Økonomireglement for Bamble kommune Vedtatt i kommunestyret sak 56/16

Transkript

1 Økonomireglement for Bamble kommune Vedtatt i kommunestyret sak 56/16 1 Generelt om økonomireglementet 1.1 Bakgrunn a) Reglementet er utarbeidet med hjemmel i Lov om kommuner og fylkeskommuner av Kapittel 8 Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering med tilhørende forskrifter på Disse reglene er generelle og dette medfører at det er nødvendig for kommunene å fastsette mer detaljerte retningslinjer slik det fremkommer i dette reglementet. b) Som en del av kommunens regler tilknyttet økonomi har kommunestyret tidligere vedtatt: Finansreglement Delegasjonsreglement k.sak 67/15 Innkjøpsreglement Etiske retningslinjer c) I den grad det er bestemmelser i dette reglementet som er i konflikt med lov eller forskrift viker reglementets bestemmelser til fordel for disse. d) Dette reglementet erstatter gjeldende økonomireglement behandlet i Kommunestyret /14 og / Formålet med økonomireglementet a) Økonomireglementet skal sikre at kommunens planlegging, rapportering og oppfølging er tilfredsstillende ut fra behovet om økonomisk styringsinformasjon ved at: kvaliteten i budsjettet og rapporteringen er i samsvar med kommunens behov for planleggings- og styringsinformasjon kommunen har økonomi- og delegasjonsbestemmelser som sikrer betryggende kontroll samspillet mellom politisk og administrativ ledelse er tilfredsstillende for å sikre god økonomistyring og oppfølging i kommunen det er tilstrekkelig kunnskap i kommunens administrative og politiske ledelse om budsjettering og rapportering b) Økonomireglementet skal bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen som sikrer god ressursutnyttelse og god kontroll ved at: kommunens økonomiforvaltning holder god etisk standard og til enhver tid etterlever gjeldende lover, forskrifter og andre regler. de viktigste arbeidsprosessene og økonomirutinene vurderes og dokumenteres viktige fullmakter, ansvarsforhold og delegeringer avklares og gjøres skriftlig. 1.3 Oppdateringer a) Bamble kommunes økonomireglementer er en del av kommunens internkontrollsystem og skal være gjenstand for løpende oppdateringer. b) Kommunestyret skal behandle dette reglementet i sin helhet minst en gang per valgperiode. c) Formannskapet er kommunens økonomiutvalg og har ansvar for oppfølging og praktiseringen av reglene. d) Rådmann har ansvar for at oppdaterte versjoner av kommunens reglementer og rutiner på økonomiområdet er lett tilgjengelig gjennom et elektronisk verktøy. e) Rådmann skal ha et system for håndtering av avvik på Side 1 av 5

2 2 Kommunens plan- og økonomisystem 2.1 Grunnleggende styringsprinsipp a) Bamble kommune praktiserer netto rammebudsjettering og har mål- og resultatstyring som det grunnleggende styringsprinsipp. 2.2 Kommuneplanens samfunnsdel og øvrige planer a) Behovet for planarbeid vurderes en gang i valgperioden i forbindelse med behandlingen av planstrategien. Planstrategien skal beskrive kommunens utfordringer og definere kommunens planbehov i henhold til Plan- og bygningslovens kap 10. Planstrategien evalueres årlig. b) Kommuneplanens samfunnsdel utarbeides iht. Plan- og bygningslovens kap.11 og har som formål å definerer langsiktige overordnede målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen som helhet. Kommuneplanens langsiktige del har et 12 års perspektiv og utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene i Plan- og bygningsloven. 2.3 Handlingsprogram og årsbudsjett a) Handlingsprogrammet har som formålet å realisere målsetninger i kommuneplanen og kommunens øvrige planer, planlegge gjennomføringen av nye tiltak, og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. De økonomiske rammene vil være avgjørende for når prioriterte tiltak kan realiseres. b) Handlingsprogrammet skal være fullstendig, omfatte hele kommunens virksomhet og inneholde alle kjente utgifter og inntekter. c) Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet) har et 4-årigperspektiv og utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til økonomiplan. Disse dokumentene blir dermed identiske. Dokumentet betegnes heretter som handlingsprogrammet. d) Årsbudsjettet er identisk med første året i handlingsprogrammet. e) Handlingsprogrammet rulleres hvert år. Formannskapet fastsetter årets arbeidsprosess på våren. Rådmannen forslag til budsjett og handlingsprogram legges frem i to faser, først utfordringsnotatet og deretter handlingsprogrammet. f) Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i handlingsprogrammet. Formannskapets innstilling skal ligge til offentlig høring i minst 14 dager før kommunestyrets behandling. Handlingsprogrammet skal vedtas av kommunestyret innen 31.desember. g) Kommunestyret vedtar selv handlingsprogrammet iht. obligatoriske tabeller i budsjettforskriftene. Kommunestyret skal som minimum selv vedta følgende: a. Budsjettskjema 1a - inntekter og bevilgninger til drift for: - inntekts- og formueskatt - eiendomsskatt - rammetilskudd - øvrige generelle statstilskudd - finansutgifter og finansinntekter - låneavdrag/avdrag på utlån som ikke er fordelt på virksomhetsområde. - generelle avsetninger og bruk av disse - generelle overføringer fra drift til investering b. Budsjettskjema 1b - Fordeling av driftsmidler som budsjettrammer til enhetene. Den samlede rammen til det enkelte enhet fastsettes som en nettobevilgning. c. Budsjettskjema 2a Investeringsbudsjettet, fordelt på brutto utgifter og inntekter. d. Budsjettskjema 2b - Investeringsrammer, budsjetterte brutto bevilgninger til investeringer i anleggsmidler fordeles på prosjektrammer. e. Kommunestyret vedtar selv årets låneopptak med bakgrunn i vedtatt investeringsbudsjett og kommunens likviditet. Side 2 av 5

3 h) Rådmannen har i hht budsjett- og regnskapsforskriftene disposisjonsfullmakt og skal foreta fordeling av kommunestyrets rammebevilgninger i henhold til: - mål, tiltak og prioriteringer i vedtatt handlingsprogram og årsbudsjett - framstilling på budsjettansvar, art, funksjon og prosjekt i) Rådmannen kan justere enhetenes driftsrammer som følge av lønnsoppgjør og andre ikkeprinsipielle korrigeringer som ikke er i konflikt med mål og prioriteringer i handlingsprogrammet eller andre politiske vedtak. j) Rådmannen kan justere investeringsrammene som følge av overføringer av driftsmidler fra enhetene og andre ikke-prinsipielle korrigeringer som ikke er i konflikt med mål og prioriteringer i handlingsprogrammet eller andre politiske vedtak. k) Ordføreren delegeres myndighet til å foreta inndeling av kommunestyrets rammebevilgning til rammeområde Politisk virksomhet i henhold til: mål, tiltak og prioriteringer i vedtatt handlingsprogram og årsbudsjett framstilling på budsjettansvar, art, funksjon og prosjekt l) Endringer i forhold til opprinnelig budsjett presenteres som revidert budsjett i rapporteringen. 2.4 Rapportering i løpet av året a) Gjennom året skal rådmannen rapportere til kommunestyret: 1. tertialrapport pr tertialrapport pr 31.8 b) Det skal rapporteres på vesentlige avvik i forhold til vedtatte mål og tiltak, og på regnskap og økonomisk status, både for driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. c) Rapporteringen fremmes for politisk behandling snarest mulig etter rapporteringsdato. d) Kommunestyret behandler som hovedregel budsjettjusteringer og tilleggsbevilgninger i de faste tertialrapportene. e) Ved vesentlige avvik skal rådmannen umiddelbart rapportere til kommunestyret. f) Avvik av betydning som har konsekvenser utover årets budsjett, skal medføre revidering av gjeldende handlingsprogram med forslag til finansiering. g) Kommunestyret vedtar selv endringer i vedtatt budsjett, jf pkt 2.3.g. 2.5 Årsregnskap og årsberetning a) Rådmannen har ansvaret for at kommunens økonomistyring og regnskapsførsel til enhver tid er iht. gjeldende lover og regler. b) Rådmannen skal innen 15.februar utarbeide regnskap og rapporterer regnskap og tjenestedata til KOSTRA for foregående år. c) Rådmannen skal utarbeide årsberetning for regnskapet for foregående år innen 31. mars for kommunestyrebehandling senest 30.juni. d) Kommunestyret disponerer selv regnskapsmessig overskudd og dekker inn regnskapsmessig underskudd. e) Rådmannen har fullmakt til å avsette enhetenes driftsoverskudd til og finansiere inn enhetenes driftsunderskudd av enhetsvise fond. f) Rådmannen har fullmakt til å bestemme rekkefølge for finansiering av investeringsregnskapet når investeringsregnskapet har overskudd. g) Årsregnskapet og årsberetningen legges frem etter samme mal som vedtatt budsjett. Det skal rapporteres på Økonomisk status og utvikling fra foregående år Regnskapsmessige avvik i forhold til revidert budsjett Vesentlige budsjettendringer i løpet av året Oppnådde mål i forhold til forutsetninger og styringsmål i handlingsprogrammet. h) Minimumsavdrag jf. Kommuneloven 50.7 beregnes i forhold til avskrivningene, forenklet metode. Side 3 av 5

4 3 Investeringsprosjekter 3.1 Bevilgninger a) Kommunestyret bevilger netto utgifter eks. mva til de ulike investeringsrammene eller prosjektene. Bevilgningene til investeringer med driftsmessige konsekvenser gjøres fortrinnsvis i behandlingen av Handlingsprogrammet. b) Rådmannen fordeler investeringsrammene på de prioriterte prosjektene. 3.2 Organisering a) Vesentlige investeringsprosjekter, prosjekter over 20 mill.kroner eller av spesiell interesse, skal organiseres iht. PLP-metoden. Kommunestyret er prosjekteier, og vedtar økonomiske rammer, prosess og organisering. Kommunestyret/prosjekteier utnevner en prosjektansvarlig som følger opp vedtak, fremdrift og økonomi. 3.3 Prosess a) Vesentlige investeringsprosjekter skal gjennomføres etter bestilling fra kommunestyret. b) Med bakgrunn i vedtak fra Kommunestyret utredes en mulighetsstudie (forstudie) med alternative løsninger. c) Med bakgrunn i mulighetsstudiet vedtar Kommunestyret valg av løsning og videre utredninger i et forprosjekt. d) Med bakgrunn i forprosjektet vedtar Kommunestyret igangsetting av hovedprosjekt med finansiering av investerings- og driftsutgifter. e) Når hovedprosjektet er gjennomført, fremmes det sak til Kommunestyret med sluttrapport som rapporterer på resultatet i forhold til kommunestyrets vedtak i hovedprosjektet. 4 Øvrige bestemmelser 4.1 Rådmannens fullmakter a) Rådmannen har fullmakt til ikke å gjennomføre nye låneopptaket dersom likviditeten vurderes som tilfredsstillende. b) Rådmannen har fullmakt til å bortskrive uerholdelige krav når disse er kurante og eldre enn 3 år og under 1 mill.kroner. Rådmannen gis fullmakt til å ta avgjørelse i gjeldsordningssaker. c) Rådmann har fullmakt til: Å bruke og avsette bundne og ubundne driftsfond innenfor enhetenes vedtatte rammer. Unntaket er ved feilbudsjettering. Å redusere regnskapsmessig merforbruk ved å stryke generelle avsetninger til fond og overføringer til investeringsregnskapet. Å avsette prosjektspesifikke inntekter utover budsjett i investeringsregnskapet til investeringsfond. Bruk av investeringsfond vedtas av kommunestyret selv. Å budsjettere og kjøpe eiendommer og tomter ved å budsjettere og selge av eiendommer og tomter når dette er å anse som ikke-prinsipielt. 4.2 Videredelegering a) Rådmannen kan videredelegere sine fullmakter i henhold til dette reglement. Det et er en forutsetning at rådmannen utarbeider retningslinjer og at videredelegering skjer innenfor budsjettrammer, mål, tiltak og andre politiske føringer i vedtatt av kommunestyret. Side 4 av 5

5 b) Delegeringen skal være skriftlig. c) Rådmannen har ansvar for at det foreligger oppdaterte administrative reglementer og rutiner på hvordan de ulike delene av økonomifunksjonen skal utøves forsvarlig og med god internkontroll. 4.3 Datasystemer a) Rådmannen har ansvar for at kommunen har moderne og effektive datasystemer på b) Rådmannen har ansvaret for at ansatte har god kompetanse i bruk av datasystemene. c) Kommunen skal ha elektroniske løsninger som bidrar til rasjonelle og kostnadsbesparende arbeidsprosesser, gir god tilgang til relevante styringsdata og trygg utveksling av data med eksterne parter. 4.4 Kompetanse a) Rådmann har ansvar for at ledere og medarbeidere i administrasjonen har riktig kompetanse på lover, forskrifter, reglementer, rutiner og datasystemer på økonomiområdet slik at økonomifunksjonen ivaretas på en forsvarlig og god måte. a. Det skal gis opplæring til nye medarbeidere før de gis fullmakter og ansvar på b. Det skal regelmessig avholdes internopplæring i aktuelle tema for ansatte på b) Det overordnede ansvaret for kommunens økonomi tilligger kommunestyret. Kommunestyret har ansvar for at folkevalgte får god opplæring på sentrale tema om kommunal økonomi slik at de kan utøve sitt verv iht. dette reglementet på en tilfredsstillende måte. 4.5 Internkontroll a) Rådmann har ansvar for at det skal foreligge et kvalitetskontrollsystem som understøtter god kvalitet og kontroll, og forhindrer misligheter og andre uønskede hendelser. 5 Kommunale selskaper og eierskap 5.1 Eierskapsmelding a) Kommunestyret skal minst en gang i valgperioden gjennomgå kommunens eierskap i kommunale selskaper og interkommunalt samarbeid i behandlingen av eierskapsmeldingen. b) Eierskapsmeldingen skal beskrive rutiner for styring, oppfølging og kontroll av kommunens eierskap i selskaper. 5.2 Kommunale foretak (KF) c) Bestemmelsene i dette reglementet gjelder også for kommunale foretak (KF) i den utstrekning det er relevant. 6 Andre reglementer 6.1 Finansreglement a) Kommunestyret skal minst en gang i valgperioden behandle kommunens finansreglement. Reglementet utarbeides iht. forskrifter om kommunal finansforvaltning. b) Finansreglementet skal inneholde regler for kommunens gjeldsforvaltning og finansplasseringer. Side 5 av 5