er 0. Dersom Fylkesmannen ved en tilfeldighet avdekker alvorlige mangler eller ubalanse i budsjettet kan han vurdere å gjennomføre lovlighetskontroll av eget tiltak. Men som det er en høy terskel for dette og i vår praksis kontrolleres ikke budsjettene til ikke-robek-kommuner med tanke på å avdekke for eksempel urealisme. (Økonomiplanen har samme krav som budsjettet og skal medføre innmelding i ROBEK dersom den ikke er satt opp i teknisk balanse for hvert år i økonomiplanperioden som beskrevet i 60 1 b.)

11 Lovlighetskontroll av budsjett En lovlighetskontroll kan jo i prinsippet vurdere alle forhold der det stilles krav i lov eller forskrift. I lovlighetskontrollen er det for eksempel naturlig at realismen vurderes ikke minst for å kunne vurdere om driftsresultatet resultatet er tilstrekkelig i henhold til KL Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. Men!! Hvor enkelt er det å vurdere realismen? Jeg må innrømme at ofte må man stole på kommunen og forutsette at budsjettet er realistisk. Men budsjettet har også andre krav i kommuneloven og budsjettforskriften. Jeg siterer et utvalg:

12 Kommunelovens Årsbudsjettets innhold. 1. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. I bevilgninger til formål kan det likevel gjøres fradrag for tilhørende inntekter. Kravet om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet gjelder ikke for utbetalinger som kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta. 2. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet. 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. 4. Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte. Kommunestyrets eller fylkestingets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. 5. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. 6. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger

13 Budsjettforskriften, utdrag 4. Vedtak om årsbudsjett Kommunestyret eller fylkestinget vedtar selv kommunens eller fylkeskommunens årsbudsjett. Årsbudsjettet skal framstilles i et samlet dokument, eventuelt sammen med kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan, når det er vedtatt av kommunestyret eller fylkestinget. I dette dokumentet skal inngå driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet med beløp og tekst, jf. 5 og 6, samt de premisser og forutsetninger årsbudsjettet bygger på. Innenfor de bevilgninger som er fastsatt i årsbudsjettet, kan kommunestyret eller fylkestinget tildele underordnede kollegiale organer myndighet til å foreta en videre fordeling av de bevilgninger som er oppført i årsbudsjettet. Slike fordelinger er ikke å anse som en del av årsbudsjettet, og skal ikke framstilles i årsbudsjettdokumentet, jf. annet ledd.

14 Budsjettforskriften, utdrag forts. 6. Årsbudsjettets innhold og inndeling I tilknytning til årsbudsjettet skal det gjøres rede for de grunnleggende prinsipper kommunen eller fylkeskommunen har nyttet ved framstilling av årsbudsjettet. En beskrivelse av organiseringen av arbeidet med årsbudsjettet skal inngå i redegjørelsen. Den enkelte bevilgning skal føres opp med beløp og en tekst som angir hva bevilgningen gjelder. I tilknytning til bevilgningen skal kommunestyret eller fylkestinget angi mål og premisser knyttet til bruken av bevilgningen. Slik angivelse kan likevel utelates dersom anvendelsen åpenbart følger av bevilgningens tekst og beløp. De anslag over inntekter og innbetalinger som er ført opp i årsbudsjettet skal angis med beløp og en tekst som angir hva inntekten eller innbetalingen gjelder. Når dette må anses nødvendig av hensyn til at årsbudsjettet skal være fullstendig og oversiktlig, skal anslaget ledsages av en nærmere redegjørelse

15 KOMMUNALE REGNSKAP

16 Hva gjør r Fylkesmannen med regnskapene? Jeg lager en oversikt der jeg krysser av hvilke kommuner som har sendt inn regnskap og hvilke dokumenter de har sendt inn. Det er ofte mangler og da etterlyser jeg det som mangler Videre legger jeg inn hovedoversikt drift i et regneark med alle kommuner. Jeg legger også inn hovedoversikt drift fra KOSTRA og kontrollerer om det er avvik mellom vedtatt regnskap og KOSTRA. Det er ofte avvik. Noe skyldes avrunding, men en del skyldes nok at kommunen ikke sender inn regnskapet på nytt til SSB etter at det er gjort endringer siden først avlagte regnskap som bl.a. er initiert av revisjonen. KOSTRA er altså ikke ensbetydende med korrekt regnskap eller vedtatt regnskap. Foreløpig har ikke Fylkesmannen i Finnmark fulgt opp dette systematisk

17 Hva gjør r Fylkesmannen med regnskapene? Forts. Det vi først og fremst må gjøre er ROBEK-vurdering jfr 60 1 a og b a. kommunestyret eller fylkestinget etter 48 nr. 4 har vedtatt at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles ut over det påfølgende budsjettår etter at regnskapet er framlagt, eller b. kommunen eller fylkeskommunen ikke følger vedtatt plan for dekning av underskudd. Vi har lite fokus på om regnskapet ellers tilfredsstiller lov og forskrift. Men! Er dette godt nok? Bør Fylkesmannen kontrollere mer i forhold til lov og forskrift? Vi forutsetter jo at revisjonen har sørget for det. Hva gjør Fylkesmannen når revisjonen har anmerkninger til regnskapet? Et eksempel hos oss var en kommune som ikke hadde bokført minimumsavdrag.

18 Her er utdrag fra revisjonsberetningen. Hva mener dere Fylkesmannen burde gjort i denne situasjonen? Fylkesmannen hadde en lang e-postkorrespondanse med kommunen og konfererte med departementet. Kommunen sto på sitt og nektet å endre regnskapet Skulle Fylkesmannen foretatt lovlighetskontroll og evt opphevet regnskapsvedtaket? Hva ville da blitt resultatet?