Til ordfører Notat. Sak nr: Saksbehandler: Dato: xxxx Oll/Ang/Tma

Transkript

1 Til ordfører Notat Sak nr: Saksbehandler: Dato: xxxx Oll/Ang/Tma Behov for gjennomgang av Lunner kommunes overordnede arbeidsgiverstrategi, delegeringsreglementene og folkevalgtes arbeidsgiverrolle Bakgrunn I forbindelse med at kommunalsjefen sa opp sin stilling i Lunner kommune, og ønske fra medlemmer av kommunestyret om en orientering fra rådmannen i kommunestyret, er det blitt et behov for å se på den praktiske konsekvensen av gjeldene lovverk, forskrifter, delegasjonsreglementet og kommunens arbeidsgiverdokument med særlig vekt på hvilke politiske organer som skal ha innsyn i rådmannens personforvaltning. Til dette vil det også være relevant å se på nivået/omfanget på innsynet. Formannskapet ble av kommunestyret bedt om å vurdere dette. Dette notatet er rådmannens bidrag til formannskapet vurderinger av hvordan arbeidsgiveransvaret i Lunner kommune skal praktiseres. Rådmannen oppfatter at det i særdeleshet reises spørsmål hvem som skal ha hvilken innsikt når det gjelder hvordan rådmannen utøver sitt arbeidsgiveransvar i henhold til avtaler, regelverk og vedtatt arbeidsgiverstrategi. Rådmannens redegjørelse: Fakta gjeldende lover og reglementer i Lunner kommune 1. Kommuneloven 2. Hovedavtalen (partssammensatte utvalg og samarbeidet med de tillitsvalgte) gjeldende for perioden Arbeidsgiverpolitikk i Lunner kommune vedtatt Reglement for delegering av myndighet i Lunner kommune, herunder reglement for politiske faste utvalg og komiteer nedsatt av kommunestyret i Lunner kommune, sist vedtatt Reglement for interndelegering i Lunner kommune (videredelegeringsreglement) Det henvises samtidig til to hefter fra KS: Arbeidsgiverstrategi mot 2020 «Stolt og unik» «Folkevalgtes arbeidsgiveransvar rolleforståelse og rollefordeling mellom folkevalgte og fylkesrådmenn/rådmenn».

2 Viktige prinspielle hensyn i saken: Det er et samlet kommunestyre som har det overordnede og formelle arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen. En god og oppdatert arbeidsgiverstrategi er viktig i arbeidet med å være en god arbeidsgiver, rekruttere og beholde ønsket arbeidskraft. KS anbefaler at kommunene reviderer sin arbeidsgiverstrategi hvert 4. år. Lunner kommunes arbeidsgiverpolitikk vedtatt i 2009 er jevnlig vurdert og drøftet, bla i trepartsorganet. I tillegg bygger vesentlige deler av Lea n arbeidet på gjeldende arbeidsgiverdokument. Tydelige roller og ansvar er spesielt viktig når det gjelder arbeidsgiverområdet. Dette gjelder mellom ledere og ansatte og tillitsvalgte, lederansvaret for de ulike nivåene, og mellom politisk og administrativ ledelse. Tydelige roller og ansvar er avgjørende for å kunne følge opp innsats og resultater og ha forutsigbarhet for ansatte og ledere. Kommunens omdømme som arbeidsgiver og Lunner kommunes generelle omdømme har klar sammenheng. God ivaretakelse av ansatte, opplevelse av å bli verdsatt, sett og hørt, respekt for regelverk og gode medvirkningsprosesser har betydning for kommunens omdømme og vår rekrutteringsevne. Aktuelt: Det er reist spørsmål og kommentarer knyttet til enkeltmedarbeideres arbeidsforhold fra politisk hold, bla med krav om informasjon i enkeltsaker. Rådmannen har det overordnede administrative lederansvaret og det utøvende arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen. Kommunestyret vedtar policy og strategier som rådmannen må forholde seg til og rapportere på, fortrinnsvis gjennom ordinære rapporteringsrutiner som årsmelding. Enkeltsaker, saker som gjelder navngitte personer, vil ikke bli forelagt politisk behandling eller til informasjon, med eventuelt unntak der det er behov for økonomisk bevilgning. Dette av hensyn til den enkelte ansatte og de behov for vern den enkelte ansatte har, samt til kommunens omdømme som arbeidsgiver. Formannskapet som det organet som er delegert ansvaret for medarbeidersamtalen med rådmannen vil, når det er relevant, få presentert hva rådmannen har gjort av tiltak etc. i personalsaker, og i den grad det er nødvendig, en orientering om beveggrunner for rådmannens utøvde arbeidsgiverpolitikk. Det skal utøves stor varhet i slike orienteringer slik at enkeltmedarbeidere i Lunner kommune kan ha tillit til kommunens utøvde arbeidsgiverpolitikk. Det påhviler rådmannen et særlig ansvar å ha varhet for omfanget av orienteringer når utøvd arbeidsgiverpolitikk har sin forankring i varsling jmf. Arbeidsmiljøvernslovens 2-5, i særlig grad om varsleren påberoper seg anonymitet. Dersom kommunestyret mener rådmannen ikke ivaretar sin arbeidsgiverrolle ut fra vedtatte strategier, reglementer og politikk, med det ansvar som følger på en adekvat måte eller skader kommunens omdømme, er dette en sak å ta opp i medarbeidersamtalen med rådmannen. I tillegg Side 2 av 2

3 kan formannskapet anmode kontrollutvalget (event. via kommunestyret) om å se inn i administrasjonen utøvelse av gjeldende vedtak. Nedenfor gjennomgår rådmannen kort de aktuelle lov- og reglementer i Lunner kommune for delegering av arbeidsgivermyndighet: 1. Kommuneloven Kommunestyret er kommunens øverste organ og innehar i utgangspunktet all myndighet også myndigheten som kommunens øverste arbeidsgiver. Denne myndigheten er sterkt anbefalt å bli delegert i all hovedsak til rådmannen. Det siteres fra Kommunelovutvalget: Kommunelovutvalget (NOU 1990: 13 s. 137): Hvis administrasjonssjefen skal kunne fungere på en tilfredsstillende måte som leder for administrasjonen, er det av grunnleggende betydning at han/hun får utstrakt kompetanse og ansvar i alt som gjelder personalsaker ansettelser, oppsigelser, permisjoner m.v. Dette bør også omfatte opprettelse og nedleggelse av stillinger, innenfor de rammer som måtte være fastsatt av de folkevalgte organer. Den kompetanse det her er tale om gjelder myndighet til å treffe avgjørelser ikke bare innstille og iverksette vedtak. I dette ligger at den reelle arbeidsgiverfunksjonen bør utføres av administrasjonssjefen og ikke av folkevalgte organer. De folkevalgte organer bør nøye seg med å fastsette økonomiske og organisatoriske rammer og generelle, personalpolitiske retningslinjer, herunder retningslinjer som gjelder likestillingsaspektet. Dette vil gi administrasjonssjefen det nødvendige spillerom til å bygge opp administrasjonen og lede den ut fra et helhetlig perspektiv. Det vil også i sterkere grad enn det som er tilfelle i dag markere administrasjonssjefens lederrolle, avgrense hans/hennes funksjoner mot de folkevalgte organers politiske funksjoner, og føre til en klarere funksjons- og ansvarsfordeling mellom de folkevalgte organer og administrasjonen. 2. Hovedavtalen i kommunal sektor partssammensatte utvalg og samarbeidet med de tillitsvalgte HAD/administrasjonsutvalget er hjemlet i både Kommuneloven og Hovedavtalen: Kommuneloven 25 omhandler partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Hovedavtalen i kommunal sektor Del B 4 har regler om representasjon for de ansatte og skal behandle overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk. Hovedavtalen er inngått mellom KS (på vegne av kommunene) og den enkelte arbeidstakerorganisasjon. Hovedavtalen inneholder bl.a. arbeidsgiver og tillitsvalgtes gjensidig rettigheter og plikter. Side 3 av 3

4 Dette samarbeidet skjer gjennom deltakelse i lovbestemte og andre utvalg og gjennom ordningen med tillitsvalgte ved regelmessig informasjon, drøftinger og ulike typer forhandlinger. Målsettingen er at eventuelle problemer som måtte oppstå mellom arbeidsgiver og arbeidstaker skal søkes løst gjennom ordningen med tillitsvalgte. Partene (KS og arbeidstakerorganisasjonene) er enige om betydningen av et godt fungerende tillitsvalgtapparat med klare linjer og fullmakter. Det er rådmannens ansvar å forvalte dette samarbeidet. 3. Arbeidsgiverpolitikk for Lunner kommune Med denne orienteringen legges ved Lunner kommunes gjeldende arbeidsgiverpolitikk 4. Reglement for delegering av myndighet i Lunner kommune, sist revidert Målsetting: Lunner kommunes delegeringsreglement skal utgjøre det sett av regler som kommunestyret fastsetter for å skaffe nødvendig klarhet i ansvars- og myndighetsfordeling mellom de ulike politiske organene og i forhold til rådmannen. Fellesbestemmelser: Med delegering menes i dette reglement overføring av myndighet til å avgi uttalelser, fatte vedtak eller ta avgjørelser på ulike områder, fra kommunestyret til politiske faste utvalg og komiteer eller fra politisk nivå til rådmannen. Når ikke annet er besluttet, kan rådmannen selv delegere myndighet (videredelegere) til ledere av ansvarsenheten eller til andre. Rådmannen har utarbeidet Reglement for interndelegering i Lunner kommune. Rammer for delegering fra faste utvalg og komiteer til administrasjon er bl.a. Utvalget forutsetter å videredelegere myndighet til rådmannen til å treffe vedtak i ikke-prinsipielle saker. For definisjon og vurdering av en prinsipiell sak se pkt. 6.. Det må foretas en konkret vurdering av om en sak er prinsipiell (og skal behandles politisk) eller om den ikke er prinsipiell og kan behandles av administrasjonen. Det legges vekt på vedtakets prinsipielle betydning og dets konsekvenser. De politiske utvalgene skal samarbeide med rådmannen om å utarbeide oversikter over hvilke saker som anses å være av prinsipiell betydning og hvilke saker som i de fleste tilfeller ikke er det. Slike oversikter blir da retningsgivende for saksbehandlingen. Det fratar imidlertid ikke administrasjonen en generell plikt til å vurdere enhver sak ut fra sitt konkrete innhold, for på den måten å avklare om det er en administrativ eller politisk sak. Jmf punkt 6 Side 4 av 4

5 Dersom det er tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning, eller dersom det er tvil om hvordan en slik sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system, har rådmannen og ordfører ansvaret for å avklare dette. Det er ordfører som til sist har ansvaret for å avgjøre om en sak er prinsipiell eller ikke eventuelt etter en drøfting av spørsmålet med formannskapet. 5. Reglement for politiske faste utvalg og komiteer nedsatt av kommunestyret i Lunner kommune sist revidert per Kap 2. Reglement for delegering av myndighet fra kommunestyret til formannskap i Lunner kommune For denne vurderingen er det gitt Formannskapet innstillende myndighet i følgende saker: Ansettelse av rådmann Disiplinær reaksjon av rådmann I medhold av kommunelovens 8 nr. 3 gis formannskapet avgjørelsesmyndighet: I saker om fastsettelse av rådmmanens lønn og arbeidsvilkår I kap 3 delegerer kommunestyret til rådmannen følgende når det gjelder personalsaker: Å treffe avgjørelser i alle personalsaker. Myndigheten skal utøves i henhold til vedtatt arbeidsgiverdokument. Under avsnittet om lønnsforhandlinger gis rådmannen fullmakt til å gjennomføre disse «med endelig virkning». Rådmannens lønns- og arbeidsvilkår fastsettes av formannskapet underutvalg etter drøftinger med rådmannen. Formannskapet nedsetter en komite på 3 medlemmer som forhandler lønnsvilkår og lignende med rådmannen. Rådmannen tolker formannskapets reglement slik at utvalget ikke skal behandle personalsaker om enkeltansatte, kun det som gjelder rådmannen selv. Side 5 av 5

6 Sluttkommentar: Som det framgår ovenfor av Reglement for delegering av myndighet i Lunner kommune vedtatt av kommunestyret. Med virkning fra slik administrasjonen tolker det er rådmannen gitt det fulle og utøvende arbeidsgiveransvar for samtlige av sine ansatte inkludert kommunalsjefene mht. ansettelse, opphør av avtaler, oppsigelser og andre forhold knyttet til den enkelte ansatte. Slik har det også vært praktisert i Lunner kommune. Av forarbeidene til Kommuneloven - sitert foran - anses det som en sentral forutsetning for at administrasjonssjefen skal kunne fungere etter lovverkets hensikt at han/hun har det fulle utøvende personalansvar, særlig nettopp for å skille politikk og administrasjon mest mulig også av hensyn til de ansattes uavhengighet og objektivitet i forhold til kommunens folkevalgte og politiske ledelse til enhver tid. Dette framgår også av KS sitt hefte fra januar 2012 «Folkevalgtes arbeidsgiveransvar rolleforståelse og rollefordeling mellom folkevalgte og fylkesrådmenn/rådmann» - hvor det på side 4 sies følgende: «Den daglige arbeidsgivermyndigheten må ligge hos rådmannen, og følgelig gjenspeiles i vedtak om delegert myndighet.» og videre på side 5: «Arbeidsgiveransvaret ovenfor rådmannen må imidlertid ivaretas av de folkevalgte». Anbefalingen er altså at de folkevalgte skal ha det fulle og utøvende arbeidsgiveransvar alene kun for rådmannen. For de øvrige ansatte skal rådmannen alene ha dette utøvende arbeidsgiveransvaret. Der hvor det formannskapet ser behov for å bli nærmere kjent med rådmannens praktiske håndtering av kommunens arbeidsgiverpolitikk for å kunne utøve sin rolle som rådmannens nærmeste arbeidsgiver gjøres dette for formannskapet. Tilsvarende orientering kan bli gjort til trepartsorganet knyttet til prinsipielle forhold slik dette er delegert til trepartsorganet (ved at dette organet utøver avtaleverkets krav til administrasjonsutvalg) Ivaretagelse av Lunner kommunes integritet som arbeidsgiver overfor enkeltmedarbeidere skal tillegges avgjørende vekt ved slike orienteringer. Om kommunestyret i Lunner ønsker å avvike fra disse anbefalingene mht. delegeringene av arbeidsgivermyndigheten må nok dette tas opp som endringer av kommunens reglement for delegering av myndighet. Side 6 av 6