kundebrev Budsjettprosessen kirkeregnskap Nr. 1/2016

Transkript

1 Nr. 1/2016 kundebrev prosessen kirkeregnskap - bidrar til forbedring Bakgrunnen for dette kundebrevet er erfaringer vi som revisor har gjort oss gjennom revisjon av regnskaper for kirkelige fellesråd og menighetsråd i ettsoknskommuner. Vi har erfart at det gjennomgående er mangler rundt etterlevelsen av bestemmelsene som omhandler budsjett. Sentrale bestemmelser bestemmelsene for kirkelige fellesråd og menighetsråd følger av 4 i forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke. Forskriften er basert på de regnskapsprinsipper som følger av de kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene. I og med at det kommunale regnskapet er et bevilgningsregnskap, er budsjettet en sentral del av økonomiforvaltningen. Årsbudsjettet Årsbudsjettet er ettårig og skal vedtas på grunnlag av forventede inntekter og utgifter i budsjettåret. Kirkelige fellesråd og menighetsråd i ettsoknkommuner, skal vedta årsbudsjettet innen årets begynnelse og senest innen 1 måned etter at kommunens bevilgning er kjent. Oppstillingskravene til årsbudsjettet Årsbudsjettet skal stilles opp i samsvar med oppstillingskrav i forskriftens vedlegg 1A og 1B. Oppstillingskravene for hhv. drifts- og investeringsbudsjettet ligger som vedlegg til kundebrevet. Både driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet skal settes opp i balanse. Endringer i årsbudsjettet Årsbudsjettet skal til enhver tid være realistisk. Rådet er ansvarlig for at det foretas endringer i årsbudsjettet når dette antas påkrevd. Det vil si at når budsjettet av ulike årsaker ikke lengre er realistisk, skal rådet foreta budsjettreguleringer. reguleringer skal angis med beløp reguleringer skal beløpsfestes. For bruk av og avsetning til disposisjonsfond, er det ikke anledning til å bokføre verken mer eller mindre enn det som er vedtatt av rådet. Unntaket er dersom strykningsbestemmelsene trer i kraft ved årsavslutningen. Praktisk tilnærming Videre forsøker vi å kommer med konkrete eksempler på problemstillinger vi har identifisert gjennom vårt revisjonsarbeid, og som er i strid med bestemmelsene som følger av forskrift. Årsbudsjettet følger ikke oppstillingskravene i forskriften Det er flere som unnlater å sette opp årsbudsjettet i tråd med oppstillingskravene i forskriften. Kravene samsvarer med kravene til oppstilling av regnskapet, og gjør at det er enklere å sammenligne det vedtatte budsjettet mot regnskapet. Vi anbefaler at det etableres rutine for årlig budsjettbehandling i tråd med gjeldende forskriftsbestemmelser. Dersom rådet ønsker en spesifikasjon av budsjettet pr funksjon, tjeneste eller lignende i tillegg kan dette fremkomme som vedlegg til årsbudsjettet. Revisjon Midt-Norge IKS Sandenveien Orkanger Telefon: E-post: post@revisjonmidtnorge.no Revisjon Midt-Norge IKS

2 Investeringstiltak som er vedtatt tidligere år Vi ser at mange gjennomfører investeringstiltak i budsjettåret på bakgrunn av vedtak fattet året før eller flere år i forveien. Dette skyldes ofte at tiltak av ulike årsaker helt eller delvis forskyves over på nytt år. Tiltakene innarbeides ikke i årsbudsjettet det året de gjennomføres, og det kan oppstå store budsjettavvik i investeringsregnskapet. Denne praksisen er ikke i tråd med bestemmelsene om at årsbudsjettet skal være ettårig og realistisk. Investeringer som gjennomføres i budsjettåret skal være vedtatt for budsjettåret og innarbeidet i budsjettet. Det vil si at investeringstiltak som overføres fra tidligere år, må vedtas på nytt i budsjettåret med de utgiftene som det er forventet at vil påløpe. Vi ber om at de det gjelder endrer denne praksisen. Vesentlige avvik mellom regnskap og regulert budsjett vil medføre merknad i revisjonsberetningen. Vedtak om budsjettreguleringer som ikke er beløpsfestet Det er ikke er anledning til å foreta budsjettreguleringer uten at reguleringen er beløpsfestet. Vedtatte budsjettreguleringer som ikke fremkommer av det avlagte regnskapet Det hender vi kommer over vedtatte budsjettreguleringer i løpet av budsjettåret som ikke fremkommer i kolonnen for regulert budsjett i det avlagte regnskapet. Eksempelvis kan dette gjelde vedtak om disponering av fjorårets mindreforbruk, som er vedtatt av rådet, men ikke registrert i regnskapssystemet. For en bruker av regnskapet kan det fremstå som om det er foretatt bruk av og avsetning til fond uten at dette er vedtatt av rådet. Vi anbefaler at det etableres en rutine som sikrer at vedtak i rådet med konsekvenser for budsjettet blir korrekt registrert i regnskapet. Anbefaling I og med at budsjett for 2016 er vedtatt, anbefaler vi at det foretas en «budsjettregulering» der kravene vi har angitt over blir fulgt. Da vil budsjett for 2016 være i samsvar med krav til oppstilling iht. forskriften og i samsvar med oppsett på regnskapet. For å illustrere med et eksempel, er det ikke anledning til å foreta budsjettregulering på bakgrunn av vedtak som eksempelvis lyder: «Det vedtas at nye kirkebenker skal anskaffes i løpet at året. Kjøpet finansieres med bruk av disposisjonsfond». I dette tenkte eksemplet må rådet på et senere tidspunkt, når kjøpesummen er kjent, fatte nytt vedtak der beløpet som skal finansieres angis. reguleringer bør legges inn fortløpende etter hvert som de vedtas. Et eksempel her kan være et vedtak som lyder: «Det vedtas at nye kirkebenker for inntil kr anskaffes i løpet av året. Kjøpet finansieres med bruk av disposisjonsfond». Her må kr legges inn i det regulerte budsjettet. Dersom det i ettertid viser seg at kjøpesummen i dette tenkte eksemplet blir kr , må rådet foreta en nedjustering av budsjettet for at det skal være realistisk. Revisjon Midt-Norge IKS Sandenveien Orkanger Telefon: E-post: post@revisjonmidtnorge.no Revisjon Midt-Norge IKS

3 Vedlegg 1A skjema - Driftsbudsjettet Inntekter Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter Salg av driftsmidler/fast eiendom Refusjoner/overføringer Kalk. inntekt ved komm Statlige tilskudd Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 9 driftsinntekter (L1:L8) Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Kalk. utg. ved komm ekskl Tilskudd og gaver 15 driftsutgifter: (L10:L14) 16 Brutto driftsresultat: (L9 - L15) Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Renteutgifter og låneomkostn Avdrag på lån Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. 22 Netto finansinntekter/-utgifter (L17 + L18 - L19 - L20 - L21) Avskrivninger Motpost avskrivninger 25 Netto driftsresultat (L16 + L22 - L23 + L24)

4 skjema - Driftsbudsjettet Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond 29 bruk av avsetninger Avsatt til dekning fra tidligere år (underskudd) Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Overført til investeringsbudsjettet 34 avsetninger MERFORBRUK/MINDREFORB RUK = 0 (L26:L28) (L30:L33) L25 + L29 - L34

5 Vedlegg 1B skjema - Investeringsbudsjettet Investeringer i anleggsmidler Kalk. utgift ved komm Renteutgifter, låneomkostninger Avdrag på lån Utlån, kjøp av aksjer, andeler o.l Avsetninger 7 Årets finansieringsbehov (L1:L6) Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av driftsmidler/fast eiend Refusjoner/Overføringer Kalk. inntekt ved komm Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 14 ekstern finansiering (L8:L13) Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger 17 finansiering (L14:L16) 18 Udekket/udisponert = 0 L7 - L17