Revidering av økonomi- og finansreglement

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /13 TOSO Kommunestyret /13 TOSO Kommunestyret /14 TOSO Saksansv.: Karin Nagell Arkiv:K1- : Arkivsaknr.: 13/2824 Revidering av økonomi- og finansreglement Vedlegg: Økonomireglement 2013.pdf Finansreglement.pdf prosedyre for finansforvaltning.pdf Saksopplysninger: Gjeldende økonomireglement og finansreglement er sist vedtatt , jf. KS. 089/10. Økonomireglement Som følge av organisasjonsendringer er økonomireglementet gjennomgått og vurdert. Gjennomgangen har vist at nåværende reglement i hovedsak ivaretar de overordnede økonomiske retningslinjer for organisasjonen. Rådmannen har likevel funnet det nødvendig å foreta omstrukturering, presiseringer og tilføyelser innenfor noen av avsnittene i reglementet. De vesentligste endringene som er foreslått er: - Nytt punkt med presisering av hvem reglementet gjelder for - Nytt punkt hvor det slås fast at all delegering i Kongsvinger kommune skjer i henhold til vedtatt delegeringsreglement. Mange avsnitt i nåværende økonomireglement er derfor overført til delegeringsreglementet. - Nytt punkt med presisering av plikter til de som er tildelt attestasjons- og anvisningsmyndighet - Endring av punktet rutiner som nå heter prosedyrer, og en presisering av at det innenfor alle tjenesteområder skal være oppdaterte prosedyrer for tjenesteproduksjonen - Det er foretatt presiseringer vedrørende kommunens utarbeidelse av strategimelding - Avsnittet årsbudsjett er komprimert, uten at dette har medført noen realitetsendring - Det er foreslått å øke rådmannens fullmakt for budsjettendringer mellom enheter fra til Innenfor avsnittet investeringer er det kun foretatt enkelte verbale endringer. Avsnittet om at investeringsmidler kan overføres til påfølgende år dersom prosjektet ikke er avsluttet er fjernet da regelverket er endret slik at alle investeringer nå er årsrelatert. - Avsnittet årsregnskap og årsberetning er omredigert, men uten vesentlige endringer i innhold. Det er tatt inn et nytt punkt som regulerer rådmannens rett til å foreta strykninger i driftsregnskapet

2 Finansreglement Det er i nåværende reglement som ble vedtatt , bestemt at finansreglementet som et minimum skal vedtas ved begynnelsen av av hver ny kommunestyreperiode. Finansreglementet i sin nåværende form er også i all hovedsak tilpasset de utfordringer kommunen står overfor ved plasseringer av aktiva og passiva. Rådmannen har derfor kun funnet å foreta følgende presiseringer i forhold til nåværende reglement: - Endring i nummerering av reglementet - Nytt punkt som understreker at dette reglementet erstatter tidligere reglement av I pkt. 2.1 presisert at det er rådmannen som har det overordnede ansvar for kommunens forvaltning av kommunale likvider og låneporteføljer - I pkt. 2.1 presisert at alle avtaler på området skal konkurranseutsettes Innkjøpsreglement Kongsvinger kommune er i en prosess med å innføre e-handel. På nåværende tidspunkt er det uavklart hva dette vil innebære i forhold til endring i forhold til dagens innkjøpsreglement. Det er derfor besluttet at reglementet først blir revidert i løpet av første halvår 2014, slik at endringene i forhold til e-handel kan bli tatt hensyn til. I forbindelse med denne revideringen vil det bli inntatt et nytt avsnitt vedrørende salg av eiendeler og rettigheter, jfr. KS- 089/10. Vurdering: For en organisasjon er det avgjørende å ha oppdaterte og klare reglementer som regulerer arbeidsflyt og myndighetsforhold. Dette er nødvendig for å kunne få til en mest optimal bruk av ressursene i en organisasjon. I arbeidet med reglementer i Kongsvinger kommune har rådmannen nå i større grad forsøkt å få til en mer rendyrking av funksjoner. Dette innebærer bl.a at all delegering av fullmakter skal fremkomme fra delegeringsreglementet som vil bli forelagt for komunestyret primo Dagens økonomireglement fremstår i hovedsak som klart og konsist i språkformen, men rådmann er av den oppfatning at dagens avsnittinndeling ikke alltid er naturlig, og det er derfor foreslått en omstrukturering av reglementet. Hovedinnholdet er lite endret, men brukervennligheten vil på denne måten bli bedre. Finansreglementet ble i 2010 kvalitetssikret av revisjonsselskapet PriceWaterhouseCooper, og rådmann har ikke funnet det nødvendig å foreta vesentlige endringer i dette reglementet. Det er derfor kun foreslått enkelte presiseringer. Kommunen er i tillegg pålagt å utarbeide prosedyrer som utdyper ansvarsforhold i den daglige forvaltningen av aktiva og passiva. Disse prosedyrene skal kvalitetssikres av en uavhengig instans på området. Det er utarbeidet forslag til slike prosedyrer, og gjennomført møter med Glåmdal Interkommunale revisjonsselskap som er valgt som kvalitetssikrer. Etter samtale med revisjonen , har vi fått bekreftet at skriftlig godkjennelse vil foreligge ultimo uke 47. Bekreftelse vil derfor bli ettersendt så snart den foreligger.

3 Rådmannens INNSTILLING 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag nytt økonomireglement for Kongsvinger kommune. Tidligere reglement fra oppheves fra samme tidspunkt. 2. Reglementet trer i kraft umiddelbart etter kommunestyrets vedtak Formannskap Margrethe Haarr ble innvilget permisjon før behandling av saken. Rådmannen la fram følgende tillegg i innstillingens punkt 1:. økonomireglement og finansreglement med underliggende prosedyrer for Kongsvinger. FS-069/13 Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag nytt økonomireglement og finansreglement med underliggende prosedyrer for Kongsvinger kommune. Tidligere reglement fra oppheves fra samme tidspunkt. 2. Reglementet trer i kraft umiddelbart etter kommunestyrets vedtak. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret Geir Tjugum, Frp, foreslo for forenkling av Finansreglementet: Tredje avsnitt i punkt 3 forandres til: Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) skal plasseres i bank-innskudd. Alle plasseringer skal gjøre i norske kroner (NOK). Punkt 3.2 og 3.3 strykes. Punkt 3.4: All teksten i kapitlet strykes unntatt: Kommunens samlede innskudd i en bank skal ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital. Punkt 4.3: Avsnittet strykes og erstattes med: All langsiktig finansielle aktiva plasseres i bank på høyrentekonto. Punkt 4.4 strykes Punkt 5 strykes Punkt 6.4 d tilføyes: Et godt sikringsalternativ til rentebinding er flytende rente og forløpende avsetting av minst differansen mellom flytende rente og rentebindingsprisen. Med dette alternativet beholdes verdier om renten går mindre opp enn rentebindingen forutsatte. Odd Henning Dypvik, H, foreslo at punkt 6.4 d endres til: Låneporteføljen kan ha en fastrenteandel på maksimalt 20 % med en maksimum bindingstid på 5 år. Øystein Østgaard, H, foreslo:

4 Forslagene fra Geir Tjugum og Odd Henning Dypvik sendes administrasjonen som gjør en faglig vurdering. Saken utsettes til neste møte. KS-120/13 Vedtak: Forslagene fra Geir Tjugum og Odd Henning Dypvik sendes administrasjonen som gjør en faglig vurdering. Saken utsettes til neste møte. Vedtaket var enstemmig. Ny behandling: Tilleggsopplysninger Finansreglementet Etter en faglig helhetsvurdering av forslag fremmet i kommunestyremøte , er rådmannen av den oppfatning at forslagene vil redusere risikoen ved forvaltning av kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Rådmannen har derfor ingen innvendinger mot de fremlagte forslagene. Finansreglementet endres derfor i henhold til dette. Økonomireglementet: Kommunens revisor har bedt om en mer utdypet presisering i økonomireglementet under pkt. 5.3 regnskapsavslutning. Følgende forslag fremmes til endring av økonomireglementets pkt. 5.3: 5.3 Regnskapsavslutning Strykninger i driftsregnskap Rådmann gis fullmakt til å avslutte driftsregnskapet i henhold til gjeldende lover og forskrifter, herunder strykninger i tråd med regnskapsforskriftens 9. Dersom driftsregnskapet viser et regnskapsmessig merforbruk skal dette reduseres etter følgende prioritering: 1. Stryke eventuelle budsjetterte overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret selv 2. Stryke eventuelle budsjetterte avsetninger til disposisjonsfond. 3. Stryke budsjettert inndekking av tidligere års regnskapsmessig merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter/innbetalinger Finansiering og avslutning av investeringsregnskapet Finansiering av investeringsregnskapet Med unntak av øremerkede midler, er alle midler i investeringsregnskapet frie midler til felles finansiering av investeringsregnskapet. Årets investeringsutgifter med finansiering fremgår av vedtatt budsjett. Rådmannen gis fullmakt til å avslutte investeringsregnskapet med følgende finansieringskilder, i prioritert rekkefølge, dersom ikke annet er vedtatt: I. Bruk av lånemidler II. Årets investeringsinntekter (tilskudd og salg av anleggsmidler m.m.) III. Bruk av ubundet investeringsfond IV. Bruk av disposisjonsfond direkte i investeringsregnskapet

5 V. Overføring fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskap Rådmann gis fullmakt til å avslutte investeringsregnskapet i henhold til gjeldende lover og forskrifter, herunder redusere netto merutgift (udekket) etter følgende prioritering: 1. Redusere budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond. 2. Å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning Fond Dette punktet omhandler definisjoner av ulike typer fond og anbefales tatt ut av økonomireglementet. Rådmannens INNSTILLING 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til nytt økonomireglement og finansreglement med underliggende prosedyrer, korrigert for de endringsforslag som ble fremmet i kommunestyrets møte , samt ovennevnte forslag til endringer i økonomireglementets pkt Reglementene trer i kraft umiddelbart etter kommunestyrets vedtak, og tidligere reglement fra oppheves fra samme tidspunkt Kommunestyret KS-006/14 Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til nytt økonomireglement og finansreglement med underliggende prosedyrer, korrigert for de endringsforslag som ble fremmet i kommunestyrets møte , samt ovennevnte forslag til endringer i økonomireglementets pkt Reglementene trer i kraft umiddelbart etter kommunestyrets vedtak, og tidligere reglement fra oppheves fra samme tidspunkt Vedtaket var enstemmig.